IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA EMPRESA DE DISEÑO E INGENIERÍA DE CIENFUEGOS

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA EMPRESA DE DISEÑO E INGENIERÍA DE CIENFUEGOS

Margarita Guerrero Aguiar (CV)
Universidad de Cienfuegos Carlos Rafael Rodríguez

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INTRODUCCIÓN

El objetivo de cualquier sistema de gestión empresarial, ya sea de calidad, gestión medioambiental o de prevención de riesgos laborales, es proporcionar garantías del cumplimiento de las políticas, de las especificaciones normativas y legislativas, y proceder a la mejora continua de un sistema bien estructurado, así como permitir que este cumplimiento sea demostrable a otras instituciones mediante la documentación y los registros adecuados (Fernández,  2005).
En el mundo competitivo de hoy, las organizaciones están llamadas a trabajar eficazmente para encontrar soluciones rápidas y eficientes a los grandes problemas que se le presentan; por ello es preciso que tanto los directivos como los trabajadores se sientan identificados con esta necesidad y el empleo de modernos Sistemas de Gestión (SG), lo que la conducirá a la obtención de una mejor posición en el mercado y al cumplimiento de sus objetivos, misión y visión.
Los sistemas de calidad basados en las normas ISO 9000 se han tornado insuficientes para la implementación de las estrategias competitivas, una gran parte de las empresas, por lo general, han hecho uso de los SG de forma independiente; a pesar de contar con  un  Sistema de Gestión  de Calidad (SGC), un Sistema de Gestión  Ambiental (SGA) o un Sistema de Gestión  de Seguridad y Salud del Trabajo (SSST) de forma aislada, tarea que resulta muy complicada, ya que se genera un excesivo número de procedimientos que obligan a hacer actividades similares o repetitivas, menospreciando la posibilidad de aprovechar los elementos comunes que poseen todos estos sistemas para trabajar de forma integrada.
Por consiguiente, se hace necesario unificar esfuerzos con el objetivo de lograr la integración de los mismos en un solo sistema, aunque  son muy pocas las entidades que han logrado desarrollar un SIG de forma efectiva.
Como antecedentes de esta temática se afirma que la eficiencia de las empresas se vio influenciada, en los años 90, por el surgimiento de las normas de aseguramiento de la calidad, la aplicación de la dirección por objetivos y la dirección estratégica, así como la aplicación del decreto Ley 187 del 1998, modificado posteriormente como Decreto Ley 281 del 2006, que fue aplicado inicialmente en las empresas pertenecientes a las Fuerzas Armadas y que se ha generalizado poco a poco al resto de las entidades del país, este último plantea que “las empresas son un sistema integral, donde cada uno de los sistemas componentes deben asegurar el cumplimiento de la misión de la empresa con la mayor integralidad. Ninguno de los sistemas componentes de la empresa es más importante que otro, todos por igual deben funcionar con integración, calidad, eficacia y eficiencia para lograr que la empresa tenga el más alto reconocimiento social” (Consejo de Ministros, 2007)
“De forma oficial el V Congreso del Partido Comunista de Cuba, celebrado en 1997, llamó al perfeccionamiento de la gestión empresarial y al empleo de técnicas avanzadas de dirección como una vía para situar a las empresas en condiciones imprescindibles de efectividad en el uso de los recursos” (Alfonso, 2007); y continúa: “Las bases del Perfeccionamiento Empresarial son el punto de partida para comenzar la mejora de la gestión empresarial en las empresas cubanas, estas plantean el “qué”; pero el “cómo”, lo tiene que llevar a cabo cada empresa. Las empresas no realizan de igual forma la búsqueda de este “cómo”, pero deben tener en cuenta los principios generales del Perfeccionamiento Empresarial” (Alfonso, 2007)
Diferentes autores cubanos han abordado esta temática y se plantea: “se observa en los últimos años el incremento de las exigencias hacia la gestión de procesos que se pretenden implementar directamente en la organización de los mismos. Cada exigencia o requisito tiene como sujeto a un determinado ente, que desde su óptica busca resolver óptimamente el problema inherente a alguna función que se concreta a nivel de los procesos de las empresas y entidades. En ocasiones, a nivel de los procesos se producen colisiones de objetivos y exigencias” (Acevedo, J, 2008); y continúa: “la solución de estas contradicciones requieren de una mayor integración en los procesos a través de ejercer la gestión de los mismos, apoyados en modelos y herramientas que permitan una consideración integral de todas (o la mayoría) de las exigencias y variables del entorno” (Acevedo, J, 2008)
Las empresas cubanas necesitan ser efectivas en su gestión por diversos requisitos regulatorios, por ello la integración de los sistemas ocupa un primer plano en la gestión empresarial, partiendo del hecho de que las normas de la familia NC ISO 9000:2000 por su formulación y concepto son genéricas, se aplican a la gestión integral de las organizaciones bajo el principio de que para gestionar la calidad es necesario tener calidad en la gestión.
