MANUAL PARA LA PROMOCIÓN DE LAS PYMES MEXICANAS: ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS Y JURÍDICOS A CONSIDERAR EN LA PLANEACIÓN INTEGRAL DE UTILIDADES

Rafael Espinosa Mosqueda
asesorneg@yahoo.com.mx

1.3. LAS FILOSOFÍAS ADMINISTRATIVAS CONTEMPORÁNEAS


En cualquier etapa de una empresa los empresarios y los directivos de las pequeñas empresas deben de conocer las ventajas que brindan la dirección estratégica y la planificación financiera. El conocimiento de las filosofías administrativas contemporáneas dirigidas hacia la planeación estratégica, la importancia del benchmarking en la toma de decisiones, el conocer también los costos de calidad para el logro de poder competir en los mercados reinantes, aunado a la importancia de la cadena de valor para mejorar la competitividad, son algunos de los elementos que en el actual contexto empresarial ninguna empresa puede prescindir de realizar.


1.3.1. La planeación estratégica aplicada en los negocios de las pequeñas y medianas empresas


Describe Rodríguez (2003) que la teoría administrativa cubre una gama amplia de ideas y conceptos, algunas teorías se preocupan de la eficiencia a corto plazo mientras que otras se concentran en la efectividad a largo plazo. Existen otras que hacen énfasis en las estructuras de los individuos, los grupos y aún la sociedad, como explicar el por qué las empresas están sujetas a ciclos de vida de crecimiento. Pero cualesquiera que sean las premisas que tomen, todas las teorías normalmente están ligadas a las funciones básicas de la administración. En la terminología del investigador Fayol, estas actividades fundamentales se identifican como: prever, planear, organizar, coordinar y controlar.

Algunas teorías consideran a estas funciones como concurrentes, mientras que otras las desarrollan en términos de secuencia operativa. Un enfoque puede abogar por un ciclo de planeación, organización, dirección y control; mientras que otro puede seleccionar los elementos de planeación y ejecución.

Continua diciendo Rodríguez (2003) que la función de la planeación consiste en influir en el futuro al tomar acciones predeterminadas y lógicas en el presente. También es la esencia de una operación efectiva que se planea de manera cuidadosa para integrarse en los objetivos de la empresa, bien vale lo que cuesta en tiempo y costo.
La planeación involucra preparar métodos, estrategias y alternativas diseñados para ayudar a los organizadores a alcanzar los objetivos y las metas deseadas. Al considerarse cuidadosamente, los planes dan una base sólida para delegar deberes y proyectar las utilidades de varias combinaciones de recursos. Las actividades de planeación pueden por tanto, apoyar el desarrollo de la empresa tanto en el presente como en el futuro.

La planeación es una función administrativa universal, por tanto se han creado diversas clases de ella y esto mismo ha creado confusiones. Hay quienes consideran a la planeación como sinónimo de toma de decisiones. Lo cual es erróneo. La toma de decisiones no es lo mismo que planear. Se pueden tomar decisiones todo el día pero no se cumple ninguna planeación. Sin embargo, para cumplir con la planeación debe tomarse una decisión. Por último está la diferencia entre la planeación y un plan. La primera es un proceso, una actividad, mientras que el plan es un proyecto para un curso de acción particular que se cree necesario para alcanzar resultados específicos.

Para  DuBrin y Mascaró (2000) la planeación supone fijar metas y encontrar formas para alcanzarlas. Se dice que la planeación es la función central de la administración y que influye en todos los actos del administrador. Al hacer planes, el administrador mira hacia el futuro y dice: “Esto es lo que queremos lograr y así es como lo vamos a hacer”. Por lo general, la toma de decisiones es un componente de  la planeación porque se deben hacer elecciones como parte del proceso para terminar los planes. La importancia de la planeación se multiplica porque contribuye, notablemente, a desempeñar las otras funciones de la administración.

Con la idea de tener un concepto claro de lo que es la planeación, es conveniente dar a conocer algunas definiciones.

“La planeación es el proceso de decidir anticipadamente, lo que ha de hacerse y cómo. Implica la selección de objetivos y el desarrollo de políticas, programas y procedimientos para lograrlos.” (Rodríguez, 2004, p.188).

 “La planeación es una herramienta que le sirve a toda la institución al logro de los objetivos y las metas que se ha planteado.” (Cruz 2005,  p. 61)

 La planeación consiste en definir las metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para integrar y coordinar el trabajo de la organización. La planeación se ocupa tanto de los fines (qué hay que hacer) como de los medios (cómo hay que hacerlo)... (Robbins y Coulter, 2005,  p. 185).

