LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES PROTOCOLIZABLES COMPLEJOS

Yanirys Montes de Oca Hernández
Yuliesky Brito Díaz

Capítulo 1. Fundamentación teórica.

Introducción

En el presente capítulo se definen los principales conceptos asociados al dominio del problema y se describen los antecedentes relacionados con el objeto de estudio y campo de acción, realizándose un análisis crítico y comparativo de otras soluciones existentes con la solución propuesta.
Se analizan a continuación las diferentes tendencias, metodologías tecnologías y herramientas existentes, determinando en qué medida contribuyen a la solución del problema, permitiendo la selección de las adecuadas para el análisis, diseño e implementación del sistema.

1.2 Descripción del dominio del problema.

La notaría es un centro donde trabaja personal especializado en las leyes de la república (notario) y se ocupa básicamente de la confección de documentos civiles.
El notario es el funcionario público facultado para dar fe de los actos jurídicos extrajudiciales en los que por razón de su cargo interviene, de conformidad con lo establecido en la ley. Cita Ley 50
Los documentos públicos que redacta y autoriza el notario son los siguientes:
Las escrituras, cuyo contenido es un acto jurídico ejemplo Matrimonio, Divorcio. Las actas, en las que se hacen constar hechos, actos o circunstancias, que por su naturaleza, no constituyen acto jurídico ejemplo Actas de Protocolización, Actas de Declaratoria de Herederos  y cualquier otro que se establezca en la ley ejemplo Legalización de Documentos, de Firma, entre otros.    
Para la confección de los documentos notariales se requiere la presentación de documentos complementarios de los cuales el notario debe comprobar la legalidad y consignar los datos que los tipifican y los elementos que acreditan el derecho o acción que se pretende ejercitar, en algunos documentos se requiere la presentación de testigos.
Actualmente en la notaría Buen Viaje existe un sistema que sí gestiona los trámites menos complejos de forma eficiente, sin embargo, no contempla los trámites de mayor complejidad los cuales son de igual importancia debido a su alta demanda en la notaría.  En dicha entidad se desarrollan los trámites antes mencionados (trámites protocolizables  complejos) de forma tediosa pues para realizar una petición de un cliente determinado es necesaria una planilla del tipo de proceso que se desea, se copiar dicha planilla en una carpeta y entonces comenzar a modificar todo los datos del actual cliente. Una vez modificada la planilla es guardada hasta que se necesite para otro asunto, si es el caso.
Ahora bien cuando alguien necesita  una copia o  certificación de un trámite notarial que ha sido realizado es necesario buscar de forma manual cual es la que se corresponde con el cliente, luego debe ser entregada una copia del mismo o brindar  la información que se viene a buscar.
Debido a la existencia de un sistema con características similares se determina que es más viable la creación de un módulo para la aplicación  ya existente  que la creación de otro software similar, atendiendo a que el  tiempo computacional sería mucho menor, aprovechando la reutilización de código y utilizando las mismas condiciones de seguridad de la aplicación ya creada.
Este módulo debe proveer de forma rápida y precisa la información que el cliente desea, para ello debe ser capaz  a partir de  una fecha, un número de registro o un nombre devolver la información solicitada.

1.2.2 Ventajas de automatizar el proceso de Gestión de Trámites Notariales.

Cuando se habla de automatizar, no significa despersonalización, sino de optimización de los recursos más valiosos de la organización o empresa; por lo que automatización es la ejecución automática sin intervención humana de ciertas labores y procesos. [2] Con la automatización del proceso de gestión de trámites notariales, es posible:

• Disminuir el tiempo y los costes dedicados al proceso de gestión de la información.
• Aumentar el flujo y la gestión de la información final de dicho proceso.
• Ahorro de materiales de oficinas.
• Liberar recursos para centrarse en otras actividades que se realizan en la entidad.

1.3 Descripción de los sistemas existentes asociados al Objeto de Estudio.

Las Tecnologías de La Información y las Comunicaciones (TIC) son un conjunto de aparatos, redes y servicios que se integran o se integrarán a la larga, en un sistema de información interconectado y complementario. Las mismas se encargan del estudio, desarrollo, implementación, almacenamiento y distribución de la información mediante la utilización de hardware y software como medio de sistema informático. Las (TIC) son una parte de las tecnologías emergentes y se encuentran muy involucradas en la formación educativa, organización, gestión empresarial y toma de decisiones en general. Su presencia es incuestionable, forman parte de la cultura tecnológica que nos rodea y con la que debemos convivir. Amplían nuestras capacidades físicas y mentales, y las posibilidades de desarrollo social.

