CALIDAD DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE ITAPÚA

INTRODUCCIÓN

El escenario actual de las universidades paraguayas ha sido considerado oportuno para generar cambios trascendentes, que redireccionen los caminos a seguir. Esto se debió a que diferentes estamentos como: las Universidades Públicas y Privadas; el Ministerio de Educación y Cultura, y la Comisión Bicameral de Educación y Cultura del Parlamento Nacional se abocaron a realizar trabajos relacionados con la Reforma de la Educación Superior.
Representativos exponentes ligados con el quehacer de la educación superior en el Paraguay, como Vicente Sarubbi (1 998), Antonio Cubilla (2 000) y José Nicolás Morínigo (2 000) entre otros, expresaron en su oportunidad la necesidad y urgencia de estos cambios.
De modo que, la calidad y el mejoramiento de la universidad paraguaya requieren de una revisión de estructuras y procesos internos con un sentido secuencial que permita ordenar y agilizar sus actividades.
En la última década, ha crecido de un modo significativo, la cantidad de personas interesadas en matricularse en carreras universitarias habilitadas por las diferentes universidades tanto en Asunción como en el interior del país.
Esta expansión ha derivado en que se habiliten sedes, filiales y carreras sin contar con las condiciones para su funcionamiento (infraestructura, biblioteca, plantel docente profesional, etc.). Esta situación ha llevado a la disminución de la calidad profesional del egresado, afectando incluso a la credibilidad de todo el sector educativo.
En la búsqueda de una solución a esta situación y con el objeto de ejercer un mayor control sobre la proliferación de instituciones educativas de nivel universitario, en el año 2 003 se creó la Agencia Nacional de Evaluación y Acreditación de la Educación Superior (ANEAES).
La Comisión Nacional de la Reforma de la Educación Superior ha señalado que, tanto las universidades como las instituciones de nivel superior se encuentran rezagadas en comparación a los estándares de calidad alcanzados por las instituciones de América Latina. Y que las reformas universitarias emprendidas por México, Chile, Brasil y Colombia entre otros, no alcanzaron a generar una influencia en el escenario universitario paraguayo.
A partir del año 1 989 se han incorporado al sistema de educación superior mas de 50 nuevas universidades. Entre ellas, la Universidad Nacional de Itapúa (UNI) con siete unidades académicas. Una de ellas, es la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas (FaCEA) creada en el año 1 998.
En relación a los competidores directos de la FaCEA UNI, se puede comentar que existen varias instituciones educativas del nivel universitario en la ciudad de Encarnación; todas ellas son privadas y ofrecen carreras universitarias del área económica; algunas con el mismo titulo de grado que ofrece la FaCEA UNI.
Los potenciales interesados en estudiar las carreras habilitadas en la FaCEA han sido clasificados en: egresados de la educación media del año anterior; egresados mayores de instituciones educativas en cursos acelerados; egresados mayores que por haber incursionado al mercado laboral no continuaron sus estudios, pero las exigencias actuales les obliga a seguir estudiando; egresados mayores con una posición laboral y económica sólida que quieren obtener un título universitario y; profesionales universitarios que buscan ampliar y/o profundizar sus conocimientos incursionando en otras ramas o disciplinas.
En sus primeros diez años la expansión de la FaCEA UNI ha sido rápida, pues cuenta con una sede central ubicada en la ciudad de Encarnación, Capital del Departamento de Itapúa, cuatro filiales en el interior del departamento (ciudades de María Auxiliadora, Natalio, General Artigas y Coronel Bogado); y una filial en el departamento de Concepción (ciudad de Concepción, que desde el 2.008 pasó a formar parte de otra Universidad).
