CALIDAD DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE ITAPÚA

CAPÍTULO 2

DISEÑO METODOLÓGICO

2.1. Tipo de estudio
Fue un estudio de nivel Descriptivo, dentro del Paradigma Cuantitativo.
Fueron relevantes los conocimientos previos del investigador con respecto al problema planteado y los trabajos con respecto al CMI ya realizados por otros investigadores.
El autor no ha detectado antecedentes del desarrollo de un diagnóstico situacional basado en las Variables Administrativas Básicas en el ámbito de la educación universitaria. Aunque si los hay con respecto al Cuadro de Mando Integral.
Por lo tanto, puede suponerse que, al menos en nuestro país se constituyó en un primer abordaje de la cuestión en este campo específico. De modo que puede servir de base para la realización de nuevas investigaciones por otros investigadores.
En la presente investigación se pretendió identificar elementos y características de la gestión administrativa de una institución universitaria para establecer comportamientos concretos en los niveles micro y macro ambiente, que direccionen a mejorar la calidad de la misma.
Se ha elegido un Diseño No Experimental debido a que: la decisión de implementar la propuesta se encuentra fuera de la competencia del investigador; y el plazo establecido para la presentación y defensa de la tesis no es suficiente para permitir el proceso de intervenir sobre la realidad y efectuar nuevas observaciones. Por lo que, para validar la propuesta se optó efectuarla por medio de Juicio de Expertos.

2.2 Área
El estudio se circunscribió a los departamentos que forman parte de la estructura organizativa de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad Nacional de Itapúa (FaCEA UNI), incluyendo a las sedes habilitadas en María Auxiliadora, Natalio y Coronel Bogado.

2.3 Universo y Muestra
El universo de estudio o población estuvo conformado por las personas vinculadas a la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad Nacional de de Itapúa (FaCEA UNI), como así también las organizaciones y/o personas que mantienen algún tipo de relación con ella.
          Entre las personas que están vinculadas o mantienen algún tipo de relación con la FaCEA UNI se los visualiza como parte de un estamento específico, por lo que los estamentos son los siguientes:

• Estamento Directivo: integrado por los que ocupan actualmente un cargo directivo.
• Estamento Docente: integrado por los que ocupan un cargo docente en una carrera en cualquiera de las sedes.
• Estamento de Funcionarios: integrado por los que ocupan un cargo administrativo o técnico como funcionario.
• Estamento de Alumnos: integrado por las personas que están matriculados como alumno de la FaCEA UNI.
• Estamento de Egresados: integrado por los egresados de una de las carreras de la FaCEA UNI y que residan el casco urbano de la ciudad de Encarnación.
• Estamento de Visitantes: integrado por los alumnos de Curso Probatorio de Admisión (CPA) correspondiente al año 2.009.
• Estamento de Empresarios: integrado por directivos o gerentes de instituciones o empresas que son potenciales contratantes de los egresados de alguna de las carreras habilitadas en la FaCEA UNI.
• Estamento de Proveedores: integrado por propietarios o gerentes de empresas que proveen bienes y/o servicios a la FaCEA UNI.

          La muestra seleccionada fue no probabilística. El muestreo fue intencional, dependiendo de la accesibilidad.
          Para la obtención de una muestra representativa para cada estamento, se tuvo en cuenta los siguientes aspectos:

• la cantidad de integrantes que conforman en cada estamento;
• el lugar en donde los encuestados se encuentran desarrollando sus actividades;
• El tiempo destinado para obtener todos los datos (desde el 13 al 27 de febrero del 2 009).
• la disponibilidad horaria de los encuestados; y,
• la disponibilidad horaria del autor.

          Los aspectos citados más arriba facilitaron la definición del porcentaje mínimo de encuestados necesarios para cada estamento, quedando establecido de la siguiente manera:

