EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y COMERCIAL DE LAS COOPERATIVAS ASOCIADAS A CONFECOOP CARIBE

4.2.2  Análisis y Resultado de Factores Principales.

El análisis de los componentes principales (A.C.P.) realizados a las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE permite identificar la correlación existente entre los factores  estructura organizacional, la dirección, la planeación,  el control y el clima organizacional entre las organizaciones objeto de análisis teniendo en cuenta que todas hacen parte de la misma asociación cooperativa de segundo grado.
El A.C.P. permitió identificar las variables más representativas de los diferentes factores, las variables que permiten explicar el desempeño de la Gestión Administrativa de las organizaciones objeto de análisis. En el anexo C se puede observar las diferentes variables correspondientes a cada factor, en conjunto con la etiqueta que permite identificarla ya que para facilitar el análisis al momento de crear el marco en SPSS a cada variable objeto de análisis se le dio una etiqueta o nombre clave.
Los factores y variables resultantes del análisis factorial realizado al instrumento de evaluación de gestión administrativa de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE utilizando la técnica de análisis  de componentes principales se analizan a continuación.
4.2.2.1  Factor No 1: Estructura Organizacional
La estructura organizacional de cada una de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE está representada en su organigrama general, en la alineación entre la estructura, la misión y las metas de la organización; en la comunicación y revisión periódica de los objetivos, en la cuantificabilidad de los objetivos generales y específicos de las cooperativa, la descripción y distribución de funciones, así como, en los programas de desarrollo organizacional y de calidad total que estas desarrollen.
El primer factor quedó conformado por tres variables que presentan el mayor nivel de correlación, estas son  “grado de alineación entre la estructura, la misión y las metas de la organización”, “grado de comunicación de los objetivos” y la “aplicación de programas de desarrollo organizacional y calidad total”. Mostrando esto que dentro el factor estructura organizacional, para las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE tiene importancia alinear las metas de la organización, la misión y la estructura, así como, comunicar los objetivos a los integrantes de la cooperativa. De igual manera, tiene relativa importancia la aplicación en ellas de programas de desarrollo organizacional, de hecho esto es uno de los objetivos principales que promueve Confecoop entre sus miembros, razón por la cual promueve y realiza capacitaciones constantes de sus asociados.
Las variables que más contribuyen a la estructura organizacional de las cooperativas están dadas en orden de importancia por grado de comunicación de los objetivos, grado de alineación entre la estructura, la misión y las metas de la organización y la aplicación de programas de desarrollo organizacional y calidad total, con calificaciones porcentuales de 34.14 %, 33.14 % y 32.32 % 1. Estos resultados pueden ser considerados buenos para la administración de las cooperativas ya que muestran la importancia que tiene para estas la comunicación de los objetivos a sus integrantes, al igual de que exista una correcta  alineación  entre las metas, la estructura y la misión de las cooperativas, así como, la aplicación de programas de desarrollo organizacional buscando aumentar el nivel de capacitación de sus integrantes y la aplicación de principios de calidad en las organizaciones.
Pero es de resaltar, que a pesar de estos resultados,  el  A.C.P. realizado mostro que existía poca correlación en las variables se “realizan revisiones periódicas de los objetivos”, “son cuantificables los objetivos generales y específicos de la empresa”, “existe un organigrama general” y la “descripción y distribución de funciones está acorde con la estructura y la organización”, mostrando que estas variables tenían poca correlación con las demás, e incluso tenían un impacto negativo en el factor estructura organizacional.  Esto muestra que para las cooperativas asociadas en CONFECOOP CARIBE no es relevante dentro del factor la revisión periódica de los objetivos de las organizaciones, tampoco tiene relevancia el hecho de que los objetivos tanto generales como específicos sean cuantificables, la existencia de un organigrama general y el hecho de que la descripción y distribución funciones estén acorde con la estructura de la organización. La poca importancia dada por las cooperativas a la existencia de un organigrama es crítica, ya que la estructura de todo tipo de organización se ve reflejada en su organigrama, que es en donde se ve manifestado el agrupamiento de los miembros de la organización en departamentos y de estos en la organización total.
