DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROCESO DE GESTIÓN ECONÓMICA FINANCIERO PARA LA UNIVERSIDAD DE GRANMA

Capitulo III: PROPUESTA DE LA NUEVA ESTRUCTURA Y VALIDACIÓN DE SU FACTIBILIDAD PRÁCTICA DE LA NUEVA ESTRUCTURA.
III.1 Propuesta de la nueva estructura

Como se plantea en el capítulo anterior se propone una estructura de tipo lineal funcional desde un enfoque de proceso que permita una integración de los diferentes subprocesos y el direccionamiento del proceso de gestión económico-financiera facilitando el cumplimiento de la estrategia del centro objeto de estudio. Primeramente es necesario señalar que con la nueva estructura se logra:

• Desaparecen el concepto de vicerectoría pasando a ser direcciones funcionales que se subordinan directamente al Rector, eliminando de esta manera la función administrativa del vicerector y permitiendo así que cumpla con la función de asesoría al mismo.
• Estas direcciones funcionales responden a los procesos de aseguramiento material y aseguramiento económico financiero, disminuyendo los niveles de dependencias que existen en la estructura actual a contrapartidas de los procesos.
• En la nueva estructura los directivos cuentan con una línea media que facilita el desarrollo y cumplimiento del ciclo de dirección, debido a la disminución de su alcance y al número de relaciones que se establecen en su área de acción.
• Se potencia el enfoque de proceso, en la definición de las nuevas unidades organizativas, a partir de la concentración de actividades (imputs-outpus), garantizando con ello que el flujo de todas las actividades y recursos necesarios se concentren en una misma dirección.
• Las funciones de dirección pueden ser materializadas en todo su ciclo, lo que permite medir la calidad integral de la gestión.

Organigrama de la nueva estructura.
La estructura que se propone estaría compuesta por las siguientes unidades organizativas:

• Dirección de Economía.
• Dirección de Servicios.
• Dirección de Aseguramientos.
• Departamento de Contabilidad y finanzas
• Departamento de alimentación.
• Departamento docente productivo.
• Departamento de ATM.
• Departamento de transporte.
• Departamento de mantenimiento.
• Departamento de Planificación y Estadística
• Departamento de Alojamiento.

Comparación de la estructura actual y la propuesta.

 Al momento de proyectar la nueva estructura hemos tenido en cuenta los objetivos a alcanzar, así como las funciones y actividades a desarrollar para lograr estos. También será necesario reagrupar las funciones y actividades por las diferentes unidades estructurales (direcciones, departamentos, brigadas, etc.) teniendo en cuenta la afinidad de las mismas, así como su importancia, definiendo además las relaciones que deben existir entre estas actividades y los grupos de personas que las realizarán.
Por otra parte, es necesario tener presente que las estructuras organizativas de dirección de las entidades están determinadas por un conjunto de factores relacionados entre sí, los cuales son:

• Volumen de trabajo ejecutado por la entidad.
• Complejidad de la producción o los servicios y de los procesos tecnológicos
• Número de trabajadores.
• Nivel de especialización de la producción o los servicios.
• Nivel técnico de la producción o los servicios.

Por último se señala que aunque por una necesidad de dar determinado ordenamiento al presente trabajo, hemos expuesto por separado el análisis y diseño de la estructura de dirección y por otro el análisis de las funciones, en la realización práctica del trabajo ambos aspectos se tendrán que abordar a la vez, pues es imposible elaborar una propuesta de estructura sin analizar y definir previamente las funciones a ejecutar y la agrupación más adecuada de las mismas.

III.I.1 Organización de la Dirección Económica

La misión  de la Dirección Económica es Asegurar financieramente el desarrollo de los diferentes procesos Universitarios y hacer cumplir la legislación Económica vigente a través de un correcto registro y control de los recursos materiales humanos y financieros, que se utilizan en las diferentes actividades que tienen lugar en la vida Universitaria. Por lo que debe cumplir con los siguientes objetivos:

1. Proponer la política de registro y control contable para todos los procesos universitarios, con una adecuada aplicación de la Resolución 60 del MFP.
2. Dirigir, organizar y controlar el desarrollo de todas las operaciones económicas a partir del cumplimiento de las normas y procedimientos aprobados por la gestión económica y financiera.
3. Dirigir el proceso de elaboración de los planes económicos y financieros a partir de los objetivos estratégicos de la organización y de los lineamientos aprobados para la política económica del país.
4. Proveer a la entidad de un sólido sistema de Gestión Económica y Financiera, caracterizado por una alta eficiencia, eficacia y efectividad de las operaciones, capaz de detectar oportunamente las desviaciones que se produzcan en el uso de los recursos, materiales, humanos y financieros y aportar información útil para la aplicación de medidas correctivas.
5. Garantizar que en todo el proceso económico se aplique y se cumpla rigurosamente, toda la legislación económica, financiera y contable que regulan la actividad, emitidas por los organismos rectores nacionales, ramales y territoriales.
6. Proyectar el proceso selección, capacitación y desarrollo de los Recursos Humanos existentes en la Dirección.
7. Dirigir y controlar el proceso de actualización, desarrollo y acreditación de los sistemas y subsistemas del Modelo de Gestión Económica y Financiera vigente.
8. Brindar los servicios de asesoría, a los directivos de los diferentes niveles, en materia de Gestión Económica y Financiera.
9. Asegurar financieramente el desarrollo de los diferentes programas de desarrollo, en correspondencia con los planes previstos, teniendo en cuenta los preceptos de la Nueva Universidad.

Para dar cumplimiento a estos objetivos se apoya en los subproceso:

• Contabilidad y finanzas
• Planificación y estadística.

 Subproceso de contabilidad y finanzas.

1. Organizar, ejecutar y controlar el proceso de registro y control, de todas las operaciones y hechos económicos que tienen lugar en la Universidad, a partir del cumplimiento de las normas, los procedimientos y principios aprobados por la legislación actual y de la estructura vigente.
2. Establecer y mantener actualizados los planes de prevención de riesgos inherentes a sus actividades y en correspondencia con la Resolución 60 del MFP.
3. Dirigir los procedimientos contables en correspondencia con las características propias de la universidad y proyectar el desarrollo del sistema a partir de los cambios indicados por los organismos rectores.
4.  Mantener una política de cobros y pagos sana, en correspondencia con los términos pactados con los suministradores.
5. Brindar información útil para la toma de decisiones a los directivos y niveles que corresponda y mantener la debida custodia de la misma.
6. Velar por el cumplimiento estricto de una conducta ética acorde con los principios de la revolución.

Subproceso de planificación y estadística.

1.  Organizar, consolidar y controlar, el proceso de elaboración y proyección de los planes económicos y financieros, en correspondencia con las reglamentaciones del organismo y de la Planeación Estratégica de la Universidad.
2. Establecer y mantener actualizados los planes de prevención de riesgos inherentes a sus actividades y en correspondencia con la Resolución 60 del MFP.
3. Desarrollar de forma oportuna el proceso de planificación continua y mantener actualizado a los directivos correspondientes acerca del nivel de cumplimiento de los planes, proponiendo medidas para corregir las posibles desviaciones.
4. Realizar estudios de proyección de las posibles demandas de recursos a partir de las series históricas y del comportamiento de los niveles de actividad.
5. Realizar periódicamente la conciliación con los suministradores del cumplimiento de las cifras aprobadas centralmente en el plan de la economía.
6. Garantizar el cumplimiento del calendario estadístico interno, territorial y nacional.
7. Mantener actualizado el plan de la economía para la defensa y controlar el cumplimiento de los niveles de acumulación de las reservas movilizativas.
8. Velar por el cumplimiento estricto de una conducta ética acorde con los principios de la revolución.

III.I.2 Organización de la Dirección de Aseguramiento.

Esta dirección tiene como misión, asegurar materialmente el desarrollo de los diferentes procesos Universitarios y hacer cumplir la legislación Económica vigente a través de un correcto uso, distribución y control de los recursos materiales humanos y presupuestarios, que se utilizan en las diferentes actividades que tienen lugar en la vida Universitaria.
Funciones de la Dirección:

1. Dirigir, organizar y controlar el proceso de gestión, compra, almacenamiento y distribución de todos los recursos que demanden el desarrollo de los procesos que tienen lugar en la Universidad, a partir del cumplimiento de las normas de contratación, los procedimientos y principios aprobados por la legislación vigente en la universidad y el país.
2. Dirigir, organizar y controlar el proceso de transportación, estableciendo las prioridades en función de las políticas aprobadas por la universidad.
3. Trazar la política de la Universidad para mantener un adecuado nivel nutricional de estudiantes y trabajadores, a partir de un correcto uso de los recursos disponibles.
4. Dirigir y controlar el proceso de elaboración de los planes de producción de alimentos en las áreas de la Universidad, en correspondencia con el fondo de tierra disponible.
5. Dirigir, organizar y controlar el proceso de producción de alimento y animales con vista a garantizar el consumo humano y la práctica docentes de las carreras que lo demanden que tienen lugar en la Universidad.
6.  Proyectar el proceso de selección, capacitación y Desarrollo de los Recursos Humanos existentes en la Dirección.
7. Proyectar, dirigir y controlar el proceso de acreditación y certificación de los diferentes niveles tecnológicos de los almacenes de la universidad.
8. Establecer y mantener actualizados los planes de prevención en correspondencia con la Resolución 60 del MFP.

Para el logro de su misión de apoya en los siguiente subpresos:

• Abastecimiento Técnico Material.
• Alimentación
• Transporte
• Docente productivo.

 
Subproceso ATM.

1. Organiza, ejecuta y controla el abastecimiento técnico y material, para el mantenimiento y desarrollo de los diferentes procesos universitarios.
2. Satisfacer con eficiencia, eficacia y efectividad, las necesidades de recursos materiales, en correspondencia con los planes directivos y operativos.
3. Hacer cumplir la legislación vigente en materia de compra, recepción, y entrega de productos, materializados en la calidad de la documentación que se tramita y en la que se produce.
4. Exigir y controlar periódicamente, la correcta aplicación de las normas de consumo de materiales.
5.  Asegurar la protección y buen estado de los recursos almacenados.
6. Verificar periódicamente, el destino final de los recursos entregados, corroborando que fueron utilizados según lo previsto.
7.  Exigir y verificar el cumplimiento estricto de las normas de almacenamiento y de los principios de control interno establecidos.
8. Verificar que la distribución y entrega de recursos, se correspondan con las normas de consumo y con el nivel de actividad.
9. Mantener un adecuado nivel de coordinación con el resto de los departamentos que participan en el proceso de aseguramiento material y financiero.
10. Establecer y mantener actualizadas las medidas de prevención de riesgos inherentes a sus actividades.
11. Asesorar a los directivos de los diferentes niveles en los aspectos relacionados con su actividad.

 Subproceso de Alimentación

1. Ejecuta la confección de todos los menú que demande la universidad ya sea en la sede central así como en las unidades docentes, a partir del presupuesto aprobado.
2. Organiza y controla todas las operaciones necesarias para brindar un servicio de calidad, en correspondencia con la disponibilidad de recursos y con el menú aprobado.
3.  Organiza y controla el cumplimiento de todas las operaciones relacionadas con el destino final de los recursos asignados para el cumplimiento de sus objetivos de trabajo.
4. Elabora las normas de consumo de alimento a partir de la política establecida por el organismo superior y controla el cumplimiento de las mismas.
5.  Asesora en materia de alimentación a los directivos correspondientes.
6. Establece y mantiene actualizadas las medidas de prevención de riesgos inherentes a sus actividades.

Subproceso  de Transporte.

1. Es el responsable de velar por la documentación de legalidad del parque automotor de la universidad.
2. Es el máximo responsable de que se cumplan los mantenimientos en fecha y horas establecidos de cada uno de los vehículos del parque automotor.
3. Hace cumplir los planes de transportación aprobados en reuniones de logística y consejo de dirección.
4. Concilia diariamente con la dirección de contabilidad la liquidación del combustible en caja.
5. Planifica y organiza el sistema de transportación de los trabajadores en ómnibus, es el encargado de toda la contratación de transporte de carga necesario para hacer cumplir las políticas de abastecimiento de la universidad en caso de ser necesario.
6. Realiza la distribución de combustible en la reunión de logística garantizando el plan de trabajo, contra carro asignado por tareas a desarrollar y el resto se pondrá en piquera y se autorizará según solicitud de transportación, entregadas al departamento de transporte, se cargaran las tarjetas de combustible en dos períodos. En el primero se abastecerá con el consumo mínimo que garantice el trabajo hasta la confección del plan de trabajo y el en segundo cuando se realice la distribución para dar cumplimiento al mismo.
7. Los días 4 de cada mes el jefe de transporte debe hacer un análisis del que debe quedar evidencia escrita, del combustible consumido contra lo planificado y certificar el cumplimiento de lo aprobado. En la comisión de logística, este análisis deberá partir del estudio de las hojas de ruta, donde se especifique el índice de consumo de cada carro analizado lo cual tributará al análisis de la demanda de combustible que se realiza mensual con el ministerio.
8. Cada copia del autorizo de combustible de piquera debe llevar anexada la carta de solicitud y el análisis de la que se realizará los días 25. Deberá tener anexado el modelo de solicitud establecido por el ministerio.

