SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LA EMPRESA CENEX DE CIENFUEGOS

Yanirys Montes de Oca Hernández

Capítulo # 3. Estudio de factibilidad y validación del sistema propuesto.

3.1 – Introducción.

Este capítulo trata de diferentes aspectos relacionados al estudio de la factibilidad del producto. Se estiman el esfuerzo humano y el tiempo de desarrollo que se requieren para la elaboración del mismo, así como los costos y los beneficios tangibles e intangibles que reporta la utilización del sistema. Se realiza al análisis entre los costos y los beneficios para concluir si es o no factible el desarrollo del sistema, para ello se utiliza el método de estimación mediante el análisis de Puntos de Casos de Uso.

3.2 –Planificación basada en casos de uso.

Algunas alternativas posibles para la estimación del esfuerzo en proyectos basados en Casos de Uso, son el Análisis de Puntos de Función y COCOMO II, o una variante más reciente denominada Análisis de Puntos de Casos de Uso.
Ésta técnica permite cuantificar el tiempo de desarrollo de un proyecto, independientemente del lenguaje de programación, las metodologías, plataformas y/o tecnologías utilizadas, pero si teniendo en cuenta ciertos factores y su influencia en el proyecto.
La estimación mediante el análisis de Puntos de Casos de Uso es un método propuesto originalmente por Gustav Karner, y posteriormente refinado por muchos otros autores. Se trata de un método de estimación del tiempo de desarrollo de un proyecto mediante la asignación de "pesos" a un cierto número de factores que lo afectan, para finalmente, contabilizar el tiempo total estimado para el proyecto a partir de esos factores.

3.2.1 – Calculo de Puntos de Casos de Uso sin Ajustar.

El primer paso para la estimación consiste en el cálculo de los Puntos de Casos de Uso sin ajustar. Este valor, se calcula a partir de la siguiente ecuación:

UUCP = UAW + UUCW
Donde:
UUCP: Puntos de Casos de Uso sin ajustar.
UAW: Factor de Peso de los Actores sin ajustar.
UUCW: Factor de Peso de los Casos de Uso sin ajustar.

3.2.1.1 – Factor de Peso de los Actores sin ajustar (UAW).

Este valor se calcula mediante un análisis de la cantidad de actores presentes en el sistema y la complejidad de cada uno de ellos. La complejidad de los actores se establece teniendo en cuenta en primer lugar si se trata de una persona o de otro sistema, y en segundo lugar, la forma en la que el actor interactúa con el sistema.
Los criterios se muestran en la siguiente tabla:

Tabla 6. Factor de peso de los actores del sistema.


Tipo

Descripción

Peso

Cant * peso

Simple

Otro sistema que interactúa con el sistema a desarrollar mediante una interfaz de programación.

1

0*1

Medio

Otro sistema que interactúa con el sistema a desarrollar mediante un protocolo o una interfaz basada en texto.

2

0*2

Complejo

Una persona que interactúa con el sistema mediante una interfaz gráfica.

3

5.3

Total:

15

3.2.1.2 – Factor de Peso de los Casos de Uso sin ajustar (UUCW)

Este valor se calcula mediante un análisis de la cantidad de Casos de Uso presentes en el sistema y la complejidad de cada uno de ellos. La complejidad de los Casos de Uso se establece teniendo en cuenta la cantidad de transacciones efectuadas en el mismo, donde una transacción se entiende como una secuencia de actividades atómica, es decir, se efectúa la secuencia de actividades completa, o no se efectúa ninguna de las actividades de la secuencia.
Tabla 7. Complejidad detallada de cada uno de los casos de uso  del sistema.


Casos de Uso del Sistema

Clasificación

Autenticarse.

Simple

Cambiar contraseña

Simple

Cerrar sesión.

Simple

Imprimir documento.

Simple

Gestionar usuario.

Medio

Gestionar solicitud.

Medio

Listar solicitud.

Simple

Visualizar solicitud.

Simple

Gestionar Oferta.

Medio

Listar ofertas.

Simple

Visualizar oferta.

Simple

Gestionar contrato.

Medio

Listar contratos.

Simple

Gestionar Ficha de Costo

Medio

Listar Ficha de Costo.

Simple

Gestionar Entidad.

Medio

Listar Entidades.

Simple

Gestionar Servicio.

Medio

Listar Servicios.

Simple

Gestionar Equipo de Trabajo.

