Evaluación del control interno en pruebas de cumplimiento para los subsistemas de efectivo en caja y banco, inventarios.

 

Efectivo en Caja y banco

• Comprueba que el cajero tiene en su poder documento emitido por la dirección  de la entidad  que contenga la relación con los nombres y firmas de las personas autorizadas para aprobar las operaciones de caja y los documentos que originan movimiento en las cuentas bancarias.

 

Documentación:  Modelo SC-3-03 - Vales para Pagos Menores; Modelos para el control de las firmas autorizadas; Reembolsos del Fondo para Pagos Menores que contenga modelos de anticipo y liquidación de gastos de viajes; Liquidación de vales-bonos de combustibles; Autorización para extraer efectivo del Banco.
Comprobación: Las firmas registradas en los modelos para el control de las firmas autorizadas deben coincidir  con las firmas que aparecen autorizando los documentos señalados anteriormente. Se deben incluir en la revisión los vales pagados que se encuentran en Caja pendientes de reembolsar.
Técnica de auditoría: Observación y confrontación de documentos.
Contenido del papel de trabajo: Al menos debe contener: Fecha del documento, No. de documento, tipo  de documento, Firmado por: Nombre y cargo, firma  autorizada: si o no.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de niveles definidos de autorización.

• Verifique que la responsabilidad principal de cada fondo recae en una sola persona. Documentación: Acta designando al Cajero o responsable de los diferentes tipos de fondo que pueda existir (fondo para cambio, fondo para pagos menores) y el importe entregado para la creación de dicho fondo.

Comprobación: Se debe revisar el submayor donde se analiza la cuenta de efectivo en caja, para conocer el efectivo para pagos menores y para cambios autorizados, etc. y con vistas al acta de entrega de cada fondo verificar que el custodio del mismo es quien figura en el acta de entrega.
Técnicas de auditoría: Observación, confrontación de documentos.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con las actas de responsabilidad material para la custodia de los fondos aprobados firmadas por el custodio del mismo, de ser así tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 324/2004 del BCC, Regulaciones Bancarias  sobre el Depósito, Extracción, Tenencia y Control del Efectivo en Moneda Nacional

• Verifique que la tenencia y manipulación del efectivo se realiza por persona distinta a la que  efectúa la aprobación y contabilización de las operaciones de estos recursos.

Comprobación: Observaciones del Auditor, entrevistas, preguntas verbal o escritas. 
Técnica de Auditoría: Observación, entrevistas.
Papel de Trabajo: Se debe redactar el resultado en  hojas de notas.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de Separación de Tareas y Responsabilidades.

• Comprobar  si existen medidas de seguridad para la custodia y manejo del efectivo.

Comprobación: El auditor debe observar si la caja se encuentra en un lugar apropiado y cuenta con medidas de seguridad como que la misma se encuentre enrejada en puertas y ventanas, la reja y la puerta tengan candados, investigar cuantas llaves existen de estos candados si existen copias de dichas llaves se debe comprobar en el departamento de secreto estatal o en ausencia de este en la dirección de la entidad que se encuentren en sobre lacrado, observar además que el acceso a la caja este limitado con los nombres, cargos y firmas de las personas autorizadas a entrar a la misma y que este nivel de acceso se encuentre en un lugar visible. Debe comprobar además a través de preguntas que el cajero sea el único que posee la combinación de la caja fuerte y en caso que halla sido sustituido verificar que dicha combinación halla cambiado.
Técnicas de auditoría; Observación, entrevistas.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la                  comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con todas las medidas de seguridad antes mencionada, de ser así tomar los principales datos que avalen su existencia.  
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de acceso restringido a los recursos, activos y registros.

• Compruebe si el custodio tiene bajo su poder indebidamente efectivo y/o valores ajenos a la actividad.

Comprobación: El auditor debe observar durante el arqueo de la caja si en la misma sólo existen efectivo por los conceptos, términos y límites detallados en la Resolución 324/94 del Banco Central de Cuba en el Capitulo V, Articulo 19 y dentro de estos los fondos expresamente autorizados por  el máximo dirigente de la entidad
Técnicas de auditoría: Observación.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la                  comprobación, especificando si el custodio tiene o no bajo su poder indebidamente efectivo y/o valores ajenos a la caja.
Legislación a consultar: Resolución 324/94 del Banco Central de Cuba, Regulaciones Bancarias sobre el depósito, Extracción, Tenencia y Control del Efectivo en Moneda Nacional, Capitulo V, Articulo 19.