Entre las variables del factor No 1 el grado de alineación entre la estructura, la misión y las metas de la organización, el grado de comunicación de los objetivos y la aplicación de programas de desarrollo organizacional y calidad total; se observa una fuerte correlación, lo que permite generar un determinante bajo, un KMO relativamente alto y una prueba de esfericidad de Barlett que permite concluir una alta relación entre las variables analizadas, indicando que el análisis factorial realizado es pertinente.
Los resultados del factor estructura organizacional indican que el aporte de cada una de las tres variables que lo conforman  contribuye casi en la misma proporción a la estructura organizacional de las cooperativas, ya que el aporte que generan al factor cada una de ellas es muy similar.
4.2.2.2  Factor No 2: Dirección.
La dirección que se realiza en las cooperativas afiliadas a CONFECOOP CARIBE se ve reflejada en su proceso de toma de decisiones, en la existencia o no de un proceso de delegación en cada organización, en el grado de eficacia de la comunicación organizacional, el estilo de gerencia de los administradores y en la utilización o no de indicadores de gestión para medir el desempeño de las cooperativas.
El factor No 2 estaba conformado inicialmente por cinco variables, pero realizado el análisis factorial se encontró que solo tres variables tenían correlaciones positivas y tenían el mayor nivel de correlación; estas variables son “la toma de decisiones es ágil y oportuna”, “existe un proceso de delegación en la organización” y “la gerencia utiliza un estilo participativo”.  Mostrando esto que para la dirección de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE tiene mayor importancia que la toma de decisiones al interior de las organizaciones sea ágil y oportuna, así como, lo concerniente a la delegación de funciones en la organización y que la gerencia de estas utilice un estilo participativo. En orden de importancia las variables que más contribuyen al factor dirección son “existe un proceso de delegación en la organización” con una calificación porcentual del 35 %, seguido de la variable “la toma de decisiones es ágil y oportuna” con el 34.1 % y la variable “la gerencia utiliza un estilo participativo” con el 30.9 %. Es de resaltar que para las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE es supremamente importante que las decisiones que se tomen al interior de estas sean rápidas y oportunas dentro de un estilo de gerencia participativo en el cual todos los asociados puedan participar en la toma de decisiones, para lo cual en cada cooperativas hay diferentes comités en los cuales pueden participar los asociados de manera voluntaria. Dentro del estilo de dirección participativo que se da en estas cooperativas se realiza delegación de funciones entre sus miembros buscando generar un mayor compromiso de estos con la cooperativa a la cual están asociados.
No obstante esto, es realmente preocupante la poca correlación que dentro del factor dirección tienen las variables “grado de eficacia de la comunicación organizacional” y “existen y se utilizan índice de gestión”, variables que tenían un impacto negativo en la determinación del determinante y en la adecuación del factor al análisis factorial. Es preocupante porque la mayoría de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE no están utilizando  indicadores de gestión para medir y auditar el desempeño de las organizaciones2 ; de igual manera, existe poca eficacia en los medios  de comunicación que se utilizan en las cooperativas, predominando  de esta forma la comunicación informal sobre la formal.
Las variables “la toma de decisiones es ágil y oportuna”, “existe un proceso de delegación en la organización” y “la gerencia utiliza un estilo participativo” tienen un alto nivel de correlación entre sí, lo cual se demuestra en el resultado significativo del determinante, el KMO y la prueba de esfericidad de Barlett realizada 3.  El factor Dirección de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE está más fuertemente influenciado por el proceso de delegación de funciones al interior de las organizaciones, seguido por el proceso de toma de decisiones, el cual consideran las cooperativas que debe ser ágil. En el gráfico No 6 se puede observar el grado de correlación entre las variables del factor Dirección.