Medio

Listar Equipos de Trabajo.

Simple

Insertar Servicio para un Equipo de Trabajo.

Simple

Gestionar producciones ejecutadas.

Medio

Listar producciones ejecutadas.

Simple

Visualizar producciones ejecutadas.

Simple

Gestionar Actividad.

Medio

Listar Actividad.

Simple

Gestionar Dieta.

Medio

Listar Dieta.

Simple

Visualizar registro general de las solicitudes.

Simple

Visualizar registro general de las ofertas.

Simple

Visualizar registro general de contratos.

Simple

Consultar ayuda

Simple

 

Tabla 8. Complejidad General de los casos de uso del sistema.


Tipo de caso de
uso

Descripción

Factor de Peso

Cant * peso

 

Simple

De 1 a 3 Transacciones.

5

22*5

 

Medio

De 4 a 7 Transacciones.

10

11*10

 

Complejo

Con más de 8 Transacciones.

15

0*.15

 

Total:

110+110=220

Luego: UUCP = UAW + UUCW
UUCP = 15 +220
UUCP = 235

3.2.2 – Cálculo de Puntos de Casos de Uso ajustados

Una vez que se tienen los Puntos de Casos de Uso sin ajustar, se debe ajustar éste valor mediante la siguiente ecuación:

UCP = UUCP * TCF * EF
Donde:
UCP: Puntos de Casos de Uso ajustados.
UUCP: Puntos de Casos de Uso sin ajustar.
TCF: Factor de complejidad técnica.
EF: Factor de ambiente.
Es necesario calcular los valores de TCF y EF.

Para Calcular Factor de Complejidad Técnica (TCF)

Este coeficiente se calcula mediante la cuantificación de un conjunto de factores que determinan la complejidad técnica del sistema. Cada uno de los factores se cuantifica con un valor de 0 a 5, donde 0 significa un aporte irrelevante y 5 un aporte muy importante.
Significado de los valores:
0: No presente o sin influencia.
1: Influencia incidental o presencia incidental.
2: Influencia moderada o presencia moderada.
3: Influencia media o presencia media.
4: Influencia significativa o presencia significativa.
5: Fuerte influencia o fuerte presencia.

 

Tabla 9. Peso de los factores de complejidad técnica.


Factor

Descripción

Peso

Valor

Comentario

Σ (Pesoi
* Valori)

 

T1

Sistema distribuido.

2

4

El sistema es distribuido.

8

 

T2

Objetivos de
performance o tiempo
de respuesta.

1

4

Se requiere que el sistema
tenga un buen
rendimiento.

4

 

T3

Eficiencia del usuario
final.

1

5

Debe ser eficiente el
resultado final.

5

 

T4

Procesamiento
interno complejo.

1

3

El sistema debe realizar
numerosos cálculos
complejos.

3

 

T5

El código debe ser reutilizable.

1

4

Es reutilizable.

4

 

T6

Facilidad de
instalación.

0.5

4

El sistema debe ser fácil
de instalar.

2

 

T7

Facilidad de uso.

0.5

4

De ser un sistema
amigable.

2

 

T8

Portabilidad.

2

4

Se requiere que el sistema
sea portable.

8

 

T9

Facilidad de cambio.

1

4

Se requiere que sea un
sistema flexible ante
cambios.

4

 

T10

Concurrencia.

1

4

El sistema tendrá buena
concurrencia.

4

 

T11

Incluye objetivos
especiales de
seguridad.

1

5

El sistema gestiona
información confidencial.

5

 

T12

Provee acceso directo a terceras artes.

1

0

Provee acceso directo a
terceras partes.

0

 

T13

Se requieren
facilidades especiales de entrenamiento a los usuarios.

1

4

Se requieren facilidades
especiales de
entrenamiento a los
usuarios.

4

Total:

                                        56

 

 

TCF = 0.6 + 0.01 * Σ (Peso i * Valor i)
TCF = 0.6 + 0.01 * 53
TCF = 1.13

Para Calcular el Factor de ambiente (EF).

Las habilidades y el entrenamiento del grupo involucrado en el desarrollo tienen un gran impacto en las estimaciones de tiempo. Estos factores son los que se contemplan en el cálculo del Factor de ambiente. El cálculo del mismo es similar al cálculo del Factor de complejidad técnica, es decir, se trata de un conjunto de factores que se cuantifican con valores de 0 a 5.

