2.4. PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LA TRAZABILIDAD EN LAS EMPRESAS CÁRNICAS.

El Reglamento 178/2002 establece una obligación genérica de trazabilidad en cada etapa de la cadena, pero no impone específicamente ni la forma ni los medios por los que los operadores deben alcanzarla. Por ello, podrán optar entre una amplia gama de sistemas, siempre que cumplan su objetivo (AESA (2004)). También pueden elegir la forma de identificar los productos y de recoger esta información. De hecho, Confecarne (2002) afirma que la trazabilidad no es una novedad en el sector cárnico, pues ya venía contemplada en normas específicas para la carne de vacuno, el jamón, la paleta y caña de lomo ibérico, por lo que su implantación se puede ajustar a esas normas previas.

Desde el punto de vista de la actividad cárnica se puede definir la trazabilidad como el control de la información que proviene de un producto alimenticio, “un paso atrás y un paso adelante”. Cada operador cárnico debe gestionar la trazabilidad, ligándola con sus eslabones anterior y posterior, de modo que se mantenga en toda la cadena. Aplicando los conceptos vistos en los primeros apartados, podemos definirlos como:

• Trazabilidad hacia atrás: Es la trazabilidad relacionada con los proveedores, debiendo recibir y controlar la información sobre los animales, las canales, las materias primas, los ingredientes y los aditivos.
• Trazabilidad interna: Está relacionada con el Control del Proceso Interno, por lo que debe existir un procedimiento claro para definir el lote e identificar los animales, las carnes, sus derivados, ingredientes y aditivos, registrando la información sobre todos los procesos, además de la derivada del sistema de autocontrol (APPCC) y de la normativa alimentaria (AESA (2004)).
• Trazabilidad hacia delante: Es la relacionada con los clientes, debiendo conocer los lotes que hemos vendido y a qué clientes (fechas,…) (Confecarne (2002)).

Existe una serie de factores que determinan la correcta aplicación de la trazabilidad:

• Para Fernández Andrade (2002), será más perfecta en cuanto permita una mayor velocidad de rastreo, lo que dependerá también de la longitud de la cadena.
• Será más perfecta si se pueden lograr acciones públicas rápidas y completas.
• Para Feldkamp et al (2003), su éxito depende de la gestión del producto, la localización, los movimientos y los procesos de transformación.

Partiendo de esta base, las fases para la correcta implantación del sistema pueden ser las siguientes, debiendo adaptarse a las circunstancias y características de cada empresa (AESA (2004), Confecarne (2002), Sarig (2003) y Cuevas Insúa (2006a) y (2006b)):

2.4.1. Estudiar los sistemas de archivos previos

AESA (2004) recomienda que la empresa debe estudiar al detalle los procedimientos de archivo que utilizan, su contenido y sistemática, como son sus libros de registro o los registros del sistema APPCC, y evaluar si con ellos se consigue la trazabilidad. La empresa podrá ver entonces que ya está realizando todo lo necesario para lograrla, que necesita adaptarlos o que debe generar otros nuevos para conseguir este fin.

Es importante destacar que un sistema de trazabilidad no tiene porqué ser complicado, simplemente puede requerir cierto tiempo para que sea efectivo y apropiado. Estos primeros pasos pueden ser muy difíciles aunque también los más importantes. El mejor sistema es el que encaja con las actividades de trabajo habituales en la empresa y permite registrar información necesaria a la que se puede acceder rápida y fácilmente.

2.4.2. Consultar con proveedores, clientes y demás agentes implicados.

Confecarne (2002) resalta que el sistema implantado en la empresa debe garantizar la trazabilidad a lo largo de la cadena, por lo que debe identificar a sus proveedores y a sus clientes inmediatos y contribuir a la gestión y transmisión de la información. Esta información variará en alcance según los tres tipos de trazabilidad definidos, y según la actividad de cada empresa. Antes de implantar el sistema, AESA (2004) recomienda:

• Consultar con proveedores y clientes.
• Pedir consejo a otras partes involucradas en el proceso: otras empresas, consultoras, auditores o autoridades de control, tal y como aconsejan las conclusiones del estudio de Idtrack et al. (2005). De hecho, más de la mitad de las empresas han recurrido a agentes externos para asesorarse sobre esta técnica, principalmente consultores informáticos y empresas especializadas en SAP.
• Solicitar sus registros a proveedores y clientes, pues éstos deben ser coherentes y acordes entre todos los eslabones.
• Informarse sobre recomendaciones o guías voluntarias para empresas del sector.

