MANUAL PARA LA PROMOCIÓN DE LAS PYMES MEXICANAS: ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS Y JURÍDICOS A CONSIDERAR EN LA PLANEACIÓN INTEGRAL DE UTILIDADES

Rafael Espinosa Mosqueda
asesorneg@yahoo.com.mx

1.6.3.  El desarrollo de un presupuesto integral

Siguiendo con el estudio del tema  se procederá con el análisis del presupuesto maestro,  para ello diversos autores brindan las siguientes definiciones:

Ramírez (2005, p. 267) para este autor  el Presupuesto Maestro
consiste en un conjunto de presupuestos que buscan, por un lado, la determinación de la utilidad o pérdida que se espera tener en el futuro y por el otro, formular estados financieros presupuestados que permitan al administrador tomar decisiones sobre un período futuro en función  de los planes operativos para el año venidero.

Gracia et al. (2007, p. 47) mencionan que “consiste en la agrupación de todas aquellas líneas de actuación que han sido previamente presupuestadas en las distintas parcelas de actividad de la empresa.”

De acuerdo con Hax y Majluf (2004, p. 194) refieren:
El presupuesto maestro de una empresa incluye todas aquellas actividades cuyo control se juzga importante para un desarrollo saludable de los negocios de la empresa: entre ellas figuran las ventas, la fabricación, las actividades administrativas, la inversión y la gestión del efectivo.

Horngren et al. (1993, p. 334) señalan al presupuesto maestro como:
El que resume las actividades planeadas de todas las subunidades de una organización: ventas, producción, distribución y finanzas; éste cuantifica los objetivos de ventas, la actividad de los factores de costos, las compras, la utilidad neta y la posición financiera; por todo esto el plan maestro es un plan de negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de programas de operación y estados financieros detallados.
Una vez dado un preámbulo del presupuesto maestro y  de acuerdo  a su definición  se  puede clasificar así:

Para Barfield et al. (2005) el presupuesto maestro está formado de presupuestos operativos como de presupuestos financieros como se puede  ver  tabla 52. Cuando un presupuesto operativo se relaciona con los ingresos, se espera que las unidades presentadas se vendan y el dinero refleje el precio de venta. En contraste, cuando un presupuesto operativo se relaciona con el costo, se espera que las unidades de insumo presentadas se transformen en unidades de producción o que se consuma y  el dinero refleje los costos.

En el caso de Horngren et al. (1993) el presupuesto maestro lo dividen en:

  1. Presupuestos de operación:
  1. Presupuesto de ventas.
  2. Presupuesto de compras.
  3. Presupuesto de costo de artículos vendidos
  4. Presupuesto de gastos de operación.
  5. Estado de resultados presupuestado.
  1. Presupuesto financiero:
  1. Presupuesto de capital.
  2. Presupuesto de efectivo.
  3. Balance general presupuestado.

Como ya se ha comentado la planeación es el proceso por el cual la alta  dirección de la empresa diseñan continuamente el futuro deseable y seleccionan las formas de hacerlo factible, funciona como un sistema global utilizando la metodología del pensamiento sistémico y la interacción conjunta de sus componentes estratégica y tácticamente.

Uno de los recursos más utilizados para hacer planeación es el "presupuesto integral" (Faga y Ramos, 2006).

 A continuación se presenta un delineamiento de lo que es y su estructura en las organizaciones.

A. Los presupuestos de operación.

De acuerdo con la clasificación antes expuesta la primera etapa del presupuesto maestro es el de operación. Al respecto Hansen y Mowen (2003) opinan que los presupuestos de operación tienen que ver con las actividades de una empresa que integran ventas, producción e inventarios de artículos terminados, el resultado final de los presupuestos de operación es un estado de resultados presupuestado.

Este presupuesto maestro suele prepararse para períodos de un año, correspondientes al año fiscal de la empresa.