Tabla 10. Habilidades del grupo de desarrollo.


Factor

Descripción

Peso

Valor

Comentario

Σ (Pesoi *
Valori)

E1

Familiaridad con el modelo de
proyecto utilizado.

1.5

2

El grupo no está
familiarizado con el
modelo de proyecto.

3

E2

Experiencia en la aplicación.

0.5

3

No hay mucha
experiencia en la
aplicación.

1.5

E3

Experiencia en orientación a
objetos.

1

4

La mayoría del grupo
ha programado
Orientado a Objetos.

4

E4

Capacidad del analista líder.

0.5

3

Experiencia media

1.5

E5

Motivación.

1

5

El grupo está
altamente motivado.

5

E6

Estabilidad de los
requerimientos.

2

4

Se esperan cambios.

8

E7

Personal part-time.

-1

0

 

0

E8

Dificultad del lenguaje de
programación

-1

3

Se usará PHP

-3

Total:

                                                  20

 

 

EF = 1.4 - 0.03 * Σ (Pesoi * Valori) (Donde Valor es un número del 0 al 5)
EF=1.4-0.03*(3+1.5+4+1.5+5+8+0-3)
EF = 1.4 - 0.03 * 20
EF = 0.8

Con el cálculo de estos valores, es posible sustituir en la ecuación inicial y obtener el valor de los puntos de caso de uso ajustado.
De esta forma:
UCP = UUCP x TCF x EF
UCP =  235*1.13 * 0.8
UCP = 212.44

3.2.3 – De los Puntos de Casos de Uso a la estimación del esfuerzo.

E = UCP * CF
Donde:          
E: esfuerzo estimado en horas-hombre.
UCP: Puntos de Casos de Uso ajustados.
CF: Factor de conversión.
Para calcular Factor de Conversión (CF):
CF = 20 horas-hombre (si Total EF ≤ 2)
CF = 28 horas-hombre (si Total EF = 3 ó Total EF = 4)
CF = abandonar o cambiar proyecto (si Total EF ≥ 5)
Total EF = Cant EF < 3 (entre E1 hasta E6) + Cant EF > 3 (entre E7 y E8)
Total EF = 2 + 0
Total EF = 2
CF = 20 horas-hombre (porque Total EF = 2)
Luego: E = 212.44* 20 horas-hombre
E = 4248.8 horas-hombre

El resultado (E) constituye el esfuerzo estimado en la programación del proyecto y representa el 40 % del esfuerzo total.

ET= E/ 0.4
ET: Esfuerzo total estimado para el desarrollo del proyecto.
ET = 4248.8 / 0.4
ET = 10622

Se debe tener en cuenta que éste método proporciona una estimación del esfuerzo en
horas-hombre contemplando sólo el desarrollo de la funcionalidad especificada en los casos de uso. Por lo que para obtener una estimación más completa de la duración total del proyecto, hay que agregar a la estimación del esfuerzo obtenida, las estimaciones de esfuerzo de las demás actividades relacionadas con el desarrollo de software.
Existe un criterio que estadísticamente se considera aceptable, que distribuye el esfuerzo de las diferentes actividades dentro del desarrollo de un proyecto según la estimación que se muestra en la tabla siguiente, a la que también se le ha agregado el cálculo del valor del esfuerzo para el sistema de esta investigación:

Tabla 11. Esfuerzo estimado del desarrollo del proyecto.


Actividad

% Esfuerzo

Valor Esfuerzo

Análisis

10%

1062.2

Diseño

20%

2124.4

Implementación

40%

4248.8

Prueba

15%

1593.3

Sobrecarga

15%

1593.3

Total:

100%

10622

Duración:
Trabajando los 30 días al mes y 12 horas al día como promedio, podemos decir que:
Duración (días) =Total de horas /hombre entre 12 horas al día = 4248.8/12 = 354.06 días
Duración (meses)=Total de días / 30 días por mes =354.06 /30 = 11.80≈ 12 meses
 El proyecto se realiza en 12 meses.

3.3 – Cálculo de Costos.

Costo del proyecto:
Tomando como salario promedio mensual $325.00
Costo =12 meses * $325 mensual = $ 3900
  

3.4 – Beneficios tangibles e intangibles.

