LA CONTRATACIÓN ECONÓMICA EN EL MINISTERIO DEL AZÚCAR DURANTE LOS ÚLTIMOS CINCO AÑOS

 2.3- Análisis de la legislación sobre contratación económica del Ministerio del Azúcar

En el año 1996 se emitió la Resolución No.129 1 por parte del MINAZ la cual derogó la Resolución  No. 285 del año 1986 2, en la misma se establece, en el primero de sus resuelvo, la obligatoriedad de que todas las relaciones monetario-mercantiles dentro del sector se tienen que realizar mediante contratos económicos, sin embargo no podemos olvidar que en uno de los  gráficos presentados anteriormente se pudo comprobar cómo en ningún año se ha llegado al 100% de la contratación dentro del sistema , quiere esto decir que la indisciplina contractual está presente hasta dentro del sistema.
En este mismo primer resuelvo se fijan quienes son los dirigentes y funcionarios responsabilizados con la confección del plan de contratación económica de cada entidad, pero aquí confrontamos otro gran problema varios de estos cargos ya no existen producto de los procesos de redimensionamiento estructural que ha sufrido el MINAZ, en dichos procesos existen determinados actividades en las que no ha existido un pronunciamiento oficial respecto a quien la desarrollará y esta suerte es la que ha corrido el contrato económico .
Se plantea en dicha resolución 3 que el director de cada entidad decidirá y dispondrá mediante resolución cual o cuales dirigentes serán los responsables de concertar los contratos económicos.  En los  contratos revisados en las diferentes empresas  que sirvieron de muestra nos encontramos  varias deficiencias  respecto a este particular como fueron:

• Resoluciones de directores generales que disponen a funcionarios para firmar contratos de forma general.
• Empresas en las cuales existían hasta 32 personas autorizadas a firmar contratos.
• Resoluciones para firmar contratos a choferes, compradores, especialista etc.

 Debemos recordar que la firma de los contratos económicos es una de las “facultades que tienen los directores reguladas  y que se pueden delegar en otro dirigente “ 4 pero  tampoco podemos olvidar que se delega la autoridad no la responsabilidad, lo que debía hacer pensar un poco a los directivos y analizar muy bien antes de emitir  dichas resoluciones, pues lamentablemente  en el sector se han producido hechos delictivos, delitos e ilegalidades   que han tenido como origen una resolución de autorización de contratos.
Otro aspecto regulado en este mismo resuelvo es el que plantea la rendición de cuentas mensual de la concertación  de los contratos, en la investigación detectamos que solo se controla la etapa de concertación, no así la de ejecución por tanto una vez que se firma el contrato automáticamente  deja de ser controlado en varios lugares, pero además existen otros donde solo se realizan los controles de la contratación en los comité creados a ese efecto, los cuales funcionan esporádicamente por tanto no se cumple lo establecido de realizar los controles mensuales.
 El tercero de los resuelvo además de referirse solamente a la etapa de ejecución realiza una puntualización de la responsabilidad del área económica específicamente del departamento que realiza la actividad de planificación cuando le impone la función de darle el visto bueno a los contratos a firmar.
Aparece regulado5 un importante elemento y es lo relacionado con la revisión previa a la concertación por parte del asesor jurídico, en la  investigación encontramos 12 contratos firmados sin haber sido revisados y dictaminados por los asesores jurídico, abogados y consultores, en muchos casos se plantea como causa de violación de la  resolución que estamos analizando  el hecho de que llegan a la entidad con poco tiempo para su análisis,  pero sucede lo mismo en contratos en los cuales las empresas azucareras son oferentes por tanto nos da la impresión que se subvalora el trabajo preventivo que el asesor jurídico puede realizar cuando logra dictaminar un contrato antes de entrar en la fase de concertación.
En otros casos encontramos contratos dictaminados y sin embargo los señalamientos realizados por los operadores del derecho no habían sido tenidos en cuenta en el momento de la contratación.
En cuanto a la redacción y claridad de elaboración de las clausulas contractuales encontramos contratos con omisiones importantes, con faltas de ortografía, con errores de redacción, con referencias a normas legales que la contraparte  no tiene porque conocer, contratos con clausulas abusivas para los productores, en fin lo relacionado con la calidad y comprensión de los contratos también debe ser revisado.
 En los resuelvo del quinto  al octavo de la analizada resolución establece 6la responsabilidad  que  le corresponde desempeñar  a cada uno de los  involucrados en la contratación; planteando que el director de abastecimiento se responsabiliza con el depósito y consignación de las mercancías, el director económico debe  controlar la contratación e informar al jurídico sobre los incumplimientos, los dirigentes que firman los contratos tienen la obligación de rendir cuenta mensualmente del estado de los mismos y sus niveles de ejecución. Pero tenemos que aclarar que muchos de estos cargos ya no existen y no se ha definido de quien es la responsabilidad en la actualidad por lo que se impone un cambio legislativo inmediato en el sector.
En los  resuelvo noveno al  décimo cuarto 7, cuando se establece  la responsabilidad del asesor jurídico en materia de reclamación, ante un incumplimiento, se plantea que es quien confecciona, tramita, controla, custodia el expediente, y lo somete al análisis del director general que al final es quien decide con su firma si se procede o no a realizar la reclamación correspondiente.
El décimo quinto de los resuelvo nos habla de una reunión cuatrimestral para el control por parte del organismo central de la contratación, acción esta que tampoco se ejecuta pues debe ser mediante las uniones de empresas y las delegaciones territoriales y estas formas de organización desde hace varios años dejaron de existir y las que se subrogaron en su lugar y grado no han realizado ninguna acción al respecto.
Hasta aquí lo que regula  la norma ramal  actual sobre la concertación y ejecución de los contratos.  Ahora  bien  las principales deficiencias encontradas en los 21 contratos revisados para el desarrollo de esta investigación fueron las siguientes:

• No existe una persona que  centralice la contratación económica por consiguiente las entidades carecen de registros generales de contratos. En dos entidades encontramos registros con informaciones diferentes lo que representa el 33 % pues nuestra muestra es de 6 empresas.
• Se firman los contratos sin haber sido dictaminados por el asesor jurídico lo que indica que en muchas ocasiones estos desconocen la existencia de los mismos. En este caso estaban 12 de los 21 contratos revisados. Lo que representa el 57,1%
• Existen deficiencias en la elaboración de los contratos se detectan: espacios en blanco, se hace referencias a anexos que después no aparecen acompañando al contrato,  algunos sin firmar las hojas, faltándole los datos de identificación. Estos aspectos estaban en 15 de los contratos revisados. Lo que representa el 71,42 %
• Contratos que demuestran confusión entre los términos  suplemento y anexo es decir los que firman el contrato desconocen estos conceptos. Esto lo encontramos en 3 contratos  lo que representa el 14,28 %
• Contratos entre entidades del MINAZ, sin embargo plantean como forma de solución de conflictos el Tribunal Provincial Popular y no al grupo de Arbitraje Nacional del Organismo tal y como está previsto lo que denota desconocimiento jurídico. Lo encontramos en 2 contratos. Significando el 0,9 %.
• Existen dificultades con la existencia y conservación  de las copias de los contratos en las entidades. Lo encontramos en 1  lo que representa el 0,4%.
• Contratos internacionales en idioma inglés, ruso sin copia certificada en idioma español. Encontramos 2 contratos uno en ruso y otro en ingles. Lo que representa el 0,9% de los contratos revisados.
• Contratos internacionales donde  en las generales de las partes se omiten datos tan significativos como número de cuenta bancaria y banco de la parte extranjera 1 contrato. Esto representa el 0,4 % de los contratos.
• Contratos sin resolución de autorización para contratar 1 caso que  representa el 0,4 % y en otros casos  encontramos esta autorización delegadas en personal no dirigente 7 casos. Lo que representa el 33,3 % de los revisado, cada contrato requiere de este documento y sobre todo de la persona indicada y con facultad para contratar. 8

En las entrevistas que realizamos  a los 20 especialistas para la selección de los expertos arrojó como otras deficiencias  existentes en materia de contratación las siguientes:

• “Solo se le presta atención a la obligación de pago el resto de las clausulas del contrato como son: plazos de entrega, calidad, garantía, asistencia técnica aunque existan incumplimientos no se reclaman.
• La contratación se caracteriza por el exceso de formalismo, solicitud de  documentación innecesaria, esquematismo es poco ágil y nada flexible.
• No se realizan las conciliaciones para resolver las discrepancias que vayan surgiendo en la ejecución de los contratos.
• Los implicados en la contratación no le brindan a la actividad la relevancia e importancia que la misma requiere.
• Existen aun unidades productoras que no cuentan con asesoría jurídica por lo que esta tiene que ser asumida en muchos casos por el propio jurídico de la empresa estatal.
• Se producen incumplimientos contractuales y ninguna de las partes implicadas en el contrato realizan reclamación ni demanda tanto dentro como fuera del sistema.
• Falta de sistematicidad y efectividad por parte del asesor o consultor jurídico en los procesos de negociación, contratación y ejecución de los contratos”9 .