DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROCESO DE GESTIÓN ECONÓMICA FINANCIERO PARA LA UNIVERSIDAD DE GRANMA

DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROCESO DE GESTIÓN ECONÓMICA FINANCIERO PARA LA UNIVERSIDAD DE GRANMA

Angel Antonio Gallego Porras
Universidad de Granma

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II.3 Características de la Vice-Rectoría Económica

La Vice-Rectoría económica tiene un total de 217 trabajadores, con 6 direcciones:

  1. Dirección Económica
  2. Dirección de Servicios
  3. Dirección de Mantenimiento
  4. Dirección de Inversiones
  5. Dirección de Transporte
  6. Dirección de Aseguramiento Técnico Material

La alta preparación y estabilidad del personal ha permitido alcanzar resultados de trabajo significativos dentro del Centro y a nivel del Ministerio.
La informatización de la actividad económica se ha convertido en un factor clave y decisivo para el desarrollo con calidad de todas las esferas de trabajo que forman parte de su misión, ocupando un lugar destacado en la región oriental del país, en el uso de las Técnicas de la Información y las Comunicaciones (TIC) y en el desarrollo de la Informática en la actividad.
Se mantienen buenas relaciones de trabajo con la Facultad de Ciencias
Económicas y Empresariales, constituyendo una Unidad Docente de dicha facultad, no obstante se trabaja continuamente en el fortalecimiento de estas relaciones para garantizar el desarrollo armónico de los planes de integración que han sido concebidos con esa área y que así lo requiere el Nuevo Modelo de Gestión Económico Financiero de la Educación Superior.
El Centro se encuentra enfrascado en un proceso de perfeccionamiento de la Actividad Económico Financiera, para lo cual se trabaja en la confección del programa para la Acreditación de la Gestión Económica y Financiera para dar respuesta eficiente a los retos de la nueva universidad y al reordenamiento económico convocado por la máxima dirección del país.
Dentro de su estrategia de desarrollo hasta el 2011, en la Vicerectoría de Economía y Administración de la Universidad de Granma, se desarrolla todo el proceso de Gestión Económica y Financiera, que sustenta el desarrollo de los procesos universitarios, teniendo como Misión la siguiente:
Asegurar material y financieramente el desarrollo de los procesos universitarios, con una alta calidad en el registro y control de los recursos humanos, materiales y financieros, a partir del perfeccionamiento de los sistemas contables y financieros y de la aplicación efectiva del Modelo de Gestión Económica y Financiera, con un colectivo de trabajadores capacitados integralmente y comprometidos con los principios de la Revolución.
Dentro de sus objetivos de trabajo se pueden destacar los siguientes:

  1. Asegurar material y financieramente, el desarrollo de los procesos universitarios, consolidando los resultados logrados en el registro y control de los recursos.
  2. Obtener la Certificación de los Sistemas y Subsistemas del Modelo de Gestión Económica y Financiera (NMGEF).
  3. Alcanzar resultados aceptables en las evaluaciones internas y externas.
  4. Elevar los niveles de aseguramiento para la defensa.
  5. Tener instrumentado los programas para el uso eficiente de energía

En el desarrollo de los diferentes procesos, la Vicerectoría mide el resultado de su gestión a partir del comportamiento de los diferentes indicadores, relacionados con las actividades que se realizan.

  • Costo por peso de captación.
  • Costo de un estudiante de postgrado y pregrado por carrera.
  • Producción agrícola por hectárea de tierra agrícola.
  • Índice de eficiencia en la explotación del parque de transporte.
  • Consumo de combustible por Km. recorrido.
  • Relación estudiante por profesor.
  • Normas de consumo de alimento por comensales.
  • Salario medio por trabajador.
  • Productividad del trabajo.

La planificación económica y Financiera se realizan en Moneda Nacional CUP y CUC, a partir de:

  • Plan de Ingresos en Moneda Nacional CUP y CUC.
  • Plan de la Economía.
  • Anteproyecto Financiero
  • Plan de Inversiones.