En el año 2 008 han sido matriculados en la FaCEA 830 alumnos. Esto supuso un caudal creciente de datos, incorporación de nuevos funcionarios, creación de nuevos departamentos, necesidad de nuevos métodos de trabajo, integración de mayor información a ser procesada, etc. Esta situación ha llevado a un estado de cosas en el que la gestión tiene que ser optimizada para responder a las demandas institucionales.
Ninguna organización puede desatender el flujo de información. Más aún tratándose de una institución que tiene como uno de sus principales ejes a los conocimientos. La infraestructura de comunicación e información ejercen una importante repercusión sobre el manejo administrativo organizacional, dando así un sentido de coherencia de expresión/acción acorde a sus fines y objetivos.
Los esfuerzos y el trabajo desarrollado por la FaCEA UNI, han traído importantes beneficios para su proyección dentro del departamento de Itapúa, pero se percibe una discrepancia entre la misión y visión institucional con respecto a las decisiones tomadas; haciendo que los resultados económicos sean en cierta medida satisfactorios (si es que son comparadas con las otras unidades académicas de la Universidad Nacional de Itapúa). De modo que, si bien esto significó un avance en la proyección de la facultad, la gestión administrativa no se encontraba suficientemente consolidada para afrontar este crecimiento. Lo que generó cuellos de botella que entorpecen la comunicación, los procesos y el flujo de la información, afectando directamente a la calidad del servicio educativo.
Se entiende como gestión administrativa al conjunto de actividades que efectúa el funcionario de cada departamento; incluyendo a los directivos, de facilitar la información y los recursos necesarios para concretar la misión institucional.
En el caso específico de la FaCEA, cuenta con una estructura departamental establecida por un Reglamento Interno que describe en cierta medida las funciones generales de cada área o sector de la misma.
La imprecisión en la información; muchas veces por la costumbre de querer generalizar sin conocer a cabalidad los antecedentes, hizo que la mayoría de las veces las decisiones se basaran en una intuición acompañada con datos deficientes que generan una información sesgada.
Como medida de solución, fue intención del decanato la adquisición de un software informático para el manejo de la información. Esto va a dar precisión y accesibilidad inmediata a datos e información; pero la cantidad de información; si no está seleccionada con orden y criterio, puede confundir antes que facilitar la toma de decisiones.
Evaristo Martín Fernández (2 001) menciona al respecto “…en las instituciones, en forma natural se produce una evolución continua que desemboca en cambios que hay que abordar de manera lógica y sistemática, pero en ocasiones existe ceguera por parte de las personas que las dirigen y no promueven la adquisición de comportamientos que se adapten a la nueva situación, haciendo que los cambios sean inmanejables”1 .
Se ha podido observar que en la educación superior se hace necesario afrontar varios cambios que la afectarán. Los mismos incluyen, entre otros:  las exigencias para la creación de una institución de educación superior; la garantía de una educación aceptable en cualquier universidad del país; la  jerarquización de las universidades en base a criterios integradores; la redefinición del mérito académico; la conexión de la educación media con la universitaria;  y la redefinición de la autonomía universitaria.
La Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad Nacional de Itapúa (FaCEA UNI), deberá tener muy en cuenta lo citado más arriba, como así también que:

• Dada la cantidad de alumnos y docentes que posee; y, que a pesar de mantener un sostenido crecimiento, los métodos empíricos de gestión y control utilizados se perciben superados por la cantidad de datos y la necesidad de información efectiva para brindar calidad en los servicios;
• Considerando la inestabilidad de recursos cedidos por el gobierno -por los constantes recortes presupuestarios que sufre la Educación Superior- hace que la FaCEA UNI cuente con carreras que aún no han completado su crecimiento vegetativo desde el punto de vista presupuestario; y,
• La proliferación de universidades en la región ofreciendo carreras similares, que para poder competir en el mercado establecen estrategias que la vuelven más atractivas a los ojos del potencial alumno.

El crecimiento poblacional del año 2000 al 2008, de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad Nacional de Itapúa puede visualizarse en el siguiente Cuadro:
Cuadro Nº 1
Crecimiento Poblacional de la FaCEA UNI: Años 2 000 a 2 008

	Año
	2 000	2 001	2 002	2 003	2 004	2 005	2 006	2 007	2 008
Alumnos Matriculados	295	102	142	270	450	640	831	864	830
Docentes	45	56	77	75	79	83	89	94	97
Funcionarios	05	05	07	07	08	09	13	36	31
Carreras	01	01	01	01	03	03	03	03	03
Sedes	01	01	01	02	03	04	04	04	04

Los datos presentados en el Cuadro Nº 1 demuestran la evolución y crecimiento constante en alumnos, docentes, funcionarios y sedes. Lo que obliga a considerar la implementación en un tiempo cercano, de herramientas de gestión capaces de organizar los datos e información para así facilitar la toma de decisiones efectivas dentro de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas (FaCEA UNI).
En el año 2004, el investigador, mediante una encuesta de opinión sobre la percepción interna entre los docentes, estudiantes y funcionarios, encontró que entre otras cosas, que la coordinación en la gestión y fluidez en la comunicación, fueron aspectos relevantes en la FaCEA UNI.
Si esta preocupación por mejorar la calidad del servicio, constituyó un desafío para los directivos de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas (FaCEA UNI), en este estudio ameritó preguntarse:

Pregunta Genérica

¿Cómo se puede optimizar la calidad de la gestión administrativa de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad Nacional de Itapúa?

Dar respuesta a este cuestionamiento, desde el supuesto de que el Cuadro de Mando Integral (CMI) es una opción para optimizar la calidad de la gestión de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas (FaCEA UNI), supuso plantearse y responder a las siguientes preguntas específicas:

Preguntas Específicas:

• Desde la perspectiva de los directivos, docentes, alumnos y la comunidad externa; ¿cuáles son las características de la gestión actual de la FaCEA UNI?
• ¿Las Variables Administrativas Básicas (VAB) pueden ser utilizadas en la elaboración de un Diagnóstico Situacional válido para la FaCEA UNI?
• Desde la perspectiva de los directivos; ¿cuál es la información necesaria para la toma de decisiones de calidad?
• ¿Cómo se podría adaptar el Cuadro de Mando Integral (CMI) a las necesidades de la FaCEA UNI?
• ¿Cuál es el valor agregado que se supone proporcionaría la implementación de un CMI con las VAB?
• ¿Cuáles son los datos necesarios y disponibles para poder generar un CMI?
• ¿Cuál es la validez del CMI basado en las VAB para optimizar la calidad de la gestión administrativa de la FaCEA UNI?

De modo que se establecieron como objetivos generales y específicos de este estudio los siguientes:
 

Objetivos Generales

• “Determinar la manera de optimizar la calidad de la gestión administrativa de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas (FACEA) de la Universidad Nacional de Itapúa (UNI)”

• “Elaborar un Cuadro de Mando Integral (CMI) basado en las Variables Administrativas Básicas (VAB) para mejorar la calidad de la gestión de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas (FaCEA) de la Universidad Nacional de Itapúa (UNI)”

Objetivos Específicos

• Identificar las características, en términos de Calidad, de la gestión actual de la FaCEA UNI.
• Establecer la manera en que las Variables Administrativas Básicas (VAB) pueden ser utilizadas en la elaboración de un Diagnóstico Situacional válido para la FaCEA UNI.
• Elaborar un Diagnóstico Situacional con las Variables Administrativas Básicas (VAB).
• Determinar la información necesaria; desde la perspectiva de los directivos, para la toma de decisiones de calidad.
• Analizar las características que tendría un Cuadro de Mando Integral (CMI) para adaptar a las necesidades de la FaCEA UNI.
• Determinar el valor agregado que se supone proporcionaría la implementación de un Cuadro de Mando Integral (CMI) con las Variables Administrativas Básicas (VAB).
• Identificar los datos necesarios y disponibles para poder generar un Cuadro de Mando Integral (CMI).
• Evaluar por medio del Juicio de Expertos la validez del Cuadro de Mando Integral (CMI) basado en las Variables Administrativas Básicas (VAB) para optimizar la calidad de la gestión administrativa de la FaCEA UNI.

