IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA EMPRESA DE DISEÑO E INGENIER�A DE CIENFUEGOS

CAPITULO II: PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

En el capítulo que se desarrolla a continuación se expone una breve descripción de la entidad objeto de estudio, la metodología para responder al problema científico y se presenta la herramienta concebida para gestionar la integración en la entidad de forma efectiva. Para una mejor comprensión de su tratamiento se formula el hilo conductor representado en la Figura IV.
Para posibilitar el funcionamiento de una entidad y su exitosa dirección es imprescindible contar con una planeación estratégica, lo que implica definir la misión, visión, valores, seleccionar los objetivos, estrategias y las acciones necesarias para cumplirlos, se tiene así una perspectiva a mediano y largo plazo, para garantizar los recursos materiales, tecnológicos, financieros y el capital humano con su conocimiento y experiencia en función del cumplimiento de esos objetivos, es a partir de todo ese andamiaje que se montan todos los procesos y sistemas que existen o puedan formar parte de la organización posteriormente, para gestionarlos de la mejor manera posible, es decir de forma integrada.
2.1 Breve caracterización de la entidad
La Empresa de Diseño e Ingeniería, inmersa en el sistema de perfeccionamiento empresarial, pertenece al Grupo Empresarial de Diseño e Ingeniería, su domicilio legal radica en Ave 60 # 4302 e/ 43 y 45, Cienfuegos y se dedica fundamentalmente a la elaboración de proyectos de Diseño, Topografía y Consultoría, para ello cuenta con un personal técnico calificado de alta profesionalidad en las actividades que desarrolla, una tecnología acorde a las mismas, un sistema de redes local con estaciones de trabajo para cada trabajador, con excepción de choferes y trabajadora de servicio y un SGC certificado por la NC ISO 9001:2008, todo ello permite asumir proyectos de gran complejidad y envergadura en el territorio, lo cual ha posibilitado mantener el liderazgo en los servicios que se prestan.
La tecnología utilizada es de avanzada, tanto en equipamiento como en herramientas y software
de trabajo para el servicio de diseño técnico, la transmisión de información o datos mediante redes, correos e intranet.
La fuerza laboral de la entidad es calificada, lo que constituye una ventaja competitiva, se posee una cultura de trabajo, desarrollo e innovación, el colectivo está preparado para enfrentar nuevos proyectos, incluso con empresas mixtas o del turismo, con las cuales se tienen importantes contratos de trabajo, en estos momentos se cuenta con 46 ingenieros, 14 arquitectos, 8 licenciados, 34 técnicos medios, 9 obreros y 2 trabajadores de servicios, en total existen 9 máster en ciencias y 12 en formación que defienden sus tesis en lo que resta de año, además poseen categoría y ejercen docencia 9 profesionales, en diferentes disciplinas y centros de estudios. La organización presta sus servicios dentro de la provincia de Cienfuegos y ha expandido su mercado a las provincias de Matanzas, Villa Clara y Sancti Spiritus. La composición de la fuerza laboral se ve representada en la Tabla I, que se muestra a continuación.

La Misión de la entidad se expresa como sigue: “Somos una entidad de profesionales que brindamos servicios de topografía, diseño, consultoría y otros trabajos afines para obras de construcción y montaje. Contamos con personal competente y tecnología, que soportados sobre un Sistema de Gestión de la Calidad, basado en las NC-ISO-9001/2008, se mejora continuamente, para cumplir los requisitos y las expectativas de nuestros Clientes y partes interesadas”, en tanto la Visión se resume en “Ser entidad de referencia en los servicios que prestamos, garantizando soluciones técnicas funcionales, económicas, estéticas y de seguridad contractual a nuestros clientes a través del Sistema Integrado de Gestión en el 2015”.
Con el objetivo de elaborar la matriz DAFO y mediante la técnica de tormenta de ideas, con la presencia del Consejo de Dirección y otros especialistas, se determinan todas las amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades que interactúan tanto en el ambiente externo como interno de la organización, posteriormente se efectúa una sección de trabajo para validar las propuestas y con ayuda de las técnicas de reducción y agrupación, se simplifica la cantidad de elementos a utilizar en la matriz, encerrándose entre paréntesis las que se eliminan, realizar este paso es muy importante para no hacer el trabajo muy engorroso. Por tal motivo se sigue el principio de Vilfredo  Pareto (sociólogo, economista  y filósofo italiano), quien argumenta que el 20 % de los esfuerzos (acciones)  determina el 80 % de los resultados (efectos), se determina que  la cantidad óptima  de fuerzas listadas, para cada caso, es de cinco, debido a la cantidad de combinaciones que se generan al tener cuatro fuerzas, con cinco entradas cada una, se genera un total de cien combinaciones posibles.
Asimismo se elabora una especie de red, al combinar las fortalezas con oportunidades, fortalezas con amenazas y debilidades con oportunidades, debilidades con amenazas, en dependencia del efecto que ocasiona  cada combinación, se ponderan los resultados con valores que oscilan entre 1, 2 y 3 para relaciones moderadas, fuertes y muy fuertes, respectivamente y se completan los espacios en blanco de la denominada red. En caso de que no exista relación en el par combinado, o ésta sea muy débil, se le asigna el valor 0. Posteriormente se totalizan todas las celdas en cada uno de los cuadrantes. Estas celdas representan los resultados de  los promedios por filas y columnas de cada cuadrante. Del mismo modo, toda la fila y la columna  finales se utilizan para totalizar los valores definitivos de la matriz.
Se concluye así, que las fuerzas actuantes en la organización son las siguientes:
AMENAZAS

