BaucherMatch: Herramienta de ingeniería de software como apoyo al proceso de conciliación financiera en una institución de educación superior

Autores

González Sánchez, U; Zapata Garay, N; Redondo González, R. I.; Banda Moreno, J.M.

RESUMEN 

La conciliación de ingresos es una función crucial para las organizaciones de educación superior, ya que vincula la gestión académica con la gestión financiera. Cuando los estudiantes se inscriben, reinscriben y en la prestación de servicios, el personal administrativo revisa grandes cantidades de transacciones bancarias, recibos y referencias estudiantiles. Cuando el personal hace esto manualmente, consume muchos días de trabajo, y el proceso puede llevar a actualizaciones tardías del estado financiero y errores en la entrada de datos. Presentamos el diseño, desarrollo y evaluación de BaucherMatch, una herramienta de escritorio que puede extraer y organizar información financiera en estados de cuenta bancarios en formato PDF. Este estudio se basa en la ingeniería de software y utiliza la lógica de investigación basada en diseño en la que creamos una tecnología para resolver un problema real y luego la validamos en el entorno operativo En el Instituto Tecnológico de Ciudad Valles se contabilizan 12,563 transacciones en 144 estados de cuenta para el año fiscal 2024. La arquitectura combina Python, FastAPI, React, TypeScript, Tauri, pdftotext y expresiones regulares parametrizadas. Los resultados muestran una precisión de más del 99.8% en la identificación de números de control, fechas y montos, y el tiempo total es de 3.46 segundos en comparación con un estimado de 158 días de trabajo manual.

 Palabras clave: Ingeniería de software, automatización documental, conciliación financiera, extracción de información, PDF, expresiones regulares.

Abstract

Revenue reconciliation is a crucial function for higher education institutions, as it links academic management with financial management. During student enrollment, re-enrollment, and the provision of services, administrative staff must review large volumes of bank transactions, receipts, and student references. When performed manually, this process consumes numerous workdays and can lead to delayed financial status updates and data entry errors. We present the design, development, and evaluation of BaucherMatch, a desktop tool capable of extracting and organizing financial information from PDF bank statements. This study is grounded in software engineering and utilizes design science research methodology, wherein we create a technology to solve a real-world problem and subsequently validate it in an operational environment (Hevner et al., 2004; Peffers et al., 2007). We validated our work at the Instituto Tecnológico de Ciudad Valles, processing 12,563 transactions across 144 bank statements for the 2024 fiscal year. The architecture combines Python, FastAPI, React, TypeScript, Tauri, pdftotext, and parameterized regular expressions. The results demonstrate an accuracy of over 99.8% in identifying control numbers, dates, and amounts, with a total processing time of 3.46 seconds, compared to an estimated 158 days of manual labor.

Keywords: Software engineering, document automation, financial reconciliation, information extraction, PDF, regular expressions.