Técnicas de Vigilancia Tecnológica

La vigilancia es un sistema de observación y análisis del entorno, tratamiento y circulación interna de los hechos observados y posterior utilización en la empresa (Palop 1999).Es un proceso organizado, selectivo y sistemático, para captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento con el fin de tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios.

La vigilancia debe alertar sobre cualquier innovación científica o técnica susceptible de crear oportunidades - amenazas.

Para que la innovación se produzca desde los orígenes se necesita un continuo flujo de conocimiento interno y externo. La dependencia externa de las organizaciones hace indudable la necesidad de sistematizar la recolección y el análisis de la información acerca del entorno externo y, al mismo tiempo organizar la información interna.

¿Inteligencia y Vigilancia son conceptos similares?

Muchas veces se confunden ambos conceptos, no obstante, se observa una tendencia a reservar  la palabra Vigilancia a las primeras fases del proceso, es decir, a la obtención de la información, tal vez a su procesamiento inicial, mientras que la Inteligencia se aplica sobre todo a las etapas finales, especialmente a la de análisis, que precede la difusión y a la toma de decisiones.

La vigilancia tecnológica da paso o se incorpora dentro de la inteligencia económica, lo que supone utilizar la información obtenida relevante para la empresa de cara a la toma de decisiones acertada. Por esta razón se afirma que la vigilancia genera Inteligencia.

El fin de la Vigilancia Tecnológica no es captar rumores o informaciones sin contrastar. Todo lo contrario, se trata de localizar informaciones fiables de alto valor que creen nuevas oportunidades de negocio y mejoren la situación competitiva de la organización. El principal beneficiario de la implantación de esta metodología es  la dirección de la empresa, por lo que su implantación conviene que esté impulsada por la propia dirección.

Objetivos de la Vigilancia Tecnológica

La Vigilancia Tecnológica tiene como objetivo la obtención continuada y el análisis sistemático de información de valor estratégico sobre tecnologías y sus tendencias previsibles, para la toma de decisiones empresariales.

Las empresas necesitan conocer las últimas tecnologías en las que se está trabajando, así como los últimos productos que están en el mercado. En definitiva, conocer las líneas de investigación y las patentes en la disciplina correspondiente. También interesa conocer las tecnologías emergentes y aquellas que quedan obsoletas. Por tanto, saber en una etapa temprana, los avances tecnológicos en el área de interés, es un tema prioritario. La incorporación de una tecnología eficiente puede ofrecer una ventaja competitiva a la empresa.

En segundo lugar, interesa conocer qué hacen los competidores, en qué investigan, dónde patentan, por dónde se mueven, para intentar seguirles o adelantarles.

La cooperación entre las diferentes universidades, centros tecnológicos, empresas, consorcios y asociaciones innovadoras resulta fundamental para obtenerla mejor tecnología dentro de un área determinada que permita a la empresa destacar del resto.

Tercero, se intentará armonizar y organizar los estudios e investigaciones sobre los distintos estándares para, de este modo, impedir el duplicado del trabajo.
Y, finalmente, las empresas de una tecnología determinada quieren saber quién es el líder, y en qué instituto, en qué universidad, en qué empresa está, para intentar ponerse en contacto con él para conseguir ventaja.

El objetivo es conseguir que la información adecuada esté en el momento preciso en manos de quien la necesita.

Es decir, si se tiene la información adecuada, pero no se ha establecido quien o quienes son receptores de esta información, cuando por fin lo hayamos localizado, la información ya no tendrá el valor añadido del principio.

¿Qué se debe vigilar?

Conocer el entorno, identificar tendencias (nuevos temas, nuevos actores, nuevos productos, nuevos procesos, etc.), riesgos, oportunidades, etc., y actuar en consecuencia, son los objetivos básicos de la vigilancia tecnológica. El éxito de este proceso depende de distintos factores pero podemos afirmar que hay dos determinantes. Por una parte, la participación de todos los miembros de una organización; por otra, la existencia de un sistema de gestión del conocimiento eficaz, entendiendo por tal un modelo de gestión de información formal e informal.