B.  El presupuesto financiero.

Continuando con las etapas del presupuesto maestro  la segunda es la parte culminante de los estados financieros presupuestados

Ramírez (2005) menciona que el plan maestro culmina con la elaboración de estados financieros presupuestados, son el reflejo del lugar en donde la administración quiere colocar la empresa, así como cada una de las áreas de acuerdo con los objetivos fijados.

El presupuesto financiero surge de la información generada por el presupuesto de operación, que junto con él constituyen la herramienta para traducir en términos monetarios, el diseño de acciones que habrán de realizarse.

El estado de resultados, el estado de situación financiera y el estado de flujo de efectivo presupuestado indican la situación financiera proyectada. Con estos informes concluye la elaboración del plan anual o plan maestro de una empresa. Al igual reúne el resultado de la información contenida en los presupuestos de ingresos y egresos, determinando con apertura de los distintos períodos considerados en el mismo, los excedentes (superávit) o faltantes (déficit) de fondos previstos para dicho período (Faga y Ramos, 2006, p. 372).

Vatter (1974) hace referencia considerablemente a la toma de decisiones y de planificación con respecto a la adquisición y al uso de fondos. Todas las transacciones de la empresa suponen algunos aspectos de financiamiento y un volumen considerable de planificación administrativa tiene que ver con la captación de fondos y con el control de su uso para pagar los bienes y servicios adquiridos. Éste mencionado presupuesto supone planificar las finanzas con relación a los ingresos, los costos de operación  y los diversos presupuestos  de abastecimiento; es realizado por el jefe de finanzas, tesorero o contralor;  asimismo este plan financiero debe ser revisado por el grupo superior de la administración. El presupuesto financiero se parecerá mucho a un Estado de Fondos o a un Estado de ingresos y egresos, por supuesto se refiere a las actividades propuestas en lugar de las transacciones reales que aparecerían en los informes contables convencionales.

Del Río (2004b) indica que este presupuesto comprende un presupuesto de caja (origen y aplicación de recursos) y toda la serie de operaciones de tipo financiero en que no interviene la caja, como pueden ser un trueque, un intercambio, etc. El presupuesto financiero tiene por objeto pronosticar y controlar todos los elementos que forman la posición financiera (balance) como lo son el capital de trabajo, el efecto que producirán las estimaciones sobre caja, bancos, además de la toma de decisiones, todo ello referido siempre a la estructura financiera, o cuestiones accesorias como lo es el fondo de la operación, o sea el capital invertido en bienes, como la planta, maquinaria y equipo, y los inventarios. Este presupuesto se hace al final porque recibe constantes ajustes.

En el caso de Faga y Ramos (2006, p. 194) mencionan los elementos que conforman el presupuesto integral, que  son los siguientes:

  1. Presupuesto de ventas.
  2. Presupuesto de costo de ventas.
  3. Presupuesto de niveles de inventarios (de productos terminados, de mercadería de reventa, de productos en proceso y de materias primas y materiales).
  4. Presupuesto de producción y costo estándar variable de fabricación.
  5. Presupuesto de compras(de materias primas y materiales, de mercadería de reventa)
  6. Presupuesto de costos variables de ventas.
  7. Presupuesto de resultados financieros.
  8. Presupuesto de egresos.

Con la información que arrojan los presupuestos antes mencionados Faga y Ramos (2006, p. 194) describen que de la adecuada articulación de todos estos presupuestos parciales se obtendrán los presupuestos principales:

  1. “Presupuesto Económico (o estado de resultados proyectado).
  2. Presupuesto financiero.
  3. Balance proyectado.
  4. Presupuesto de inversiones”

Una vez que se conocen las partes de un presupuesto integral, a continuación se plasmarán los conceptos básicos de cada uno de los presupuestos que lo conforman.  
                          
a. El presupuesto de ventas.

Salas (1974, p. 186) menciona los procedimientos que deben seguirse para reunir la información que formará el presupuesto de ventas, éstos dependerán de los sistemas de distribución en uso y para un inteligente pronóstico de ventas,  el autor lo concreta en tres pasos:

  1. “Análisis de los resultados pasados.
  2. Análisis de mercado
  3. Análisis de la situación de cada producto con respecto a su mercado y a sus utilidades.”