Este tipo de contactos es resaltado por Manteca Valdelande (2006). Así, Confecarne (2002) considera que la empresa cárnica se hace una idea general del entorno para disponer de un criterio adecuado en esta materia, pudiendo así mejorar o disponer de un sistema de trazabilidad más perfecto incluso del que poseen nuestros competidores.

2.4.3. Definir ámbito de aplicación

AESA (2004) considera que el sistema de trazabilidad implantado en cada empresa debe ayudar a mantenerlo en toda la cadena. Según la actividad, el sistema necesitará una trazabilidad hacia atrás, interna, o hacia delante. Debe estudiarse la relación entre estas tres áreas, pues no debe haber quiebras y la información debe fluir por todos los eslabones. El artículo 18 sólo impone a los operadores la obligación legal de identificar a su proveedor y a su cliente inmediatos, pero deben hacerse ciertas consideraciones en las que cobra importancia la trazabilidad interna:

• Para cumplir los objetivos de la trazabilidad, hay que vincular lo que entra con lo que sale, es decir, tener una trazabilidad interna más o menos desarrollada.
• El sistema de trazabilidad, como prerrequisito del sistema de autocontrol, no funciona sin tener en cuenta la trazabilidad del proceso.

Confecarne (2002) recomienda desarrollar entonces un diagrama de flujo, la secuencia gráfica y esquemática de las etapas del proceso productivo. Al realizarlo, podremos identificar fácilmente todas las entradas y salidas y la interrelación entre las etapas del proceso, ayudando a entender el sistema. Habrá que considerar la interacción existente con los proveedores y con los clientes más directos a efectos de la información transferida. Así, la empresa puede estudiar esa información, su forma de trabajo, los registros, o sus sistemas de archivo y acceso a los datos. Esto permitirá conocer su nivel de información y cómo se relaciona toda ella.

2.4.4. Definir criterios para la agrupación de productos en relación con la trazabilidad

Para poder aplicar la trazabilidad, AESA (2004) recomienda a cada empresa agrupar e identificar de alguna forma las unidades que produce, fabrica, envasa o maneja. Así:

• Las empresas del sector primario deben vincular cada partida con los recursos empleados para obtenerla, lugar y forma de captura, etc. y deben identificarla.
• La empresa transformadora debe ligar las unidades de producto elaborado con las materias primas y los ingredientes utilizados.

El artículo 1 del Real Decreto 1808/91 (Ya derogado, aunque el concepto sigue vigente) definía el lote como: “un conjunto de unidades de venta de un producto alimenticio producido, fabricado o envasado en circunstancias prácticamente idénticas”. Las empresas pueden configurar sus agrupaciones según criterios como el periodo de tiempo (horario, diario, semanal), la línea de producción, el lugar o la fecha de captura. AESA (2004) considera que puede haber nuevas agrupaciones distintas al lote para hacer, por ejemplo, el pedido de un cliente, por lo que tanto el lote como esas agrupaciones necesitan ser identificados con un código o una referencia. Los productos se almacenan en establecimientos de la empresa según el criterio establecido (Ej. fecha de consumo preferente), y al entregarse al siguiente eslabón se reagrupan (agrupación de expedición), generalmente según las exigencias de los clientes.

En relación con la identificación, no hay un sistema adecuado en todos los casos, por lo que en una misma empresa puede preferir utilizar diferentes tipos de identificación dada la gran variedad existente. La utilización de identificadores estandarizados como los códigos de barras facilita la circulación de los datos a través de la cadena alimentaria.