La no existencia de una estructura óptima y por consiguiente aplicable en todo momento a todo tipo de empresa, es algo que ha sido puesto en evidencia por diversos autores encuadrados en distintos enfoques o escuelas. Evidenciándose adaptaciones de estructuras a estrategias para la facilitación del cumplimiento de los objetivos.  En el trabajo se señala que la Vicerectoría económica y de administración de la Universidad de Granma, trabaja con una estructura lineal,(anexo1), aprobada por el acuerdo 16 del Consejo de Dirección del Ministerio de Educación Superior, de Junio del 2006.
La misma está formada por las siguientes direcciones:

  • Dirección Económica.
  1. Dirección de Servicios.
  2. Dirección de Mantenimiento e Inversiones.
  3. Dirección de Alimentación.
  4. Dirección de Transporte.
  5. Dirección de Aseguramiento Técnico Material.

Para el logro de los objetivos de trabajo, cuenta con un total de 217 trabajadores, con una edad promedio de 46 años, distribuidos por direcciones y por categoría ocupacional de la forma siguiente:


Direcciones/Categoría Ocupacional

Dirigente

Técnico

Servicio

Operario

Administrativo

Vicerrectoría

1

0

1

0

1

Dirección Económica

1

16

0

4

1

Servicios Generales

1

1

12

33

3

Mantenimiento e Inversiones

 

1

 

10

 

4

 

30

 

2

Alimentación

1

1

2

43

3

Transporte

1

2

2

26

 

ATM

1

2

2

9

 

Total

7

32

23

145

10

Estas Direcciones son las encargadas de asegurar el desarrollo de los procesos universitarios, proceso que está siendo afectado en su eficiencia y efectividad por la no correspondencia de los objetivos actuales con la estructura vigente.
La materialización de los cambios que han tenido lugar en la educación superior, el cambio de los escenarios en que se desarrolla la economía nacional y la necesidad de una mayor calidad de los servicios que se prestan a la comunidad universitaria, demandan una estructura, que permita mayor agilidad y nivel de respuesta para lograr los objetivos de trabajo.

