GESTIÓN DE PROCESOS

José Angel Maldonado (CV)
jmaldona00@yahoo.com

DIAGRAMA DE RELACIONES

El diagrama de relaciones (DR) es básicamente un método de inducción lógica que permite aclarar las causas y sus relaciones para identificar, confirmar y seleccionar las causas originales más importantes que afectan a un problema en análisis.

Se utiliza principalmente para resolver problemas complicados, estableciendo y aclarando las interrelaciones entre diferentes causas (factores) que afectan a un mismo resultado.

PROCEDIMIENTO

El diagrama de relaciones debe ser probado por personas relacionadas con el problema y posterior a la elaboración del diagrama de causa y efecto.

  • Escriba el enunciado del problema en el centro de una pizarra o rotafolio y enmárquelo.

 

  • Anote alrededor del problema las causas principales (3 a 5) seleccionadas en el diagrama de causa y efecto y defina el resultado que corresponde a cada causa. Relacione las causas mediante flechas.

 

IMPORTANTE

Frecuentemente las tarjetas creadas mediante un diagrama de afini­dad constituyen el punto de partida para un DR. Tres métodos comunes para usar las tarjetas del diagrama de afi­nidad como entrada a un diagráfico de interrelaciones, son:

 

Diagrama de árbol (sistemático)

En términos generales, el Diagrama de Árbol es un método para definir los medios para lograr una meta u objetivo final (tema). Implica desarrollar un objetivo en una serie de medios en multietapas: Medios primarios, secundarios, etc. y acciones específicas.

Ejemplo

En el proceso de análisis y solución de problemas se utiliza básicamente para definir u organizar las acciones correctivas (contramedidas) para eliminar las causas de cierto problema con el fin de prevenir su recurrencia. Esta herramienta es una extensión del concepto de análisis de valor (análisis funcional del valor técnico), que muestra las interrelaciones entre las metas y los medios (medidas) para lograrlas.

PROCEDIMIENTO

El procedimiento para elaborar un diagrama de árbol es el siguiente:

A)        Establezca el objetivo final a lograr. Por ejemplo, puede ser solucionar un problema (resultado no deseable) o lograr cierto resultado.
B)        Defina los medios.
1.         Obtenga lo más posible de información (datos verbales) sobre los medios necesarios para lograr el objetivo final. Realice una tormenta de ideas, anote las opiniones en un rotafolio.
2.         Clasifique los medios en primarios1 secundarios, etc. y acciones específicas. La definición de los medios puede partir de medios ya establecidos. Por ejemplo para el caso de solución de un problema, los medios primarios serían las 4 emes (factores principales) del diagrama de causa y efecto.
C)        Evaluación. Los medios (medidas) deben separarse en los que sí pueden ser implementados actualmente y los que no; por tanto es necesario evaluarlos.
D)        Elabore el diagrama de árbol. Escriba el objetivo final en el lado izquierdo del rotafolio y ordene los medios que son requeridos para lograr dicho objetivo. Arregle la información sistemáticamente en el lugar correspondiente.
Para elaborar el diagrama es opcional el utilizar cartas, las cuales son necesarias de elaborar previamente.
E)         Analice el diagrama. Verifique si el diagrama es apropiado o no; si es necesario definir otros medios o acciones que no fueron establecidos en paso B).

Ejemplo

Recuerde el diagrama de afinidad con relación a: "¿Cuáles son los problemas para lograr una transformación total de la calidad?" Supongamos que el equipo que estudia esta cuestión decide concentrarse en el entrenamiento. El equipo identifica cuatro sub ideas principales en relación con el entrenamiento: a) su estructura; b) el instructor; c) los participantes; d) el medio ambiente.

La figura anterior muestra los resultados del equipo tratando de ampliar el subtema del medio ambiente. Los subtemas son:

 

Después, el equipo amplía "durante," lo cual lleva a "externo" e "inter­no. Finalmente, el equipo amplía "externo" a "carga de trabajo adap­tada mientras dura el entrenamiento"; es decir, esta es una cuestión sobre la cual se puede actuar. El nivel de detalles en la figura siguiente se amplía hasta determinarse las cuestiones sobre las cuales se puede ac­tuar, lo cual, si se logra, resultará en una transformación total de la ca­lidad.

DIAGRAMA MATRICIAL

El diagrama matricial es un método para organizar datos verbales con la finalidad de establecer conclusiones para resolver o prevenir problemas, a través de relacionar varios factores o elementos de ciertos eventos.

Específicamente, este diagrama es una tabla de datos que muestra la relación entre los diferentes elementos de dos eventos o aspectos, arreglándolos en renglones y columnas en forma de matriz. esto permite analizar la relación y tipo que existe entre dichos elementos con el fin de establecer conclusiones en función de sus intersecciones.

En la siguiente figura, A y B son los eventos relacionados con el problema (a1, a2, ...., an) son los elementos de A; (b1, b2, ...., bn) son los elementos de B. Todas las relaciones entre los elementos de A y los elementos de B son obtenidos en las intersecciones entre renglones y columnas.

En las intersecciones se analiza la relación, dependencia o grado de ésta. es claro que las ideas o “pistas” para resolver el problema pueden ser fácilmente establecidas en función de las conclusiones.

Otra forma de obtener las “pistas” para resolver o prevenir el problema es identificando las columnas o renglones que tengan más intersecciones.

Procedimiento:

Los pasos recomendados para construir un diagrama matricial son los siguientes:

A.         Defina el propósito general para construir la matriz. Este puede ser el problema a analizar, o el tema de estudio, por ejemplo:

Demasiada demora en el número de llamadas

B.         Identifique los dos eventos o aspectos a relacionar y desglóselos en sus elementos o partes, por ejemplo:

Aspectos a relacionar y sus elementos


1. Recursos

 

2. Trabajo

  • Facilidades

 

  • Recibo
  • Personal

 

  • Descarga
  • Material

 

  • Registro

 

 

  • Inspección

 

 

  • Almacén

 

C.         Dibuje el formato para la matriz correspondiente, anotando los eventos o aspectos y sus elementos identificados.

 

D.         Llene cada intersección con la información correspondiente a la relación entre los elementos. Por ejemplo:

Análisis matricial para mejorar el recibo de materiales
E.         Establezca conclusiones.

En las intersecciones están las “islas” para resolver el problema o aprovechar áreas de oportunidad. En este ejemplo el esfuerzo debe concentrarse en la descarga.

DIAGRAMA MATRICIAL
EJEMPLO
Relación entre características de calidad funcionales y no funcionales
Producto: Rollo de papel para periódico

Nota:    Las características de calidad funcionales o verdaderas (CV) son las cualidades o atributos del producto que el consumidor identifica benéficas e importantes para él y por las cuales decide su compra. Las no-funcionales o sustitutas (CS) son resultado del proceso y de las cuales dependen las funcionales.

En este ejemplo podemos establecer la relación entre ambas características de calidad y cuáles de las sustitutas son la críticas a controlar.

En el siguiente ejemplo es evidente las causas de la situación actual del medicamento “Z” en el mercado y qué es lo que se tiene que hacer.

 

¤ =

Mejor

Opiniones de consumidores:

¢ =

Regular

 

s =

Mala

La siguiente tabla muestra la relación respecto a las preferencias de los consumidores.

EJEMPLO
DIAGRAMA MATRICIAL
Producto: Medicamento “z”
CV = Características de calidad verdaderas

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