En Cuba, actualmente se cuenta con 83 empresas con SIG, en tanto el Grupo Empresarial de Diseño e Ingeniería posee 15 entidades, cuatro de ellas con SIG implementados y certificados; mientras que en la Provincia de Cienfuegos existen 15 entidades pertenecientes al Grupo Empresarial de la Construcción de Cienfuegos (GECC), de las cuales solamente una tiene SIG certificado, ocho lo tienen implementado y trabajan en la obtención de la certificación, de ahí la importancia de ver como una necesidad y un reto el insertarnos en este método de gestión integrador.
De acuerdo a los anteriores planteamientos  se considera como situación problémica que: “La Empresa de Diseño e Ingeniería de Cienfuegos (EDIN) necesita de un modelo de gestión, que permita verla de manera integral, donde los objetivos e indicadores tributen a la estrategia global, se garantice el mejoramiento continuo de los procesos y se evite la repetición de la información, los errores humanos e incongruencias” y como hipótesis se plantea que: “Mediante la implementación del Sistema Integrado de Gestión se logrará una mejora en el desempeño y calidad de los procesos en la EDIN
En consecuencia con la investigación se plantea como objetivo general implementar un SIG, para la prestación de servicios que permita garantizar el mejoramiento continuo de la gestión en la Entidad, ya que ésta gestiona sus procesos de forma aislada y se torna muy complejo el trabajo.
Para darle cumplimiento al mismo se plantean los siguientes objetivos específicos:
Fundamentar teóricamente los diferentes puntos de vista existentes acerca del sistema integrado de gestión, la gestión de la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud del trabajo en aras del cumplimiento exitoso de los objetivos estratégicos de la entidad.
Desarrollar el procedimiento de implementación del SIG basados en la metodología del Instituto de Investigaciones en Normalización (ININ), con la aplicación de modelos y herramientas de gestión.
Implementar y aplicar el SIG en la EDIN, realizando el monitoreo y control necesario para su adecuación y mejora continua.
El procedimiento metodológico seguido en esta investigación se resume en el Anexo A.
Para desarrollar esta tesis se realiza una investigación inicial de tipo descriptivo, para indagar sobre los distintos conceptos, para medir las variables propuestas, conocer su funcionamiento, indicadores, objetivos, normas en que se basan, seguidamente se utiliza el estudio correlacional para medir el grado de relación que existe entre las distintas variables y evaluar sus tendencias.
Con vista a darle solución a las tareas científicas anteriores se utilizan los siguientes métodos y técnicas: el método inductivo-deductivo, en la documentación general, el método analítico con el análisis y síntesis en el estudio de los problemas asociados a la gestión de la empresa, los diversos enfoques y teorías sobre la gestión de los procesos generales particularizados en la EDIN. Se realizan estudios sistemáticos relacionados al comportamiento de los SIG, específicamente Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud del Trabajo. Se manejan  métodos estadísticos para el análisis cualitativo de los resultados y la determinación de la acciones a tomar para el mejoramiento continuo de los procesos, así como métodos de observación directa, gráficos simples, diagramas matriciales, tormentas de ideas, análisis de datos y de la documentación. De igual forma se realizan encuestas y se aplican técnicas para el trabajo en grupo.
Se define como variable independiente la implementación del SIG, basado en la NC PAS 99:2008 “Especificación de Requisitos Comunes del Sistema de Gestión como marco para la integración” y como variable dependiente se considera la mejora en el desempeño y calidad de los procesos en la EDIN”.
La novedad científica: Radica en la utilización combinada de un modelo de gestión y una herramienta de excelencia, Cuadro de Mando Integral y Cuadro de Mando, respectivamente, para garantizar la integración de varios sistemas, y comparar los resultados obtenidos con los requisitos que plantea NC PAS 99:2008.
Esta investigación es conveniente para la organización ya que contribuye a llevar a cabo de forma práctica y controlada la estrategia trazada, lo que propicia la información y elementos necesarios sobre el comportamiento y desempeño del funcionamiento interno de todas las actividades concernientes a la entidad, para la toma de decisiones oportunas por parte de la dirección.
