CARACTERIZACIÓN Y EVALUACIÓN DEL MODELO DE OPERACIÓN Y GESTIÓN DEL HOSPITAL INFANTIL NAPOLEÓN FRANCO PAREJA

 Julio Mario Orozco Africano
 Luis Orlando Ortiz Ibañez

Central de esterilización


Para la esterilización de materiales todo hospital deberá contar con una unidad  denominada central de esterilización que, generalmente se ubicada cerca de la planta quirúrgica y con el concurso de personal especializado, tienen como única función procesar el instrumental y armarlo en sus respectivas cajas, así como (procesar y armar) los paquetes especiales de apoyo a las cirugías.


La principal ventaja de estas unidades de esterilización se asocia con la disminución del número de instrumental que circula en el hospital, eliminando los riesgos de traslado para dichos materiales.


Ubicación de la central de esterilización: Para definir la ubicación correcta de la Central de Esterilización es importante tener en cuenta que:


Deberá estar situada en un área de circulación restringida.
Alejada de una zona con alto tránsito de personas.
Con fácil acceso a los servicios de mantenimiento del equipamiento propio del área.
Próxima a los principales servicios que consumen material esterilizado.


Con fácil acceso al exterior del sistema de extracción de aire, para evitar largos tramos de conductos.
Alejada de aquellos lugares que presenten riesgo de inflamación.


La ubicación definitiva surgirá de una evaluación cuidadosa de estos puntos, adaptados luego a la realidad del hospital en cuestión.


En las consideraciones del diseño de la Central de Esterilización se deberán tener en cuenta las necesidades de un sector que efectiva y específicamente facilite los procesos, minimice la contaminación ambiental y posibilite el mantenimiento de la esterilidad del material o insumo procesado.


Aunque posible, la centralización de todos los procesos es una tarea compleja: la esterilización requiere un equipamiento sofisticado, espacio adecuado y personal calificado, bajo un programa de entrenamiento constante y una continua evaluación de calidad.


Considerando la seguridad y la disminución de costos, la centralización de todos los procesos es lo más recomendado. Pero existen circunstancias particulares que imposibilitan tal concentración. En este caso, deben seguirse políticas firmes de trabajo a fin de mantener el objetivo final que es, como se adelantó, la obtención de un insumo estéril para ser usado en forma confiable con el paciente.


Áreas: La central de esterilización debe contar con las siguientes áreas bien definidas:


Área de recepción y limpieza: donde los elementos reusables (instrumental, equipos, etc.) son recibidos, registrados y sometidos a un proceso de limpieza.


Área de apoyo: baño, duchas, office y demás facilidades para el personal.


Área de preparación y empaque: donde los elementos limpios y secos son inspeccionados, armados en sets o en cajas, y envueltos o empacados adecuadamente para el proceso de esterilización seleccionado. Puede ser un área única o dividida en dos: una para el instrumental convencional y otra para los diferentes dispositivos biomédicos, circuitos de anestesia, respiradores, materiales termolábiles en general.


Área de preparación de textiles: donde los textiles limpios reusables (lencería quirúrgica) y los diferentes materiales hidrófilos (gasas, vendas, etc.) son inspeccionados, armados y empacados en sus embalajes de proceso. Aquí también se efectúa la inspección de los materiales de envoltura, a fin de detectar irregularidades, defectos u objetos extraños. Este sector puede estar (o no) dentro de la Central de Esterilización (por ejemplo: el armado del paquete con ropa quirúrgica se realiza en un sector externo a la central de esterilización).


Área de esterilización: donde se ubican los autoclaves por vapor, por óxido de etileno (ETO), estufas de calor seco y todo otro equipo esterilizador: formaldehído, plasma de peróxido de hidrógeno; incluido el espacio para carga y descarga de los carros. En caso de existir autoclave por óxido de etileno, deberá estar en un área separada del resto del equipamiento.


Área de almacenamiento de material esterilizado: donde los materiales ya esterilizados son estacionados previamente a su distribución.


Área de depósito de materia prima: un ambiente para almacenar insumos textiles, materiales de embalaje y demás productos limpios. Puede estar localizada en la Central de Esterilización o fuera de ella.