1. Presiones de Organismos superiores para que se le  definan fechas de terminación de los trabajos a ejecutar.
2. Presencia de competidores fortalecidos en el territorio.
3. Presencia de clientes cada vez más exigentes y conscientes de la necesidad de pagar por un valor creado diferenciado.
4. Apertura de nuevas y tentadoras fuentes de empleo en el territorio.

1. Limitaciones económicas del país para la aprobación de inversiones.

OPORTUNIDADES

1. Apertura de nuevos negocios y aumento de la demanda en el territorio.
2. Inversiones extranjeras en el territorio.
3. Posibilidades de adquirir un inmueble propio que esté  disponible para la sede de nuestra Empresa.
4. Existencia de Internet, nuevos software y base de datos nacionales con información técnica actualizada para la automatización de los procesos.
5. Existencia de las bases documentadas para desarrollar el Control Interno.

DEBILIDADES

1. Dispersión de las áreas de trabajo, que afectan el flujo de información y la comunicación interna y externa.
2. Tener asignado un bajo plan de portadores energéticos, cuando se trata de una entidad donde todo su equipamiento es de alto consumo.
3. Falta de autonomía y/o asignación financiera, para enfrentar inversiones necesarias y lograr el desarrollo continuo.
4. Sistema de Pago que no se corresponde con los resultados productivos y necesidades

del trabajador.

5. Dificultades en la captación de profesionales de nuevo ingreso en la actividad fundamental, así como la homologación de algunas especialidades de la plantilla.

FORTALEZAS

1. Capital Humano que posee una gran preparación técnica y especializada, así como alta capacidad productiva para enfrentar las demandas.
2. Contar con un soporte tecnológico adecuado para el desarrollo de la actividad de diseño e ingeniería.
3. Poseer una Información Contable Certificada
4. Tener aprobado el Perfeccionamiento Empresarial para las mejoras continuas de nuestras gestiones.
5.  Ser empresa líder en el territorio en la actividad de Diseño que dispone de un Sistema de calidad certificado con la ISO 9001:2008.

La Matriz DAFO de la entidad ha quedado conformada como se representa en la Tabla II.
A partir de esta tabla tomamos el valor más alto que resulte de la suma por cuadrantes, que en este caso es 2.24, ubicado en el cuadrante No I, que representa la relación FO (Valor de poder fuerte), la relación FA  es de 1.24 (Valor de poder moderado), la relación DO de 0.72 (Valor de poder casi moderado) y finalmente la relación DA de 0.36 (Valor de poder moderado).
Se afirma que la empresa se encuentra ubicada en el 1er cuadrante, que representa una zona de poder, donde se utilizan al máximo las fortalezas con el objetivo de aprovechar al máximo posible las oportunidades que se presentan, por lo que debe trazarse una nueva estrategia de tipo Ofensiva es decir estrategias de  Crecimiento.
El balance interno del sistema (BI) se obtiene con el promedio de los resultados de las fortalezas por un lado y las debilidades por otra. Su diferencia indica el nivel de equilibrio existente entre ellas y tiene un valor de 1.20 (1.74 - 0.54), con ello se demuestra que en la organización, las fortalezas son superiores a las debilidades lo que determina el predominio del aprovechamiento de las oportunidades y la disminución de la vulnerabilidad del sistema frente a las amenazas, en tanto el balance externo (BE) se obtiene con el promedio de los resultados de las oportunidades y las amenazas que es de 0.64 (1.52 - 0.88), lo que indica que las oportunidades son mayores que las amenazas, por lo tanto la Razón Balance Interno / Balance Externo es (1.20+0.64) / 2 y se obtiene un resultado de 0.92, que al encontrarse por encima de cero se demuestra que la organización avanza.