IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA EMPRESA DE DISEÑO E INGENIERÍA DE CIENFUEGOS

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA EMPRESA DE DISEÑO E INGENIERÍA DE CIENFUEGOS

Margarita Guerrero Aguiar (CV)
Universidad de Cienfuegos Carlos Rafael Rodríguez

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CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL

La investigación relaciona las definiciones existentes acerca de los SIG, calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, abarca las tendencias actuales que existen hacia la integración de los sistemas de gestión por las organizaciones, así como se profundiza en los SIG que incluyen, en este caso, los SGC, SGA y SSST aplicados en empresas cubanas a partir de las semejanzas existentes entre la NC ISO 9001:2008, NC ISO 14001: 2004 y NC18001:2005, asimismo  se presenta el uso de herramientas de gestión empresarial, todo lo cual se resume en la Figura I.
Con el fin de integrar las diferentes tendencias de índole nacional e internacional las empresas se han visto en la necesidad de formalizar modelos que las ayuden a transitar por el camino de la competitividad.
Algunos destacados profesionales de la gestión empresarial han expresado inquietud con respecto a la integración: “Normalmente se echa de menos un enfoque integrador que aporte una visión de la empresa como conjunto” (Amat Salas, O & Dowds, J, 1998); La gestión empresarial  está influenciada por diferentes sistemas de gestión y resoluciones nacionales que hacen la acción de dirigir un ejercicio complicado y riesgoso (Nogueira, 2002); “Cada vez se acentúa más la necesidad de obtener una visión global por parte de los directivos y es recomendable establecer informes organizados, normalizados y programados en torno al concepto del Cuadro de Mando” (Viñegla, 1999); “Los modelos empresariales solo le dan estructura que expresa su visión y estrategia en términos concretos de objetivos e indicadores, pero la empresa sigue enfrentándose al reto de crear un sistema  que recoja la información relevante y que también la comunique a sus empleados”. (Goran, J, R & Magnus, W, 1999) “Se requiere de una mayor integración en los  procesos a través de ejercer la gestión  de los mismos apoyados en modelos y herramientas que permitan una consideración  integral de todas (o la mayoría) de las exigencias y variables del entorno” (Acevedo, J, 2008)
“Mundialmente hay referencias sobre el desarrollo de modelos integradores de la  gestión y el control; sin embargo, a pesar de los avances detectados en algunos de ellos Pirámide Mac Nair, 1990;  Kaplan & Norton, 1992 y SIGER Viñegla. 1999, afloran limitaciones relacionadas al rumbo estratégico, sistemas de información y procesos de mejora continua” (Nogueira, D, 2002)
De igual forma los sistemas integrales incorporan un porcentaje mayor de indicadores que antes no se medían, creando dificultades para el control. Esta situación induce a la utilización de cuadros de mando como herramientas de medición. Pero los cuadros de mando no son prácticas convencionales en las empresas cubanas y se necesitan soportes informáticos que faciliten su utilización. (Soler, R, 2009)
”La aplicación de modelos de gestión permiten a las organizaciones identificar sus fortalezas y sus debilidades, posibilitan la evaluación frente a modelos genéricos, proporcionan una base para la mejora continua, y posibilitan el reconocimiento externo, de ahí la importancia de armonizar su utilización en la integración de los sistemas, los modelos de excelencia contienen criterios que permiten la evaluación comparativa del desempeño de la organización y son aplicables a todas las actividades y partes interesadas de la misma.” (NC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad-Fundamentos y Vocabulario., n.d.)
La PAS 99 fue la primera especificación de requisitos del mundo para sistemas de gestión integrada, se basa en los seis requisitos comunes de la guía Organización Internacional para la Estandarización (ISO) 72 elaborada para redactar normas para sistemas de gestión. Esta norma se ha desarrollado como respuesta a la demanda del mercado de alinear los procesos y procedimientos en una estructura que permitiera operar con mayor eficacia.
Existe además la Norma UNE 66177:2005 que surgió con el objetivo de ayudar a los directivos a identificar los métodos y herramientas aplicables a cada organización e integrar los sistemas de calidad, ambiental y salud y seguridad del trabajo.
