MANUAL PARA LA PROMOCIÓN DE LAS PYMES MEXICANAS: ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS Y JURÍDICOS A CONSIDERAR EN LA PLANEACIÓN INTEGRAL DE UTILIDADES

Rafael Espinosa Mosqueda
asesorneg@yahoo.com.mx

1.2. LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS Y SU ENTORNO.

El objeto de este apartado es describir con el mayor detalle y actualización posible que permiten las fuentes de información existentes, los componentes elementales de un negocio, el ciclo de financiero de las empresas, los problemas más comunes de las PYMES y qué aspectos se deben de analizar al estar implementando una empresa de este tipo. Lo anterior debido a las diferencias, carencias y desfases de competitividad del sector empresarial frente a los nuevos y más exigentes requerimientos del entorno económico mundial. Como se trató el apartado anterior, las pequeñas y medianas empresas constituyen la abrumadora mayoría de unidades productivas en México, por lo tanto el conocimiento de la organización en el proceso de creación de pequeñas empresas, junto con la influencia de diversos factores del entorno (capital social, infraestructura, tecnología y estructura sectorial, capital humano, entre otros), serán una guía al afrontar los factores de competitividad, que son el fundamento del nuevo entorno económico.

1.2.1.  Los componentes elementales de un negocio.

Toda actividad empresarial presenta constantemente el problema de  cómo hacer el trabajo lo mejor posible, en un tiempo menor, con un mínimo de esfuerzo y desde luego, al mejor  costo posible. Ni las empresas, ni las condiciones económicas permanecen estáticas, por lo tanto las políticas, el sistema de organización, los sistemas y procedimientos que probaron ser satisfactorios pueden ser obsoletos e ineficientes debido a rápidos cambios y tendencias imprevistas.

En toda empresa existe una serie de componentes indispensables que atienden a su objetivo general. Es obvio que a fin de hacer el  mejor trabajo posible, cada componente debe ser utilizado con máxima eficiencia. Los componentes básicos que atienden a su objetivo son: materiales, humanos, técnicos y financieros (Rodríguez, 2002).
A continuación se indica una breve descripción de cada uno de los componentes para aclarar los conceptos relativos a estos factores indispensables.

A. Elemento material.

Los recursos materiales como los bienes tangibles, propiedad de una organización; se incluyen los siguientes:

Ollet et al. (1997) dicen que la empresa debe adoptar materiales estandarizados (aquellos que han sido creados bajo un mismo patrón) siempre que sea posible y no olvidar las reglamentaciones que impiden o dificultan el uso de determinados materiales (toxicidad, inflamabilidad, contaminación medio ambiental, etc.).

Es importante tener clara la función básica de cada elemento (transformación, aplicación, montaje, verificación, envasado, etc.).  No se debe caer en error de basar la decisión exclusivamente en criterios de capacidad y costo, si no también se debe tener una clara planeación y administración de dichos recursos. 

Rodríguez (2003) comenta que para efectuar la planeación de materiales, se deben analizar los aspectos siguientes:

 

Rodríguez (2005) señala que los recursos materiales o físicos, resultan elementales para el éxito o fracaso de una organización. Lo vital de su administración es el lograr el equilibrio en su utilización; tan dañino es para una organización la escasez de los recursos en cuestión como su abundancia, ya que cualquiera  de las dos situaciones resulta antieconómica para la empresa. De ahí que la administración de recursos materiales haya cobrado importancia. La tabla 26 muestra un ejemplo de  las fortalezas y debilidades de estos recursos para poder distinguir y afrontar los riesgos.

B. Elemento humano.

Para que el negocio reporte mayores utilidades y  ofrezca una mejor rentabilidad es necesario que cada uno de los componentes que lo integran funcionen de manera adecuada, tal es el caso de los recursos humanos, el componente humano de una organización. Todo ente social debe de otorgar prioridad a los recursos humanos de que dispone. El factor humano, es decisivo en todas las fases de operación de todo tipo de organización, puede ser la de inicio, de crecimiento y desarrollo (Rodríguez, 2005).

Dessler y Varela (2004, p. 81) ejemplifica como el aspecto humano es necesario e importante dentro de la organización

Los automóviles baratos y de alta calidad cómo Toyota y Saturn no son el resultado sólo de complejas máquinas automatizadas. En vez de ello, son resultado de empleados fuertemente comprometidos que trabajan duro y con autodisciplina, para fabricar los mejores vehículos al menor costo posible.