4.2.2.3  Factor No 3: Planeación
Dentro de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE no es muy común la utilización de técnicas actuales como la planeación estratégica, ni la elaboración de planes de desarrollo a periodos superiores a un año, los planes que se realizan son de corto plazo.  De las nueve variables analizadas en el factor Planeación utilizando el A.C.P. solo cinco presentaron correlación positiva, a la vez que presentaban el mayor nivel de correlación, estas variables son: “se emplean técnicas actuales como la planeación estratégica”, “son los planes lo suficientemente flexibles para permitir modificaciones”, “participan en la elaboración de los planes quienes habrán de realizarlos”, “se elaboran los planes considerando lo que pueden o no hacer los competidores” y “se hacen seguimientos a los planes,  políticas y  procedimientos”.
La fuerte correlación existente entre estas variables se comprueba en con el bajo nivel del determinante, el alto KMO resultante y la prueba de esfericidad de Barlet realizada. En orden de importancia las variables que más contribuyen al factor Planeación son “son los planes lo suficientemente flexibles para permitir modificaciones” con una calificación porcentual del 21.7 %, seguido de “participan en la elaboración de los planes quienes habrán de realizarlos”, con el 20.8 %. Muy de cerca le siguen las variables  “se elaboran los planes considerando lo que pueden o no hacer los competidores”  con una calificación de 20.4 puntos y “se hacen seguimientos a los planes,  políticas y  procedimientos” con una calificación de 20.3 puntos. Las participaciones porcentuales en el factor pueden ser observadas  en el gráfico No 7.

La menor participación en el factor Planeación la tiene la variable “se emplean técnicas actuales como la planeación estratégica” con una participación porcentual del 16.7 %, lo cual es indicativo de la poca importancia que le dan las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE a la utilización de técnicas administrativas actuales como la planeación estratégica, técnicas que les permitirían ser mas proactivas y estar más preparadas a los cambios que se den en el entorno en que se desempeñan.
No obstante el hecho de que la mayoría de estas cooperativas no  realicen planes de desarrollo a mediano plazo, estas realizan planes de corto plazo flexibles de manera que tengan libertad para modificarlos; estos planes se realizan considerando lo que pueden o no hacer los competidores, participando en su elaboración las personas que deberán colocarlo en la práctica. Es de resaltar, que dentro de la planeación que se realiza en estas cooperativas, la mayoría no elabora presupuestos, los presupuestos asignados para cada área no son conocidos por estas, es decir, por quienes deberían ejecutarlos.
Una vez realizado el A.C.P., cuatro variables fueron descartadas debido a su baja correlación4 y a su impacto negativo en el determinante, así como, en el nivel KMO del factor, las variables descartadas luego del análisis factorial realizado fueron  cuatro: “Se utilizan presupuestos”, “Cada área conoce su presupuesto asignado para el presente año”, “Ha formalizado la empresa un Plan de Desarrollo a Mediano Plazo y Se presenta este plan para su dirección, aprobación o modificación en el concejo de administración”
4.2.2.4   Factor No 4: Control.
Este factor tiene un desempeño aceptable, está conformado por los sistemas de control al interior de las cooperativas, los objetivos de control, el uso de indicadores de gestión como apoyo al mejoramiento organizacional, el establecimiento de normas y métodos para medir el desempeño, así como, la adecuación de los sistemas de control a la realidad organizacional de cada cooperativa.
De las seis variables analizadas en este factor, solo cuatro variables presenta un alto nivel de correlación y explican en su totalidad el comportamiento del factor, estas variables son “Uso de indicadores de gestión como apoyo al mejoramiento organizacional”, “Los sistemas de control de la organización son exactos, completos y efectivos”, “El control se adecua a la realidad organizacional”, y “Los sistemas de control son flexibles”.

Estas variables a su vez de acuerdo a su nivel de contribución al factor se pueden clasificar en nivel alto, medio y bajo. En el nivel alto se encuentran las variables “Los sistemas de control de la organización son exactos, completos y efectivos”,  y El control se adecua a la realidad organizacional”  con una calificación porcentual del 30.94 % y 29.06 %, respectivamente. Esto muestra que para las cooperativas afiliadas a CONFECOOP CARIBE es supremamente importante que el control de las organizaciones se adecue a la realidad de la cooperativa y que los sistemas de control de las cooperativas sean lo más exacto, completo y efectivo posible teniendo en cuenta las características que presenta cada organización y el entorno en que se desenvuelven. La variable “Los sistemas de control son flexibles” que presenta una contribución al factor de 23.39 % se encuentra en el nivel medio y la variable “Uso de indicadores de gestión como apoyo al mejoramiento organizacional” con una contribución del 16.61 % se encuentra en el nivel bajo.