El “Sistema de Gestión en la División de Servicios de la  Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopía y Soldadura-CENEX” no es un software con fines comerciales, aunque puede ampliarse para convertirlo en una solución general, capaz de aplicarse a cualquier entidad de este tipo de que apareciese otra en alguna parte del país que hasta estos momentos no existe.
Su principal objetivo es facilitar la gestión de la información en la División de Servicios de la Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopía y Soldadura-CENEX.
Beneficios Tangibles.
Entre los beneficios tangibles que brinda la aplicación se encuentran:

  1. La propia confección de la aplicación sin necesidad de contratar un grupo de desarrollo  o pagar por ello.
  2. Ahorro por gastos en recursos de oficina, así como disminución en el  deterioro de los documentos.
  3. Agilización de las solicitudes de los servicios a que repercute en la atención a los clientes (tiempo que el cliente espera por su realización). 

Beneficios intangibles.
 Entre los beneficios intangibles que son mayormente inmediatos se encuentran:

  1. 1. Ahorro de tiempo en la búsqueda de información de cualquiera de las solicitudes de servicios, así como de sus ofertas y contratos pero también de los reportes que se realizan a partir de esa información.
  2. 2. Facilidades en el acceso a los documentos, procedimientos e instrucciones de consulta.
  3. 3. Disponibilidad de las informaciones.
  4. 4. Mejoras en cuanto a la organización de las solicitudes de servicios, así como de sus ofertas y contratos, ya que cada uno contará con un espacio donde estará almacenada su información.

Estos beneficios implican un ahorro del tiempo que se invierte en esta tarea, de manera que el mayor tiempo posible y los principales esfuerzos en el área estén encaminados al cumplimiento de las metas trazadas.

3.5 – Análisis de costos y beneficios.

La utilización de este nuevo sistema para gestionar la información de las solicitudes de servicios, así como de sus ofertas y contratos parte de la idea de concebir la información como un recurso estratégico para asistir a directivos y trabajadores que la necesiten.
Se utilizan tecnologías para el desarrollo que se encuentran libre en el mercado. La base de datos que contiene la información, puede ser alojada en los servidores existentes en la notaría, ya que los mismos tienen buenas prestaciones y acceso normal.
Además, mejora considerablemente las condiciones de trabajo que, con solo acceder al sistema, se tiene acceso a las informaciones generales y específicas de cada solicitud de servicios, así como de sus ofertas y contratos a través de la interacción con este, sin depender de terceras personas que podrían demorar la entrega de la información. Permite la centralización y organización de la misma así cómo facilidades en su búsqueda. El sistema puede ser extendido para uso general.

3.6 – Validación.

Luego de implementar el “Sistema de gestión de información para la prestación de servicios de la Empresa CENEX de Cienfuegos” se determina validar el resultado final del estudio, es decir, comprobar si el software resuelve los problemas existentes en la entidad hasta el momento de su confección. Para llevar a cabo dicho análisis se confecciona una encuesta (Ver Anexo G) que a través de 6 preguntas responde a los siguientes indicadores: importancia (Pregunta1), operatividad y navegación (Pregunta2), aplicabilidad en el contexto de la entidad (Pregunta3), estética (Pregunta4) ,Diseño (Pregunta 5) valor que le darían ellos al sistema (Pregunta6).

Esta encuesta se aplica a la totalidad de trabajadores que trabajan directamente con la aplicación. Los resultados arrojados por los trabajadores fueron analizados estadísticamente con el paquete SPSS v15.0.

Al tabular las respuestas se obtienen los siguientes resultados (Ver Anexo H):

El 70% de los encuestados afirman que el sistema confeccionado posee gran significación mientras que el resto entiende que no aporta gran importancia al sistema empresarial, alegando los primeros que con la puesta en práctica de la aplicación se agilizan en gran manera los procesos que llevan a cabo la prestación  de los servicios, al mismo tiempo que los segundos argumentan que el sistema sólo agiliza una pequeña porción del total de los procesos que se desarrollan actualmente en la empresa.

 El 75% considera que la aplicación es de fácil manejo, al mismo tiempo que es fácil su uso, el resto opina que es poco entendible.

En cuanto al diseño visual el 85% indica que la aplicación se identifica con las características de la empresa y resulta amigable, sencilla y de fácil uso para el usuario, solo un 15% opina lo contrario alegando poca destreza en el ámbito informático.

En una escala del 1 al 5 el 25% de los encuestados le dan un valor de 3 puntos a la aplicación, el 45% le dan un valor de 4 puntos y el resto un valor de 5 puntos.


