El modelo de análisis organizacional basado en el enfoque de visualizar a los organismos sociales como sistemas, tiene su origen en las ideas enunciadas por el biólogo vienés Ludwing Von Bertalanffy. El enfoque organísmico de Bertalanffy se convertía en la década de los 20´s en una manera distinta de visualizar y estudiar el mundo de los seres vivos. Ya para la década del ´50 Von Bertanlanffy expone los fundamentos de una Teoría General de los Sistemas al comprobar que muchos principios y conclusiones de algunas ciencias tienen validez para otras ciencias cuando tratan de objetos que pueden ser considerados como sistemas, sean físicos, químicos, sociales, etc., estableciendo claramente la importancia de los estudios de sistemas para diversos campos de la ciencia.

Aunque esta teoría surgió en el campo de la biología, inspiró grandes desarrollos en distintas disciplinas, constituyéndose de esta forma el amplio campo de la sistémica o de las ciencias de los sistemas, indistintamente se puede encontrar en la literatura los términos Teoría de sistemas, Enfoque de sistemas, Análisis sistémico o Pensamiento sistémico empleados de forma análoga. En este trabajo se utilizará la expresión Teoría de Sistemas.

Durante años, en menor o mayor medida, la gestión y dirección de las empresas cubanas estuvo matizada, entre otras cuestiones, por no examinar integralmente todos los subsistemas que comprenden la misma, imposibilitándose el logro de la efectividad económica deseada.

El Perfeccionamiento Empresarial es un proceso de mejora continua de la gestión interna de la empresa que posibilita lograr, de forma sistemática, un alto desempeño para producir bienes o prestar servicios competitivos.

Un aspecto relevante dentro del mismo lo constituye el tratamiento en sistema de todos los aspectos que intervienen en una empresa, aún cuando la aplicación de la teoría de sistemas en Cuba ha tenido un enorme impulso con el perfeccionamiento empresarial, todavía se desconoce el grado de su aplicación y sobre todo cuando se desea establecer un sistema de Control de Gestión.

Es evidente, que el Control de Gestión se relaciona con estos temas, toma de ellos información relevante y constituyen fuerzas facilitadoras que lo complementan y estimulan a los directivos a ver su importancia. En consecuencia, en las condiciones actuales de la economía cubana y del mercado, se precisa de un sistema de control que propicie el despliegue de la estrategia, que permita perfeccionar el proceso de toma de decisiones, vinculando los tres niveles: estratégico, táctico y operativo, así como obtener resultados eficaces, eficientes y competitivos, con un enfoque de mejora continua

Es por ello que se le propone realizar una evaluación del enfoque de sistema para propiciar la implementación del Cuadro de Mando Integral el cual es un modelo de gestión con visión corto y a largo plazo. Se le considera como uno de los más importantes modelos de planificación y gestión de los últimos años.

MATERIALES Y MÉTODOS.

Se procede a comprobar en la empresa si se manifestaban las propiedades que debe poseer un sistema social para ser considerado como tal. Reflexionando que cada sistema tiene sus propias características, componentes generales, propósitos y objetivos, competencias, mecanismos de control, estructura organizativa, beneficios, dificultades, etc., y como tal cuenta con su propio gestor del que se exige muestre aptitudes analíticas y de aprovechamiento de oportunidades, gran voluntad para practicar las soluciones, habilidades para la comunicación, y que además pudieron ser apreciadas teóricamente las características consideradas como básicas internacionalmente a partir de la definición ofrecida por Bertanlanffy, el autor determinó que la evaluación del grado de aplicación de la teoría de sistemas en las empresas objeto de estudio se realice de acuerdo a los rasgos o características presentados:

Propósito

 El propósito de la empresa expresado en su objeto social se garantiza en la misión, la visión y los objetivos estratégicos.

Globalidad

 En la visión y los objetivos estratégicos de la empresa ésta se refleja en todas sus partes integradamente y no en algunas de ellas o por separado.

Homeóstasis

 Si los objetivos estratégicos, la misión y la visión reflejan un deseo de cambio demasiado brusco que no es factible de llevar a cabo.