El operador económico debe decidir el grado de precisión de sus agrupaciones y el sistema de identificación, puesto que esa precisión determinará su tamaño. Cuanto más acotada esté una agrupación menor cantidad de producto habrá que inmovilizar o retirar en una crisis. Así, si una empresa elige como identificador la “fecha de fabricación”, todos los productos con esa fecha serían localizados, inmovilizados o retirados en caso de incidente, mientras que si elige “fecha de fabricación, máquina que lo ha fabricado y hora de fabricación”, sólo la producción de esa hora, fecha y máquina se vería afectada. Hay que plantearse por tanto todas las ventajas y desventajas de acotar con más o menos precisión, buscando en el equilibrio entre su beneficio económico y la complejidad y el coste que supone. A veces, como ocurre con los que venden a granel, sólo se puede definir el lote mediante una franja temporal, por ejemplo, la producción del día. Otros fabricantes o restauradores lo definen como la unidad de venta individual. La mayoría de la industria alimentaria tiene un enfoque ubicado entre estos dos extremos.

Por último hay que revisar la identificación de los productos y la definición del lote (Confecarne (2002)). Se debe considerar su tamaño, el tipo de información que refleja el código del lote y cómo éste se relaciona con la demás información del producto y del proceso. Una buena práctica es hacer un “ejercicio interno de trazabilidad”, es decir, partiendo de la identificación y número de lote de un producto intentar conocer lo máximo del mismo. Así se puede valorar la eficacia del sistema y determinar, si la relación entre la información de los productos entrantes y salientes es adecuada.

2.4.5. Establecer registros y documentación necesaria

Posiblemente la empresa pueda mejorar la trazabilidad por sí misma o necesitar de ayuda externa, sobre todo si quiere añadir mejoras tecnológicas. En cualquier caso, debe revisar y definir con exactitud qué tipo de registros y documentación se manejan para controlar los productos y el proceso, y que son útiles para la trazabilidad. AESA (2004) recomienda que la documentación incluya su ámbito de aplicación, su descripción y características, los registros de las operaciones y el procedimiento de revisión y actualización. Veamos en qué consisten los registros que deben llevar a cabo según el tipo de trazabilidad, algo también resaltado por Manteca Valdelande (2006):

- Trazabilidad hacia atrás (Recepción de productos). Según AESA (2004), en este punto los registros son necesarios para que se pueda seguir el movimiento de productos hasta su origen, de modo que si no son de buena calidad la trazabilidad de la cadena puede quebrarse. En los registros se debe incluir:
•De quién se reciben los productos. Hay que registrar su origen, los detalles del contrato y una forma de contacto con el proveedor (nombre, dirección y teléfono) las 24 horas en caso de que se den problemas.
•Qué se ha recibido exactamente. Hay que registrar el número de lote y/o de identificación de las agrupaciones de productos, fecha de caducidad, fecha de consumo preferente o información similar para acotar su tamaño e informaciones como ingredientes, tratamientos aplicados, etc. Bastaría con registrar el “albarán/documento de acompañamiento comercial”, y/o “factura”, cuando den datos sobre la identidad del producto.
•Cuándo. Se registra la fecha de recepción como medio de identificación.
•Qué se hizo con los productos tras recibirlos.

Este trabajo de registro puede tener ciertas dificultades al poder producirse:
•Nuevas recepciones de producto utilizadas para completar un almacén.
•Recepciones cuando no hay operarios en los puestos.
•Dificultades para conseguir la información adecuada de los proveedores, pudiendo no ser correcta, lo que requiere controles necesarios. El estudio de Idtrack et al. (2005) concluía que esta forma de trazabilidad tenía métodos de identificación menos compatibles que los de hacia delante.
•Información limitada, como en el caso de materias primas básicas (Por ejemplo, extracción en continuo o producción en grandes lotes).
•Dificultades para distinguir individualmente los pequeños volúmenes de entrega registrados, en momentos concretos de recolección, para preservar la calidad o por disponibilidad de envases, transporte o de la propia organización de la recepción.
•Problemas para conciliar el producto recibido con el proceso productivo.