El país y de forma general el gobierno cubano, se encuentran inmersos en la búsqueda de soluciones económicas radicales que permitan el fortalecimiento del sistema empresarial en el menor tiempo posible y es un reto para cada cubano contribuir a ello en alguna medida, se considera que la implementación de sistemas integrados es una práctica que se debe diseminar por las organizaciones y que sin dudas trae grandes aportes a tal empeño. Esta investigación da respuesta en cierta manera al lineamiento No. 7 del VI Congreso del Partido Comunista de Cuba que declara “Lograr que el sistema empresarial del país esté constituido por empresas eficientes, bien organizadas y eficaces, y serán creadas las nuevas organizaciones superiores de dirección empresarial. Se desarrollará la cooperación entre empresas para garantizar mayor eficiencia y calidad. Se elaborará la norma jurídica que regule todos estos aspectos” (Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución al VI Congreso del PCC. Cuba, 2011)
La implicación práctica que posee este trabajo es que la entidad dispondrá no solo de una integración documentada del SIG, sino que se podrán medir los objetivos estratégicos e indicadores operacionales a través de una herramienta de gestión actualizada, disponible y accesible a todos los empleados, con la cual los directivos podrán acometer la toma de decisiones oportunas y podrá generalizarse al resto de las empresas pertenecientes al GECC, que no tienen implementado el SIG, con el asesoramiento de un consultor en caso necesario, en dependencia de su complejidad y grado de madurez alcanzado.
El valor social de esta investigación es que la misma contribuye a que las empresas enfoquen su gestión hacia la mejora continua, la calidad de sus productos o servicios, aumentando la satisfacción de los clientes y partes interesadas, con el mínimo de afectación al medio ambiente y el aumento de la satisfacción de los trabajadores.
Su valor teórico se sustenta en la utilización simultánea de los SG y las herramientas de gestión, que con el empleo de la informática proporcionan valor a la gestión empresarial, aspectos estos que se abordan en la bibliografía consultada de forma aislada fundamentalmente.
La utilidad metodológica que posee es que ayuda a establecer las relaciones existentes entre las distintas variables objeto de estudio, proporciona la mejora continua de todos los procesos que intervienen, sirve como instrumento para recolectar y analizar datos, además se utiliza para medir el funcionamiento y desempeño de la organización, lo que permite a la alta dirección actuar en consecuencia ante cualquier evento que desvíe a la entidad del cumplimiento de su política y objetivos trazados.
Esta investigación es viable pues se cuenta con los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos necesarios, además toda la entidad está identificada con la necesidad de llevarla a cabo por los beneficios que tributa para la misma.
Los beneficios esperados de esta exploración son, al concluir la tesis, tener diseñado, documentado y totalmente implementado el SIG en la entidad, por otra parte efectuar periódicamente las auditorías internas y revisiones al sistema de forma integrada, controlar todos los procesos con la ayuda del CMI y el CM, lo que permite medir la eficacia de los mismos y en correspondencia con los resultados obtenidos tomar medidas preventivas y correctivas, según sea el caso, para mitigar y eliminar finalmente las no conformidades que se detecten, además de ir instrumentando los ajustes pertinentes que requiera el SIG para su mejoramiento continuo.
La estructura capitular de este trabajo es como sigue:
Capítulo No.1: Marco Teórico Referencial
En este capítulo se abordan definiciones y análisis de conceptos sobre el tema de los SIG, SGC, SGA, SSST, CMI, que serán de gran utilidad para el desarrollo de capítulos posteriores, se realiza un análisis crítico de la bibliografía más actualizada existente a escala internacional y en el país, fundamentalmente la relacionada con los conceptos anteriores, las normas básicas de la familia ISO de las cuales se nutren estos sistemas y al finalizar el mismo se emiten conclusiones parciales.
Capítulo No. 2: Procedimiento metodológico del Sistema Integrado de Gestión
El lector puede encontrar en este capítulo una aproximación a las orientaciones para la implementación de un SIG de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud del trabajo, pues éstas deben adecuarse a las condiciones propias de cada organización, además de aplicarse en función del nivel de madurez que alcance la misma y el cual se determina en el diagnóstico que se realiza al efecto, de igual forma, se plantea el procedimiento  metodológico y la herramienta concebida para gestionar la integración en la entidad de forma efectiva y se detallan también conclusiones parciales.
Capitulo No. 3: Implementación y aplicación del SIG en la Empresa de Diseño e Ingeniería de Cienfuegos
En el referido capítulo se aborda el tema de la implementación en la organización del SIG con la ayuda del CMI, el CM y la solución informática Odún, monitoreando la implementación para definir en qué medida se cumple con los estándares de la NC PAS : 99: 2008, finalmente se emiten conclusiones del capítulo.
Posteriormente se presentan conclusiones generales y recomendaciones derivadas de la investigación realizada, las referencias bibliográficas y los anexos