La Oficina Nacional de Normalización (ONN), quien representa a Cuba ante las organizaciones internacionales y regionales de normalización, a través de los Comités Técnicos de Normalización elaboró una Especificación Disponible Públicamente NC PAS 99:2008, al efectuar una adopción idéntica por el método de traducción de la BSI PAS 99:2006.
En su momento, todos estos modelos han venido a dar respuesta de una u otra forma a la integración de sistemas de gestión a nivel internacional. Se considera que los modelos de integración existentes en la actualidad distan de la necesidad y realidad de las empresas cubanas, por lo que se hace necesario un traje a la medida de cada una, se utilizan las generalidades de las normas vigentes, sus requisitos comunes y la aplicación de modelos y herramientas como el Cuadro de Mando Integral (CMI) y Cuadro de Mando (CM) que contribuyan a la creación del valor para el cliente, la entidad y otras partes interesadas.
Por lo anteriormente expuesto, se concluye el uso de las NC ISO 9001, 14001, 18001 y PAS 99 de conjunto con el CMI y CM para la implementación del SIG de la organización, así como el uso de las experiencias adquiridas a través de los años con el SGC con la utilización de las buenas prácticas de implementación de sistemas integrados en el territorio y fuera de éste.

1.1 Sistema Integrado de Gestión (SIG)

Las organizaciones contemporáneas tienen el desafío de enfrentar una serie de retos concernientes con los rápidos cambios que se producen en los estilos de gestión, la calidad de los productos y servicios, la satisfacción de los clientes, la preservación del medio ambiente, el uso correcto de los recursos ambientales y la seguridad y salud de sus trabajadores. A esta problemática viene a dar solución, en buena medida la implementación de los SIG.
La efectividad de la gestión  ha pasado a ser una condición necesaria y la fuerza más importante en el éxito de la organización, donde se involucra a todos los sistemas de la misma, se demanda de ellos mayor control y rendimiento en la gestión empresarial, así como el alto protagonismo que requiere de los directivos.
Las organizaciones, en principio, no están diseñadas para implementar esquemas de seguridad y ser compatibles con el medio ambiente. Normalmente están diseñadas para generar ganancias,  aportar en su mayoría calidad a sus productos y servicios. Sin embargo el cuidado al medio ambiente y el aumento de la seguridad y salud de sus empleados son elementos claves para la continuidad del negocio.
“La gestión integrada no es más que una nueva forma de enfocar las actividades de una organización para gestionar integralmente las diferentes variables que son de interés para la organización, teniendo como propósito el logro de una política integrada de gestión. Es una forma de responder a las nuevas exigencias en los mercados nacionales e internacionales.” (González, A, 2007) y continúa, un Sistema de Gestión Integrado es “el conjunto de la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política de la empresa.”
“Los Sistemas de Gestión Integrados, fundamentados en normas Internacionales universalmente reconocidas y aceptadas, proporcionan una verdadera opción para instrumentar un excelente control de todas esas actividades e inclusive la posibilidad de ejecutar las correcciones necesarias, para encauzar cualquier desviación que pudiera ocurrir. La transformación de una Cultura Reactiva en una eminentemente Preventiva es totalmente posible y los Sistemas de Gestión Integrada son el factor clave del éxito.” (Tor, Dámaso, 2001)
“Las diferentes partes del sistema de gestión de una organización pueden integrarse conjuntamente con el sistema de gestión de la calidad, dentro de un sistema de gestión único, utilizando elementos comunes. Esto puede facilitar la planificación, la asignación de recursos, el establecimiento de objetivos complementarios y la evaluación de la eficacia global de la organización. El sistema de gestión de la organización puede evaluarse comparándolo con los requisitos del sistema de gestión de la organización.” (NC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad-Fundamentos y Vocabulario., n.d.)
Diferentes planteamientos reflejan la necesidad de encontrar soluciones que mejoren la gestión empresarial y se declara: “Una de las principales deficiencias que presentan los sistemas de control de gestión es la falta de proactividad que demanda la dirección estratégica.” (Ronda, P, 2006).