Con el ejemplo anterior es evidente que la fuerza humana es sumamente importante, se puede distinguir que no siempre los instrumentos tecnológicos o materiales que existen en la organización son suficientes, ya que el trabajo humano debe de intervenir en varios puntos dentro de la organización, tal es el caso de la producción, la administración, etc.

En la actualidad el empleado constituye el fundamento para alcanzar una ventaja competitiva y es él quien precisamente da un gran impulso para que la organización se encuentre situada en un adecuado punto dentro del campo de acción en el mercado, para que este aspecto funcione se ha llevado a la creación de la administración de recursos humanos.

Wayne y Noe,  (2005, p. 93) describen que:

La Administración de Recursos Humanos consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal, a la vez que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.
Por lo tanto con la administración de recursos humanos se puede observar la importancia que tiene el factor humano dentro de la organización, tanta que incluso este aspecto señala que implica no sólo la satisfacción de la organización, si no también la propia  satisfacción del empleado mismo, puesto que para que el empleado brinde su mayor rendimiento tiene que estar bien con él mismo, para así estar bien y cumplir con los aspectos que requiere y que le pide la organización a la cual pertenece.

La organización debe estar consiente de que este elemento es de vital importancia, tanto que debe de existir un departamento encargado de dirigir o de ocuparse de este aspecto, este departamento será el de recursos humanos.
Para Delgado y Ena (2005, p.134) “El Departamento de Recursos Humanos es esencialmente de servicios. Sus funciones varían dependiendo del tipo de organización al que este pertenezca, a su vez, asesora, no dirige a sus gerentes, tiene la facultad de dirigir las operaciones de los departamentos.”
Rodríguez (2005) afirma que el factor humano, representa uno de los renglones más elevados de los gastos, por tal motivo deben de valorarse. Tal evento se debe de enfocar por ejemplo, a qué aptitudes y habilidades posee el personal y qué debilidades se observan en los recursos humanos
La importancia del recurso humano radica que al ser el componente que basándose en sus conocimientos y en la tecnología, dirige a la entidad hacia los objetivos previstos, efectuando las actividades requeridas con apego a los índices de calidad por ella adoptados (Paz, 2004).

Gómez (s.f.) narra que una vez realizada la actividad  y la elaboración de cualquiera que sea el producto que fabrique la empresa o el servicio que preste,  el pequeño empresario no debe olvidar ni dejar abandonado todos los aspectos que se incluyen en el trabajo presentado, pues contempla lo necesario para ofrecer un adecuado clima laboral a sus trabajadores y además proporcionar las herramientas básicas para el desarrollo y crecimiento con bases y prosperidad en su negocio. 

Se sabe que las pequeñas empresas en ocasiones carecen de departamentos formales y trabajan con saturación  de actividades y solo alcanzan a realizar las que exige el establecimiento; sin embargo, no hay que pasar por alto el compromiso que asume un empresario ante la sociedad y con sus trabajadores.   La responsabilidad con el recurso humano es esencial en su tarea y en sus objetivos. El objetivo principal del pequeño empresario es vender, pero también debe saber que para tener un presente sólido y un futuro prometedor, debe reconocer que el elemento humano es su herramienta fundamental para cumplir con su objetivo principal, y para ello debe saber motivar estratégicamente a todo su personal.

Pérez (s.f.) por su parte refiere que la administración de los recursos humanos en la pequeña y mediana empresa es importante conocerla, porque es fundamental el personal, aunque no se tengan departamentos específicos para él, pero sí se tiene que tomar en cuenta en la planeación del factor humano.

El empresario PYME debe conocer a quién va a tener trabajando, de dónde se desprende la capacitación, aspecto que debe de tomar siempre en cuenta,  porque si se pasa por alto la empresa decaerá y no tendrá trabajo de calidad.

También el empresario no debe dejar pasar el aspecto salarial, ya que a la empresa le corresponde estar constituida por adecuados salarios y prestaciones, que motiven a sus colaboradores a trabajar más, y evitar las fugas de trabajadores en la compañía.

C. Elemento financiero.

Paz (2004) opina que  los recursos financieros de la empresa son el dinero o valores que obtiene  y aplica en el transcurso de su vida activa, por medio de la compra y venta de sus recursos materiales.

Para Rodríguez (2005) los recursos financieros son tanto los elementos monetarios propios y los ajenos con que cuenta una empresa, y que son vitales para el ejercicio de sus operaciones.