II.3.1 Valoración crítica de la estructura actual. Partes de la estructura

La Vicerectoría económica y de administración, se encuentra subordinada a la rectoría de la Universidad de Granma, perteneciente al Ministerio de Educación Superior.
Con respecto a las cinco partes en la que se divide la estructura organizativa, se aprecia que el ápice estratégico de la Vicerectoría está conformado por el Vicerrector Económico, la Secretaria Ejecutiva y un Metodólogo, lo que constituye, según el reglamento orgánico del Ministerio de Educación Superior la primera incongruencia, ya que el mismo dicta que: “los vicerectores son asesores metodológicos y de control del rector y no un órgano administrativo1 ”.
Con relación a los Staff, evaluamos que son híbridos debido a que en las direcciones donde se agrupan directivos, técnicos y especialistas encargados de la preparación del personal y responsables de la contratación, los analistas de planificación y control, los analistas de presupuestos y los contables, están agrupados en las direcciones siguientes:
Dirección Económica Financiera
Dirección de ATM
Dirección de Transporte
Dirección de Mantenimiento e Inversiones
Dirección de Alimentación
Dirección de Servicios Generales
En la estructura general se aprecia el staff de apoyo (elemento de la burocracia profesional), las unidades que brindan asesoría, supervisión y apoyo a las otras unidades organizativas y a los servicios básicos o primarios en general que tienen lugar en la organización. Con respecto a la tecnoestructura, no tan notable como el otro, igualmente brinda función de asesoría y supervisión sobre los homólogos de cada una de las siguientes unidades organizativas como sede central, incluyendo las CUM y las FUM.
La vicerectoría está funcionando con una estructura plana, la misma no tiene identificada la línea o mandos intermedios, debido a que el núcleo de operaciones está directamente subordinado a cada uno de los directores que se mencionaron anteriormente, por lo que se plantea que la Vicerectoría tiene definido un solo nivel de subordinación, de cada unidad organizativa al vicerector.
 Bases de agrupación de unidades.
La agrupación de las unidades está definida en correspondencia con la actividad que cada una realiza en función del cumplimiento del objeto social de la universidad. Debe señalarse que como direcciones individuales dividen el proceso de aseguramiento material y dificultan el cumplimiento de los objetivos de trabajo a raíz de que generan un grupo de directivos que no cuentan con la totalidad de las prerrogativas ni la suficiente plantilla como para poder completar el ciclo de dirección. Esto trae como consecuencia que para garantizar su funcionamiento exista un alto nivel de dependencia de otras direcciones o que el nivel superior de dirección sea quien priorice las actividades    que garanticen su funcionamiento.
Por lo que se hace necesario, la agrupación según los procesos de trabajo y las funciones que ejecutan para cumplir las diferentes metas.
Desde el punto de vista interno de cada dirección, en su núcleo operacional están presentes brigadas especializadas, cada una en la prestación de servicios que tienen que ver con la comercialización, mantenimiento, servicios, etc y que dependen uno del otro, dentro de la brigada como unidad organizativa más pequeña, tiene lugar la independencia de procesos de trabajo con un acoplamiento de tipo mancomunado.
Mecanismos de coordinación
En las direcciones se aplica de forma combinada los cinco mecanismos de coordinación, la adaptación mutua y supervisión directa son las más evidentes debido a que todas las áreas tienen un responsable que verifique el cumplimiento del trabajo y sus resultados, por otra parte se cumple también con la normalización de los procesos.
Puede notarse que la normalización de habilidades y de procesos prevalece en la mayoría de las unidades organizativas, lo que denota el alto grado funcional de la organización con notable burocratización de su estructura, aunque sea precisamente la normalización de los resultados a través del control de los indicadores globales del desempeño en los servicios, el mecanismo rector. Debe señalarse que en este indicador existen fallas en función de que hay partes del funcionamiento que quedan fuera de la jurisdicción de cada uno de los directivos por lo que sólo el ápice estratégico puede evaluar el resultado final o depurar responsabilidad.
En las direcciones, con los altos niveles de dependencia que tienen una de la otra se dificulta que sea posible la aplicación de forma combinada de los diferentes mecanismos de coordinación como son la normalización de los procesos de trabajo, normalización de los resultados y la normalización de las habilidades, debido a lo que anteriormente se ha planteado.
El comportamiento de los mecanismos de coordinación es bastante aproximado a la teoría mintzbergiana, pues en el ápice estratégico existe la adaptación mutua, al igual que en la tecnoestructura interna y la normalización de procesos y de habilidades. De igual manera se manifiestan en los staff, en el núcleo de operaciones, la normalización de habilidades y de procesos, así como en la supervisión directa.
De acuerdo a las características, funciones, y el objeto social de la universidad se trabaja con una estructura lineal y burocrática. Aunque los procesos de trabajo están altamente normalizados, es decir que todas las operaciones que se realizan desde la entrada de los combustibles y materiales varios y el proceso de manipulación, control y entrega final a los clientes, están debidamente documentados a través del manual de procedimiento en cada una de las actividades, no se logra un proceso integrado, donde se debe tener en cuenta, además, el aseguramiento de la calidad de los procesos que garantice satisfacer las demandas de los clientes de los diferentes productos que se ofertan entre los cuales están alimentación, transporte, compras, etc. por citar algunos ejemplos.
Con relación a los distintos niveles jerárquicos de la estructura global analizada, se pueden apreciar las Unidades Organizativas que integran cada uno de ellos y su respectivo alcance. Cada Director cuenta con un alcance muy amplio que dificulta el desempeño eficaz de la función control. Destacando además que otra deficiencia perdurable es la ausencia de unidades organizativas de línea media, abordándose también que administrativamente todas las unidades organizativas se subordinan al vicerector como lo muestra el organigrama de la estructura analizada. (Anexo 1)
 La ausencia de niveles intermedios de dirección (Departamentos), provoca una alta dependencia entre directivos y operarios, limitando la función de dirección. Cada Directivo tiene muy alto su nivel de alcance y su dirección muy lineal, por lo que todo el tiempo se desempeña en el cumplimiento de las tareas asignadas al personal y no en aras de formular estrategias, organizar, controlar y dirigir. Evidenciando una de las desventajas que tienen las estructuras lineales como se plantea en el capítulo anterior.
En esta estructura cuando aplicamos a cada dirección según la expresión matemática evaluada por Gracunas en 1937, “el ángulo de dirección donde se puede calcular el número de relaciones que se establecen entre director y subordinados y entre propios subordinados, expresada mediante la siguiente fórmula:
R = n (2n-1 + n-1)
En la que: R número de relaciones posibles
                    n    número de subordinados. “                             2
Podemos concluir que en la dirección económica el director tiene un total de 20 subordinados, que por las tareas que realizan se podrían agrupar en siete secciones de conocimiento denominadas de la siguiente manera:

  • Contabilidad
  • Finanzas
  • Activos fijos tangibles
  • Inventarios
  • Planificación y estadística
  • Informatización
  • Especialistas

En el análisis de los niveles de relaciones que se establecen, este director debe trabajar en esta dependencia directa de 20 subordinados con 19 923 305 relaciones, lo que demuestra y evidencia la necesidad de una línea media que facilite la dirección.
Cuando analizamos por secciones de conocimiento esta dirección debe administrar 490 relaciones que se establecen entre estas secciones siendo todavía según Gracunas un alto nivel de relaciones.
 En la dirección de transporte el director tiene un total de 27 subordinados que se podrían agrupar en secciones de conocimiento de la siguiente manera:

  • Evaluación técnica, tráfico.
  • Taller y reparación
  • Transportación y carga

En la dirección de mantenimiento e inversiones el director cuenta con jefes de brigadas por sectores de conocimiento que se relacionan a continuación.

  • Brigada de mantenimiento constructivo
  • Brigada mantenimiento de equipo.
  • Planificación
  • Inversiones

De esta manera el número de posibles relaciones sería igual a 44. Por las características de esta dirección en la universidad, tiene funciones que se deben realizar en la dirección económica como son la planificación de los mantenimientos y las inversiones debido a que en la universidad esto se evalúa desde los presupuestos aprobados.
En la dirección de ATM el director tiene 16 subordinados directos por lo que el total de posibles relaciones que debe regir es igual a 524 528 y cuenta con 3 secciones de conocimiento que generarían 18 posibles relaciones las cuales serían:

  • Gestión
  • Almacenamiento
  • facturación

En la dirección de alimentación el director tiene 50 subordinados pero en ésta al igual que en la de mantenimiento e inversiones se logra que cada sección de conocimiento tenga su responsable, en jefes de turno y jefes de brigadas, facilitando el trabajo de este director, esta dirección tiene las siguientes secciones:

  • Normación y menú.
  • Elaboración
  • Instrumentación y control
  • Servicios

En el análisis anterior se demuestra que los niveles de alcance son muy elevados al igual que las relaciones que se establecen por lo que la dirección se dificulta en gran medida provocando que los jefes traten de ganar un alto nivel de especialización que en los momentos actuales es imposible obtener por lo que la toma de decisiones se encuentra constantemente con el riesgo de ser errada. Además de no contar con una unidad organizativa fortalecida para la generación de producciones.
 Por todo lo anteriormente analizado se considera que la estructura de dirección vigente no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de los objetivos de trabajo, porque no se adapta a las características de las actividades que hoy desarrolla la Universidad de Granma, a partir de los cambios que han tenido lugar en la educación superior.
Por tal razón en el capítulo siguiente se mostrará una nueva estructura basada en la integración de los diferentes subprocesos universitarios vinculados al proceso de gestión económico-financiera, lo que permitirá un sustentar este proceso en un control integrado de gestión para un adecuado proceso de toma de decisiones que garantice operacionalizar la proyección estratégica del centro.
La propuesta realizada se fundamenta en los criterios generales acerca de los tipos de estructuras y sus características, así como las regulaciones o normas que se establecen en el país para estos fines.

1 MES. (2012). Reglamento orgánico Ministerio de Educación Superior, pág 3

2 Gracunas. (2007) La  Dirección Estratégica de la Empresa. MES. Villa Clara . pág 298-299.