- Trazabilidad de proceso (interna). Ya vimos que relaciona los productos recibidos, los procesos y los productos obtenidos. El Reglamento no detalla requisitos al respecto, pero esta trazabilidad queda implícita para que el sistema funcione. Las empresas piden cada vez más garantías sobre ella en sus acuerdos, pues puede ayudar a gestionar el riesgo y aportar beneficios. Las empresas la desarrollarán según su actividad y aceptando su responsabilidad hacia el eslabón anterior y posterior, por lo que registrarán:
•Cuando los productos se dividan, cambien o mezclen se debe generar registros, teniendo la cantidad de éstos depende de la actividad.
•Qué se produce, identificando los productos intermedios (aunque sean temporales) y los productos finales entregados, mediante el código o información correspondiente y que debe acompañarlo en la entrega.
•A partir de qué se crea: Piensos, alimentos, sustancias, etc, descritos en los registros de la recepción, con los números de lote u otros sistemas, si procede. Podría bastar con los registros de control de stocks.
•Cómo se crea: Cuáles son las operaciones que han sufrido los productos.
•Cuándo: Recoger la fecha u hora puede ayudar a la trazabilidad. En general, relacionar esta información con los datos de procesado (como registros de temperatura) puede añadir beneficios posteriores en la gestión de calidad o la detección de las causas de cualquier problema.

Este trabajo puede tener como dificultades la existencia de procesos continuos sin interrupciones claras, reprocesados, periodos de demora continuos y almacenamiento a granel de productos intermedios y finales.

- Trazabilidad hacia delante. Esta trazabilidad se centraba en qué y a quién se entregan los productos, quedando por tanto fuera del control de la empresa. Los registros servirán entonces como enlace con la trazabilidad de los clientes. Se les debe informar de la forma más clara posible y facilitarles que relacionen la información del producto con sus registros. Así conviene registrar:
•A quién se entrega: Hay que registrar la empresa, la persona que recibe el producto, los detalles del contrato e incluso una forma de contacto con el cliente las 24 horas, en caso de problemas.
•Qué se ha vendido, registrándose el número de lote y/o de las agrupaciones, con los correspondientes albaranes o documentos de acompañamiento y la orden de compra de los clientes. Se debe poder informar sobre el contenido de esas agrupaciones.
•Cuándo: La fecha de entrega será útil como medio de identificación.
•Medio de transporte: Los datos de transporte para la trazabilidad: transportista, matrícula del vehículo o contenedor, temperatura, etc…

Hay que destacar el caso de las empresas de distribución al consumidor final, pues el Reglamento (Ce) 178/2002, en su artículo 18, obliga a identificar a las “empresas a las que se hayan suministrado sus productos”, por lo que para este sector la obligación acaba en la última entidad antes del consumidor final. No haría falta mantener registros detallados de cada cliente individual, aunque sí es útil mantener los movimientos de la mercancía, los lotes vendidos y cuándo.

De este modo, hay que tener en cuenta según Confecarne (2002):

• Sobre los registros y documentos necesarios, las acciones o la información útil pueden recogerse en hojas de datos sobre papel en cada lote en los procesos de la empresa o mediante las tecnologías de información, con más capacidad de archivo en menos espacio y que pueden tener recogida automática de datos, como impresoras de etiquetas o lectores de códigos de barras (AESA (2004)).