Área administrativa: oficina para el jefe del área y el personal de supervisión, donde se concentra la documentación de la Central de Esterilización, de la biblioteca y el material de consulta.


Criterios de diseño


Previamente al diseño de las áreas de trabajo de la Central de Esterilización, se deben definir otras operaciones básicas. Estas son algunas de las decisiones específicas a considerar:
Si el sistema de limpieza del instrumental será centralizado o descentralizado. Siendo centralizado, si la tarea será realizada con máquinas lavadoras o manualmente.


Si la preparación o el empaque del material hidrófilo se hará en forma centralizada o no.
Si el armado de cajas de instrumental se hará en el sector usuario del Centro quirúrgico, en el Centro Obstétrico o en la Central de Esterilización.


Dónde se efectuará el prelavado (primer paso del proceso de descontaminación) de los materiales reusables del paciente.


Qué elementos de anestesia y de terapia inhalatoria serán descartados, cuáles serán reutilizados, y cómo y dónde serán procesados y almacenados.


Qué nivel de stock debe mantenerse en el depósito de materiales estériles.


Si los insumos descartables van a estar almacenados, o no, en el Centro de Esterilización.


Qué tipo de sistema de distribución se utilizará -horizontal, vertical- y si se ha proyectado un aumento de las tareas.
Qué cantidad de equipamiento se necesitará.
Si se precisará (o no) la creación de un área para la preparación del paquete de ropa quirúrgica, dado que en la actualidad existen opciones para alquilar ropa quirúrgica o usar ropa descartable.


Considerando que la validación del proceso de esterilización comprende la validación de todos y cada uno de los pasos involucrados en el proceso, los factores mencionados deben ser considerados en el diseño del área de trabajo con el fin de facilitar las tareas que en ellos se desarrollen.
Modelo de circulación


La Central de Esterilización debe estar diseñada de manera que se note claramente la separación de áreas: un insumo prelavado será “recibido” en un sector para su limpieza, luego acondicionado en el “sector de preparación”, y esterilizado para ser, por último, almacenado convenientemente. Todas estas operaciones se realizarán con un sentido de circulación único y sin retrocesos.


El diseño del área de trabajo debe permitir un buen espacio para que todo funcione adecuadamente, minimizando las distancias entre un área y otra. De esta manera se limita la posible contaminación ambiental. Por lo tanto, la contaminación de insumos.


Por otra parte, el tránsito por las distintas áreas de la Central de Esterilización debe ser exclusivo para su personal; el supervisor definirá, con criterio estricto, quienes y con qué vestimenta podrán circular por cada sector.
Estos cuidados deberán adoptarse como legítimos, porque tanto el personal como los visitantes son portadores potenciales de microorganismos y aumentan así el riesgo de contaminación sobre el insumo estéril.


También es importante proteger al personal de los gérmenes presentes en el área sucia o procedente de aquellos insumos que deben ser lavados. En consecuencia, las buenas prácticas en el control del tránsito y en el uso de barreras de protección, son esenciales.


Requisitos de infraestructura


Requerimientos de espacio: varían significativamente según los procesos que realizará la central de esterilización y son siempre calculados durante la planificación La recomendación general será de un metro cuadrado por cada cama de internación.


Sistemas mecánicos: además de los requerimientos mecánicos, energéticos, agua y vapor, los procesos de esterilización habitualmente precisan sistemas presurizados como aire comprimido, nitrógeno y sistemas de vacío. Se recomienda un sistema de destilado o desmineralizado del agua que será usada tanto para la limpieza como para alimentar las autoclaves de vapor.


Requerimientos generales del sector


Pisos y paredes: Deberán ser construidos con materiales lavables y que no desprendan fibras ni partículas. No deberán ser afectados por los agentes químicos utilizados habitualmente en la limpieza.
Techos: Deberán ser construidos de manera que no queden ángulos expuestos y presenten una superficie única (ángulos sanitarios) para evitar la condensación de humedad, polvo u otras posibles causas de contaminación.
Ventilación: Los sistemas de ventilación deben ser diseñados de manera que el aire fluya de las áreas limpias a las sucias y luego se libere al exterior o a un sistema de recirculación por filtro. No deberá haber menos de 10 recambios de aire por hora. No se permitirá la instalación de ventiladores en la Central de Esterilización, pues generan gran turbulencia de polvo en el aire y también microorganismos que se proyectan desde el piso a las mesas de trabajo.