Entropía Negativa

 Si la empresa crea dentro de toda su estructura capacidades y cuenta con recursos para lograr adaptarse a los cambios del entorno.

Para evaluar el desempeño del sistema de dirección en el proceso de implementación y cumplimiento de los objetivos trazados se propone la ejecución de una revisión bibliográfica de la proyección estratégica realizada para el período 2008-2010, del análisis económico e informes de la dirección de operaciones y Gestión tecnológica presentados en los últimos seis meses, del orden del día de los consejos de dirección llevados a cabo en el mismo período de tiempo y la aplicación de una encuesta y una entrevista.

La entrevista recoge seis preguntas que pretenden comprobar si existe una integración de criterios e intereses dentro del equipo de dirección en la toma de decisiones que contribuya a que en los resultados obtenidos se vea reflejado y materializado el esfuerzo colectivo. De esta forma se puede evaluar el nivel de aplicación de la teoría de sistemas en la gestión y toma de decisiones del equipo de dirección de cada empresa.

La encuesta pretende conocer la valoración personal de cada encuestado relativo al funcionamiento de su empresa como un sistema, es decir, si existe o no integralidad en la estructura de la misma y si ésta se manifiesta a través del sistema de toma de decisiones, contando con un total de seis preguntas cerradas.

Proceso evaluativo:

Se consideró que una empresa tendría un alto grado de manifestación de la teoría de sistemas cuando se manifestaban de forma óptima al menos tres de las características señaladas anteriormente. Un grado medio de de manifestación de la teoría de sistemas cuando igualmente se revelaran al menos dos de las características señaladas y con bajo grado de manifestación de la teoría de sistemas cuando las entidades no clasificaran en los anteriores criterios. Esta valoración estuvo influenciada además por el análisis de los métodos de recopilación de datos mencionados y Resumen de los resultados de la encuesta.

Para ilustrar mejor los resultados obtenidos en la investigación, se recurrió al uso de la técnica del Colorigrama. Luego de obtener la valoración de las características o propiedades de un sistema, se asignaron colores para resaltar dicha evaluación. El grado alto se representó a través del color verde, el medio al amarillo, y por último el nivel bajo se asocian al color rojo.

La reflexión estratégica profunda requiere conocimientos, certezas, y visiones imprescindibles por lo que debemos tener presente la declaración de Valores, Misión y Visión.

Los Valores Estratégicos representan las convicciones o filosofía de la Alta Dirección respecto a qué nos conducirá al éxito, considerando tanto el presente como el futuro. Todo lo que pueda aportarnos una ventaja competitiva consistente podría traducirse en un valor estratégico de la empresa.

Misión: La declaración de valores estratégicos es en sí un logro significativo para la empresa, pero es tan sólo un paso muy importante en el camino. Una vez que tenemos acuerdo acerca de nuestros valores debemos concentrarnos en el correcto planteamiento de la misión de la empresa.

La Visión es una declaración pensada para comunicarse ampliamente. “Una declaración de visión se plantea para inspirar y motivar a quienes tienen un interés marcado en el futuro de la empresa”

Quizás no exista una manera mejor de pensar y priorizar los Objetivos Estratégicos de la empresa que el Mapa Estratégico. Este es el aporte conceptual más importante del Cuadro de Mando Integral, una herramienta que tendremos que usar ampliamente en lo adelante.

Un Mapa Estratégico ayuda a valorar la importancia de cada Objetivo Estratégico, así como entender la coherencia e integración entre estos. Tiene el valor de presentar los objetivos agrupados en perspectivas fundamentales. De esta manera consigue que la estrategia sea más entendible y comunicable, y nos recuerda la importancia de tener Objetivos Estratégicos en todas las dimensiones clave.

El Cuadro de Mando Integral data de 1990, cuando el Nolan Norton Institute participó en el estudio: “La medición de los resultados en la empresa del futuro”, en el que David P. Norton actuó como líder del estudio, y Robert S. Kaplan como asesor académico. Como resultado se logró establecer el Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard).

