EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y COMERCIAL DE LAS COOPERATIVAS ASOCIADAS A CONFECOOP CARIBE

EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y COMERCIAL DE LAS COOPERATIVAS ASOCIADAS A CONFECOOP CARIBE

Alexander Mauricio Caraballo Payares

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6.1   Descripción y Análisis de la Gestión Comercial Realizada en las Cooperativas Afiliadas a CONFECOOP CARIBE.

Las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE realizan diferentes actividades económicas entre las que se tienen la producción de lácteos y derivados, la prestación de servicio de transporte urbano e intermunicipal, transporte público (taxis), aportes y créditos, transporte de carreteras, venta de planes y servicios exequiales, prestación de servicios de salud, entre otras actividades económicas que ejecutan. No obstante de que realizan diferentes actividades económicas, la mayoría de las  cooperativas se dedican a la prestación de servicios principalmente a sus asociados, aunque también prestan estos a la comunidad en general, principalmente las de transporte y servicios funerarios. Pero las cooperativas de aportes y créditos asociadas a CONFECOOP CARIBE solo están prestando sus servicios a los asociados de las cooperativas, en caso de que una persona externa quiera acceder a sus servicios de créditos debe afiliarse previamente; pero estas cooperativas presentan la restricción para nuevas personas que deseen asociarse y pertenecer a ellas, de que para acceder a sus servicios solo asocian a ellas a trabajadores que pertenezcan a la empresa que aglutina a la cooperativa1 .
El análisis de la Gestión Comercial que se realiza en las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE, teniendo en cuenta el número de empresas que diligenciaron el instrumento 2 es principalmente de carácter descriptivo; se describe primordialmente las prácticas comerciales que se realizan en este tipo de organizaciones, analizando a todas las cooperativas asociadas como si fueran una sola unidad económica.

 

6.1.1  Descripción y Análisis de las Prácticas Comerciales que se Realizan en las Cooperativas Asociadas a CONFECOOP CARIBE.

Todas las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE que desarrollaron el instrumento de gestión comercial manifestaron que realizan presupuesto de venta para estimar el comportamiento futuro de las ventas de los productos y/o de los servicios que prestan, de forma que puedan deducir como sería el comportamiento futuro de sus ingresos; pero estos presupuestos de venta que realizan, en concordancia con lo determinado en la evaluación de la gestión administrativa realizada, no son de largo plazo, son presupuestos de corto y mediano plazo. También, en el caso de la realización de planeación e investigación, el 83.33 % de estas organizaciones respondió que realizaba esta para conocer el costo de desarrollo del producto, el tiempo necesario para su desarrollo, producción y distribución.

La mayoría de las cooperativas afiliadas a CONFECOOP CARIBE realizan estudios de mercado al momento de lanzar al mercado nuevos productos y/o servicios3 , así como, para determinar el nivel de precios a los cuales se deben ofrecer los productos y/o servicios que actualmente brindan  y los que aspiran a suministrar a sus clientes, pero solo el 83.33 % ha realizado planeación e investigación para determinar qué tipos de productos se van a comercializar. No obstante esto, solo el 66.67 % de las cooperativas en el estudio de mercado que realizan buscan conocer las zonas geográficas donde se localizan la mayor penetración de los productos en el mercado. Pero el 83.33 % de estas busca conocer en los estudios de mercado que realizan los hábitos de compra de los consumidores, así como sus preferencias y gustos. Con respecto a sus campañas publicitarias, solo el 66.67 % de las cooperativas asociadas expreso que establecían estas con base en los resultados de la investigación de mercado previa que realizaban.

Pero a pesar de que la mayoría de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE realizan estudios de mercado, el 50 % de estas manifestaron no manejar información con respecto a los márgenes de ganancia de las otras empresas en el sector en que se desempeñan; de igual manera no manejan información de su competencia con respecto a la mezcla de venta de su producto y/o servicio, lo cual implica que no conocen realmente la estrategia de marketing que estas aplican, ni tienen información referente a la estructura de costos que estas manejan. No obstante esto, el 83 % de las cooperativas declararon que conocían la información de su competencia con respecto a los plazos de los crédito y de los descuentos que estos hacían a sus clientes por la venta de sus  productos y por lo servicios que prestan. De igual manera, todas las cooperativas asociadas manifestaron que conocían la información con respecto a los diferentes precios que cobraban su competencia por los productos y/o servicios que ofrecían. En cuanto a las estrategias de promoción de sus productos y de los servicios que ofrecen estas cooperativas, el 66.67 % de estas declararon que utilizaban manuales para ofrecer sus productos, al igual que catálogos e instructivos en donde consignaban la información referente al producto y/o servicio. De igual manera, el 66.67 % de las cooperativa manifestaron que utilizaban listados de precios de sus productos, listado que era conocido por sus clientes. No obstante esto, el  83.33 % de las cooperativas asociadas expreso que las promociones que realizaban estaban respaldadas por cantidad, calidad y precio.