Temperatura y humedad: Es deseable que el ambiente mantenga una temperatura estable entre 18º C / 22º C, y una humedad de 35 a 70 por ciento. Una mayor temperatura y humedad favorecen el crecimiento microbiano y por debajo de los niveles recomendados, pueden quedar afectados determinados parámetros de la esterilización, como la penetración del agente esterilizante.


Piletas para lavado de instrumental: deberán ser profundas, a fin de evitar salpicaduras durante la tarea y permitir la correcta inmersión de los elementos, un factor clave para la correcta limpieza de los mismos.


Sistemas de extinción de incendios: el servicio deberá disponer, en forma visible y accesible, al menos dos matafuegos a base de CO² y/o polvo químico ABC.
Requisitos especiales por áreas


Áreas de limpieza, (área sucia): Deberán estar físicamente separadas de todas las demás áreas (preparación, procesamiento, depósito) y ser fácilmente accesibles desde un corredor exterior. La importancia de la separación física se basa en la necesidad de evitar que aerosoles, micro gotas y partículas de polvo sean transportados desde el área sucia a la limpia por las corrientes de aire, dado que en este sector (por el tipo de trabajo que allí se desarrolla: cepillado, ultrasonido) se genera una gran cantidad de aerosoles.
Los pisos, paredes, techos y superficies de trabajo deberán estar construidos con materiales no porosos, que soporten la limpieza frecuente (diariamente, como mínimo) y las condiciones de humedad.


Todo el aire de este sector debe ser expulsado al exterior y sin recirculación; se previene así la introducción de contaminantes a las zonas limpias, que ponen en riesgo al paciente y al personal.

También se debe contar con una terminal de aire comprimido para el secado de elementos con lumen (tubuladuras, trócares). Este aire debe llegar limpio y seco al sector, lo que sugiere que sea tratado convenientemente con secador de aire de silicagel o filtrado de aceite. Otro aire utilizado para el secado es el oxígeno. Es superior a otros por cuanto no presenta los problemas de humedad derivados del aire comprimido, aunque resulta más caro bajo la forma de envase en cilindros.


Área de preparación: Es ideal que este sector posea sistema de aireación con presión positiva.


Área de procesamiento: Si en el sector existe un esterilizador por ETO, se deberá prestar especial atención a los sistemas de extracción del gas al exterior.


El HINFP cuenta con una Central de Esterilización que no cumple con las especificaciones técnicas en cuanto a infraestructura física, delimitación de áreas, espacios y circulación de aire.


Morgue


Todo hospital debe contar con una morgue que cumpla los requisitos sanitarios de la Ley 9 de 1979 y la resolución 4445 de 1996.
La morgue hospitalaria en su infraestructura requerida debe tener las áreas siguientes:


a)        Para entrega de cadáver.
b)        Para resguardo y custodia de cadáver; la cual debe tener como mínimo una mesa recubierta con una hoja de acero inoxidable para depositar los cadáveres y que facilite su limpieza y desinfección, contar con un sistema de ventilación natural o artificial, además de iluminación adecuada y sistema de desagües permeables.
c)         Cuartos fríos o cámaras frigoríficas o refrigeradores para mantenerlos a una temperatura de 2º C a 4º C, debe situarse contiguo a la sala de autopsias hospitalaria para facilitar la circulación de personal técnico de anatomía patológica.
d)        Servicios sanitarios tales como, inodoro con ducha y lavamanos para uso del responsable del servicio.
e)        Para resguardo material de la morgue y poceta para lavado de implementos de limpieza.
Se debe mantener un plan permanente de control de insectos y roedores. Los cadáveres solo permanecerán hasta veinticuatro horas en dicha morgue.
Del Cuidado del cadáver


Todo cadáver en el hospital debe ser tratado con respeto, dignidad y consideración por el personal técnico y administrativo, posterior a declarado el fallecimiento debe realizarse el procedimiento post mortem, ponerlo en una bolsa plástica de color negra y ser llevado a la morgue con su respectiva hoja de defunción en un lapso no mayor de una hora.