Las perspectivas comúnmente utilizadas, aunque pueden incluirse más si se entiende necesario, son:

Perspectiva Financiera: ¿Qué debemos hacer para satisfacer las expectativas financieras de la empresa y partes interesadas?

Perspectiva del Cliente: ¿Qué debemos hacer para satisfacer las necesidades de nuestros clientes?

Perspectiva Interna: ¿En qué procesos debemos ser excelentes para satisfacer esas necesidades?

Perspectiva de Aprendizaje y Desarrollo: ¿Qué aspectos son críticos para poder mantener esa excelencia?

El Mapa Estratégico, si bien ordena nuestros Objetivos Estratégicos en las perspectivas antes dichas, también delimita las Líneas Estratégicas en que se moverán. Integra objetivos dentro de perspectivas críticas para la mayoría de las empresas, distingue a qué opción estratégica responden y qué relaciones causales o de concatenación existen entre ellos, algo importante a la hora de tomar múltiples decisiones.

Estas relaciones causales son intuitivas, basadas en el conocimiento de la organización y del sector. No menos llamativo es la capacidad de estos mapas de, con un simple golpe de vista, ofrecernos los fundamentos estratégicos de la organización. Esta herramienta admite incluir precisiones sobre la cualidad de las conexiones entre objetivos (conexiones móviles, permanentes, etc.) sólo codificando un tipo de flecha para cada situación, y también cuáles de estos objetivos son valorados por nosotros como en mejor o peor condición, basta definir un color u otro signo distintivo para cada caso.

Mediciones

Crear una estrategia ganadora es solo el primer paso en la implementación de un Cuadro de Mando Integral. El siguiente paso es medir el éxito o fracaso de su estrategia.

¿Por qué Medir?

Medir su estrategia le permitirá: confirmar o desechar las relaciones causa-efecto asumida en su estrategia, confirmar su habilidad para alcanzar lo planeado, concentre su energía corporativa para estar alineada con su estrategia y mantener registro de las medidas adecuadas y comunicar el éxito o fracaso para conseguirlas.

¿Medir Qué?

Por extraño que resulte, este tópico es donde la implementación de muchos Cuadros de Mando Integral fallan, debido a: muchos directivos son propensos a introducir medidas, de alguna manera operativa y rutinaria, obviándose las más importantes y que son precisamente las que son relevantes a los objetivos estratégicos.

El Cuadro de Mando Integral se satura de muchas medidas. No debería excederse de 25 medidas. Inicie con las medidas más importantes y paulatinamente puede ir incrementando su número.

El Cuadro de Mando Integral tiene muy pocos indicadores causa o relevantes. Los indicadores causa son medidas que pueden ser usados para predecir el futuro. Tome en cuenta que cuando se establece un indicador como relevante, es relativo al objetivo estratégico específico, por lo que obviamente podría no ser relevante para otro objetivo y viceversa. Los indicadores que miden la consecución del objetivo los llamaremos indicadores efecto.

Para encontrar las mejores medidas, deberá considerar, mediante una “lluvia de ideas”, entre 50 y 60 medidas, luego deberá enfocarse en 25 a 35 medidas que realmente medirán la consecución de la visión, debido a

• Miden el éxito o fracaso de su objetivo (indicador efecto)

• Miden la influencia real sobre los objetivos (indicadores causa)

• Miden sólo el éxito o fracaso del objetivo

Recomendación

Asegúrese que las medidas sean correctamente entendidas en el contexto de la estrategia.

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

La Empresa de Diseño e Ingeniería, se incorpora al Perfeccionamiento Empresarial en el 2002, perteneciente al Grupo GEDIC, es una entidad económica abierta, su misión: ofrecer servicios de proyectos, diseños y consultoría de obras de arquitectura e ingeniería que garanticen la satisfacción del cliente, tiene implementado las ISO 9000 desde 2004, definido en 11 procesos, con una plantilla de 138 trabajadores.

Análisis de las propiedades de un sistema.