La planeación es la función administrativa a través de la cual se eligen misiones y objetivos, junto con las actividades requeridas para cumplirlos y es asimismo la instancia más relacionada con la toma de decisiones, si se tiene en cuenta que usualmente la solución de una situación problemática presenta diversas alternativas de caminos a seguir, entre los cuales sólo uno resultará elegido y se espera que sea el óptimo... (Rojas, 2006, p. 135).

La Planeación es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrá de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización. Podemos considerar a la planeación como una función administrativa que permite la fijación de objetivos, políticas, procedimientos y programas para ejercer la acción planeada (Caldera, 2006,   p. 1).
Las definiciones de planeación anteriores guardan similitudes al describir que es un proceso para decidir en forma anticipada lo que debe hacerse, tomando en cuenta la misión de la empresa y los objetivos, estableciendo metas, estableciendo el curso concreto de la secuencia de operaciones, el tiempo y números necesarios para su realización. Por lo tanto es importante en la realización de un proyecto o en un plan de negocios, contar con una herramienta básica como lo es la planeación, con la finalidad de ubicar en un plano futuro al empresario y tome adecuadamente decisiones disminuyendo el riesgo.

DuBrin y Mascaro (2000) resumen los elementos de la planeación en siete etapas como muestra la figura 16, indicando que con una ligera modificación, el modelo se aplica a la planeación estratégica, a la táctica y a la operativa; describiendo que un planificador debe de definir la situación presente, establecer metas y objetivos, desarrollar planes de acción para lograrlos, formular presupuestos e implementar y controlar planes

López (2005) dice que es factible identificar cuatro tipos de planeación a saber:

 La planeación prospectiva, la planeación  estratégica, la planeación operativa y la planeación táctica. Cada una de ellas permite encadenar o alinear una concepción del entorno, un conjunto de estrategias para responder a él, una estructura organizacional y una cultura institucional. Paralelamente, cada tipo de planeación recurre a un grupo especializado de agentes responsables de su integración y puesta en práctica y una amalgama de herramientas útiles para identificar cómo se ha avanzado y qué se debe corregir.

Con relación a la planeación prospectiva se puede decir que le permite a la institución construir anticipadamente una respuesta en un horizonte de largo plazo y, de esa manera, mantener la viabilidad de los fines institucionales. Por ello, concentra su atención en el porvenir y es un ejercicio racional de modelar, a partir del futuro, aquellos escenarios posibles para el desenvolvimiento de la vida institucional en escenarios adversos o favorables en diferentes grados.

En este sentido, “es una forma de posicionarse frente al cambio y construir el futuro” (López, 2005, p. 277).

La planeación estratégica le permite a la organización, a partir de la construcción de una visión común, clara, realista y asequible, identificar aquellas metas que contribuyen mejor a la consecución de los valores institucionales en el mediano plazo.
 “La esencia de la planeación estratégica es la evolución sistemática de la institución en relación con su entorno y del aprovechamiento de sus capacidades institucionales en áreas de su mejor desarrollo” (López, 2005, p. 278).

Este tipo de planeación implica definir y priorizar aquellos asuntos que debe resolver la empresa, identificar sus causas y soluciones, definir quiénes serán responsables de atender esas últimas y de aplicar los recursos necesarios, así como establecer los indicadores del avance alcanzado.

DuBrin y Mascaró (2000) mencionan que  la planeación es un proceso complejo e incluyente, que involucra una serie de etapas o elementos sobrepuestos e interrelacionados, y como se mencionó anteriormente, por lo menos se conocen tres tipos de planeación: estratégica, táctica y operativa y las definen como sigue:

Planeación Estratégica “es aquella que consiste un plan maestro de una empresa, que da forma a su destino. Es la forma de  establecer planes maestros que conforman el destino de la empresa” (DuBrin, y Mascaró, 2000, p. 111).

Como ejemplo se puede mencionar el caso de  Wal-Mart, en el momento que decide expandirse más allá de Estados Unidos y Canadá para entrar en Europa y Asia,  implementa una planeación estratégica (DuBrin, y Mascaró, 2000).

La planeación táctica es aquella “que transforman los planes estratégicos de una empresa en metas específicas, por unidad organizacional. Por lo tanto traduce los planeas estratégicos a planes y metas específicos, que son más revelantes para una unidad organizacional particular” (DuBrin, y Mascaró, 2000, p. 107).

Por último la planeación operativa es el  tercer tipo de planeación que “se conforma por los procedimientos y acciones específicos a aplicar en la organización por los niveles inferiores” (DuBrin, y Mascaró, 2000, p. 107).