• Quiénes deben realizar las anotaciones y los registros.
• Se debe definir un procedimiento de registros y gestión de la información que se comparta fácilmente con agentes interesados: clientes, Administración, etc…
• Hay que definir el tiempo mínimo de archivo, que dependerá de la vida útil del producto con un margen de seguridad estimado, y el máximo tiempo de archivo posible. Hay que ver quiénes se encargarán de archivar los registros y, en caso de registros informáticos, las oportunas copias de seguridad. AESA (2004) remite al Reglamento 178/2002, que no fija ningún tiempo mínimo. El periodo de conservación dependerá sobre todo del destino final de la mercancía, que sólo se podrá conocer con exactitud para los productos destinados al consumidor final, caso en el que el periodo de conservación será como mínimo, la vida útil del producto, más un periodo adicional de 6 meses. Sin embargo, suele ser casi imposible que los operadores conozcan el proceso completo de cualquier producto pues muchos suelen ser sometidos a sistemas de conservación (por ej., congelación) y/o transformación (esterilización, secado), que aumentan su vida útil. La complejidad está entonces en que el periodo de archivo no depende de la vida útil del producto, pues se ésta se puede prolongar. Así deberá aplicarse el tiempo máximo posible, siendo indicativo un periodo de cinco años, que se considera apropiado en el Grupo de Trabajo de la Comisión Europea a efectos del desarrollo y aplicación del Reglamento 178/2002.

Confecarne (2002) pone ejemplos sobre qué tipo de datos podrían gestionarse y recogerse en la trazabilidad. Para ello estudia tres puntos de vista ubicándonos en un matadero, una sala de despiece y una fábrica de elaborados (Ver en la Tabla III.4).

2.4.6. Establecer mecanismos de validación/verificación por parte de la empresa

Una vez definido el sistema de trazabilidad y el control de sus registros, AESA (2004) recomienda revisarlo con frecuencia para comprobar su efectividad y registrar la comprobación realizada. El sistema será evaluado según la exactitud de la información recopilada y el tiempo de respuesta, que deberá ser mínimo para evitar riesgos.

Tabla III.4. Gestión de datos según la trazabilidad.
	Trazabilidad de proveedores	Trazabilidad interna	Trazabilidad de clientes
Matadero	PMPR: Animales vivos. IPT: Fecha de recepción, procedencia e identificación de los animales y creación del lote.	IPT: Fechas de sacrificio, identificación de canales, asignación de lotes a los animales recibidos y vinculación a la información del proceso, el sistema de autocontrol, etc.	IPT: Fecha de expedición, nº de lotes expedidos y clientes a los que se han distribuido
Sala de despiece	PMPR: Canales. IPT: Fechas de recepción, procedencia de las canales, identificación del matadero, su registro sanitario y la identificación de los lotes recibidos.	IPT: Fechas de despiece, definición y composición de lotes e identificación de los productos en el despiece y/o faena de las canales; y la conexión a los lotes a la información del proceso, el sistema de autocontrol, etc.
Fábrica de elaborados	PMPR: Canales, piezas y otras materias primas, ingredientes y aditivos IPT: Fechas de recepción de la materia prima, ingredientes y aditivos, procedencia e identificación de los proveedores, su registro sanitario e identificación de los lotes recibidos	IPT: Las fechas de uso de  materias primas, ingredientes y aditivos para la producción; la identificación de los productos y la asignación o composición de lotes internos, relacionándolos con la información del proceso, el sistema de autocontrol, etc…
PMPR: Principales materias primas recibidas     /     IPT: Información para la trazabilidad.
Fuente: Confederación de Organizaciones Empresariales del Sector Cárnico de España. (2002)

Una forma de validar su eficacia sería utilizando por ejemplo auditorías internas, que comprobarán que el sistema funciona de una manera eficiente, sencilla y práctica. Puede realizarse por ejemplo seleccionando lotes de productos y seguir su rastro hacia delante o hacia atrás, buscando toda la información relacionada con ellos (Confecarne (2002)). Otra forma sería realizar un simulacro de demanda de información sobre trazabilidad en el que participen inspectores, proveedores y clientes, y proponer casos prácticos para asegurarse de que la información de trazabilidad se recoge de forma fiable y rápida. También se verá si, partiendo de una documentación de una materia prima, se puede conocer el producto del que forma parte y su distribución. Incluso conviene pedir a un tercero independiente que compruebe que el sistema funciona.

