ELEMENTOS DE LA HISTORIOGRAF�A DE LA UNIVERSIDAD Y LA DEPARTAMENTALIZACIÓN EN LA SANTIAGO DE CALI EN ESTOS LOS TIEMPOS DEL PARADIGMA DE LA ECONOM�A GLOBAL

3.1.2 Tipos de departamentalización en el campo de las organizaciones

A la luz de las teorías administrativas, resalta entre otros, Henry Fayol, quien fue gerente general de una compañía de carbón legando a la Administración la implementación de un sistema general desde el enfoque ejecutivo; distinguiendo como común denominador seis actividades industriales en el seno de cualquier empresa. Y siendo uno de los principios fundamentales de esta concepción la departamentalización. Destacándose en la actualidad en el marco de lo organizacional los siguientes tipos de Departamentalización:

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Departamentalización por Función: instancia organizacional fomentada por los autores clásicos, propendiendo en argumentar en el sentido del convencer que el método o el conjunto de los métodos utilizados reflejaran el agrupamiento que mejor contribuyera a la consecución de los objetivos de la organización y a las metas de las unidades individuales. Ocurre cuando las unidades de la organización se definen por la naturaleza del trabajo. Aunque se puede usar distintas terminologías, la mayor parte de las organizaciones tienen tres funciones básicas: Producción, ventas y finanzas.

En lo concerniente a la producción gira alrededor de la creación real de algo de valor, ya sea bienes, servicios o ambos, llamándosele a la creación de los bienes o servicios creados de manera general ventas o mercadotecnia. Ahora, cualquier organización, sea de índole industrial o de servicio está llamada a proporcionar la logística y en síntesis la estructura financiera para el cumplimiento de sus actividades en pos de los objetivos propuestos.

FUENTE: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/

Actividades anteriores que pueden ser consideradas en la Departamentalización como funciones básicas y las que pueden dividirse de acuerdo a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, el departamento de producción se puede dividir en una sección que de cuenta del mantenimiento, del control de calidad, de lo relacionado con el proceso de la ingeniería, y la fabricación, etc. Modernamente, este aspecto se ha vivenciado en muchas empresas y se observa como el departamento de mercadotecnia se ha subdividido en publicidad, ventas e investigación. En lo relacionado con esta situación Rue y Biars (1985), opinan que la ventaja principal de la departamentalización funcional es la de hacer posible la especialización dentro del fenómeno funcional de empresa, y lográndose también como consecuencia de ello el uso eficiente de equipo y recursos.

No obstante, lo socializado en las líneas anteriores, entonces, preguntémonos ¿Será que en el tipo de Departamentalización Funcional todo es positivo para lo organizacional? Pues la verdad es que no. En razón de que a veces se presentan algunas situaciones negativas, siendo entre ellas:

• El desarrollo de una mayor lealtad al grupo en comparación con las de la organización. Fenómeno que puede generar divergencias entre las metas de la organización, aspecto que acarrearía problemas de suboptimización.

• Darse la competencia en el logro de metas distintas entre los diferentes departamentos del ente en cuestión y, a raíz de esto. siendo altamente probable generarse conflictos entre ellos; aspecto que podría desembocar en un tipo de anarquía en lo que corresponde a la meta general de la organización.

• “Koontz y Weihrich (1990), señalan que otras de las desventajas de este tipo de departamentalización es que resta importancia a los objetivos globales de la compañía, especializa demasiado y hace más estrechos los puntos de vista del personal clave, reduce la coordinación entre las funciones ya que la responsabilidad de las utilidades solo está en la alta dirección y sufre una adaptación lenta a los cambios del ambiente. No obstante, también resaltan algunas ventajas tales como: La departamentalización funcional es reflejo lógico de las funciones, mantiene el poder y el prestigio de las funciones principales, sigue el principio de la especialización ocupacional, simplifica la capacitación y proporciona medios de control rígido en la alta dirección.” (Rosana Silva del Valle Fernández). .

Ejemplo De Un Esquema De La Departamentalización Por Producto

FUENTE: http://www.monografias.com/

Departamentalización por Producto: casi siempre este tipo de departamentalización ha sido adoptado por empresas cuyo sistema organizacional se fundamentaba en el tipo funcional. Esta modalidad, presenta como característica fundamental el que todas las actividades a realizar para la producción y venta de los productos y/o los servicios se circunscriben generalmente a una sola administración. Rosana Silva del Valle en su artículo ya referenciado en párrafos anteriores, explicita las potencialidades positivas de esta modalidad de la departamentalización recurriendo a algunos estudiosos de este fenómeno:

Rue y Biars (1985 p. 120), consideran que la departamentalización por producto permite a las personas identificarse con un producto en particular y desarrollar un gran espíritu de solidaridad. También facilita administrar a cada producto como un centro de utilidad distinto. Proporciona oportunidades para entrenar al personal ejecutivo al permitirles experimentar un amplio campo de actividades funcionales.