Para las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE también tiene importancia que los sistemas de control de cada organización sean flexibles, de manera  que se puedan adecuar en forma rápida a los cambios que se presenten. Pero, no es tan importante para estas, como se había mencionado anteriormente, el utilizar indicadores de gestión como apoyo al mejoramiento organizacional. Una vez realizado el A.C.P., dos variables (“Están definidos los objetivos del control” y “Se han establecido normas y métodos para medir el desempeño”) fueron eliminadas dada su poca correlación 5 , muy baja contribución al factor, así como, su impacto negativo en el determinante y en la adecuación de los datos al análisis factorial.
Es de resaltar, que dentro del factor control las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE den relativamente poca importancia a la definición de los objetivos de control y al establecimiento de normas y métodos para medir el desempeño.
4.2.2.5  Factor No 5: Clima Organizacional
El clima organizacional de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE está representado en el nivel de satisfacción de los funcionarios con la organización, la existencia o no de divergencias entre los asociados, la existencia dentro de las organizaciones de clanes o grupos (mandos o técnicos) que buscan imponer su punto de vista u oponerse a la dirección, la estrategia que se utiliza ante presiones de este tipo y la solución que le brinda la cooperativa a las inquietudes de los asociados.
Existe una fuerte correlación entre todas las variables objetos de análisis en el factor clima organizacional, lo que se denota en el bajo nivel de su determinante, su alto nivel de KMO y en la prueba de esfericidad de Barlett realizada que indica la pertinencia del análisis factorial realizado en este factor.
Pero a pesar del alto nivel de correlación entre las variables del factor clima organizacional, son dos variables las que presentan mayor nivel de contribución en este, estas son “Existen divergencias entre los asociados” y “Existen dentro de la organización “clanes” o grupos (mandos o técnicos) que buscan imponer su punto de vista u oponerse a la dirección”, las cuales en conjunto representan el 91.7 %, contribuyendo en mayor medida dentro del factor la primera con el 46.1 % seguida muy cerca por la segunda variable con el 45.6 %. Esto implica que a los asociados y  los administradores de la mayoría de las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE les preocupa las divergencias internas 6 que existen entre los asociados de este tipo de organizaciones, al igual que la existencia dentro de las cooperativas de “clanes” o grupos que buscan imponer sus puntos de vista a la dirección.
Estos son dos de los principales problemas internos que presentan las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE: las divergencias entre los asociados y la existencia de clanes o grupos de mando al interior de la cooperativa. Esto conlleva al enrarecimiento del ambiente interno de la organización, al enfrentamiento entre los asociados de estas, y por consiguiente a afectar el comportamiento de todos los miembros de las cooperativas, tanto asociados como funcionarios.
Las variables “La organización  brinda  solución oportuna a las inquietudes  de sus asociados” y “Se tiene una estrategia ante este tipo de presiones”  presentan una baja contribución al factor Clima Organizacional, sus contribuciones son de 8.4 % y de 7.4 %, respectivamente. Esto implica que las cooperativas asociadas a CONFECOOP CARIBE  no tienen una estrategia estructurada preparada para enfrentar presiones  realizadas por parte de miembros activos de las organizaciones que conformen “clanes” o grupos que busquen imponer su punto de vista u oponerse a la administración. De igual manera, la solución oportuna de las inquietudes de los asociados no presenta una alta prioridad dentro de las cooperativas lo cual se muestra en su baja contribución al Factor Clima Organizacional.
Por otro lado, el factor “Están satisfechos los funcionarios con la organización actual” presenta una contribución negativa dentro del factor, lo cual implica que el nivel de satisfacción de los funcionarios con la organización incide negativamente en el Clima Organizacional de las cooperativas asociadas en CONFECOOP CARIBE, y por consiguiente, en el comportamiento  tanto de los funcionarios como de los asociados.