• Compruebe que existe evidencia en la caja de que se han realizado arqueos de todo el efectivo al menos una vez al mes y cuando se producen sustituciones o ausencias temporales del cajero por personal ajeno a este.

Documentación: Ultima acta de entrega y recepción  de la caja, modelos de los arqueos a final de cada mes, plan de arqueo a caja firmado por el máximo dirigente de la entidad.
Comprobación: Verificar si se efectuaron los arqueos establecidos de todos los fondos, debiendo haberse realizado arqueos sorpresivo y  al menos uno al final de cada mes. 
Técnicas de auditoría: Observación y revisión de documentos
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la                  comprobación, especificando existen o no los arqueos realizados a los diferentes tipos de fondos. De existir tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de documentación.

• Comprueba que los pagos del fondo para pagos menores que realiza el cajero son autorizados previamente por los funcionarios facultados.

Documentación: Modelo SC-3-03 Vales para pagos Menores. Modelo SC-3-02 Anticipo y Liquidación de Gastos de Viaje, relación de firmas autorizadas a firmar documentos de cajas.
 Comprobación:  Se debe comprobar que toda la documentación referente al pago por concepto de pagos menores esté firmada por los funcionarios facultados, según relación de firmas autorizadas a firmar documentos de caja esto se puede hacer revisando los documentos ya autorizados o observar en vivo al momento de la autorización.
Técnicas de auditoría: Observación y revisión de documentos.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si los documentos de caja están firmados o no por los funcionarios facultados para ello, de ser positivo se deben tomar los datos principales que lo avalen.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de Niveles definidos de autorización.

 

• Compruebe que se adjuntan los documentos justificativos a los vales para pagos menores y a los anticipos y liquidación de gastos de viaje que así lo requieran.

Documentación: Modelo SC-3-03 - Vales para Pagos Menores. Modelo SC-3-02 - Anticipos y Liquidación de Gastos de Viaje;
Comprobación: Verificar que la emisión de pagos por este concepto estén soportados por sus justificantes originales y dichos justificantes deben contener los datos necesarios de forma tal que permitan su comprobación.
Ejemplos: Gastos de viaje en autos de alquiler: fecha, chapa del vehículo, origen y destino e importe por cada viaje.  
Técnicas de auditoría: Revisión de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener Número, nombre y fecha del documento (vale o  Anticipo)  fecha  del justificantes y datos que contiene el mismo.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de documentación.

• Compruebe que se reembolsan los fondos al menos al final de cada mes y que estos están aprobados por la persona facultada.

Comprobación: Los reembolsos del fondo deben estar confeccionados por el custodio de los mismos, revisados por una persona de contabilidad y aprobados por la financista, el cual emite el cheque al banco a nombre del custodio,
Documentación: Reembolso del fondo fijo, recibos de efectivo SC-3-01 y sus justificantes.
Técnicas de auditoría: Revisión y confrontación de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener: Según reembolso: Fecha, número del documento, importe (separando los documentos correspondientes a pagos menores y los de anticipo y liquidación de gastos de viaje). Según cheque: fecha, importe. La sumatoria de los documentos relacionados en el reembolso debe coincidir con el importe del cheque y el reembolso debe contener el número del cheque.  
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de documentación. Resolución 324/94 del Banco Central de Cuba, Regulaciones Bancarias sobre el Depósito, Extracción, Tenencia y Control del Efectivo en Moneda Nacional.

• Compruebe que se cancelen los justificantes reembolsados con la palabra “PAGADO” una vez que se emita el cheque del reembolso por persona ajena al cajero.

Documentación: Modelo SC-3-03  Vales para Pagos Menores, Modelo SC-3-02 - Anticipos y Liquidación de Gastos de Viaje; Entrega y liquidación de pagos menores.
Comprobación: Los modelos deben tener la palabra PAGADO o gomígrafo. Se revisan todos los modelos de reembolso además se averigua quien es la persona que autoriza el reembolso y cancela los modelos.
Técnicas de auditoría: Observación, preguntas y revisión de documentos.
Papel de trabajo: Al  menos debe contener número y fecha del reembolso, fecha, número e importe del justificante; Cancelado si o no.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de documentación.