La relevancia de esta investigación se vinculó con la situación ya descripta más arriba, en la que cobraron particular relevancia:

• Las características del funcionamiento y el constante crecimiento de la FaCEA, que obliga a la incorporación de modelos de gestión adecuados y con la capacidad de manejar una mayor cantidad de datos y recursos relevantes para la toma de decisiones efectivas; y,
• El estado actual de la situación de la Educación Superior en el Paraguay, en la cual se avizoran cambios esenciales.

Se ha podido suponer que, en el ámbito de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad Nacional de Itapúa, esta investigación podría aportar una nueva herramienta que permita cumplir con la misión y visión institucional y responder a los crecientes desafíos vinculados con la progresiva competitividad y complejidad de la organización. 
La herramienta de referencia, fue el Cuadro de Mando Integral (CMI). Se supone que la misma puede proporcionar datos estratégicos para la generación de información que permita evaluar la brecha entre lo que se pretende y lo que se logra. Puesto que, consiste en alinear en forma coherente las acciones encaminadas a lograr los objetivos preestablecidos por la institución.
Si bien el Cuadro de Mando Integral (CMI) ideado por Kaplan (1 992) y el modelo de las Variables Administrativas Básicas (VAB) creado por Chiavenato (1 980) surgen fuera del ámbito educativo propiamente dicho, se consideró que pueden ser utilizados con éxito para mejorar la gestión en las instituciones de educación superior. Esto es así, porque no obstante que las instituciones universitarias tengan definidas su campo de acción presentan rasgos característicos que son comunes a toda organización.
El Cuadro de Mando Integral (CMI); tal como fue ideado por Kaplan (1 992), proporciona claridad para el accionar diario dentro de la organización, pero necesita ser construido desde un Diagnóstico bien desarrollado. Por lo que las Variables Administrativas Básicas (VAB) pueden aportar la versatilidad necesaria para detectar las principales características de la organización y así lograr una mejor interpretación de la situación institucional.
Este trabajo de investigación se consideró como un aporte y una innovación por cuanto a la fecha no se conoce del uso combinado de estas herramientas en la gestión de las instituciones universitarias.
Las ventajas del uso de este instrumento está por una parte en la amplitud de sus fundamentos teóricos; y por otra parte, su flexibilidad permite su uso en el ámbito de las instituciones educativas. Por lo que se supuso podrá servir para Optimizar la Calidad de la Gestión de una unidad académica del nivel universitario.
Si la misma fuese implementada en cada unidad académica existente, podría tener un gran impacto para toda la Universidad Nacional de Itapúa (UNI), ya que el Cuadro de Mando Integral (CMI) va a ayudar a orientar y focalizar las actividades desarrolladas por cada unidad académica, sin afectar las particularidades que cada una de ellas posee por las características y el tipo de carreras que desarrollan.
La elaboración de un Cuadro de Mando Integral (CMI), direccionado con sabiduría y comprometiendo a todos los actores puede ser una alternativa válida que ayude a implantar la cultura de la calidad, que viene a representar un estilo de vida.
Con respecto al estado actual de la educación superior y en especial de la educación universitaria en el Paraguay, se consideró que todo aporte para el mejoramiento de la misma puede ayudar mejora la calidad de la gestión institucional.
En este contexto, la preocupación por mejorar la calidad del servicio educativo en la Universidad Nacional de Itapúa, constituyó un desafío para sus directivos, quienes con propuestas concretas buscan optimizar efectivamente la gestión de la educación universitaria en beneficio de las generaciones venideras.
Dado el tipo de investigación que se planteó, no se establecieron hipótesis, sino que se generó un supuesto en donde se consideró que:

“UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI) DISEÑADO CON BASE EN LAS VARIABLES ADMINISTRATIVAS BÁSICAS (VAB) A PARTIR DE UN DIAGNÓSTICO SITUACIONAL, PODRÍA OPTIMIZAR LA CALIDAD DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA FACEA UNI”