El HINFP no cuenta con una morgue que cumpla con estos requisitos.


Farmacia


Los servicios de Farmacia Hospitalaria son servicios generales clínicos. Jerárquicamente suelen depender de la subdirección administrativa, pero es mejor que dependa de la subdirección científica del hospital al igual que los servicios de Análisis Clínicos, Microbiología o Medicina Nuclear entre otros. En resumen, son responsables de la adquisición, conservación, dispensación y elaboración de medicamentos así como de la selección y evaluación de medicamentos, la información farmacoterapéutica, las actividades de farmacocinética clínica, de farmacovigilancia, el control de productos en fase de investigación clínica y la realización de estudios de utilización de medicamentos. Son responsables de coordinar las comisiones de farmacia y terapéutica de los hospitales y de elaborar y mantener las guías o formularios farmacoterapéuticos. Es decir, cumplen funciones de gestión, logísticas, y clínicas tanto con fines asistenciales, docentes como de investigación.


Recientemente destaca su involucración en el seguimiento y control de tratamientos farmacológicos tanto de pacientes hospitalizados como ambulatorios (atención farmacéutica y farmacia clínica), la elaboración y control de preparaciones parenterales (agentes antineoplásicos, antibióticos y nutrición parenteral) y la automatización de los procesos de dispensación individualizada de los medicamentos a los pacientes ingresados (distribución en dosis unitarias).
Personal de los servicios de farmacia hospitalaria
Para trabajar en los servicios de farmacia hospitalaria, se exige un coordinador profesional de la química y farmacia, idealmente con postgrado de especialista en farmacia hospitalaria.


Existen químicos farmacéuticos especialistas en farmacia hospitalaria que además han conseguido diplomas acreditativos equivalentes a super-especializaciones en Oncología farmacéutica, Farmacocinética Clínica, Farmacoeconomía, Farmacoepidemiología y Nutrición Parenteral y Enteral. Además, muchos farmacéuticos especialistas trabajan a tiempo completo en actividades como farmacocinética clínica, atención farmacéutica en distintas especialidades médicas, seguimiento nutricional, información y documentación farmacoterapéutica, farmacovigilancia y farmacoepidemiología, y educación e información a pacientes ambulatorios entre otras.


En un servicio de farmacia de un hospital de nivel terciario de unas 200 a 600 camas, típicamente hay unos 5-6 farmacéuticos especialistas y unos 4-8 farmacéuticos residentes de farmacia. Además, suele haber estudiantes de 5º de farmacia realizando su internado de prácticas vigiladas. Aparte de 4 a 8 técnicos y/o enfermeras y personal auxiliar. En algunos grandes hospitales (más de 1500 camas) el número de farmacéuticos especialistas puede ser entorno a 15.


El Servicio de Farmacia tiene como objetivos:
El uso adecuado de los medicamentos dentro del Hospital, dando soporte a todas las tareas asistenciales del mismo.
Adquisición, preparación, control analítico y conservación de medicamentos.
Puesta en marcha de la Comité de Farmacia y Terapéutica.
Selección de medicamentos.
Implantación de un sistema racional y seguro de distribución de medicamentos.


Creación de una unidad de mezclas intravenosas y preparación de la nutrición artificial.
Creación del Centro de Información de Medicamentos y Educación Sanitaria.
Realización de programas de farmacovigilancia.
Creación de equipos de investigación en Farmacia Hospitalaria.


Impartir docencia, tanto intra como extra hospitalaria.
Establecer mecanismos de comunicación a todos los niveles.
Como vemos, el HINFP no cumple con todas las especificaciones técnicas ni científicas para el servicio de farmacia hospitalaria. Sólo se dedica a la compra, almacenamiento y dispensación de medicamentos.


