1.3 Funciones de administración.

La administración se conoce como el espacio donde tiene lugar un conjunto de acciones u operaciones comunes con independencia de las especificidades del objeto administrado. Al conjunto de operaciones y a la secuencia en que son realizadas, es lo que se denomina proceso administrativo (Tristá Pérez, Administración Universitaria, 2001, pág. 27).

• El proceso administrativo se entiende como el conjunto de operaciones directivas básicas, comunes a cualquier organización o actividad que incluye la planificación, es decir, la determinación de objetivos y los medios y las tareas que son necesarias para lograrlos; la organización, que implica la adecuada combinación de los medios (humanos y materiales) y el tiempo para lograr la ejecución de las tareas planificadas; la regulación, dirección o mando, que está dada por la necesidad de dinamizar el sistema y; el control, o sea, la determinación del nivel de cumplimiento de lo planificado (Tristá Pérez, Administración Universitaria, 2001, pág. 27).

La administración se considera un proceso donde sus funciones administrativas1 están estrechamente vinculadas (Gutiérrez Dueñas, 2010). Cuando se llega al punto de control, se evidencia la necesidad de planificar nuevas acciones que se organizan, regulan y controlan, de ahí que el proceso se denomine, ciclo administrativo o ciclo de dirección.
Las funciones administrativas que conforman el ciclo de dirección, son definidas por los clásicos de la administración desde épocas tempranas. Henry Fayol las identifica como: planear (visualizar el futuro y trazar el programa de acción), organizar (construir), dirigir (guiar y orientar al personal), coordinar (ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos) y controlar (verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas) (García, 2010).
Según el libro “Administración una perspectiva global” de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrich, criterio con el que se coincide, las funciones administrativas son: planificar, organizar, ejecutar y controlar. Las mismas son aplicables a actividades con objetivos definidos lo que implica la coordinación y dirección del uso de recursos para lograr el cumplimiento de dichos objetivos.
El número y nombre de las funciones administrativas varían según los autores. Su importancia radica en que en ellas se comprenden los actos esencialmente administrativos y la manera de ordenarlos permite de modo fácil y práctico su aplicación. Las funciones referidas se distinguen en cualquiera esfera social, pues para administrar actividades se necesita planificar, organizar el cumplimiento de lo planificado, regular su marcha y controlar los resultados. Cada una de ellas tiene carácter es­pecífico y pueden existir de forma independiente pero, por su esencia, todas están estrechamente relacionadas y se compenetran unas con otras.

• No han surgido nuevas ideas, técnicas o resultados de investigación que no se puedan ubicar fácilmente en las funciones de planificación, organización, mando y control (Koontz & Weihrich, Administración una perspectiva global, 1999, pág. 10). El éxito que tiene cualquier actividad al alcanzar sus objetivos depende en gran medida de cómo se cumpla la secuencia del proceso administrativo. Las funciones administrativas son una estructura útil para organizar el conocimiento administrativo.

1.3.1 La planificación como función administrativa.

• Un común denominador de todos los individuos es que establecen metas identificables, realistas pero retadoras y luego formulan tareas para alcanzarlas. Si no se busca un propósito o resultado final, no hay justificación para la planificación administrativa. El filósofo romano Séneca expresó en su tiempo: “Si un hombre no sabe a qué puerto se dirige ningún viento le es favorable” (Aguilar, 2009, pág. 2). Con las palabras anteriores, se puede razonar la necesidad de la planificación.
• Etimológicamente, la palabra planificación indica fijar planos para orientar la acción. Por eso, se entiende como la función administrativa dirigida a establecer objetivos, precisar tareas, definir el curso de las acciones en un tiempo determinado y asignar recursos (humanos, materiales y financieros) (Koontz & Weihrich, Administración una perspectiva global, 1994, pág. 11). Para planificar se tienen en cuenta las oportunidades y debilidades del entorno.
• La función de planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración es entendida de forma similar. Para George Terry “la planificación implica seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias y alcanzar los objetivos” (Terry, 1986, pág. 48). Mientras para Idalberto Chiavenato “La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de cualquier actividad” (Chiavenato, Introducción a la teoría general de la administración, 1999, pág. 6).
• Al seguirse la línea de pensamiento, y a los efectos de la presente investigación, la autora considera a la planificación como la función administrativa que sirve de base para las demás funciones. Mediante ella se determinan los objetivos que hay que cumplir y las tareas para alcanzarlos. La planificación indica hacia dónde se pretende llegar, qué hacer, cómo, cuándo y en qué orden se realiza.
• Las características de la planificación radican en los siguientes aspectos (Carreto, 2011, pág. 4):
• Construye el modelo futuro de funcionamiento del objeto de dirección.
• Anticipa en mayor medida las diferencias, desajustes, factores negativos, elementos fortuitos y condiciones cambiantes que puedan presentarse en el futuro durante el desarrollo de la actividad.
• Orienta el trabajo actual de la manera más apropiada para la conducción del trabajo futuro.
• Integra todos los subsistemas y grupos de tareas hacia el cumplimiento de los objetivos.
• Sirve de base para la medición y evaluación de los resultados alcanzados.
• Reduce al máximo los riesgos.
• Maximiza el aprovechamiento de recursos y tiempo.
• Busca racionalidad en la toma de decisiones al establecer esquemas para el futuro.
• Sirve como medio orientador del proceso decisorio para disminuir la incertidumbre inherente a cualquier toma de decisiones.
• Es una actividad continua, un reajuste permanente entre medios, actividades y fines.
• Es una técnica de asignación de recursos. Tiene por fin la definición, dimensionamiento y asignación de los recursos humanos y no humanos.
• Permite condiciones de evaluación para establecer una nueva planificación.
• Se encuentra ligada a las funciones de organización, mando y control sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento.