Propósito

• Existe conexión entre la visión y la misión, predomina una visión operativa de la organización y un enfoque estratégico. Esto se ve en la integración de la empresa con el proceso de planeación estratégica, los objetivos estratégicos que ha adoptado por el Grupo GEDIC.

Globalidad

• La visión es operativa es precisa y los objetivos están discretamente en vínculo entre las acciones operativas y estratégicas.

Homeostasis

• La entidad experimenta un potencial en su estructura para lograr enfrentar los procesos de cambio que se están dando en su interior, mantenerse estable e ir corrigiendo su finalidad. El ambiente participativo que existe ha posibilitado la aplicación de los mismos. Los trabajadores conocen los beneficios que trae consigo el Perfeccionamiento Empresarial, así como el importante papel que juegan en este proceso.

Entropía Negativa

• Existe la necesidad de que al interior del sistema se dé una comunicación clara, o sea, una mayor coordinación entre sus diferentes elementos, para que el sistema de retroalimentación pueda operar sobre la dirección correcta. Para ello se hace necesario diseñar un sistema de control de gestión con la generalización de sus herramientas (Cuadro de Mando y OVAR) que permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.

El análisis de los resultados de la encuesta y la entrevista arrojó que el 88 % de los participantes en las mismas piensan que la empresa es un sistema y funciona como tal. No obstante se considera que la teoría se aplica discretamente ya que existen dificultades en la organización que así lo reconocen, entre las que cabe mencionar que: No se lleva a cabo en su totalidad el proceso de planeación estratégica, al ser adoptados los objetivos del organismo superior, éstos no ofrecen la claridad necesaria sobre las posibilidades del trabajo a todos los niveles de la empresa, los directivos coinciden en que la empresa se encuentra en avance, sin embargo plantean que éste no es integral en todas las áreas y existe un sistema de comunicación empresarial que no satisfacen lo suficiente para coordinar el esfuerzo humano.

No obstante los directivos de la misma coinciden en colocarla en la fase de desarrollo alegando que la empresa ha logrado un despegue en los últimos años. Dados los resultados de la investigación en la empresa se asume que el grado de manifestación de la teoría de sistemas en la Empresa de Diseño e Ingeniería es MEDIO

Luego de realizar este analisis la entidad esta preparada para poder desarrollar o confirmar visión, valores, visión y estrategia y así acometer la implementación del cuadro de mando integral.

CONCLUSIONES

• La investigación permitió profundizar en el tema de evaluación del grado de implementación Teoría General de Sistemas y su relación con el Control de Gestión definiendo claramente que el Cuadro de Mando Integral es un mecanismo de evaluación y control que traduce la estrategia propuesta.

• Teoría General de Sistemas es un tema que adquiere progresivamente a nivel nacional una mayor connotación en el proceso de consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial.

• No obstante el grado de subjetividad que pueda estar presente en los métodos y técnicas empleadas en el proceso tratamiento en sistema de todos los aspectos que intervienen en una empresa , demostraron que aplicadas acorde a las características de las empresas cubanas, con inteligencia y de forma creativa, constituyen valiosos instrumentos en manos de los directivos contemporáneos, en la toma de decisiones estratégicas., lo que produce una elevación en el nivel organizativo, de previsión y de concordancia entre todos los eslabones empresariales.

• La aplicación de estos métodos y técnicas en la empresa objeto de estudio permite constatar lo siguiente:

o La empresa no contaba con una metodología que le facilitara la evaluación de la Teoría General de Sistemas e implantación y control de la estrategia.

o Se desarrollaron en la empresa factores internos decisivos, como el liderazgo del equipo directivo, que hacen factibles la aplicación del Cuadro de Mando Integral como método de Control de Gestión.

o Sirve de base para pensar en la organización como un sistema abierto en interacción con su medio ambiente y ofrece a la organización una estructura flexible

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1. Profesor. Centro Universitario de Las Tunas Cuba. geovanips@ult.edu.cu
2. Profesor Centro Universitario de Las Tunas , Cuba eimynr@ult.edu.cu
3. Profesor .Empresa de Diseño e Ingeniería de Las Tunas (CREVER.)