• Compruebe que se liquidan los anticipos de dieta dentro de los tres días hábiles siguientes al retorno del usuario del viaje.

Documentación: Modelo SC-3-02 - Anticipos y Liquidación de Gastos de Viaje.
Comprobación: La diferencia de días entra la fecha real de regreso del viaje y la fecha de liquidación no debe exceder de 5 días hábiles.
Técnicas de auditoría: Revisión de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener: Fecha, número del documento, descripción, importe, fecha real de regreso del viaje, fecha de liquidado, cantidad de días hábiles en liquidar.
Legislación a consultar: Resolución 324/94 del Banco Central de Cuba, Regulaciones Bancarias sobre el depósito, Extracción, Tenencia y Control del Efectivo en Moneda Nacional. Resolución conjunta del Ministerio de Finanzas y Precios y el Ministerio de Economía y Planificación del 22 de enero de 1997 . Regula la tramitación, ejecución y liquidación de los pagos que se originen por concepto de dietas en moneda nacional.  

• Compruebe que los Anticipos de Dietas en poder del Cajero, se corresponde con el Registro  de Anticipo (Modelo SC-3-04) que este se encuentra actualizado y que no se entregan anticipos con liquidaciones pendientes.

Documentación: Modelo SC-3-02 - Anticipo y Liquidación de Gastos de Viaje y  Modelo SC-3-04 - Registro de Anticipo.
Comprobación: Verificar que todos los Anticipos de Dietas en poder del cajero aparezcan registrados en el Registro de Anticipos del área de Contabilidad y al mismo tiempo que todos los anticipos registrados estén en poder del cajero y comprobar que no existe ninguno con mas tiempo que el establecido para su liquidación por lo que se deben analizar todos los vales de anticipos entregados determinando si están o no controlados.
Técnicas de auditoría: Revisión y confrontación de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener: Según anticipo y liquidación de gastos de viaje: Fecha, número del documento, descripción, importe, días de viaje. Según registro de anticipos a  justificar: Fecha, número del documento, descripción, importe, días de viaje y un escaque para observaciones.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de Documentación.

• Compruebe que existe control de los cheques en blanco, los emitidos y los cancelados.

Documentación: Cheques en existencias (en blanco) y Copia del último cheque emitido, registro de cheques emitidos.
Comprobación: El Número de serie preimpreso del último cheque emitido y asentado en registro de cheques emitidos   debe anteceder al número del primer cheque pendiente de emitir. En los cheques cancelados se debe mostrar el original de los mismos. El registro de cheques emitidos debe contener al menos el número de serie consecutivo, la fecha y el importe del cheque del cheque y hacer referencia a  el motivo del pago, en caso de que se este pagando una factura debe contener el número, fecha e importe de  la factura y la firma de la persona a la que se le dio el cheque. Si la fecha de la factura es anterior a la fecha del  cheque el mismo se entrego en blanco.
Técnicas de auditoría: Revisión y confrontación de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de documentación.

• Compruebe que al menos una persona de las que firman los cheques revisa los documentos que dan origen a la operación en el momento de firmarlos.

Comprobación: Se efectúa en vivo al momento de firmarlo.
Documentación: Cheques.
Técnicas de auditorías: Observación.
Papel de trabajo: Redactar en la hoja de notas el resultado de la observación, especificando quién revisa los documentos y quién firma los cheques.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de documentación.

• Compruebe que los pagos realizados, están debidamente respaldados por sus justificantes.

Documentación: Expediente de pago.
Comprobación: El expediente de pago esta conformado como mínimo por el documento bancario por el que se efectúo el pago, la factura (Modelo SC-2-12), el informe de recepción (Modelo SC-2-04), el informe de reclamación (Modelo SC-2-05) en los casos que proceda, la solicitud de compra (Modelo SC-2-01)o de servicio o en su caso el número de Contrato.
Técnicas de auditoría: Revisión y confrontación de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener: Datos  que avalen la existencia del documento bancario, de la factura, informe de recepción, el informe de reclamación en los casos que proceda y del contrato. Cuando se trata de servicios, si no hay informe de recepción en la factura debe certificarse haber recibido el mismo.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de documentación.

• Verifique que los recibos de efectivo (ingresos) se encuentran prenumerados de imprenta mediante foliadoras o manualmente y controlados por Contabilidad.