Lo anterior, evidencia que la planificación es uno de los medios de los que se dispone para obtener buenos resultados. La función anterior propone realizaciones concretas, audaces pero posibles dentro de los marcos establecidos. En esencia, se refiere a la facultad de prever y de visualizar hacia delante, establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se ejecuta la actividad y enfatizar en la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores para desempeñarla.

1.3.2 La organización como función administrativa.

• El ser humano es consciente de que el cumplimiento de los objetivos sólo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de los recursos con que cuenta. Las personas que trabajan en grupos, para alcanzar alguna meta, necesitan tener papeles que desempeñar. El concepto de “papel” implica que lo que hacen las personas tiene propósitos y objetivos bien definidos y cuentan con la autoridad, las herramientas y la información necesaria para cumplir con la tarea (Koontz & Weihrich, Administración una perspectiva global, 1999, pág. 9).
• Varios son los autores que definen la función administrativa de organización. Agustín Reyes Ponce plantea que la organización es la coordinación de los elementos materiales y humanos con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos (Reyes Ponce, Adminsitración de empresas. Teoría y práctica, pág. 32). Mientras Harold Koontz define que organizar es agrupar las actividades para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo una persona con autoridad necesaria para supervisar y coordinar en sentido vertical y horizontal toda la estructura (Koontz & Weihrich, Administración una perspectiva global, 1999, pág. 11).
• La función de organización pasa por un gran número de referentes y alcanza un nivel de conceptualización a inicios del siglo XX con los trabajos de Taylor y Fayol, que marcan la aplicación de la función en las organizaciones modernas (Tristá Pérez, Administración Universitaria, 2001, pág. 28). Sin embargo, en la segunda mitad del siglo XX, parece que la función pierde relevancia. Lo ocurrido se atribuye a excesos en su aplicación que condujeron a situaciones de rigidez organizacional o al desplazamiento del interés de la teoría y la práctica administrativa a otras funciones con insuficiencia en su desarrollo, como el caso de la planificación.
• En los últimos años, ocurre un regreso a la consideración de la organización. David Ulrich, representante clásico de la teoría organizacional señala en 1997: “Usted puede estar defendiendo su visión, intento y destino, pero si usted no puede crear la organización para alcanzar esas estrategias, no llegará allí” (Tristá Pérez, Administración Universitaria, 2001, pág. 28).
• Al seguir los criterios anteriores y a los fines de la investigación, la autora considera que la función de organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos involucrados; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno. La organización es la parte de la administración que implica establecer una estructura intencional de los papeles que desempeñan las personas y se dirige a ordenar y armonizar los recursos humanos, materiales y financieros que se disponen para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Como función básica del siglo administrativo surge con la propia integración del ser humano a los colectivos sociales, con el fin de alcanzar determinados objetivos.
• El propósito de la organización es ayudar a crear un ambiente propicio para la actividad humana. Aunque la organización defina las tareas a realizar, los papeles asignados se tienen que diseñar a la luz de las capacidades y motivaciones de las personas disponibles. La misma se refiere a la forma en que las actividades se dividen, organizan y coordinan, de modo que para alcanzar la realización exitosa de cualquier actividad no puede obviarse su tratamiento.

