GESTIÓN DE PROCESOS

José Angel Maldonado (CV)
jmaldona00@yahoo.com

LAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS PARA LA GESTIÓN DE PROCESOS

Las herramientas administrativas (HA) fueron desarrolladas principalmente para utilizar datos verbales y provienen de métodos convencionales utilizados en otros campos. Las Herramientas Administrativas (HA) fueron introducidas en Japón en 1977 por el Comité para el Desarrollo de Herramientas de TQC, bajo la dirección del Profesor Yoshinobu Nayatani, de JUSE. Este comité estudió más de 30 herramientas seleccionadas de diferentes técnicas de creatividad y administración; como, la investigación de operaciones, ingeniería de valor, etc. Todas fueron utilizadas y examinadas en actividades de control y mejora de la calidad en diferentes empresas, generándose muchos y variados ejemplos. Después de este proceso de prueba y error y en base a la experiencia ganada, se establecieron las siete herramientas administrativas, todas mejoradas y acorde a un objetivo.

Las HA sirven de apoyo a la fase de Planeación del Ciclo PDCA, para clarificar y organizar datos de lenguaje, para traducir los requerimientos del cliente y para comunicar entre disciplinas y funciones. Las HA tienen como propósitos los siguientes:

Muchas son las herramientas administrativas, pero las que estudiaremos en este material son las siguientes:

Estas seis herramientas administrativas para control y mejora de la calidad fueron inicialmente seleccionadas y desarrolladas solo para gerentes y empleados de áreas administrativas. Posteriormente, dado su importancia y resultados, su utilización se ha extendido ampliamente a la alta dirección para planeación y administración estratégica y políticas de la empresa; su uso se ha extendido también a departamentos de asuntos generales, ventas, contabilidad, y otros, incluyendo las actividades de equipos de mejoramiento y círculos de calidad. La característica de estas herramientas es que representan datos verbales descriptivos en forma de diagrama.

Las herramientas administrativas deben usarse en combinación con las herramientas estadísticas para hacerlas más efectivas. Estas herramientas fueron desarrolladas para asistir a los niveles gerenciales y directivos de una empresa, en los procesos de gestión y planificación en GCT.

DIAGRAMA DE AFINIDAD

El Método de Diagrama de afinidad es esencialmente un método de intuición, implica generar ideas por inspiración súbita y luego agruparlas por temas afines (semejantes o análogos).

El diagrama de afinidad puede utilizarse por un equipo para generar, organizar y consolidar una extensa y desorganizada cantidad de infor­mación verbal referente a un problema del producto o proceso. Por lo general, la información verbal consiste en hechos, opiniones, intui­ción y experiencia. El diagrama de afinidad ayuda a organizar esta in­formación en equipos naturales que destacan la estructura latente del problema que se estudia. Es un proceso mas creativo que lógico.

Los diagramas de afinidad no son útiles si el problema es muy sen­cillo o necesita de una solución inmediata.

El diagrama de afinidad se utiliza en los siguientes casos.

Los diagramas de afinidad son particularmente útiles si el problema en estudio.

  1. Es complejo y difícil de entender.
  2. Necesita mucho tiempo para resolverse
  3. No ha respondido a soluciones tradicionales (bien establecidas)
  4. Requiera la dedicación del equipo para que pueda ser resuelto.

Concretamente, el diagrama nos permite:

PROCEDIMIENTO

El procedimiento para utilizar esta herramienta es el siguiente:

  • CASO 1
  • CASO 2
  • (a)
  • (a)  (b)
  • (b)
  •  

 

 

Ejemplo

Un equipo de empleados en una compañía se enfrentó con la siguiente pregunta: ¿Cuáles son los problemas para lograr una transformación total de la calidad?" Los miembros escribieron sus ideas en tarjetas y las pusieron sobre la mesa, después todos por turnos movieron las tarjetas de una a otra pila. Cuando estuvieron de acuerdo sobre las pilas, encontraron que habían resultado siete pilas; una de ellas tenien­do una sola tarjeta. La figura (página completa, más adelante) muestra los resultados del diagrama de afinidad.

Los puntos de vista del equipo sobre los problemas para lograr una transformación total de la calidad fueron dados por las tarjetas encabezadoras:

El estudio detallado de las siete categorías anteriores ayudará al equipo a comprender "¿Cuáles son los problemas para lograr una transformación total de la calidad?".

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