Documentación: Modelos de recibo de efectivos (Modelo SC-3-01) en existencia sin usar, registro de entrega de documentos prenumerados.
Comprobación: Los modelos en blanco o sea sin usar en poder del cajero deben estar prenumerados de imprenta, foliadora o manualmente en este último caso deben ser a tinta y contar con la media firma de la persona que los prenumero. Se averigua cual es la persona que guarda y prenumera los que están en existencia y como los guarda, así como mostrar el registro donde se asientan los recibos de efectivos entregados al cajero. El cajero no debe tener acceso a los modelos en existencia que no están prenumerados.
Técnicas de auditoría: Revisión de documentos, entrevistas, observación.
Papeles de trabajo: Al  menos debe contener Según registro de entrega: número de folio: desde, hasta y nombres y apellidos de quién recibe y recibos en poder del cajero: Número de folio: desde, hasta. Se debe redactar además el resultado de las preguntas, especificando quién custodia los modelos en blanco, donde y como lo hace.      
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de documentación.

• Compruebe que los cobros en efectivo (ingresos) no se utilizan para efectuar pagos menores u otros pagos, excepto los autorizados expresamente por el Banco.

Comprobación: Revisar que el total de los cobros en efectivo se depositen en el banco en los plazos establecidos y en su totalidad.
Documentación: Recibos de efectivo modelo SC-3-01, comprobantes de depósitos bancarios, estados de cuenta del banco.
Técnicas de auditoría: Confrontación y revisión de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener: Según recibos de efectivo: Fecha, número del documento e importes según depósito bancario: Fecha e importe y según estado de cuenta: Fecha e importe  La suma de los recibos de efectivo debe coincidir con el importe del comprobante de depósito bancario que corresponda y este a su vez con el importe del depósito en el estado de cuenta. 
Legislación a consultar: Resolución 324/2004 del BCC, Regulaciones Bancarias  sobre el Depósito, Extracción, Tenencia y Control del Efectivo en Moneda Nacional.

• Comprobar la correspondencia entre los anticipos y liquidación de gastos de viaje, las tarjetas de entrada y salida y el registro de incidencia.

Documentación: Anticipos y liquidación de gastos de viaje, tarjetas de entrada y salidas, registro de incidencia.
Comprobación: Los días de viaje reflejados en el modelo de anticipo y liquidación de gastos de viaje no deben estar firmados en las tarjetas de entrada y salida y  deben reflejarse en el registro de incidencias.
Técnicas de auditoría: Revisión y confrontación de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener: Según anticipo y liquidación de gastos de viaje: fecha, nombres y apellidos, importe. Según targetas de entrada y salida: firmada si o no Según registro de incidencias: Firmado si o no.
Legislación a consultar: Resolución 324/2004 del BCC, Regulaciones Bancarias  sobre el Depósito, Extracción, Tenencia y Control del Efectivo en Moneda Nacional.

• Compruebe que se verifique la corrección de los ingresos por persona ajena al cajero mediante la revisión y suma de los documentos justificantes de estos.

Documentación: Recibos de efectivo SC-3-01 y documentos justificativos que lo soportan como: vales de comedor o cafetería.
Comprobación: Se debe investigar quién es la persona encargada de revisar y sumar los documentos justificativos que soportan los ingresos y pedir a dicha persona que plasme su firma en una hoja de trabajo para cotejar dicha firma con la firma que se encuentra en los documentos por esta persona revisados.
Técnicas de Auditoría: Observación y revisión de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener: Según documento justificativo: Fecha, número de documento, descripción, importe. Según recibo de efectivo: Fecha, número de recibo e importe. La sumatoria de los documentos justificativos debe ser igual al importe del recibo de ingreso.  Se debe redactar además el resultado de la observación especificando si los documentos justificativos de los ingresos realizados están firmados o no por las persona designada para esto, si el resultado es positivo de deben tomar los datos que avalan su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de Separación de Tareas y Responsabilidades.

• Compruebe que se deposita el total de los cobros en efectivo a más tardar al siguiente día hábil bancario al de su recepción o en el periodo autorizado por el Banco.

Documentación: Recibos de efectivo SC-3-01 y comprobante de depósito al banco.