1.3.3 Función administrativa de mando.

• La función de mando surge desde que se conforman las primeras colectividades humanas para alcanzar metas que no se pueden lograr individualmente. En sus primeros momentos es una actividad de cierta manera empírica y espontánea donde prevalece la experiencia de las personas más viejas y mejor preparadas. Sin embargo, en la actualidad se desarrolla y perfecciona hasta adquirir un carácter científico (Álvarez Llera, 2010).
• El mando como función administrativa se considera un punto central e importante de la administración, pero quizás en el que existe mayor número de discrepancias, pues en la doctrina el mando es conocido además por los vocablos: dirección y ejecución.
• La función de mando se define por Harold Koontz como la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados (Koontz & Weihrich, Administración una perspectiva global, 1999, pág. 11). Autores como George Terry e Isaac Guzmán denominan la función con el nombre de ejecución; Agustín Reyes Ponce, Newman Willian y Luther Gulick la identifican con el nombre de dirección; mientras Lyndall Urwich la distingue con el calificativo de mando.
• Con independencia de la diversidad de criterios existentes, y a los fines de la presente investigación, se consideran los términos mando, dirección y ejecución sinónimos. Las terminologías utilizadas se refieren a la función administrativa que influye sobre las personas para obtener metas y realizar las actividades planificadas. Se dirige a los aspectos interpersonales de la administración, donde juega un papel primordial la orientación, integración de recursos, supervisión, comunicación, creación, aporte, imaginación, iniciativa, criterio discrecional para tomar decisiones, liderazgo y motivación (Koontz & Weihrich, Administración una perspectiva global, 1999, pág. 12).
• El factor tiempo es fundamental en la actividad. Se manda tratando de convencer a los demás de que trabajen para lograr lo deseado y surge de los pasos de la planificación y la organización. El mando es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado y se aplican los conocimientos en la toma de decisiones. A diferencia de las demás funciones del proceso administrativo que tratan más bien con relaciones de cómo son las cosas, el mando trata directamente con el capital humano.
• La función de mando es vital al convertirse en la esencia y el corazón de todo el proceso administrativo. De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de las demás funciones del proceso si no se logra una buena ejecución (Morera Cruz, 2009). La misma pone en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión y conduce a otros para que hagan su mejor esfuerzo. El mando efectivo requiere que se asignen actividades a las personas o realicen las suyas de acuerdo con los objetivos generales, motiva a los implicados, satisface necesidades a través de esfuerzos en el trabajo y comunica con efectividad.
• La comunicación.
• Los antecedentes de la comunicación como uno de los elementos determinantes de la función de mando se remiten a la etapa de Sócrates y Platón donde lo característico eran las relaciones interpersonales. Los padres de la comunicación, Lazarsfeld y Lewin, junto a Hoylan y Lasswell fueron los teóricos más importantes de la visión socio-psicológica de la comunicación durante decenios. Actualmente psicólogos y pedagogos como Victoria Ojalvo Mitrany, Ana Victoria Castellanos Noda, Oksana Kraftchenko Beoto, Ana María Fernández, Tamara Salazar Fernández, dedican tiempo y esfuerzo al tema de la comunicación (Colectivo de autores, 2009, pág. 32).
• La comunicación es una manifestación del sistema de relaciones materiales y espirituales de los hombres en su actividad vital. Es un proceso de interacción e influencia mutua y resulta complejo al relacionarse con el comportamiento individual o colectivo. En las concepciones pedagógicas actuales es frecuente la afirmación de que educación y comunicación son procesos inseparables y que influye entre otros aspectos sobre la motivación (Moreno Basurto, 2004, pág. 7).
• Cualquier hecho educativo requiere mediciones comunicativas y no hay situación comunicativa que no tenga una influencia educativa (Colectivo de autores, 2009, pág. 34). Comunicar es un proceso de intercambio mutuo de información entre dos o más personas a través de la palabra, la escritura, los símbolos, entre otros, donde se trata de compartir ciertos significados (Aparici, 2011). No se alcanzan los objetivos propuestos con una correcta comunicación, se requiere además la motivación de todos los factores involucrados en la ejecución de la actividad.
• Motivación.

La palabra motivación deriva del latín motivus, que significa “causa del movimiento”, se encuentra relacionado con voluntad e interés y es, en síntesis, lo que hace que un individuo actúe y se comporte de determinada manera. La misma constituye una combinación de procesos intelectuales, fisiológicos y psicológicos, que decide en una situación dada, con qué vigor se actúa y en qué dirección se dirige la energía (Solana, 1993, pág. 208).
La motivación es un tema genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Alegar que un individuo está motivado es afirmar que realiza cosas con las que espera satisfacer sus aspiraciones e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera (Koontz & Weihrich, Administración una perspectiva global, 1999, pág. 501). Los factores que ocasionan, canalizan y sustentan la conducta humana en un sentido particular y comprometido es denominado motivación (Stoner & Freeman, Administración, 1996, pág. 484).
A los efectos de la investigación se considera que la motivación es un estado interno donde influyen factores externos que activan, dirigen y mantienen la conducta al influir en el actuar de las personas. La misma engloba tanto los impulsos conscientes como los inconscientes, es anterior al resultado y representa el esfuerzo para satisfacer un deseo o meta. Ninguna actividad puede triunfar sin el compromiso y esfuerzo de las personas encargadas de su ejecución donde resulta trascendental la motivación del sujeto, la cual surge de la acción recíproca entre el individuo y los factores del entorno, y varía de una persona a otra.