Se puede mencionar que  los recursos propios son dinero en efectivo, las aportaciones de los socios o del dueño y las utilidades que genera la misma compañía; mientras que los ajenos, son préstamos de acreedores y proveedores, créditos bancarios o por emisión de acciones y valores.

Las finanzas se refieren a los aspectos monetarios de la empresa, consiste en el uso óptimo de ellos, en cuanto a cantidad, calidad y oportunidad. En el significado de finanzas, está implícito el adecuado aprovechamiento y administración  de todos los ingresos y egresos.
 
Continua refiriendo Rodríguez (2005) que se pueden utilizar diferentes instrumentos para valorar los recursos financieros de una organización a corto, mediano y largo plazo, entre ellos se puede mencionar el análisis de razones, el flujo de fondos y modelos financieros basados en computadora.

Con lo anterior se busca valorar las fuerzas y debilidades financieras, a mediano y largo plazo del ingreso neto y utilización total de activos. Además de los análisis anteriores, es útil calcular la cantidad de recursos que habrá que volver a invertir en la compañía durante la planeación a fin de mantener su tasa corriente de crecimiento. La cantidad de flujo de efectivo que genera la empresa durante un período determinado debe de compararse con los requisitos de reinversión para determinar si se podrá sostener el propio crecimiento de la empresa con los recursos financieros internos. En el mismo tenor de ideas el cálculo indicará el nivel de recursos adicionales que se necesitan si la organización no pudiera sostener internamente su crecimiento, o la cantidad de exceso de dinero en caja que arrojará para sostener otros negocios de empresa si fuera capaz de financiarse internamente.

Alonso y Ocegueda (2006) dicen que para la gestión de cada uno de los recursos empresariales es necesaria la existencia de un área específica en la empresa. Cada una de ellas con un responsable en sus cuatro áreas básicas: producción, mercadotecnia, finanzas y recursos humanos. La función de finanzas es cuidar uno de los recursos más costosos de la organización: los recursos financieros,  son los que dan a la empresa la posibilidad de contratar personal, adquirir instalaciones, maquinaria y equipo, compra de insumos,  invertir en la producción de bienes o servicios; la función financiera se encuentra en dos aspectos importantes de los recursos financieros: la rentabilidad y la liquidez.

Olmos (2007) alude que una de las principales preocupaciones de los emprendedores es el financiamiento. Por lo regular, una inversión requiere financiamiento, esto consiste en obtener préstamos que deben liquidarse (financiamiento por endeudamiento) o compartir la propiedad (financiamiento por venta de participación)

Hellriegel, Jackson y Slocum Jr. (2006) aclaran que antes de empezar un negocio, los emprendedores que son exitosos planean con más cuidado que los que fracasan. Una herramienta que les ayuda a hacerlo es el plan de negocios. Un plan de negocios describe la idea básica que es fundamento para el inicio y delinea cómo puede convertirse en realidad esa idea.

Varela (2001) comenta que con mucha frecuencia se intenta explicar la poca capacidad empresarial de una persona o un grupo de personas por la carencia de recursos financieros y se olvidan dos aspectos: primero, que existen otros recursos, algunos de los cuales no se resuelven favorablemente con dinero, y segundo, que una de las características básicas del empresario en su capacidad de identificar fuentes de recursos y de integrarlos al proyecto.

Continua explicando Varela (2001) que la consecución de los recursos no es fácil, y aquí el componente de contactos personales desempeña un papel básico en facilitar la adquisición de ellos.

La falta de recursos es, en la mayoría de los casos, un efecto y no la causa de una falla empresarial. Los recursos no se consiguen por una de las siguientes causas: fallas en las habilidades empresariales, oportunidad de negocio que no este debidamente estructurado, falta de contactos personales o limitaciones estructurales del entorno. Esta última causa se sobre utiliza como explicación, justificación o disculpa de los bajos niveles empresariales de algunas personas o grupos, pero si se miran detalladamente las situaciones específicas, es muy posible que se encuentren fallas sustanciales en los otros componentes y que pueda comprobarse que muchas otras personas en las mismas circunstancias ambientales han sido capaces de iniciar y llevar a cabo, en forma exitosa, negocios o empresas nuevas. Por lo tanto es  importante conocer y tener la facilidad de adquirir el capital  que el negocio requiere para iniciar actividades productivas