Adicionalmente, Koontz y Weihrich (1990), establecen que entre las ventajas que posee esta modalidad están: Sitúa la atención y el esfuerzo en la línea de producto, facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados, permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios, mejora la coordinación de las actividades funcionales, coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de división y proporciona un terreno de capacitación mensurable para los futuros gerentes generales.

Pero es ¿La departamentalización por producto la panacea1 que da solución a todos los problemas organizacionales del sector empresarial? Una vez más hay que decir que no. Pues, también surgen problemas en este tipo de división organizacional; y esto a raíz de ser muy posible el volverse los departamentos altamente competitivos, en detrimento una vez más del objetivo general de la organización. Otra característica defectuosa de ella, lo es la necesaria duplicación de facilidades y equipo. Finalmente los expertos en esta cuestión resaltan como otra desventaja el requerimiento de un mayor número de personas con competencias gerenciales, abocando a la empresa al egreso de mayores costos en recursos humanos y, al peligro de altas dificultades en el control de la alta gerencia.

Departamentalización Por Territorio o Geográfica: Modalidad organizacional de gran atractivo para firmas cuyas actividades se realizan en alta escala y en grandes espacios geográficos. Su uso se registra con más frecuencia en ventas y en producción, pero no en el sector financiero. Limitante que se debe al estar este tipo de departamentalización centrada en una serie de oficinas centrales. Método organizacional de fácil perecpción en firmas comerciales cuyo radio de operación lo son amplias zonas geográficas, siendo el caso del montaje de automóviles, detallistas y mayoristas en cadena y refinerías de petróleo, entre otras.

Esquema Departamentalización Por Territorio

FUENTE: www.monografias.com

Las agencias de gobierno no han sido ajenas al uso de este tipo de departamentalización en la perspectiva de brindar servicios a toda la nación de una manera simultánea y son las que mayormente las han adoptado. De sus aspectos positivos Mercado (1990 p. 301), señala los siguientes:

• La posible adquisición de ganancias gracias a la eficiencia inmediata y la buena voluntad de las personas en un espacio geográfico determinado.

• La factibilidad en la disminución de los costos operacionales a nivel territorial. Esto en oposición a la elevación de costos en la implementación de oficinas centrales.

Pero, una vez más y como se dijo al comienzo de esta sección del libro, tampoco es el tipo de departamentalización perfecta, de lo que Rosana Silva del Valle citando nuevamente a Koontz y Weihrich, nos dice:

Contrariamente a lo expresado por Mercado, autores como Koontz y Weihrich (1990 p. 212), establecen que entre las principales limitaciones de la departamentalización por territorio están que requiere más personas con habilidades generales de gerente, tiende a hacer difícil el mantenimiento de los servicios centrales económicos y puede requerir servicios tales como personal o compras a nivel regional, por último; agrava los problemas de control de la alta dirección.

Departamentalización Por Cliente: Con frecuencia se suele decir en el campo de los negocios que “el cliente es el que tiene la razón” y la contraparte en la mayoría de los casos, sino en todos, replica que al “cliente hay que tenerlo satisfecho”. En este sentido y, en términos generales este tipo organizacional tiene esa tendencia, a lo que tenemos que preguntar ¿Y cómo se hace?

Pues bien, desde este enfoque y en aras de la satisfacción al cliente, en algunos casos se determina la separación de departamentos por clientes de los departamentos por producto. Siendo el caso presentado en los grandes mercados de productos agrícolas en donde los funcionarios de instituciones crediticias se especializan en frutas, hortalizas y cereales de tal manera, que harán préstamos únicamente para trigo o naranjas.

Ejemplo De Departamentalización Por Cliente
FUENTE: www.monografias.com

Situación evidente de la departamentalización por cliente. El servicio es prestado de acuerdo con la actividad y los intereses del cliente. Caso ya evidenciado con bastante frecuencia en las instituciones de Educación Superior, las que fundamentan la oferta de programas y cursos de la currícula de ellos, tanto en la regular como la de extensión o proyección social. Mercado, (1990, pág. 303), opina que los intereses, las necesidades del cliente, en cierta manera conducen a departamentalizar sobre esta base.