Salas de espera y recepciones


Todo hospital debe contar con salas de espera para cada uno de los servicios finales, a saber: urgencia, consulta externa, hospitalización en UCI y general.
Cada sala de espera debe contar con un centro de atención a usuarios en el que se pueda suministrar información sobre el estado clínico del paciente y se pueda brindar apoyo a los usuarios en procesos administrativos de admisiones y de alta hospitalaria.


Las Salas de Espera de la Consulta Externa se componen de los espacios con asientos destinados a los pacientes y de los puestos de las recepcionistas Las salas de espera se disponen longitudinalmente en sentido paralelo a los consultorios para que el personal auxiliar que da acceso a los pacientes recorra un trayecto menor dado en cada sala de espera el puesto recepcionista se sitúa en la parte central.


Las salas de espera deben subdividirse en forma que cada una de ellas corresponda a cada 8-10 consultorios con su correspondiente puesto de recepcionista; se considera que por cada 4 consultorios debe haber una recepcionista y que es conveniente reunir dos recepcionistas para que una de ellas pueda suplir las ausencias momentáneas de la otra. En ocasiones el partido arquitectónico implica que dos o más salas, y por tanto los consultorios, se dispongan a continuación unas de otras, pero esto puede dar por resultado áreas de espera desagradables por su longitud y la gran cantidad de público que en ella se reúne. Se recomienda por tanto que la subdivisión en grupos correspondientes a 8 consultorios pueda ser más efectiva procurando lograr un aspecto íntimo y confortable. No es aceptable disponer las salas de espera en forma interna, consultorios a ambos lados, pues con ellos se provoca ruido y mal olor; uno de los lados de la sala corresponderá a espacios abiertos patios o jardines. Tomando en consideración las consultas que no son de primera vez duran un promedio de 15-20 minutos por paciente y que este puede ir acompañado de un familiar, el número de asientos se ha fijado a razón de 8 por consultorio. De esta manera se tiene un margen suficiente para los enfermos situados en el transcurso de una hora.


Los puestos de recepcionistas de la sala de espera estarán situados en el centro de las mismas a fin de tener un mejor control de los pacientes y de acceso a los consultorios. En las unidades ubicadas en localidades de clima extremo, en las cuales es indispensable contar con sistema de acondicionamiento de aire, es frecuente que las señoras acudan a la consulta con demasiada anticipación para disfrutar de la temperatura que en ella se tiene lo cual constituye un problema de aglomeración difícil de prevenir en el proyecto arquitectónico, dado que podría dar lugar a áreas de espera excesivas. Las salas de espera deben contar con una buena iluminación eléctrica que al mismo tiempo no represente fatiga para los enfermos.


Es conveniente que se proyecten algunas mesas para periódicos y publicaciones de orientación higiénica y social así como un televisor con programas o videos que a la vez que diviertan, sean un medio de enseñanza de medicina preventiva, cuidado de los niños y otros aspectos de gran utilidad social. Si esta idea en principio se justifica, es necesario modificar los conceptos a cerca de las condiciones físicas de la sala de espera para lograr cabalmente el éxito que se desea, pues las salas que se encuentran actualmente en las unidades hospitalarias son inadecuadas, desde luego por lo que toca a la iluminación, tanto natural como artificial, que impide ver con claridad las pantallas de los televisores. El lugar en el que se emite el sonido para que no moleste a la recepcionista, la distancia y disposición del público respecto a los aparatos, son también factores que influirán en la disposición de las salas de espera; todo ello en conjunto significaría un cambio radical en el proyecto de estas salas con las que han sido usual es un problema el comportamiento de los niños que acompañan a las enfermas a la consulta externa y lo mismo sucede con los que llevan los visitantes de los pacientes hospitalizados. Este problema puede aminorarse educando a los usuarios, pero no podrá eliminarse totalmente.
Las funciones de las recepcionistas en las salsas de espera son:


Recibir a los usuarios que han sido citados.
Dar en su oportunidad entrada a los pacientes a los consultorios, ya sea personalmente o por medio de auxiliares.
Recibir de los médicos las órdenes para consultas subsecuentes de los pacientes, solicitudes de análisis de laboratorios o estudios de rayos X, solicitudes de consulta a los médicos especialistas de la propia clínica o de otras unidades. En cada uno de estos casos las recepcionistas elaboran la documentación correspondiente, tanto para el enfermo como para los otros servicios mencionados.
Solicitud, manejo y devolución de historias y documentación clínica en relación con el archivo clínico.
Elaboración de informes de labores.