 Otros planteamientos expresan: “existe consenso en las organizaciones contemporáneas de avanzada que la especialización funcional debe transformarse o convivir con una gestión de procesos flexibles’’ (González, A, 2007); “el reto reclama de las personas (directivos, equipos y colaboradores) disponer de nuevos y mejores instrumentos para guiar a las organizaciones hacia el éxito futuro, repleto de caminos inseguros, complejos y cambiantes” (Reynoso, A, 2004)
Un SIG constituye la base para lograr altos resultados en la calidad, la prevención de riesgos y la protección del medio ambiente, en el ámbito de la actividad laboral y los servicios, dentro del marco de las leyes, normas y regulaciones vigentes, lo que posibilita a la organización trabajar dentro de un proceso de mejora continua que garantice el incremento e integridad de su eficacia.
Los SIG son  la mezcla o combinación de dos o más sistemas que dirigen y controlan los procesos dentro de la organización, el conjunto formado por la estructura, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión integrada de los sistemas.
Los SIG “constituyen pilares para contribuir a la apremiante necesidad de mejora de la competitividad de las empresas y su capacidad demostrada mediante la certificación, para brindar soluciones eficaces a los problemas más acuciantes de la sociedad en la actualidad, impulsada por el nuevo marco ético en el que se deben desenvolver todas las actuaciones empresariales teniendo en cuenta la responsabilidad social que las empresas tienen frente a la sociedad que las acoge.”  (Oficina Nacional de Normalización, 2011)
Los SIG varían de una organización a otra, no es una camisa de fuerza, se conciben en dependencia del tamaño de la misma, de su capital humano, de su objeto social, de los procesos que realiza, entre otros.
En la práctica muchas organizaciones han mantenido sus SGC, SGA y SSST de forma independiente, con el consiguiente aumento de costos y reducción de la efectividad. La causa fundamental para continuar con los sistemas aislados ha sido la falta de herramientas y métodos para lograr la integración. En la actualidad existen las experiencias de aquellas entidades más competitivas, que han desafiado las dificultades e instrumentado su SIG, se aprovechan de las ventajas que resultan de la integración y la NC PAS 99:2008, que brinda la posibilidad de utilizar los requisitos comunes que reúnen las normas y los específicos de cada una de ellas, como se representa en la Figura II. Estos sistemas pueden gestionarse de manera unificada por parte de la dirección como una cultura de mejora y principios de la organización.
El uso de estas normas facilita la integración de los SG, mediante la adopción del enfoque de procesos y de sistemas para la gestión, el énfasis en el liderazgo y la implicación de todo el personal, la orientación hacia la mejora continua y la satisfacción de todas las partes interesadas. 
 “Los tres estándares normativos proporcionan una gran capacidad de combinación, al facilitar que las documentaciones de cada uno de ellos puedan integrarse en una única documentación bajo autoridad y responsabilidad también única, lo cual facilita además los procesos de aplicación y auditoría tanto en su implantación como en su seguimiento.” (Ferguson Amores, M.C & García Rodríguez, M, 2002).
El SIG, debido a su flexibilidad, permite integrar otros sistemas, como el Sistema de Gestión de Capital Humano, Seguridad de la Información, Seguridad Alimentaria, Energética, entre otros, de la misma forma pueden integrarse sistemas no normalizados como es el caso del sistema de Comunicación, Innovación, Control interno y otros, de acuerdo a los intereses de la entidad. No obstante, como el CMI, por su flexibilidad de adaptación, lo permite se ha decidido incorporar los referidos sistemas paulatinamente al SIG, cuando éste se haya consolidado y alcanzado la certificación. 