Cuando la labor de vigilancia se hace de manera rutinaria en la empresa, sobre un amplio conjunto de fuentes de datos, con la expectativa de encontrar información de interés para el desarrollo de su negocio, se está en presencia de una vigilancia pasiva o scanning.

Cuando la búsqueda de información sobre actividades relevantes seleccionadas tiene un carácter investigativo, con el fin de proveer un conocimiento continuo sobre los desarrollos y las tendencias emergentes, se le llama vigilancia activa o monitoring.
Cuando la búsqueda incluye tanto al scanning como al monitoring, es decir, tiene un carácter más general, se denomina watching. En este caso el proceso de vigilancia está mucho más organizado y es más sistemático.

Metodologías de  Vigilancia Tecnológica

La vigilancia tecnológica es una herramienta indispensable para la competitividad en las organizaciones, y debe tenerse en cuenta que para realizarla se necesita una metodología a seguir. La aplicación de dicha metodología requiere el establecimiento de un proceso de planeación, seguimiento, medición, análisis y mejora, en el cual se determinen las acciones necesarias para optimizar su desempeño.

Al respecto, Sánchez y Palop (2002),  plantean una metodología de vigilancia que comprende a toda la organización y su entorno. Esta metodología incluye cinco etapas: planeación, búsqueda y captación, análisis y organización, inteligencia y comunicación.

La etapa de planeación comprende la identificación de necesidades y fuentes de información. El objetivo de la etapa de búsqueda y captación es la identificación y determinación de los recursos disponibles, la cual contiene actividades como: observar, descubrir, buscar, detectar, recolectar y captar. En la siguiente etapa, se analiza, trata y almacena la información. Luego se le da un valor añadido a la información, buscando incidir en la estrategia de la organización; y por último, se comunica a los directivos de la organización, se difunde la información y se transfiere el conocimiento.

Apropiar una metodología de vigilancia tecnológica requiere la participación de expertos temáticos que validan y retroalimentan la información y el uso de herramientas de captura, análisis y procesamiento y difusión de la información, así como de indicadores de control de este proceso. Lo anterior, apoyará la creación de una cultura organizacional hacia la vigilancia tecnológica y la creación o configuración de competencias y capacidades hacia la innovación.

La realización de la Vigilancia tecnológica requiere para su continuidad el apoyo y compromiso de la alta dirección de las organizaciones. Son ellos quienes pueden incorporar los resultados de los ejercicios en las decisiones estratégicas de la organización.

Vigilancia Avanzada

Los volúmenes de datos, informaciones y conocimientos que se almacenan en grandes bases permiten una exploración mediante diferentes opciones de búsqueda. En tal sentido hay que hablar de:

Minería de datos: Es un mecanismo de explotación, consistente en la búsqueda de información valiosa en grandes volúmenes de datos.

Minería de texto: se refiere al examen de una colección de documentos y el descubrimiento de información no contenida en ningún documento individual de la colección; en otras palabras, trata de obtener información sin haber partido de algo.
La Minería de texto consiste en la búsqueda a partir de técnicas de aprendizaje automático de regularidades patrones que se encuentran dentro de un texto.

Las aplicaciones de la minería de textos se utilizan principalmente para:

• Extraer información relevante de un documento.
• Agregar y comparar información automáticamente.
• Clasificar y organizar documentos según su contenido.
• Organizar depósitos para búsqueda y recuperación.
• Clasificar textos e indizarlos en el Web.

Una buena Vigilancia Tecnológica debe permitir conocer:

• Las tecnologías en que se está investigando (publicando o patentando) en una determinada área
• Las soluciones tecnológicas disponibles
• Las tecnologías emergentes que están apareciendo
• La dinámica de las tecnologías (qué tecnologías se están imponiendo y cuáles se están quedando obsoletas)
• Las líneas de investigación y las trayectorias tecnológicas de las principales empresas que compiten en el área
• Los centros de investigación, equipos y personas líderes en la generación de nuevas tecnologías, capaces de transferir tecnología.