Se dirige más a las operaciones cotidianas para hacer negocios e  identifica los procedimientos y las acciones específicas que se requieren en los niveles inferiores de la organización.

Cierran su idea DuBrin y Mascaró (2000) diciendo que en la práctica, la diferencia entre la planeación táctica y la operativa no es muy clara, más una situación es clara, ambos tipos de planes apoyan al plan estratégico.

Las PYMES no pueden quedar exentas de utilizar la planeación estratégica y menciona Malfitano (2007) que, el planteamiento en ellas mejora su subsistencia; agregando que la metodología del plan estratégico de negocios y servicios, debe de ser utilizada como una herramienta generadora de conocimiento para la toma de decisiones en la pequeña y mediana empresa, su aplicación formal necesita utilizar  e integrar información originada por las áreas de administración, marketing y contabilidad. 

Afirma Malfitano (2007, p.15) que:

 La PYME puede equivocarse menos, pues no dispone de fondos suficientes para soportar el fracaso, un porcentaje del altísimo índice de mortalidad de las PYMES se debe a la patología congénita de no realizar la inversión adecuada en la planificación estratégica necesaria para su funcionamiento

Con la aplicación sistemática de la metodología del plan estratégico de negocios y servicios, no sólo se realiza el acto de proveer información sobre el patrimonio del ente  y evolución financiera para facilitar la toma de decisiones  económicas, sino que también se satisfacen requerimientos informativos solicitados por los inversionistas y de los acreedores;  además de cumplir con todos los requisitos contables de información, transparenta y mejora la exposición de los estados financieros, creando un ámbito de incumbencia profesional irrebatible para el rol de administrador en la gestión de la PYME (Malfitano, 2007).

Domínguez (2006) confirma lo anteriormente expuesto describiendo que para cualquier emprendimiento de negocios, siempre resulta útil la elaboración de un plan estratégico, siendo éste una herramienta que define de forma consensuada las metas, objetivos y los cursos de acción posibles que permitirán la subsistencia y eventual crecimiento de la empresa.

Prosigue diciendo Domínguez (2006) que el plan debe de contener:

Rodríguez (2005) opina que el micro, pequeño y mediano empresario entra en una nueva fase de desarrollo. La complejidad de las diversas actividades, de las operaciones, la competencia y otros factores, hace necesario que el empresario mexicano se ubique dónde está situado en el presente y en el corto, mediano y largo plazo.

Los recursos de dirección en un sentido amplio, ya no están limitados únicamente a  los recursos empresariales de creación o de innovación ligados al talento personal, deben extenderse también a una gama de otros elementos, en forma de capacidad, de organización, de mando, de competencia, de experiencia, de conocimiento y métodos, de relaciones e influencias, que son una especie de patrimonio o capital para los administradores de la PYME. Cuando el empresario acepta estos términos puede más fácilmente desarrollar modelos de planeación estratégica para la toma de decisiones.

Por lo tanto dice Rodríguez (2005) que la planeación estratégica debe integrarse al proceso administrativo total, a la estructura organizacional, al sistema de información administrativa y al sistema de presupuestación. La planeación estratégica requiere de un enfoque de sistemas en el que se ponga de manifiesto la interdependencia de las actividades administrativas.

El modelo de planeación estratégica queda plasmado en un instrumento conocido como plan de negocios y Olivares (2006) lo juzga como un documento esencial para el emprendedor o el empresario; ya que durante la vida de la organización, inclusive antes del arranque de la misma, es básico se muestre en un documento único todos los aspectos de un proyecto de negocios; pudiendo ser para la presentación a la administración de la empresa, para la búsqueda de inversionistas, para entidades financieras, como soporte para un crédito bancario, para la presentación de una oferta de mercadeo, para un tercero interesado en el análisis o inversión o bien para una franquicia o licencia de uso. 

Las estrategias de convencimiento para atraer inversionistas es el pan de todos los días en el mundo de los negocios.

Olivares (2006) también menciona que los aspectos financieros y económicos son fundamentales en un plan de negocios, y no deben limitarse sólo al análisis de cálculo y de proyección de números. La información cuantitativa debe estar sustentada en propuestas estratégicas, comerciales, de operaciones, de recursos técnicos y humanos.

Una vez que se conoce la clasificación e importancia de planeación,  consecuentemente se debe ver la influencia del benchmarking, esto para confortar más los elementos necesarios en la formación de una entidad empresarial con las bases necesarias para poder tener el éxito.

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