1.3.1 Sistemas existentes a nivel internacional.

A nivel internacional existen variados software que se encuentran vinculados con la gestión  de trámites notariales, dentro de los que se encuentran:
Notin. Evo es un nuevo sistema de generación flexible para el Índice Único Notarial con el objetivo de poder asimilar sin grandes adaptaciones los nuevos requerimientos a los que se verán sometidas las Notarías en un futuro próximo. Según los especialistas será la nueva vía de comunicación con todos los agentes para el desarrollo de la nueva notaría electrónica, gracias a su arquitectura totalmente abierta.
Notin.Evo aporta varias ventajas esenciales como “colaboración y aprovechamiento de toda información introducida por los especialistas, comprobación pre-firma de los datos en el mismo instante de la preparación de la escritura con lo que se obtiene seguridad y limpieza en la redacción del documento, distintivos claros de la situación real del estado de validación del protocolo, así como múltiples tipos de validaciones de datos para adaptación a las distintas organizaciones de las Notarías”.
Posee un sistema de comunicación online para la resolución inmediata de cualquier incidencia que se puede plantear con el envío de información para validación y una estructura de datos flexible preparada para cualquier modificación presente o futura que pueda ser planteada, manteniendo siempre la compatibilidad con la información previamente introducida. [3]
Otro de los software que se comercializan en la red de redes es Notario Digital un sistema para administración de notarías con generación de expedientes, módulo de atención a clientes, introducción de clientes y contactos, recibos de honorarios o facturas, cobranza, así como gestión de trámites incluyendo pagos y recargos.
Entre otras funciones controla usuarios y empleados, incluyendo un reporte de actividades, restringe el acceso a módulos por contraseña y a actividades importantes al personal de administración, controla archivos de Microsoft Word de la notaría bajo un esquema ordenado, posee un índice de escrituras con control de folios, calcula los pagos del cliente, las comisiones para abogados y controla los gastos de la institución. También grafica estadísticas que se soliciten y tiene la flexibilidad suficiente para adecuarlo a cualquier notaría.
Notaría Digital surge en el 2000 como un nuevo concepto para el notario, protagonista en una época de cambio. Más que un software constituye una página Web o un Centro de Ayuda Virtual que busca simplificar el manejo de datos e información y mantener la personalización de la notaría según las propias necesidades del notario.
A través de él los especialistas podrán dar sus consejos a sus clientes a través de Internet, limitando las visitas directas. Con La Internet y la creación de esta Web, la función notarial esta camino a una revolución fundamental junto a la digitalización documental. Esta página se encuentra en desarrollo y trabaja en la conformación de una base de datos de archivos digitales con un sumario completo de los aspectos personales del usuario. En el futuro permitirá enviar vía E-Mail la emisión de certificados digitales o firmas digitales que puedan ser usadas como ID o identificación digital, que sean solicitadas por los clientes. [3]

1.3.2 Sistemas existentes en Cuba.

Según una búsqueda efectuada en Internet, en Cuba se efectúan intentos aislados de digitalización de la información, principalmente en el Archivo Nacional con el fin de conservar documentos importantes para la historia del país, no así en el Sistema Notarial, donde se dan los primeros pasos para la digitalización de la información, tal es el caso de la notaría Buen Viaje de Santa Cara, en la cual existe un sistema que tiene como particularidad la gestión de los trámites menos complejos que se desarrollan.

1.3.3 Presentación de la propuesta de solución.

La propuesta de solución lleva como título “Módulo para la gestión de información de trámites protocolizables complejos en la notaría Buen Viaje de Santa Clara”, tomando como punto de partida los diferentes diseños informáticos de gestión previstos en su concepción. Este módulo constituye una vía de trabajo eficiente para la gestión de la información de los trámites notariales que tienen lugar en Santa Clara, además se eliminan los retrasos y errores existentes en los resultados finales. Constituye una fuente de ahorro en materiales y recursos de oficinas que eran necesarios para el control de los mismos, posibilita además la liberación en cuanto a carga de trabajo del personal, para que pasen a realizar otras labores de igual importancia dentro de la entidad.
 El presente módulo a diferencia de los descritos con anterioridad, permite almacenar información histórica  de  trámites protocolizables complejos que van ocurriendo diariamente y que no están contemplados en el desarrollo de otro software, se puede obtener reportes estadísticos, por  fecha y categorías de trámites, de igual forma cuenta con la funcionalidad de imprimir la información concerniente a un  trámite notarial específico, así como la representación gráfica de los mismos. 

Volver al índice