En ciertas ocasiones los productos logran ser vendidos en mayor cantidad cuando se ha logrado una clasificación de los clientes en variables tales como edad, sexo e ingreso; por ejemplo, es el caso de grandes tiendas que se dividen en departamentos de damas, niños, caballeros, e incluso en departamentos de liquidación de mercancías en la que se toma en cuenta los bajos ingresos de los clientes. Una vez más las entidades estatales han aprovechado estas bondades de este tipo de Departamentalización; gestando Departamentos que se especializan en aspectos de hombres de la agricultura, de la empresa, etc.

Las entidades de gobierno también siguen prácticas similares: Tienen departamentos que atienden exclusivamente a agricultores, hombres de empresa, obreros, industriales, personas de edad, avanzada, etc. De lo que concluye Rosana Silva del Valle Fernández:

Sobre la base de las anteriores consideraciones, resulta conveniente aportar los señalamientos de autores como Koontz y Weihrich (1990 p.215), quienes establecen como ventajas para este tipo de departamentalización, las siguientes: Alienta la concentración en las necesidades del consumidor, les da a los consumidores la sensación de que cuentan con un proveedor comprensivo, adquiere destrezas en el área de la clientela.

No obstante, Mercado (1990 p. 304) también considera las siguientes desventajas: Hay dificultad en la coordinación de este tipo de departamentalización con los organizados sobre otra base, se da también una presión constante de los ejecutivos de los departamentos por cliente para que se brinde una atención particular; no se utiliza a plena capacidad la mano de obra especializada; en periodos de recesión algunos grupos de clientes tienden a desaparecer y en etapas de expansión, tienen un desarrollo desigual.

Asimismo, para Koontz y Weihrich (1990 p.215), en una organización con un tipo de departamentalización por clientes, puede ser difícil coordinar operaciones entre demandas antagónicas de consumo, requiere gerentes y staff expertos en los problemas del consumidor, puede ser que los grupos de consumidores no siempre estén claramente definidos, es característico el desarrollo desigual de grupos y demandas del cliente.

Departamentalización por Proceso o Equipo: Suele ser utilizada en la gran mayoría de empresas manufactureras, especialmente en los niveles inferiores de manufacturación, como por ejemplo en los procesos de galvanoplastia, los procesamientos de tipo electrónico de datos siendo común en las empresas el departamento de procesamiento de ellos. En cierta manera, este modelo organizacional se enruta hacia la especialización en tareas específicas en las que se involucran tanto el talento humano como las materias utilizadas en el proceso. Otro ejemplo de esta modalidad organizacional, lo es el conjunto conformado por la maquinaria y el elemento humano que hacen parte del departamento de mantenimiento mecánico de una empresa.

Esquema De La Departamentalización Por Proceso
FUENTE: http://estructuraorganizacional.wikispaces.com

El propósito final de este modelo lo reviste el aspecto económico, significado en el orden y efectivo uso en términos de rendimiento y optimización de la maquinaria indicada para la producción de un objeto, es decir que la naturaleza de ser del mismo lo es la conveniencia y la economía.

En lo que respecta a las ventajas del modelo y siguiendo a Koontz y Weihrich (1990 p.216), son las siguientes: el logro de latos réditos económicos; la implementación del uso de tecnología altamente especializada; el empleo de personal competente dotado de habilidades especiales disminuyendo los procesos de capacitación del recurso humano.

Sin embargo, pese a las anteriores ventajas enunciadas, él, también presenta algunas falencias en su funcionalidad, siendo: dificultades en la coordinación y la buena marcha de los departamentos hacia objetivos comunes; y la responsabilidad de las utilidades recaen sobre la alta gerencia repercutiendo negativamente en la funcionalidad y el desarrollo de la gerencia general.

Organización Matricial: Enfoque organizativo que recurre al trabajo colaborativo de expertos de diferentes departamentos funcionales para que trabajen de manera unificada en uno o más proyectos bajo la dirección de un gerente de proyectos. Según Robbins (1996 p. 350) la estructura de la organización matricial gesta en doble vía una cadena de mando, en detrimento de la clásica concepción de una sola unidad de mando.

En ella, a diferencia de los departamentos funcionales cuya razón de ser es en el mejorar en la economía de la especialización; hay una serie de gerentes con responsabilidades específicas en lo concerniente a productos, proyectos o programas se suma importancia para la totalidad de la organización.