En cuanto al capital inicial necesario para arrancar una empresa Olmos (2007) dice que el emprendedor tiene que determinar cuánto dinero y recursos invertirá para iniciar su negocio. La capitalización se considera como la obtención de todos los activos de capital necesarios para operar un negocio. Los activos de capital incluyen todo el equipo, el inventario y los recursos de operación (incluyendo el efectivo) que el negocio posee y utiliza en la operación de sus actividades. El punto es que el reto del emprendedor es conseguir el financiamiento para obtener todos los elementos necesarios a fin de iniciar la organización de una manera exitosa; debido a que en varios casos la mayor parte del financiamiento provendrá de personas externas, los datos se recopilarán, analizarán y presentaran en un plan financiero que debe ser claro y objetivo para mostrar a los inversionistas potenciales que el proyecto es lo suficientemente atractivo para obtener los recursos económicos necesarios para iniciar.  Los estados financieros anuales deben incluir un estado de pérdidas y ganancias y un balance general. Otros elementos básicos de la selección financiara son: el pronóstico de efectivo y el análisis del punto de equilibrio. Una vez obtenido el capital inicial es  importante considerar el costo de inicio de operaciones que a continuación se menciona.

Olmos (2007) refiere que al calcular la inversión es necesario considerar dos categorías principales: los costos relacionados con todos los activos (la maquinaria, el mobiliario, los vehículos, etc.) que debe utilizar para trabajar de manera adecuada, y todos los gastos que se realizan una sola vez, como los gastos de restauración, requisitos legales, permisos y otros, ofertas por apertura, etc. Es necesario  llevar a cabo un control de operaciones mediante registros financieros, que  ayuden al emprendedor a conocer la información del negocio cuando se requiera para la toma de decisiones futuras.

Hellriegel, et al. (2006) mencionan que existen dos registros financieros importantes para un negocio: la declaración de ingresos (estado de resultados) y el balance general. Estos reportes son importantes no solo para los administradores del negocio, sino también para inversionistas y prestamistas.

Entre los registros que suelen mantenerse para documentar el desempeño del negocio se encuentran los siguientes:

Estos registros se emplean para compilar la declaración de ingresos y el balance general.

Hellriegel, et al. (2006) describen una declaración de ingresos como un informe financiero que muestra ingresos, gastos e ingresos netos (utilidades o pérdidas) durante cierto período. Por lo regular, esta declaración cubre un período de tres  meses o de un año, pero en un nuevo negocio podría prepararse mensualmente. La declaración de ingresos anual es importante porque muestra el comportamiento del negocio durante ese período. También es la base para el pago de impuestos y la toma de decisiones.

Un balance general es una declaración financiera que enlista los activos (propiedades) y los pasivos (deudas) del negocio. También muestra el valor neto, al que también se le denomina participación del propietario o socios. La ecuación para obtener el valor neto es:
Activos  -  Pasivos = Valor neto

En un balance general, ambos lados de la declaración deben estar equilibrados. Tal como se muestra en el siguiente balance, el lado derecho suma el total de los pasivos y el valor neto para mostrar que el resultado es igual al valor de los activos.

La ecuación básica para calcular el balance general es:

Activos  =  Pasivos  +  Valor neto

El balance general del negocio muestra el valor de una compañía en una fecha específica, la cual es generalmente el último día del año. Uno de los usos de este balance es comparar el valor neto del negocio con el del año anterior.

Si el negocio está funcionando, el valor neto presentará un aumento de un año a otro. Algunos negocios incluyen datos comparativos de años anteriores en sus balances generales.

La declaración de ingresos y balance general son reportes financieros importantes. Los administradores los revisan y analizan para determinar el comportamiento del negocio. Las comparaciones de las operaciones con otros negocios similares. El mejoramiento de la rentabilidad de la compañía es el principal objetivo de la administración de los recursos financieros.

D. Elemento técnico.

El último de los elementos que integran a una empresa son los recursos tecnológicos, elementos necesarios para cumplir la misión de cualquier organización

Hernández y Rodríguez (1994) plantean que los recursos técnicos son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los recursos, pueden ser:

1.- Sistemas de producción, de ventas, de finanzas, administrativos, etc.
2.- Fórmulas, patentes, marcas, etc.

Es importante tomar en cuenta estos puntos por ser  esenciales al inicio y formación de la empresa, al igual que se deben considerar  las innovaciones a realizar en la empresa para su mejoramiento continuo.

Alonso y Ocegueda (2006, p. 165) aportan  a la idea anterior diciendo que:

 “Son todos los elementos que la empresa utiliza para colocar sus productos en el mercado, así como para planear, organizar, dirigir y controlar sus actividades”.