Dentro de su análisis,  hace referencia que como resultado de los presupuestos de operación como  financiero, los estados financieros que se preparen para presentar el resultado final al que llevará a la empresa el plan financiero, deben ser iguales en cuanto a forma y método de preparación a los que habitualmente prepara el departamento de contabilidad de la compañía para los resultados reales.

Ramírez (2005) explica que la primera etapa será la determinación del comportamiento de su demanda; es decir, conocer que se espera que haga el mercado, el autor recomienda los siguientes pasos para elaborar un presupuesto de ventas:

1.- Determinar el objetivo que desea logar una empresa con respecto al nivel de ventas en un período determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para logarlo.
2.- Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en análisis de regresión y correlación, análisis de la industria, de la economía.
3.- Elaborar el presupuesto de ventas, distribuyéndolo en zonas, divisiones, líneas, etc.

Faga y Ramos (2006, p. 194) hacen mención de que el presupuesto de ventas constituye el punto de partida para el desarrollo del presupuesto integral. Su elaboración y cumplimento está a cargo de la gerencia comercial. Integrado por tres elementos:

  1. “Unidades a vender.
  2. Precio unitario.
  3. Ventas totales, resultante de multiplicar las unidades  por el precio unitario.”

Prosiguen afirmando Faga y Ramos (2006, p. 195) que una adecuada apertura del presupuesto de ventas permite ver los efectos del modelo a desarrollar sobre los siguientes aspectos:

  1. “Política de precios.
  2. Ventas en el mercado interno y ventas de exportación, con apertura de países destino y mezcla de productos a ser exportados.”

Faga y Ramos (2006, p. 195) creen que es importante que refleje la mayor flexibilidad posible en lo relativo a su composición por:

  1. “Negocio o producto.
  2. Producto, familia o línea de producto.
  3. Canales de distribución.
  4. Tipo de clientes.
  5. Zona geográfica.
  6. Vendedores.”

b. El presupuesto de costos de ventas.

Incluye la definición del sistema de costeo elegido para la determinación del resultado y la definición de las políticas de stock determinadas en los correspondientes presupuestos de niveles de inventarios.

Es el resultante de los costos de adquisición y/o producción determinados en los correspondientes presupuestos de compras y producción. (Faga y Ramos,  2006). 

c. El presupuesto de niveles de inventarios.

Es el que deja constancia de las políticas de stock adoptadas en el modelo de planeamiento por la dirección de la empresa. Muestra el nivel de inventarios de cada uno de los distintos depósitos de bienes de cambio al inicio del período presupuestario, el presupuesto de ventas o consumo de dichos inventarios en unidades, y los niveles al final de cada período considerado. Asimismo indica los lotes óptimos de compra de elementos como mercadería de reventa y materias primas y los insumos de producción necesarios en los restantes; productos terminados y productos en curso de elaboración. Su valorización se hace sobre la base de los costos estándar variables elegidos (Faga y Ramos,  2006, p.195). 

d. El presupuesto de mano de obra directa.

Welsch, Hilton,  Gordon y Rivera (2004) hacen referencia al presupuesto de mano de obra directa y la armonía de este con la estructura del plan anual de utilidades. Este debe mostrar las horas planificadas de mano de obra directa y el costo por centro de responsabilidad y por producto. Se prefiere desarrollar un presupuesto separado para cada departamento y que comprenda dos subpresupuestos uno de horas y otro de los costos.

Burbano y Ortiz (1995) mencionan acerca de la incorporación en el presupuesto los costos de mano de obra directa para cumplir el plan de producción. Para las empresas industriales la mano de obra directa está representada por los operarios directos en las labores de transformación de materias primas, ensamble de partes o componentes, etc.

La determinación de los recursos presupuestales previstos para financiar la remuneración de los operarios es la clave porque atribuye a la cuantificación de los costos unitarios, establecimiento de precios, elaboración de flujo de caja. La presupuestación de este rubro corresponde al ejecutivo responsable de la función de producción, el cual contará con el apoyo de finanzas y del personal para proporcionarle la información requerida.

e. El presupuesto de producción.