Comprobación: Debe cotejar la fecha de los recibos de efectivo con la fecha del comprobante del depósito bancaria, teniendo en cuenta cuales son los días hábiles  del período objeto de revisión.
Técnicas de auditoría: Revisión y confrontación de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener según recibo de efectivo: Número del documento, importe, fecha. Según depósito bancario: número del documento, importe y fecha. Días hábiles en depositar.
Legislación a consultar: Resolución 324/2004 del BCC, Regulaciones Bancarias  sobre el Depósito, Extracción, Tenencia y Control del Efectivo en Moneda Nacional.

• Compruebe que se reintegran al banco los salarios indebidos y los no reclamados dentro del plazo establecido por el Banco.

Documentación: Modelo SC-4-06 - Nóminas y  Reintegro de salarios no cobrados (estos últimos con la relación de los trabajadores comprendidos en el reintegro) correspondiente a los últimos cuatro reintegros reembolsados.
Comprobación: Los reintegros de salarios no cobrados deben efectuarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de pago de la nomina (salvo autorización escrita del Banco) y coincidir en importe trabajador a trabajador con los que aparecen en la nomina sin haber cobrado en su oportunidad.
Técnicas de auditoría: Revisión y confrontación de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener: Según nómina (salarios no cobrados) Número de nómina, fecha, trabajador, importe. Se cancela con la palabra reintegro si o no. Según reintegro al banco: Fecha, número de reintegro, importe. La sumatoria del importe de la nómina debe ser igual al importe del reintegro.
Legislación a consultar: Resolución 324/2004 del BCC, Regulaciones Bancarias  sobre el Depósito, Extracción, Tenencia y Control del Efectivo en Moneda Nacional.

21. Compruebe las tarjetas prepagadas de combustible se controlan según lo dispuesto en la Resolución 60/2009 del Ministerio de Finanzas y Precios. Norma especifica de Contabilidad No. 4 Control de las tarjetas prepagadas de combustible.
Documentación: Registro de control de tarjetas prepagadas, carta de autorización para realizar la carga de las tarjetas, registro de gastos de combustible, registro para la adquisición del combustible, registro  para el control de las salidas del combustible, chip de consumo de combustible, registro para la liquidación del combustible,
Comprobación: Deben estar habilitados los registros, cartas de autorización y actas de responsabilidad material con los datos de uso obligatorio establecidos por la Resolución 60/2009 del Ministerio de Finanzas y Precios para el control de las tarjetas prepagadas de combustible.
Técnicas de auditoría: Observación del auditor y revisión de documentos.
Papel de trabajo: Se debe redactar en hojas de notas el resultado de la comprobación, especificando si existe o no el registro y donde están custodiadas las tarjetas.
 Legislación a consultar: Resolución 60/2009 del 6 de abril del 2009 del Ministerio de Finanzas y Precios. Norma especifica de Contabilidad No. 4 Control de las tarjetas prepagadas de combustible.

• Compruebe que se controla el saldo de cada cuenta bancaria por las operaciones de cobro, reintegro y pago. (Control de disponibilidades)

Documentación: Registro de disponibilidad.
Comprobación: Cada cuenta bancaria con que cuente la entidad deben contar con un control de la disponibilidad de su saldo, asentado en un registro     de disponibilidad bancaria el cual debe contener el saldo inicial, débitos , créditos y saldo .con el objetivo de que no se emitan cheques sin fondos.
Técnicas de auditoría: Observación y revisión de documentos.
Papel de trabajo: Se debe redactar en hojas de notas el resultado de la comprobación, especificando si existe o no el registro de disponibilidad.
Legislación a consultar:   Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de Documentación.

26. Compruebe que las cuentas bancarias son conciliadas mensualmente (y se deja evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas en efectivo en banco) por persona que no firma cheques o que no los tenga bajo su custodia. Entiéndase por estas: Cuentas Corrientes; Cuentas de Pagos (Salarios y Otros Gastos) e Ingreso al Presupuesto; Inversiones.
Documentación: Modelo SC-3-08 - Conciliación de Cuentas Bancarias.
 Comprobación: Debe investigar quienes son las personas autorizadas a firmar los cheques, si es necesario pedirles que plasmen  su firma en un papel y luego confrontar dichas firmas con  los modelos de conciliación realizadas mensualmente de todas las cuentas de efectivo en banco comprobando que quienes firman los escaques: hecho por: y revisado por: no sean quienes firman cheques o los que tengan bajo su custodia.
Técnicas de auditoría: Observación y revisión de documentos.
Papel de trabajo: Se debe redactar en las hojas de notas el resultado de la comprobación, especificando si las personas que realizan las conciliaciones de las cuentas bancarias firman o no los cheques.
Legislaciones a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de Separación de Tareas y Responsabilidades.