Recibo de pacientes que no han sido citados previamente y en ocasiones referir a la Urgencia a algunos casos, por orden médica.


El HINFP cuenta con deficiencias en su sala de espera de consulta externa. La sala de espera de urgencias no cumple los requisitos y no existe sala de espera para pacientes hospitalizados y de UCI.


Comunicaciones


Todo hospital debe contar con sistemas adecuados de comunicación, lo cual incluye un sistema de intranet para divulgar la información del sistema de calidad, un sistema de mensajería instantánea, un servidor central de la página web y un servicio de hosting con capacidad para tantos correos institucionales según el tamaño de su planta de personal, una central telefónica con manejo de voz y datos con líneas convencionales y de celulares integradas al teléfono de base de cada recepción y en admisiones para la comunicación externa con las aseguradoras y direcciones territoriales de salud y una central de audio y altavoces para llamado a personal médico, de enfermería y usuarios de cada área.
El HINFP cuenta en la actualidad con sistemas rudimentarios de comunicación. Se requiere actualizar toda la plataforma tecnológica de la red de comunicaciones con tecnologías y servicios más modernos.


Traslado de pacientes


Todo hospital debe contar con personal, equipo y vehículos de traslado de pacientes críticos para referirlos a otras instituciones. Este servicio puede ser propio o tercerizado. Los traslados se realizan hacia instituciones prestadoras de mayor complejidad o hacia la vivienda del paciente, cuando la situación lo amerite. Lo ideal  es que el hospital cuente con todos los servicios de apoyo diagnóstico y terapéutico y que no haya necesidad de realizar ningún traslado para solicitar uno de estos servicios en otros hospitales.
El HINFP tiene contratado el servicio de traslado de pacientes. El servicio sólo está disponible 12 horas, lo que genera trastornos en la atención. Por otro lado, debe implementarse un sistema de control con instrumentos de interventoría de ese contrato, pues se percibe una presunta sobrefacturación del servicio.


Parqueaderos


Con relación a los parqueaderos del HINFP, podemos comentar lo siguiente: aunque el parqueadero para ambulancia está señalizado, en ocasiones es utilizado por personal del hospital y en ocasiones que está disponible, no es utilizado por la ambulancia.


El parqueadero para el personal que labora en la institución puede mejorarse limpiándolo, quitándole la maleza y construyendo áreas cubiertas y señalizadas. En ocasiones entran vehículos de médicos de la ESE Clínica de Maternidad Rafael Calvo.


Cafetería


Todo hospital debe contar con un servicio de suministro de alimentos, preferiblemente tercerizado, ya que son servicios de alto riesgo de pérdida de insumos.


Este servicio debe contar con un administrador, un profesional de la nutrición y auxiliares de cocina y servicios generales suficientes para satisfacer la demanda de raciones de alimento para todos los pacientes y personal médico de turno.
El profesional de nutrición debe revisar diariamente el tipo de dieta ordenada a cada paciente y luego definir el menú y las cantidades de cada ración.


La cocina debe cumplir con las especificaciones técnicas en cuanto a dotación de equipos para la conservación, congelación, esterilización, almacenamiento, procesamiento y distribución de alimentos.


La infraestructura física debe contar con áreas de recepción de alimentos no procesados, almacenamiento, procesamiento, preparación de raciones y distribución y deben permitir la fácil desinfección, el control de roedores e insectos y estar debidamente señalizados para prevenir accidentes.


El HINFP carece de todas estas especificaciones técnicas y de infraestructura física y dotación tecnológica. El servicio se encuentra tercerizado y tiene muchas deficiencias.