1.3.4 Función administrativa de control.

• La función administrativa de control, como el resto de las funciones, se aplica a todas las actividades que poseen objetivos determinados. La misma implica detectar las posibles desviaciones entre el resultado obtenido y el deseado a fin de poder adoptar acciones correctivas que permiten alcanzar las metas deseadas. El control ofrece constante información de la situación real del objetivo para asegurar el estado previsto (Morera Cruz, 2009).
• La función de control significa comprobar, actuar sobre las desviaciones, verificar las normas y estándares y restringir su comportamiento. El control comienza en el momento que se definen los objetivos deseados, sobre los cuales se pueden comprobar con posterioridad el desempeño real resultando importante que se comuniquen a los involucrados los objetivos en cuya consecución se encuentran involucrados.

La función que se comenta garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas, por lo que se dice que el control parte del punto donde termina la planificación (Carreto, 2011). No obstante, el control es un concepto más general, pues posibilita el seguimiento de la eficacia de la planificación, organización y mando, permite tomar medidas correctivas cuando se necesitan y aunque representa la cuarta etapa del proceso administrativo por orden de importancia no es la última.
La definición de control que se alude con anterioridad indica lo que se pretende lograr con el control, no lo que realmente es el control. Sin embargo, la definición ofrecida por Robert J. Mockler, criterio con el que se coincide, incluye los elementos esenciales de la función de control. Dicho autor plantea que el control administrativo constituye un esfuerzo sistemático para fijar niveles de desempeño con objetivos de planeación, para diseñar los sistemas de retroalimentación de la información, comparar lo esperado con lo obtenido, adoptar cambios si existen desviaciones y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos se utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible en la obtención de los objetivos (Colectivo de autores, pág. 638).
Aunque la planificación tiene que preceder al control, lo planificado no se logra por sí solo. Por lo general, las actividades de control se relacionan con la medición del logro y la recogida de información acerca del comportamiento actual de los objetivos. Resulta de especial trascendencia que la información sea precisa, exacta y refleje el comportamiento real de forma fidedigna, para que una vez detectadas las desviaciones se tomen las decisiones al respecto con el menor riesgo de equivocación.
Tradicionalmente se clasifican cuatro tipos básicos de control, a saber: controles anteriores a la acción, controles directivos, controles de selección o de sí/no y controles después de la acción, (Colectivo de autores, pág. 642) los que se explican brevemente a continuación:

• Controles anteriores a la acción: se conocen con el nombre de pre-controles y garantizan que antes de comenzar la actividad se haga un balance de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitan para ejecutar la misma. Su función es evitar que se presenten problemas y no arreglarlos una vez ocurridos.
• Controles directivos: son conocidos como controles de avance o cibernéticos y tienen por objeto descubrir las desviaciones respecto a alguna meta y permitir que se realicen correcciones antes de terminar las actividades. Los controles directivos proporcionan resultados si se obtiene información precisa y oportuna sobre los cambios del ambiente o el avance hacia la meta deseada.
• Controles de selección o de sí/no: representan un proceso de reconocimiento para aprobar aspectos concretos o satisfacer condiciones específicas antes de proseguir con las actividades.
• Controles posteriores a la acción: como su nombre lo indica el control posterior mide los resultados de una acción que concluye y permite establecer las causas de cualquier desviación que se aleja del objetivo. Sus resultados se aplican a actividades futuras similares.

Los controles antes referidos no constituyen alternativas, es decir, ninguno es una opción que excluye a los otros, más bien, unos complementan a otros. En la medida que se obtiene información exacta sobre la marcha de la actividad y más pronto se detectan las desviaciones, más rápido se pueden corregir. El control es necesario ya que a través de él se vigila el avance y se corrigen los errores, se coadyuva al seguimiento de los cambios del entorno y las repercusiones que pueden producir en el avance de cualquier actividad, produce ciclos más rápidos, y facilita la delegación, el trabajo en equipo y la calidad de la actividad.
Del análisis teórico realizado en el presente capítulo, se observa como el fenómeno administrativo, sus funciones y principios se aplican a actividades de cualquier índole. Lo anterior es posible toda vez que se cuente con objetivos concretos definidos y con recursos materiales, financieros y humanos para alcanzarlos. Además, se necesitan las condiciones objetivas para ejecutar las tareas propuestas y los mecanismos de control efectivo para detectar las desviaciones que ocurran entre lo planificado y lo realizado y adoptar las medidas necesarias para cumplir las metas propuestas. Sin embargo, durante años, varios y diversos términos se utilizan para referirse a la actividad de administración considerada sinónimo del vocablo gestión.