3.7– Conclusiones del capítulo.

En este capítulo se realiza el cálculo de factibilidad económica, concluyendo que el sistema propuesto trae consigo grandes beneficios en la manipulación de la información asociada a la solicitud de servicios, las ofertas de estas y sus contratos, así como también los reportes  en la Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopía y Soldadura-CENEX, la cual es de vital importancia para el país. Una vez concluido el estudio de factibilidad del sistema, se estima un tiempo de 12 meses para su construcción por una persona y su costo asciende a $ 3900 aproximadamente. Luego se realizó la validación del sistema concluyendo que el sistema tuvo una gran aceptación del personal de la empresa pues mas del 50% de los encuestados evaluaron de muy bien y excelente al sistema implementado.
 

Conclusiones Generales.

  1. En el análisis de todos los procesos relacionados con la prestación de servicios en la División de Servicios del CENEX se identificaron los procesos que intervienen en el campo de acción que enmarca este trabajo, obteniéndose una mejor comprensión de los problemas existentes así como de las principales necesidades a resolver con el mismo. Se constató que hasta le fecha existen aplicaciones que gestionan las solicitudes de los servicios pero ninguna cumple con las expectativas planteadas en la  investigación.
  2. Con el diseño e implementación de la aplicación para la prestación de servicios en la División de Servicios del CENEX se identificaron las tecnologías, metodologías, herramientas, lenguajes de programación, gestor de bases y arquitectura a emplear para darle solución al problema, y de esta manera, se obtiene una aplicación con una interfaz gráfica amigable, fácil de usar y consistente con el manejo de los datos.
  3. Con de la herramienta desarrollada se facilita la gestión de la información relacionada con las solicitudes de los servicios, las ofertas, los contratos de los mismo, así como las facturas en el área de la División de Servicios de la Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopía y Soldadura-CENEX”. Todo esto permite reducir la pérdida de información por deterioro de documentación, minimiza el tiempo de acceso a los datos y automatiza la confección de informes necesarios para la toma de decisiones; acelerando así el proceso.
  4. La validación del resultado de la investigación científica corroboró que la utilización de un software para la gestión de la información de las prestaciones de servicios de la Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopía y Soldadura-CENEX garantiza importancia, operatividad, navegación, aplicabilidad en el contexto de la entidad, estética y buen diseño; todo esto como consecuencia de las respuestas favorables que brindaron los usuarios directos de la aplicación.

Recomendaciones.

 

A lo largo del desarrollo del presente proyecto, mientras se cumplían los objetivos del mismo, surgieron una serie de ideas para mejorar la efectividad, utilidad y flexibilidad del sistema, las cuales pueden ser implementadas en un futuro y por lo tanto se recomienda:

  1. Continuar el desarrollo de este sistema para adecuarlo a futuras demandas de la institución, es decir digitalizar otros tipos de funcionalidades que no contempla el sistema implementado.
  2. Extender el sistema de manera que pueda ser utilizado en cualquier otra empresa de este tipo que  pudiese aparecer en un futuro en el país.
  3. Incorporar nuevos elementos al diseño de la interfaz gráfica del sistema en correspondencia con los intereses de la institución.

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[4] Manual de la calidad y procedimientos generales de la Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopia y Soldadura (CENEX), Código: GG-06 Pág. 2
[5] Manual de la calidad y procedimientos generales de la Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopia y Soldadura (CENEX), Código: GG-06 Pág. 2
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Glosario de Término.

TIC: Tecnología de la Información y las Comunicaciones.
CSS: Cascading Style Sheets (Hojas de Estilo en Cascada).
HTML: HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcado de Hipertexto).
PHP: Hypertext Preprocessor (Preprocesador de Hipertexto).
RUP: Rational Unified Process (Proceso Unificado de Rational).
UML: Unified Modeling Language (Lenguaje Unificado de Modelado).
XML: eXtensible Markup Language (Lenguaje de Marcado Ampliable o
Extensible).

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1647 - Investigaciones socioambientales, educativas y humanísticas para el medio rural
Por: Miguel Ángel Sámano Rentería y Ramón Rivera Espinosa. (Coordinadores)

Este libro es producto del trabajo desarrollado por un grupo interdisciplinario de investigadores integrantes del Instituto de Investigaciones Socioambientales, Educativas y Humanísticas para el Medio Rural (IISEHMER).
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