IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA EMPRESA DE DISEÑO E INGENIER�A DE CIENFUEGOS

2.3Pasos metodológicos para la integración

En la referida metodología se establecen los pasos a seguir para el desarrollo e implementación del SIG, que se presentan y declaran a continuación:

Paso 1. Determinación del Alcance del SIG
El alcance a definir debe estar determinado  por  los procesos que son gestionados por  el  SGC y otros que se necesiten o deseen amparar en dicho alcance.  De igual forma se deben determinar cuáles son las áreas de la organización que se ven afectadas por la integración de los sistemas que regula este procedimiento, igualmente se valoran los beneficios que la organización espera le reporte dicha integración.
Paso 2. Diagnóstico de la Organización
Se debe realizar el  diagnóstico de la organización con la utilización los modelos convencionales para la realización de la tarea y hacer énfasis en las NC ISO 9001, NC ISO 14001 y NC ISO 18001.
Se identifican las barreras y fuerzas favorables que influyen en la implementación del SIG, así como una estimación de los costos en que se incurre, se realiza finalmente  una valoración de riesgos, costo, beneficios. Como conclusión de esta etapa se determina cual es el grado de madurez de desempeño de la organización y de acuerdo a este resultado se alinean los trabajos de diseño e implementación del SIG.
Paso 3. Planificación de la integración
Luego de haber determinado el alcance del SIG y realizado el diagnóstico de la entidad, a partir de los beneficios esperados y con la aprobación de la Dirección, es necesario elaborar un plan de integración que incluya las actividades secuenciales que deben realizarse para lograr el objetivo trazado, el mismo debe contener la duración estimada de cada una de ellas, responsable, fecha de inicio y terminación, los recursos a utilizar y cortes parciales para verificar el avance físico de dichas actividades. La capacitación del personal es un aspecto importante a considerar en el plan, de modo que pueda garantizarse el funcionamiento eficaz del sistema, al igual que el plan de contingencia para poder responder ante cualquier emergencia que se presente. Se selecciona un Representante único por la Dirección para el SIG.
Paso 4. Diseño y Documentación del SIG
Se conforma la estructura documental del SIG que incluye el Manual y Política de Gestión, objetivos integrados, Programa Anual de Auditorías (PAA), procedimientos, registros, fichas de procesos, instrucciones, se ratifican o reestructuran la misión, visión, objetivos estratégicos, estructura organizativa, mapa de proceso con sus interrelaciones y otros que requieran las normas de aplicación o se considere por la organización, la documentación es única para todos los sistemas y existen procedimientos y registros específicos para cada norma en cuestión, se identifican además los riesgos laborales y ambientales, se tiene en cuenta la evaluación de aspectos ambientales y accidentes e incidentes de trabajo, se establecen los niveles de responsabilidad y autoridad, las exclusiones de los requisitos de la NC ISO 9001:2008, si fuera preciso, todo lo cual es objeto de revisión y aprobación por la alta dirección y posteriormente comunicado a los trabajadores para su conocimiento e implicación en el desempeño de las actividades del sistema.
Paso 5. Implantación y monitoreo
Se debe implementar el seguimiento y medición para determinar hasta qué punto se cumplen los requisitos aplicables a fin de detectar las posibles desviaciones del sistema y efectuar los ajustes correspondientes en la documentación elaborada e implantada. Se efectúan acciones de formación y capacitación para lograr la competencia laboral acorde a los resultados obtenidos en el monitoreo.
Paso 6. Auditoria del SIG
Se realizan auditorías internas al sistema, según PAA, para verificar el cumplimiento con los requisitos legales y reglamentarios, procedimientos y otras, a fin de conocer la eficacia del mismo. De igual forma se forman auditores internos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud, para lograr la realización de auditorías integrales, se mantienen evidencias de las mismas, se da el tratamiento adecuado a las no conformidades que se detecten y se toman acciones correctivas y/o preventivas para eliminarlas, estas acciones están sujetas a seguimiento hasta tanto se demuestre su efectividad.
Paso 7. Revisión y mejora del SIG
Se planifican y ejecutan revisiones al SIG por la Dirección dos veces al año, para asegurarse de la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del mismo, se ponen en práctica las oportunidades de mejora continua como requisito indispensable de todo proceso, la necesidad de adecuar el sistema a los cambios que se presenten, así como los recursos que se requieran para ello.