Welch et al. (2004) especifican la cantidad planificada de los artículos a fabricar durante el período del presupuesto. El primer paso sugerido es establecer políticas para los niveles de inventarios, planificar la cantidad total de cada producto, programar la producción por sub períodos. El presupuesto de producción es el paso inicial en la presupuestación de las operaciones de manufactura.

Para Ramírez (2005) el gerente de manufactura es quien  debe desarrollar información acerca de operaciones de fabricación de cada producto, también debe generar información con respecto a los usos y capacidad de producción de cada departamento de manufactura. De este, depende todo el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo. Para determinar lo que se debe producir hay que considerar variables como las ventas presupuestadas de cada línea, inventarios finales deseados para cada tipo de línea y los inventarios iniciales con que se cuente cada línea.
                                                                                    
f. El presupuesto de materia prima y de compras.

El presupuesto de materia prima y compras se debe expresar en unidades monetarias y se incluye únicamente el material directo; además de indicar las necesidades de materia prima, genera información para compras, determina niveles de inventarios para cada tipo de materia prima y ejerce control administrativo sobre la eficiencia con que se maneje la misma (Ramírez, 2005).

g. El presupuesto de gastos de operación.

“Este presupuesto tiene por objeto planear los gastos en que incurrirán las funciones de distribución y administración de la empresa para llevar a cabo las propias actividades”. (Ramírez,  2005, p. 270).

h. El presupuesto de costo de producción de lo vendido.
                                                                              
Ramírez (2005) hace una relación de los volúmenes establecidos de los inventarios iniciales y finales de productos terminados, al efectuar el presupuesto de producción en unidades; y una vez conocido el costo de los inventarios iniciales, se procederá a valorizar los inventarios finales de acuerdo con los valores que sirvieron de base, para obtener el costo de producción, presupuestado.

i.  El presupuesto de efectivo.

La empresa es un ente económico con actividades financieras para lo cual necesita contar con información acerca de sus recursos invertidos ya que necesita proyectar sus gastos e inversiones.

Burbano y Ortiz (1995) dan  gran importancia a la correcta planificación del efectivo, ya que este favorece el control de la inversión y del gasto, fomenta la movilización rápida de los recursos invertidos, estimula la obtención de altos márgenes de utilidad y nutre la rentabilidad. Este presupuesto no se basa en criterios subjetivos, deben resaltarse parámetros que permiten formular la política de liquidez. 

Las empresas deben poseer fondos para respaldar sus transacciones normales, especular con los precios o para fines de protección. La demanda de recursos líquidos representa el soporte de lo que se denomina saldo mínimo, este puede ser el porcentaje de compromisos previstos para el siguiente período. Este se fijará en el punto o nivel donde se equiparan el costo y la rentabilidad.
Si las pautas del crédito se centran en el otorgamiento de plazos, cuanto mayor sea la flexibilidad, más tardará la recuperación de la cartera, lo que afecta la recuperación de fondos monetarios. Si se recurre a los descuentos por pronto pago, se fortalecerá la posición de liquidez; este estudio indica que a toda empresa le convendría vender de contado y comprar a crédito, ya que esto implica poder efectuar negocios que reportan fondos líquidos con poder adquisitivo actual y cancelar deudas mediante el uso de recursos con una capacidad real de pago deteriorada por la influencia inflacionaria. (Burbano y Ortiz, 1995, p.248).

j. El presupuesto económico.

Faga y Ramos (2006) mencionan que el presupuesto económico equivale al estado de resultados proyectado, es el resultante de la compilación de todos los datos contenidos en los presupuestos parciales que se han descrito hasta ahora.

Ramírez (2005) indica un método para la realización del estado de resultados presupuestado como muestra la figura  33, el cual consiste en tomar el estado de resultados estimado para el próximo período y agregar o disminuir a la utilidad las partidas que afecten el estado de efectivo y que no estén incluidas como ventas o gastos.