Cada proyecto está dirigido por un gerente que integra personal de cada uno de los departamentos funcionales. La inclusión de esta dimensión vertical a los tradicionales departamentos funcionales horizontales, efectivamente, entrelaza los elementos de departamentalización funcional de producto, de allí el término matricial o de matriz. ¿Cómo funciona la matriz? Robbins afirma que los empleados tienen dos jefes: El jefe de departamento funcional y el gerente de proyecto. Los gerente de proyecto tienen autoridad sobre los miembros funcionales que son parte de ese equipo de proyecto.

La autoridad es compartida entre los dos gerentes. Por lo general, esto se logra dando al gerente de proyecto autoridad sobre los empleados del proyecto, correspondiente a las metas de proyecto. No obstante, decisiones como promociones, recomendaciones y aumentos de sueldo o evaluaciones anuales siguen siendo la responsabilidad del gerente funcional. Para trabajar de manera eficaz, los gerentes de proyecto y funcionales deben comunicarse regularmente y coordinar las demandas sobre los empleados que les son comunes.

(Rosana Silva Del Valle Fernández)

Organización Matricial Del Instituto De Ecologia De La Universidad Autonoma De México

FUENTE: http://www.ecologia.unam.mx/organizacion

Para Koontz y Weihrich en la obra ya referenciada las ventajas que ofrece la implementación de este modelo organizacional lo son: 1. La existencia de una clara orientación de los objetivos y los resultados finales a lograr; 2. Existe una identidad profesional del personal de alta formación; 3. Y se identifica con precisión la responsabilidad de las utilidades del producto.

Los dos investigadores citados en de igual manera que establecen ventajas del modelo, también enuncian desventajas como como: alta probabilidad de la generación de conflicto en lo relacionado con la autoridad de la organización; una alta potencialidad en la perdida de la unidad de mando; y casi siempre se requiere de un gerente que sea competente en lo que corresponde a las relaciones humanas, siendo lo anterior para nada malo, pero los costos de contratación.

Otros Tipos de Departamentalización: Y a citados los anteriores y considerados como los más populares tipos de departamentalización, es pertinente aclarar la posibilidad de la existencia de otros, siendo los casos de: La departamentalización por números simples y la departamentalización por tiempo o turno

Algunos teóricos de la Administración, como por ejemplo Rue y Biars (1985) son del concepto que la razón de ser de la implementación de la departamentalización por y en el mundo empresarial no solamente es el hacer efectiva y racional la división del trabajo. Sino también, el de mejorar un ítem de suma importancia en el logro del objetivo general de la organización, como lo es el de lograr un mejor control y las comunicaciones. Pues se es conocido como algunas empresas, en lo que a lo organizacional les atañe, no llegan a las metas trazadas debido a las falencias en estos aspectos. se practica no sólo para llevar a cabo la división del trabajo sino también para mejorar el control y las comunicaciones.

Ya mencionado, la no existencia de un sólo tipo de Departamentalización, o mejor de un modelo ideal de ella que dé cuenta de la multiplicidad de variables y complejidades que subyacen en lo que compete a las exigencias en lo organizacional de las empresas -al tenor de las desventajas y desventajas de una u otras-, una gran mayoría de empresas han desarrollado la implementación de manera ecléctica de varios tipos de Departamentalización en todos sus niveles.

Mezcla De Varios Tipos De Departamentalización En Lo Organizacional
FUENTE: www.monografias.com

A manera de cierre de este apartado del presente capítulo, y ya trasegado los anteriores elementos de la Departamentalización en lo organizacional empresarial, se puede afirmar el que ella, no es un fin no planeado, sino un medio para facilitar la obtención del objetivo general de la empresa.

Siendo de vital importancia, que ante las ventajas y desventajas presentadas por cada uno de los métodos, juega un papel importante lo asertivos que sean la alta gerencia en la escogencia del mismo o los mismos para su implementación en lo organizacional, de tal manera que se lleve a feliz término el logro de los objetivos generales trazados en la planeación de la empresa.

Ya realizada la argumentación alrededor de la Departamentalización, en lo que a lo organizacional corresponde en el seno del sector empresarial, en los próximos capítulos nos detendremos a analizar la emergencia de la Universidad en la cultura occidental y latinoamericana; esto en aras de develar la emergencia o no emergencia dela Departamentalización en su estructura funcional.