Servicio de nutrición restaurante y cafetería


Todo hospital debe contar con un servicio de suministro de alimentos, preferiblemente tercerizado, ya que son servicios de alto riesgo de pérdida de insumos.
Este servicio debe contar con un administrador, un profesional de la nutrición y auxiliares de cocina y servicios generales suficientes para satisfacer la demanda de raciones de alimento para todos los pacientes y personal médico de turno.
El profesional de nutrición debe revisar diariamente el tipo de dieta ordenada a cada paciente y luego definir el menú y las cantidades de cada ración.


La cocina debe cumplir con las especificaciones técnicas en cuanto a dotación de equipos para la conservación, congelación, esterilización, almacenamiento, procesamiento y distribución de alimentos.


La infraestructura física debe contar con áreas de recepción de alimentos no procesados, almacenamiento, procesamiento, preparación de raciones y distribución y deben permitir la fácil desinfección, el control de roedores e insectos y estar debidamente señalizados para prevenir accidentes.
El HINFP carece de todas estas especificaciones técnicas y de infraestructura física y dotación tecnológica. El servicio se encuentra tercerizado y tiene muchas deficiencias.


Servicio de biblioteca y hemeroteca


Todo hospital con convenios docencia servicio que pretenda ser un Hospital Universitario deberá contar con los servicios para la formación académica e investigativa de estudiantes, internos, residentes y docentes. Estos requisitos están expresados en la Ley 1164 de 2007 y el decreto 2376 de 01 de 07 de 2010.
En la actualidad el HINFP no cuenta con biblioteca ni hemeroteca de las más importantes revistas de pediatría.


Sala de internet


Es un servicio a disposición de docentes, residentes y estudiantes, que se brinda en el marco de los convenios docencia servicio. El HINFP cuenta con un servicio de banda ancha disponible en el estar médico.


Almacén


El almacén es el sitio de recepción, bodegaje y distribución de mercancías, medicamentos, insumos médico quirúrgicos, suministros de oficina y demás materiales comprados por el hospital para producir los servicios. Normalmente depende del área suministros, la cual maneja la planeación de las compras a proveedores, la evaluación y el control del consumo de cada uno de los insumos. De esta área debe depender el módulo de inventarios.


La planeación de los lotes de compra de cada insumo médico quirúrgico es toda una ciencia. El jefe de compras debe registrar el consumo de cada ítem por centro de costo, estimar los indicadores de frecuencia de uso de cada ítem, proyectar a partir del consumo histórico los consumos futuros de cada área del hospital y con base en la capacidad de almacenamiento, los tiempos de respuesta y tiempos de abastecimiento de cada proveedor, definir el stock de mínimos para cada suministro.


El área de compras sustenta técnicamente ante el comité de compras cada una de las necesidades del hospital y la periodicidad del abastecimiento; presenta las diversas alternativas de proveedores con sus ventajas y desventajas y el comité autoriza la expedición de órdenes de compra, las cuales deben registrar una disponibilidad presupuestal.
Un área de compras bien planificada no debería estar comprando cada mes. Las compras pudieran planificarse para cada trimestre y recibirse a los proveedores de manera semanal o quincenal, de modo que se manejen pocas cantidades en almacén central. Esto reduce los riesgos de daños y pérdidas. Las entregas de insumo a las diferentes dependencias pudieran planificarse semanalmente.
Una vez recibido en almacén el pedido por parte del proveedor, el almacén coteja la orden de compra con la remisión y establece los faltantes o sobrantes. El proveedor expide una pre-factura con la que el almacén registra una cuenta por pagar a proveedores.


La mercancía recibida se organiza según su naturaleza respetando las  especificaciones técnicas del fabricante, en cuanto a temperatura, humedad, presión, embalaje, etc.
Deben existir un almacén central y unos almacenes pequeños satélites en las áreas de urgencia, consulta externa, hospitalización, UCI, quirófanos, laboratorio clínico e imagenología.


El jefe de almacén debe controlar el consumo mediante un formato de solicitud y control de saldos de inventarios en los diferentes almacenes satélite. Se debe hacer un arqueo de inventarios que puede ser trimestral o semestral dependiendo el volumen de compras de cada hospital.