Subproceso  Docente Productivo.

1. Organizar y controlar las actividades relacionadas con el servicio de prácticas docentes de estudiantes y profesores en el departamento.
2. Evaluar y exigir por la correcta aplicación de las normas de consumo de materiales, en la preparación de tierra del departamento así como en la nutrición de los animales que se custodian.
3. Dirigir el proceso de elaboración de los planes de producción de alimento para el consumo animal así como el humano que se generan en el departamento.
4. Exigir el cumplimiento de los objetivos de trabajo, a partir de la evaluación periódica del desempeño de los trabajadores que se le subordinan.
5. Exigir y controlar los documentos que amparen las producciones terminadas en cada proceso del departamento. Así como los documentos que amparen la salida de los diferentes animales que se custodian en el área.
6. Proyectar el proceso de capacitación y desarrollo de los Recursos Humanos existentes en la Dirección.
7. Hacer cumplir la legislación vigente en lo referido al trabajo con los animales en desarrollo.
8. Organizar y controlar periódicamente el sistema de control establecido en el área.
9. Asesorar a los directivos de los diferentes niveles en los aspectos relacionados con su actividad.

Dirección de Servicios Generales
Esta dirección es la encargada de diseñar e implementar la política de la universidad referida a los servicios de hospedaje para nacionales y extranjeros, materializar el plan de mantenimiento de equipos, mantenimiento constructivo, mantener un agradable estado físico ambiental y la higiene de las áreas internas y externas de la universidad.
Funciones de la Dirección.

1. Elaborar el Plan de mantenimiento constructivo y de equipos y dirigir su ejecución en todas las unidades organizativas de la universidad, a partir del presupuesto aprobado.
2. Demandar los recursos materiales y financieros necesarios para el mantenimiento y desarrollo de la planta física, de las áreas ornamentales internas y externas y de la higiene general de la universidad.
3. Diseñar y materializar la política de hospedaje para nacionales y extranjeros en casas de visita, residencia académica, cuarto de postgrado y albergues de trabajadores.
4. Proyectar el proceso de capacitación y desarrollo de los Recursos Humanos existentes en la Dirección.
5. Organizar, controlar y actualizar periódicamente los procedimientos de control establecidos en el área.
6. Evaluar y exigir la correcta aplicación de las normas de consumo de materiales, para la actividad que dirige.
7. Asesora a los directivos de los diferentes niveles en los aspectos relacionados con su actividad.

Para el logro de sus objetivos se apoya en los siguientes subprocesos:

• Alojamiento
• Mantenimiento

Subproceso  de mantenimiento

• Organizar y ejecutar los planes de mantenimiento constructivo y de equipos aprobados en todas las unidades organizativas de la universidad.
• Organizar y controlar todas las operaciones necesarias para brindar un servicio de calidad, en correspondencia con la disponibilidad de recursos y con el plan aprobado.
• Elaborar las demandas de recursos materiales y financieros necesarios para el mantenimiento constructivo y de equipos de la universidad, a partir de las normas de consumo aprobadas.
• Asesorar a los directivos de los diferentes niveles en los aspectos relacionados con su actividad.

Subproceso  de alojamiento.

•  Prestar servicio de hospedaje y alimentación a estudiantes del Postgrado en Moneda Nacional y a funcionarios de la red de Universidades del Ministerio de Educación Superior y de su Organismo Central.

2. Hacer cumplir los mecanismos de control en materia de alojamiento establecidos por la universidad y el país.
3. Prestar iguales servicios a estudiantes extranjeros del pregrado y postgrado en Pesos Convertibles.
4. Implementar un sistema seguro y eficaz de cobro por concepto de servicios prestados a este tipo específico de clientes, en coordinación directa con la dirección económica y la Dirección de Relaciones Internacionales de la Universidad de Granma.
5. Organizar y controlar todas las operaciones necesarias para brindar un servicio de calidad, en correspondencia con la disponibilidad de recursos.