Las partidas incluidas en el estado de resultados y no implican movimiento de efectivos son depreciaciones y amortizaciones; y las que no están incluidas en el estado de resultados y que sí afectan el efectivo son las inversiones en activo fijo o en capital de trabajo, dividendos por pagar, préstamos que se esperan, aportaciones de capital, etc.

Ramírez (2005) en este punto menciona que se forma con el conjunto de presupuestos individuales de ventas, gastos de producción, gastos de venta y administración, etc. Consiste principalmente en la agrupación de las estimaciones hechas para cada una de las actividades y funciones de la empresa, un cambio significativo en este estado financiero es que se muestra un nuevo tipo de utilidad  económica, o sea aquella que se obtiene deduciendo a las ventas el costo de los materiales directos, de la mano de obra directa y de los gastos variables de producción. Esta llamada utilidad económica es la que se utilizará para cubrir todos los costos fijos de la operación del negocio. La diferencia entre la utilidad económica y los costos fijos constituirá la utilidad o pérdida de operación de la compañía.
k.  El balance proyectado.
Continuando con los estados financieros presupuestados Faga y Ramos (2006) hacen mención del balance presupuestado refiriéndolo como, aquel que consiste en mostrar la situación patrimonial de la empresa al final del periodo considerado.

l. El balance general o estado de situación financiera presupuestado.

Ramírez (2005) aporta la metodología para elaborar este balance, y la desarrolla de la siguiente forma:

1.- Activos Circulantes.
- Efectivo: se obtiene del presupuesto de efectivo cuando se ha determinado el saldo final, mediante rotaciones.
- Clientes: cuentas por cobrar iniciales más ventas a crédito del período presupuestal menos cobros efectuados.
- Inventarios: este se determinó durante el presupuesto de operación.
- Inversiones temporales: depende de la existencia de aumentos o disminuciones, sumando o restando, al saldo al comienzo del período.

2.- Activos no circulantes.
Según del activo de que se trate, el saldo inicial se le suma la cantidad correspondiente por las nuevas adquisiciones y se le restan las ventas a dicho activo.

3.- Pasivos a corto plazo.

    1. Proveedores: al saldo inicial  se le suma el total de compras efectuadas y se le restan los pagos efectuados.
    2. Otros pasivos circulantes: Según las condiciones que se establezcan para cada una.

4.- Pasivos a largo plazo.
En relación con los demás pasivos, a la cantidad inicial se le suma, si se produjeron nuevos pasivos, y se le resta si se pagó parte o el total.

5.- Capital Contable.

    1. Capital aportado: se modifica si hubo nuevos aportes  o retiros de los accionistas.
    2. Capital ganado: Al saldo inicial se le suman las utilidades, si hay pérdidas, se le restan al saldo inicial de utilidades retenidas, lo mismo si se decretaron dividendos.

El balance general estimado para el final del año presupuesto de acuerdo con Ramírez (2005), indica la situación financiera que se espera tenga la empresa en aquella fecha, la situación financiera que este refleje es una prueba más a que se somete el plan financiero de la compañía, el desarrollo de este se puede hacer en hojas de trabajo o utilizando un libro diario y un mayor.

Cabe señalar que dentro del plan maestro la elaboración de estados financieros tiene una importancia fundamental debido a que suministran los datos básicos que permiten evaluar la situación financiera y determinar los resultados de operación de una empresa. De esta manera se facilita la información requerida para proceder al análisis e interpretación de la información financiera.

Consecuentemente, Welsch et al. (2004) determinan que el plan maestro debe culminar con la elaboración de los estados financieros presupuestados, que son reflejo del lugar en donde la administración quiere colocar la empresa, así como cada una de las áreas de acuerdo con los objetivos que se fijaron para lograr la situación global.

Aparte de los estados financieros presupuestados anuales, pueden elaborarse reportes financieros mensuales o trimestrales o cuando se juzgue conveniente para efectos de retroalimentación, lo que permite tomar las acciones correctivas que se juzguen oportunas en cada situación.