Como medio de asegurar la fidelidad de los clientes con la empresa, el 83.33 % de las cooperativas utilizan los servicios postventa como un mecanismo de satisfacer las necesidades de los clientes y garantizar de esta forma su permanencia con la organización. Con respecto al tipo de servicio postventa que utilizan, el 40 % reveló que realizaban asistencia técnica a los clientes4 , otro 40 % manifestó que se centraban en el servicio al cliente como medio de agregar valor y construir relación con él. Con respecto al área o persona responsable de definir las políticas de márgenes y precios, el 33.33 % de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE manifestó que el gerente era la persona encargada de establece estos, el 16.67 % el departamento financiero y contable; otro 16.67 % manifestó que el jefe de compras, almacén y taller,  otro 33 % declaró que un comité de gerencia conformado por el director comercial,  el director financiero y el gerente, era el encargado de definir estas políticas.

Con respecto a la elaboración de informes y/o estadísticas, el 50 % manifestó que preparaban periódicamente informes y/o estadísticas por artículo o servicio, al igual que por gastos de distribución, comisiones, fletes, publicidad y promoción. Pero tan solo el 16.67 % realiza periódicamente informes y lleva estadísticas por zonas. Informes y/o estadísticas con respecto a las utilidades brutas y marginales de la cooperativa solo lo realizan en forma habitual el 33.33 % de estas. De igual manera, solo el 33.33 % de las cooperativas llevan informes y/o estadísticas de los canales de distribución que utilizan, y de los clientes de sus productos y/o servicios, es decir, no llevan sistemas de información de sus clientes. A pesar de esto último, el 100 % de las cooperativas asociadas manifestó que preparan informes y/o estadísticas por vencimiento de cartera y cuentas por cobrar5 .
Para distribuir sus productos y/o servicios de forma que estos lleguen a sus clientes en el momento, el lugar y las cantidades apropiadas de acuerdo a las necesidades de estos, todas las cooperativas manifestaron que utilizaban diferentes canales de distribución de acuerdo a su tipo de cliente. El 50 % de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE manifestó que utilizan medios de distribución mayoristas para comercializas sus producto; el 33 % de estas ofrece directamente sus productos y/o servicios al consumidor final. Tan solo el 16.67 % de las cooperativas asociadas utilizan medios de distribución minoristas. El 66.67 % de las cooperativas declararon que sus distribuidores de productos eran independientes y que se les visitaba periódicamente. Tan solo el 16.67 % de las cooperativas asociadas manifestaron que utilizaban todos los canales de distribución como medio de que su producto llegara a sus diferentes tipos de clientes.

En cuanto a los planes de penetración al mercado que se tienen  para el futuro, el 16.67 % de las cooperativas respondió que no tenia ninguno. De las cooperativas asociadas que respondieron que si tenían este tipo de planes, el 16.67 % respondió que lo tenían en el plan de mercadeo incluido en el plan estratégico integrado (P.E.I.) el cual tenía carácter de reservado por lo que no estaban autorizados a  explicar en qué consistían estos. De las cooperativas de transporte que respondieron el instrumento el 66.67 % manifestó que sus planes de penetración al mercado consistían en incluir otras modalidades de transporte con miras a la influencia en el mercado local del TLC, así como, la reposición de buses con edad por nuevas busetas con aire acondicionado, de igual manera la diversificación de los servicios que ofrecían colocando puntos de ventas directas de combustibles, llantas e insumos para el transporte. La cooperativa de aportes y créditos que desarrollo el instrumento de gestión comercial tiene como plan de penetración del mercado la realización de un estudio de mercado para la prestación del servicio de salud 6. La cooperativa de servicios funerarios tiene como plan de penetración futuro al mercado la venta de paquetes puerta a puerta y la realización de campañas publicitarias a nivel regional.

1 Estas cooperativas son de carácter cerrado ya que solo admiten como miembro a personas que laboren en la empresa particular que los aglutine.

2 A pesar de que solo seis empresas diligenciaron el instrumento de gestión comercial, se toma como muestra de análisis a las 10 empresas que desarrollaron el instrumento general realizado para evaluar la gestión administrativa y comercial de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE.

3 Una cooperativa acepto que no los realizaba, pero solo respondió dos preguntas del instrumento correspondiente a la evaluación de gestión comercial, no diligencio las demás preguntas de este.

4 Esto fue manifestado por 2 de las empresas de transporte que desarrollaron el instrumento.

5 Las cooperativas de aportes y crédito, y en general, toda cooperativa que realice actividad financiera según el decreto 2360 de 1993 están obligadas y deben hacerlo. Esto fue reafirmado en la circular básica contable y financiera 0013 de 2003.

6 En realidad, incursionaron en esta actividad económica sin haber hecho el estudio de mercado correspondiente. Al momento de diligenciar el instrumento  a finales del año 2007, ya habían invertido casi $ 1.500 millones en la construcción de una clínica (la cual para abril de 2008 ya está casi terminada) en el sector de ronda real en Cartagena.