La innovación cobra importancia en la actualidad y aún más para las PYMES que deben enfrentar grandes retos para poder seguir siendo competitivas en los mercados actuales. La innovación de un producto comporta incertidumbre técnica y de mercado. El compromiso de la alta gerencia afecta positivamente al éxito de una innovación. El compromiso debe dirigirse a la dotación de los recursos adecuados, el seguimiento continuo de un proyecto, objetividad en la evaluación de las posibilidades técnicas y comerciales del proyecto, respecto a la autonomía del personal asignado (Fernández, 2005).

Los procesos de innovación tecnológica, Hidalgo, León y Pavón (2002) los definen como el conjunto de las etapas técnicas, industriales y comerciales que conducen al lanzamiento con éxito en el mercado de nuevos productos manufacturados, o a la utilización comercial de nuevos procesos técnicos, por lo tanto las funciones de la innovación son múltiples y constituyen la fuerza motriz que impulsa a las empresas hacia objetivos a largo plazo, conduciendo a nivel macroeconómico a la renovación de las estructuras industriales y a la aparición de nuevos sectores de actividad económica. La innovación la traduce en los siguientes hechos:

_ Renovación y ampliación de la gama de productos y servicios.
_ Renovación y ampliación de los procesos productivos.
_ Cambios en la organización y en la gestión.
_ Cambios en las calificaciones de los trabajadores.

El proceso de invención cubre las acciones dirigidas a la creación de nuevas ideas y su puesta en funcionamiento, este proceso constituye una de las aristas que integra la dimensión de la innovación en la gestión del conocimiento (Dubrin y Mascaró, 2000).

Flórez  (2007) opina que se está viviendo una revolución tecnológica sin precedentes. Existe un entorno cambiante lleno de amenazas para las empresas establecidas, pero también  repleto de oportunidades para la explotación de nuevas necesidades.

En la actualidad se debe estar atento no solo a los cambios, sino convivir con el cambio.

La empresa debe ser flexible, creativa, reconociendo los cambios y explotarlos.

Para ello es necesario transformar algunos principios organizativos que son:

 

Concluye Flórez (2007) que la empresa debe de concebirse en una red de colaboradores que complementen sus capacidades básicas, aquellas que firman el alma de la empresa. La red de relaciones debe incluir toda una serie de servicios externos públicos y privados desde los centros tecnológicos, las empresas consultoras en gestión estratégica, las universidades, la colaboración con los competidores para el desarrollo de nuevos productos, los tratados internacionales, entre otros.

La innovación y  mercadotecnia van de la mano, Robles y Alcérreca (2000, p.141) describen que para poder evaluar el papel que juega la mercadotecnia en el mundo de los negocios basan su idea en la opinión de Peter Drucker que dice “la mercadotecnia y la innovación producen resultados; todo lo demás son costos”.

Partiendo del punto anterior, la mercadotecnia debe de considerarse como un auténtico motor de la actividad empresarial, debido a su actividad de contactar a la empresa con el mercado, convirtiéndose por lo tanto en el único generador de ingresos para las organizaciones. 

Describe García (1994) que el desarrollo tecnológico se ubica en un contexto económico y social. En efecto, una multitud de factores socio-económicos e instituciones ejercen su influencia cuando se trata de crear y explotar los recursos científicos y técnicos de una comunidad. Por eso, la innovación tecnológica debe ser considerada como un proceso socio-organizador, por medio del cual los conocimientos científicos se transforman en productos y servicios que entran en el circuito económico.

La aplicación de los conocimientos tecnológicos desarrollados por los organismos de investigación o por las grandes empresas plantea un cierto número de problemas relativos a las PYMES, cuyos recursos en la investigación y desarrollo son limitados. En concreto se produce un estrangulamiento en el momento de la transformación de los conocimientos técnicos elaborados en los laboratorios en productos de alta tecnología comercializables en los mercados.  La debilidad de los medios empleados para la comercialización es un problema que encuentran muchas veces las PYMES industriales
Un medio de solución para las PYMES, pueden ser los Centros Tecnológicos, ya que reúnen en un marco apropiado para la innovación a las empresas, los laboratorios de investigación, las instituciones de formación y ciertos servicios administrativos. Las industrias pueden beneficiarse con:

Establecimiento de contactos de las PYMES con las universidades.
Bolsa de negocios para poner en relación a las empresas que ofrecen y piden soluciones tecnológicas aplicables a las PYMES.
Asistencia en estudios de mercado y búsqueda de salidas para nuevos productos.
Establecimiento de una red de consejeros capaces de responder a las demandas de información de orden técnico y comercial (García, 1994, p.60).

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