De igual forma Barfield et al. (2005) señalan como paso final en el proceso de preparación de presupuestos el desarrollo de estados financieros presupuestados (proforma) para el período. Estos estados financieros reflejan los resultados que se lograran si las estimaciones y los presupuestos usados para los presupuestos anteriores realmente ocurren. Dichos estados financieros le permiten a la administración determinar si los resultados pronosticados son aceptables. Si no lo son la administración tiene la oportunidad de cambiar y ajustar algunos renglones antes de que empiece el período para el cual se está preparando el presupuesto.

Por otro lado, el presupuesto financiero aunado a ciertos datos del estado de resultados expresa el estado de situación financiera y el estado de flujo de efectivo, todos ellos presupuestados.

Para  terminar el presente apartado (Mondino y Pendas, 2005) refieren que los sistemas contables no son más que modelos útiles y consistentes de ordenar datos susceptibles de ser medidos de manera homogénea. El ordenamiento de datos que forman la información financiera proporcionada por los sistemas contables, pretende brindar  información a los diferentes usuarios, quienes a su vez la requieren para dos propósitos básicos:

1. Control de gestión y organización.

El concepto anterior es un típico análisis ex-post en el que, sobre situaciones consumadas y por lo tanto ya conocidas, se recaba información para:

a. Conocer los recursos con los que dispone y a quiénes pertenecen.

b. Verificación y comparación  de la performance que los mismos tienen en la empresa; partiendo de la evaluación de la gestión general, hasta las performances individuales.

2. Planeamiento.

En este caso el análisis es de tipo ex-ante en el que, antes de que las cosas efectivamente sucedan, es decir se conozcan los resultados que finalmente se producirán, se proyecta información con el objeto de conocer cómo será la situación de la organización con la orientación que se pretende dar a los recursos.

La información citada se resume en tres estados financieros mutuamente relacionados: el balance, el estado de resultados y el flujo de caja, cada uno de ellos requiere de una acumulación previa de datos y un adecuado criterio de ordenación y clasificación. El conocimiento de estos últimos elementos, aunado a la metodología contable, es el paso previo y necesario para poder interpretar correctamente la información brindada por los estados financieros de cualquier empresa.

Continúan  opinando Mondino y Pendas (2005, p.33) describiendo que metafóricamente se puede decir: “la información concentrada en estos estados financieros tiene por objeto proporcionar los planos cartográficos que muestran dónde se está, adónde se va a llegar y como será el camino”.

El balance, el estado de resultados y el flujo de efectivo (ex-post) muestran dónde se está actualmente y cómo se llegó; mientras que la información financiera presupuestada (ex–ante) indica dónde se llegará y cómo se prevé que será el camino.

Para poder interpretar correctamente los estados financieros, se requiere conocer cómo están construidos y cómo funciona su lógica interna. En este sentido, cabe recordar un precepto básico de la dirección estratégica: “mala información produce malas decisiones. Para el caso, también vale la pena decir que buena información + mala interpretación = malas decisiones “(Mondino y Pendas, 2005, p.33).

Volver al índice

Enciclopedia Virtual
Tienda
Libros Recomendados


1647 - Investigaciones socioambientales, educativas y humanísticas para el medio rural
Por: Miguel Ángel Sámano Rentería y Ramón Rivera Espinosa. (Coordinadores)

Este libro es producto del trabajo desarrollado por un grupo interdisciplinario de investigadores integrantes del Instituto de Investigaciones Socioambientales, Educativas y Humanísticas para el Medio Rural (IISEHMER).
Libro gratis
Congresos

4 al 15 de diciembre
V Congreso Virtual Internacional sobre

Transformación e innovación en las organizaciones

11 al 22 de diciembre
I Congreso Virtual Internacional sobre

Economía Social y Desarrollo Local Sostenible

Enlaces Rápidos

Fundación Inca Garcilaso
Enciclopedia y Biblioteca virtual sobre economía
Universidad de Málaga