2.4.7. Establecer mecanismos de comunicación inter-empresas

Conseguir la trazabilidad en la cadena incumbe a todos los eslabones, puesto que todos deben colaborar en ésta, ya que si uno no lo cumple, serían afectados los que sí lo hacen. Por eso las empresas suelen acordar con sus proveedores el establecimiento de protocolos comunes para compartir la identificación y la información, principalmente qué información es importante y para asegurar su suministro de forma comprensible y clara. La comunicación es, por lo tanto, vital. Según la investigación recogida por Trienekens y Van der Vorst (2003), los medios más utilizados entre ellos, en el caso de la trazabilidad de la carne, son el teléfono, el fax, internet y el EDI, siendo este último caso menos común en la trazabilidad de productos lácteos o hortofrutícolas.

2.4.8. Establecer procedimiento para localización, inmovilización y, en su caso, retirada de productos

AESA (2004) establece que las empresas alimentarias deben poner en el mercado productos seguros, pero siempre habrá incidentes. En ese caso, deben proceder lo antes posible para conocer su naturaleza, tomar las medidas correctoras necesarias, eliminar la causa y evitar que se produzcan de nuevo. Confecarne (2002) considera que por si hubiera que localizar lotes comercializados, se debe tener preparado un procedimiento para su localización y retirada. En concreto, se debería según AESA (2004):

• Informar a las Autoridades competentes. La legislación obliga al operador económico a informar a las Autoridades competentes cuando un producto no cumpla los requisitos de seguridad, siendo importante la colaboración con ellas facilitándoles información y coordinando las actuaciones.
• Informar a otros operadores económicos que puedan estar afectados y colaborar con ellos en las actuaciones pertinentes.
• Conocer la naturaleza del incidente: Se deberá buscar el motivo del incidente, si éste está presente en la empresa o bien en los de sus eslabones anteriores o posteriores. Entonces se podrá proceder acotando los lotes afectados, utilizar las medidas correctoras y evitar que afecte a otros productos.
• Localizar el producto afectado mediante el sistema de trazabilidad implantado. El producto puede ubicarse dentro del ámbito de gestión de la empresa, en eslabones posteriores, e incluso en manos del consumidor. Para ello, Confecarne (2002) considera que hay que fijar el modo y los responsables que analizarán el problema y las responsabilidades para poner en marcha las acciones correctivas.
• Adoptar medidas correctoras. Tras valorar la naturaleza del incidente, la situación del producto, los costes económicos, etc., se adoptarán las medidas apropiadas para proteger la salud de los consumidores, como puede ser la inmovilización y retirada de los productos afectados. También se resolverá el destino de la mercancía, decidiendo si se destruye o si se puede reprocesar.
• Realizar informe del incidente y sacar conclusiones sobre cómo mejorar el procedimiento de actuación. Según Confecarne (2002), habrá que determinar por tanto las responsabilidades en la toma de decisiones y la forma de localizar las funciones apropiadas en caso de que fuera necesario.

 

AESA (2004) recomienda que la empresa cree un reducido Comité Interno de Gestión del incidente en el que estén representadas las diferentes áreas de la empresa. El Comité evalúa la naturaleza del incidente y recomienda las medidas necesarias, manteniendo informada a la Dirección y coordinando también las diversas actuaciones.

A modo de conclusión, podemos citar los diez mandamientos  o principios básicos que deben regir un buen sistema de trazabilidad según IdTrack (2005):
I. Trazarás cada artículo y sustancia, sin excepción.
II. Identificarás y etiquetarás cada unidad, bulto y contenedor.
III. Registrarás cada entrada con su identidad y origen.
IV. Registrarás cada movimiento y proceso.
V. Registrarás cada salida con su identidad y destino.
VI. Automatizarás la generación, captura y recuperación de datos.
VII. Correlacionarás toda información en una base de datos.
VIII. Probarás con regularidad los sistemas y procedimientos.
IX. Intercambiarás información con otras partes de la cadena.
X. Aprovecharás los datos de trazabilidad para mejoras empresariales.

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