• Estamento Directivo: conformado por 10 integrantes, todos ellos residiendo en la ciudad de Encarnación, lo que permite una coordinación anticipada del momento más adecuado para efectuar la encuesta al 100% de sus integrantes.
• Estamento Docente: forman parte de este estamento 109 docentes provenientes de diferentes localidades. Los horarios y actividades de sus integrantes difieren en horario y distancia. Y por supuesto, las limitaciones de tiempo obligan al autor a optar como piso o base de la cantidad de encuestas el 50% de los docentes.
• Estamento de Funcionarios: constituyen 30 personas, quienes cumplen sus responsabilidades institucionales en lugares geográficos diferentes y horarios diferentes. Esto dificulta concretar las encuestas con el total de integrantes, por lo que se define como mínimo el 80% de sus componentes.
• Estamento de Alumnos: son actualmente 1 009 los estudiantes de la FaCEA UNI, dicha cantidad se encuentra distribuida en las cuatro sedes. Esta situación complica la coordinación del momento más apropiado para el desarrollo de las encuestas, generando la decisión de establecer como piso de encuestados, el 40% de los que forman parte de este estamento.
• Estamento de Egresados: se ha identificado a 18 personas egresadas de la FaCEA UNI que residen en casco urbano encarnaceno. Por cuestiones de disponibilidad horaria (de los egresados y el autor), y el tiempo limitado para terminar el presente trabajo de investigación se establece encuestar como mínimo al 70% de los egresados residentes en el centro de Encarnación.
• Estamento de Visitantes: según la primera lista oficial se inscribieron 420 potenciales ingresantes, quienes forman parte del “estamento de visitantes”. Las características del que se está iniciando en una carrera indican que en el principio la mayoría está presente para las clases, lo motivó la decisión de tomar como base mínima de encuestados el 80% de los pertenecientes a este estamento.
• Estamento de Empresarios: para este estamento se identificaron 20 potenciales encuestados; no obstante, la disponibilidad horaria, los compromisos asumidos por estos fuera de la ciudad y las limitaciones de tiempo para obtener todos los datos motivaron la decisión de definir como 50% la cantidad mínima de encuestados.
• Estamento de Proveedores: son 10 los proveedores directos de la FaCEA UNI. La facilidad de acceso a los mismos hace que se defina el 90% como mínimo a ser encuestados.

          La conformación básica de la muestra pretendida se visualiza en el siguiente cuadro:

Cuadro Nº 4
Población y muestra de la investigación

2.4 Métodos, Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Se utilizaron encuestas estructuradas y se recurrieron a fuentes primarias y secundarias.
La recolección de datos se realizó entre los días 13 al 27 del mes de febrero del año 2 009 y se aprovecharon ocasiones especiales para contar con la mayor cantidad de participantes en la encuesta de cada estamento.

2.4.1 Procedimiento
Para acceder al estamento directivo se aprovechó una de las sesiones del Consejo Directivo. Para recabar datos del estamento docente se utilizó un espacio en el Claustro Docente. Para encuestar al estamento de alumnos y funcionarios se realizaron visitas a todas las sedes y aulas. En el caso del estamento de visitantes se aprovechó un espacio en el acto de bienvenida desarrollado en cada sede. Con los estamentos de empresarios y proveedores se concertaron entrevistas fijadas de antemano.
El proceso seguido en la investigación tuvo las siguientes tres etapas bien diferenciadas:

• Primera Etapa: Se realizó un Diagnóstico Situacional para la recolección de datos sobre la organización en cuestión. Los instrumentos fueron construidos con base a las Variables Administrativas Básicas (VAB) establecidas por Idalberto Chiavenato (2 006).

Se aplicaron en total 896 encuestas. Los datos fueron desagregados y pormenorizados para su interpretación.
Para que el estudio pueda reflejar una apreciación más cercana a la realidad, se incorporaron como elementos para el análisis de la situación, los aspectos considerados más relevantes que abarcan el microambiente, el entorno inmediato y el macroambiente institucional de la FaCEA UNI.
Se utilizaron como herramientas de análisis hojas de verificación; análisis de promedios y porcentuales; análisis de índices y rangos; histogramas; gráficos de control; análisis vertical, horizontal y estadísticos.
Los procedimientos para la organización y presentación de los resultados, así como para el análisis e interpretación de los mismos, -atendiendo los objetivos de este trabajo de investigación, que en su segunda etapa incluyó el diseño de un Cuadro de Mando Integral-, se realizó de conformidad a una escala de valoración del 1 (uno) al 5(cinco), indicando como mínimo aceptable o satisfactorio el 4 (cuatro).   
De modo que para determinar la calidad de la gestión administrativa de la FaCEA y su probabilidad de optimizarla en el contexto de un mejoramiento continuo y en el marco de la teoría de la Contingencia, se utilizó la siguiente escala:

• 5 (cinco) como Óptima. Significa que la gestión es de óptima calidad por lo que el pronóstico es el de continuar la situación presente realizando solamente los ajustes que resulten pertinentes en función al cambio continuo propia de toda organización.
• 4 (cuatro) como Satisfactoria. Significa que la calidad de la gestión reúne el estándar mínimo para alcanzar los objetivos institucionales y darse un mejoramiento contínuo.
• 3 (tres) como Básica. Indica que la calidad de la gestión reúne sólo una parte de los elementos que permitan lograr los objetivos de la institución en un corto y mediano plazo.
• 2 (dos) como Escasa. Expresa que la calidad de la gestión cuenta con muy pocos elementos para acrecentarla en un mediano plazo.
• 1 (uno) como Ninguna.  Denota que la calidad de la gestión, aunque cuenta con algunos pocos elementos que permitan mejorarla, se hace difícil aún en el largo plazo.  

Estos criterios de valoración fueron usados, tanto en el análisis de los datos como en los resultados, para cuantificar el conocimiento de la misión, visión institucionales, así como las seis Variables Administrativas Básicas definidas,
Para el caso de la identificación de valores declarados por los integrantes de la organización, así como las fortalezas y debilidades señaladas por los mismos, fueron agrupadas el total de opiniones, pero de un modo global con relación a la misión y visión institucional y las Variables Administrativas Básicas. Si bien, el enfoque de la investigación fue eminentemente cuantitativo, estos resultados fueron usados para una triangulación de datos, para confirmar lo encontrado con las respuestas valoradas cuantitativamente.
Teniendo en cuenta que la FaCEA UNI cuenta con cuatro sedes (Encarnación, Maria Auxiliadora, Natalio y Coronel Bogado) y que las mismas se desarrollan en contextos diferentes, los datos referentes a Funcionarios, Alumnos y Visitantes (denominación de aquellas personas interesadas en ingresar a las carreras de pre grado), tanto para la presentación de los resultados como en el análisis de los mismos fueron organizados por separado para así detectar las inquietudes y opiniones de acuerdo al lugar de origen.
En el caso del estamento Directivo se tomaron las respuestas vertidas por éstos para todas las sedes; no se diferenció porque son directivos de toda la FaCEA UNI y no sólo de una parte de ella.
En el caso de los Docentes también se tomaron las mismas respuestas para todas las sedes, pues un importante número de éstos ejercen la docencia en varias sedes en un mismo semestre y en varios cursos, por lo que no puede ser desagregada.
En el caso de las respuestas vertidas por los Egresados, sólo fueron consideradas las respuestas para su análisis en la sede de Encarnación. Esto se debe a que los mismos constituyen el 100,00 % egresados de la citada sede y que su incorporación en el análisis de las otras sedes iría a producir un sesgo innecesario.
En el caso de los Proveedores y Empresarios encuestados también se procedió igual que en el caso anterior, puesto que la sede principal y la mayor es la de Encarnación, por lo que las decisiones surgen de esta sede para luego ser implementadas en todas.

• Segunda Etapa: se diseñó un modelo de Cuadro de Mando Integral (CMI) que podría permitir el direccionamiento del accionar operativo, táctico y estratégico con la visión institucional de la FaCEA-UNI.

La construcción del Cuadro de Mando Integral (CMI), tomó en cuenta los aportes desarrollados por Robert Kaplan, David Norton, Nils Olve, Jan Roy, Magnus Wetter, Alfredo Pérez Alfaro y Mario Héctor Vogel entre otros.
Se elaboró el Cuadro de Mando Integral (CMI) con las Variables Administrativas Básicas (VAB) como elementos y se tuvieron en cuenta para la construcción de los indicadores no financieros, pues cada variable y su desagregación consideraron aspectos definidos como relevantes para el buen desarrollo administrativo de la institución educativa en cuestión.
El trabajo se dividió en pasos que se iniciaron con la información obtenida en la etapa anterior como se muestra la Figura expuesta en la hoja siguiente:

 

Figura Nº 2. Pasos en la segunda etapa de la investigación

• Tercera Etapa: Se validó por medio del juicio de expertos el modelo utilizado para el Diagnóstico Situacional con base a las Variables Administrativas Básicas y el Cuadro de Mando Integral como propuesta para ser implementado en la FaCEA UNI. Esta actividad se llevó a cabo con profesionales de diversos países, que poseen experiencia teórica y práctica comprobada en el área de la Gestión Administrativa.