El HINFP no cuenta con un área organizacional definida para estos procesos, el Kardex de proveedores no se maneja de manera técnica, las compras no son planificadas. No existe la cultura del inventario periódico. No existen almacenes satélites o stock controlados de manera periódica.


Archivo de historias clínicas


La historia clínica se encuentra reglamentada en la Ley 23 de 1983, la Resolución 1995 de 1999 y Resolución 1715 de 2005.
El hospital debe contar con un archivo único de historias clínicas y garantizar La custodia de las mismas dentro de la institución y  en el  traslado entre prestadores de servicios de salud.
El archivo de la historia clínica debe tener las siguientes características:
Estar en área restringida,
con acceso limitado al personal de salud autorizado,
conservando las historias clínicas en condiciones que garanticen la integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información.
El archivo de historias clínicas debe conservarse en condiciones locativas, procedimentales, medioambientales y materiales, propias para tal fin.
Se debe contar con comité de historias clínicas que evalúe periódicamente el cumplimiento de las normas vigentes.
Los programas automatizados que se diseñen y utilicen para el manejo de las Historias Clínicas, así como sus equipos y soportes documentales, deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que imposibiliten la incorporación de modificaciones a la Historia Clínica.
Se  debe contar con:
Un Archivo de Gestión: es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios activos y de los que no han utilizado el servicio durante los cinco años siguientes a la última atención.


Un Archivo Central: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios que no volvieron a usar los servicios de atención en salud del prestador, transcurridos 5 años desde la última atención.
Archivo Histórico. Es aquel al cual se transfieren las Historias Clínicas que por su valor científico, histórico o cultural, deben ser conservadas permanentemente.


La Historia Clínica deberá ser diligenciada en forma clara, legible, sin tachones, sin enmendaduras, sin  intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas.
Cada anotación de la historia clínica  debe tener la fecha y hora en la que se realiza,  con el nombre completo y firma del autor de la misma.
La identificación de la historia clínica se realiza con:
el número de la cédula de ciudadanía para los mayores de edad;
el número de la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de siete años,
y el número del registro civil para los menores de siete años.
Para los extranjeros con el número de pasaporte o cédula de extranjería.
En el caso en que no exista documento de identidad de los menores de edad, se utilizará el número de la cédula de ciudadanía de la madre, o el del padre, en ausencia de ésta,  seguido de un número consecutivo de acuerdo al número de orden del menor en el grupo familiar.
Cada hospital debe contar con una historia única institucional y con un sistema que le permita saber en todo momento, en qué lugar de la institución se encuentra la historia clínica, y a quién y en qué fecha ha sido entregada.
La historia clínica debe tener TODOS los folios numerados en forma consecutiva.
Los datos mínimos de identificación son:
datos personales de identificación del usuario,
apellidos y nombres completos,
estado civil,
documento de identidad,
fecha de nacimiento,
edad,
sexo,
ocupación,
dirección y teléfono del domicilio
y lugar de residencia,
nombre y teléfono del acompañante;
nombre, teléfono y parentesco de la persona responsable del usuario, según el caso;
aseguradora y tipo de vinculación.
Los Anexos de la historia son:
autorizaciones para intervenciones quirúrgicas (consentimiento informado),
procedimientos,
autorización para necropsia,
declaración de retiro voluntario
y demás documentos que las instituciones prestadoras consideren pertinentes.
El resultado de Los reportes de exámenes para clínicos, imágenes diagnosticas,   debe estar registrados en la historia clínica y dejarse constancia de su entrega a los usuarios.
A la luz de estos parámetros de habilitación definidos en las normas, se perciben muchas deficiencias tanto en el diligenciamiento, el archivo y el control de las historias clínicas en el HINFP.


Espacios para actividades académicas


Como hospital universitario que pretende ser, el HINFP cuenta con el deber de adecuar espacios académicos como aulas escolares, salas de juntas, auditorio y contar con tecnología adecuada para permitir las actividades de docencia. Actualmente el hospital no cuenta con áreas adecuadas ni con tecnología para el ejercicio de dichas actividades. El auditorio es muy deficiente en cuanto a ventilación, iluminación, sonido y equipos audiovisuales.

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