La empresa se mueve entre la exigencia de disponer de la mejor información,  y el desbordamiento producido por la sobreabundancia de documentos de todo tipo. Ante esta situación, ¿cómo organizar la vigilancia? En la empresa la información suele abordarse de forma descoordinada. Se hace cada vez más necesaria, pues, la estructuración de la función de vigilancia.  El objetivo de la vigilancia consiste en proporcionar buena información a la persona idónea en el momento adecuado (Callon y col. 1993).

Fases del Proceso de Vigilancia Tecnológica

Fase I: Planeación e Identificación de necesidades.
Fase II: Identificación, Búsqueda y Captación de información.
Fase III: Organización, Análisis y Depuración de la información.
Fase IV: Procesos de Comunicación y Toma de Decisiones. Uso de resultados.

También debemos tener en cuenta que tipo de vigilancia pretendemos tener y según sean Ocasional o Permanente las fases van a cambiar:

Fases de una Vigilancia Ocasional.

• Definición del problema.
• Identificación de las fuentes.
• Búsqueda.
• Análisis.
• Validación de la Información.
• Elaboración de un Informe.

Fases de una Vigilancia Permanente.

• Definición de los Factores Críticos de Vigilancia.
• Identificación de las fuentes.
• Identificación de las personas/grupos receptores de esa vigilancia.
• Búsqueda periódica y análisis.
• Envío de la información o elaboración de informes si es necesario.

La Vigilancia Tecnológica en la Práctica

Las empresas suelen en general seguir la evolución de su entorno de un modo poco formal y organizado. La gran mayoría practican con mayor o menor rigor alguna forma no consciente de vigilancia tecnológica. Empresarios y técnicos conocen a través de ferias, revistas técnicas, proveedores de maquinaria, asociaciones profesionales, laboratorios y centros técnicos con las que colabora, los propios clientes y proveedores, etc., los cambios que se producen en su sector y en su mercado.

Sin embargo, pese a ello, tales cambios suelen sorprender a muchas empresas, impidiéndoles introducir los ajustes necesarios para, bien reaccionar ante una amenaza o bien sacar  el máximo provecho de una situación favorable.

La tendencia en empresas de países en los que el concepto de vigilancia está ampliamente difundido y donde éstas lo perciben como una necesidad explícita, es iniciar acciones como las recogidas por Martinet (1989), según la cual considera lo siguiente:

a) captar información en todos los innumerables aspectos que toca una empresa, es decir, se quiere saber todo sobre todo.
b) captar información de los aspectos en los que es más fácil obtenerla o de los que mejor se sabe buscar.

Así como resulta necesario organizar la circulación y asimilación de información en la empresa, igualmente hay que organizar nuestra labor de búsqueda y captación de información, hechos, tendencias y rumores.

Para cualquier empresa es esencial la correcta administración y optimización de sus recursos y especialmente los humanos. Esto afecta también a la función de vigilancia e inteligencia en la empresa, de ahí que al plantearnos bien iniciar o bien formalizar la función de vigilancia, debamos focalizarla, sistematizarla y estructurarla.

• La vigilancia debe ser focalizada, esto es, centrada sobre determinados aspectos de la empresa y su entorno por razones de coste y tiempo de dedicación. Ninguna empresa puede dedicarse a vigilar y/o subcontratar todos los aspectos. Además de por los recursos, la empresa debe vigilar de acuerdo a sus objetivos estratégicos.
• La vigilancia debe sistematizarse mediante un método que permita el seguimiento y explotación regular, tanto de los hechos que afectan a la empresa, como del propio funcionamiento de la función vigilancia. Todas las empresas vigilan su entorno, pero es la aplicación de un método la que permite obtener mayores resultados de la misma, definir y delimitar correctamente la función vigilancia y garantizar la calidad, regularidad y homogeneidad de la misma.
• La vigilancia debe estructurarse apoyándose en una organización interna descentralizada basada en la creación y explotación de redes tanto físicas como virtuales y con toma de decisiones en múltiples niveles.