El propósito de un SIG es brindar una estructura para un SG  global que integre los aspectos comunes de los sistemas individuales para evitar duplicaciones, mejorar la eficacia y eficiencia del negocio, estos aspectos comunes permiten estudiarlos en forma uniforme e integrarlos a los efectos de su gestión de forma que se permita:
Establecer una política
Fijar objetivos, con asignación de responsabilidades y autoridades
Efectuar la documentación de los procesos y mantenerla controlada
Planificar las actividades para alcanzar los objetivos propuestos
Efectuar el seguimiento y monitoreo a todos los procesos
Tomar medidas correctivas y/o preventivas
Revisar auditorías de gestión
Efectuar las revisiones por la dirección al SG periódicamente
En un SIG, es preciso establecer la estrategia a seguir, trazar los objetivos estratégicos a cumplir, los indicadores financieros y operacionales a medir para dar cumplimiento a los objetivos, definir las metas a alcanzar, detallar los procesos que tienen lugar en el accionar de la entidad, sus interrelaciones, especificar las actividades a realizar para establecer autoridad y responsabilidad a cada cual, así como asignar recursos y fechas de cumplimientos de tareas, de modo que se pueda chequear su cumplimiento y tomar acciones en caso de incumplimientos.
Como todo sistema, el SIG debe tener un alcance y para definir el mismo es necesario realizar primeramente un Inventario de los sistemas de gestión que se desea implantar y las normas que lo amparan, conocer qué productos o servicios están inmersos en los sistemas de gestión actuales y los futuros, así como los procesos que están involucrados en los sistemas de gestión.
La filosofía de integración a utilizar en este caso parte de la base del SGC existente en la entidad y diseñar el nuevo sistema integrado en paralelo, se aprovecha del anterior sistema todo lo que sea posible, se incluyen los procedimientos e instrucciones generales y se elaboran los específicos para cada sistema, este tránsito a la mejora se viabiliza con la no resistencia al cambio, la implicación de la dirección y de todos los trabajadores en el proyecto de implementación, la disponibilidad de recursos etc. 
Aparentemente, el principal problema que enfrenta hoy el Sistema Integrado de Gestión en Cuba, consiste en que la mayoría de estos sistemas están amparados por normas específicas, que se rigen por las regulaciones de diferentes Ministerios, tal es el caso del SGC que se orienta por la Oficina Nacional de Normalización, el SGA por el CITMA y el SGSST, por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social. No obstante, la elaboración de las normas cubanas generalmente se realiza a través de Comités Técnicos de Normalización y se aprueban por parte de la Oficina Nacional de Normalización, con la participación de los mencionados ministerios y otros organismos  afines, se procura en cada caso la conformidad, el consenso, la mesura, el equilibrio y la flexibilidad en los criterios plasmados. Cabe destacar al respecto que al diseñar el SIG, éste asume el papel rector y se encarga de centrar las actividades comunes de cada sistema  y de cada proceso, lo cual no significa que los sistemas individuales no funcionen como habitualmente lo han hecho, con las tareas intrínsecas que le corresponden y que necesariamente deben desempeñar para cumplir con los requisitos legales aplicables y otros requisitos establecidos.
Al respecto, se declara que la Oficina Nacional de Normalización “es la entidad designada oficialmente como el Órgano Nacional de Certificación de la República de Cuba con facultad y función de organizar, autorizar, ejecutar y controlar la certificación de los sistemas de gestión de calidad, medioambiente, inocuidad alimentaria y seguridad y salud en el trabajo, entre otros, a través de los documentos del Sistema Nacional de Certificación y otras disposiciones complementarias“
(Oficina Nacional de Normalización, 2011)
Factores que favorecen la integración.
 Puede ser más eficiente que los sistemas por separado.
 Los objetivos y los procesos de gestión son similares.
 Puede evitarse la duplicación de recursos: personal, reuniones, software de recogida de datos y papeleo.
 Una cultura positiva de un sistema puede ser transferida a otro.
 Un sistema integrado puede integrarse a su vez con otros sistemas de gestión de la organización más fácilmente. 
Factores que no favorecen la integración.
 Los sistemas existentes simplemente trabajan bien.
 Aunque los modelos de gestión pueden parecer compatibles, hay diferencias conceptuales difíciles de conciliar.
 El tiempo durante el cual se planea e implementa un sistema integrado es un período vulnerable para la organización.
Las rivalidades pueden impedir la operación colectiva del sistema integrado.
Una cultura negativa en un sistema puede influenciar a otro que se integra.