• Verifique que los estados de cuentas bancarias son controlados y archivados por la persona que realiza las conciliaciones.

Documentación: Estados de cuentas bancarias.
Comprobación: Observación del auditor.
Técnicas de auditorías: Observación. 
Papel de Trabajo: Debe contener el resultado de la observación, especificando quien es la persona que realiza la conciliación y si la misma guarda o no los estados de cuentas bancarias.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de documentación.

28. Compruebe que las conciliaciones son verificadas por un funcionario responsable.
Documentación: Conciliaciones realizadas.
Comprobación: Observación por el auditor.
Técnicas de auditorías: Observación y revisión de documentos
Papel de trabajo: Se debe redactar en hojas de notas el resultado de la comprobación especificando si las conciliaciones son revisadas o no por un funcionario responsable, de ser positivo de deben tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de Separación de Tareas y Responsabilidades.

29. Comprobar que en caso de faltantes o sobrantes de recursos monetarios se hayan instruido los expedientes correspondientes y se encuentren en término(90 días)
Técnicas de auditoría: Revisión de documentos.
Documentación: Expediente de faltante o sobrante
Comprobación: Verificar que  en los expedientes de faltante o sobrante conste: Determinación del faltante, sobrante o la pérdida en valores; causas que dieron lugar a la determinación del faltante, la pérdida o el sobrante, así como las investigaciones realizadas; la denuncia ante las autoridades competentes, cuando se presuma de un delito o exceda el importe de la escasa entidad, documento emitido por el órgano estatal competente el que conste  que la denuncia  fue aceptada, no siendo necesario esperar la sentencia para su cancelación.
Papel de trabajo: Se debe redactar en hojas de notas el resultado de la comprobación especificando si la entidad cuenta o no con los expedientes de faltantes o sobrantes en caso que proceda, de ser positivo de deben tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 20/2009 del Ministerio de Finanzas y Precios. Procedimiento No. 2 Sobre faltante, pérdidas y sobrantes de bienes.

30. Compruebe que están instruido por las autoridades facultadas los expedientes referidos a: Errores contables de años anteriores y diferencias detectadas en el proceso de actualización o depuración de la contabilidad cuya solución implique una afectación al resultado de la entidad y que se encuentran dentro de los términos establecidos para su cancelación( 90 días)
Documentación: Expedientes por errores contables de años anteriores o depuración de la contabilidad.
Comprobación: Estos expedientes deben contener: La evidencia documental que sustente el error, informe de las causas y condiciones  que fundamenten los errores detectados, certificación donde conste la fecha, número de acta y el acuerdo mediante el cual el consejo de dirección aprobó el ajuste.
Técnicas de Auditoría: Revisión de documentos. 
Legislación a consultar: Resolución 20/2009 del Ministerio de Finanzas y Precios. Procedimiento No. 2 Sobre faltante, pérdidas y sobrantes de bienes.

31. Comprobar  que los documentos primarios del control interno pertenecientes a la caja  y banco contengan los     datos de uso obligatorio.
Documentación: SC-3-01 Recibo de efectivo, SC-3-02 Anticipo y Liquidación de Gastos de Viajes, SC-3-03 Vales para pagos menores, SC-3-04 Control de Anticipos a Justificar, SC-3-05 Reembolso de Fondos, SC-3-06 Arqueo del Efectivo en Caja, SC-3-07 Control de cheques emitidos, SC-3-08 Conciliación Bancaria.
Comprobación: Los documentos  referidos al subsistema de  caja deben contener  en su diseño los datos de uso obligatorio contenidos en la Resolución 12/2007 del Ministerio de Finanzas y Precios.
Técnicas de auditoría: Revisión de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener el nombre del modelo y una columna para cada dato de uso obligatorio que deba contener e ir marcando con una equis(x) si el modelo contiene el dato en cuestión.
Legislación a consultar: Resolución 12/07 del 18 de enero del 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios, que pone en vigor los datos de uso obligatorios que se tendrán  en cuenta al momento de diseñar los modelos del subsistema de Caja y Banco.1  (Publicada en la Gaceta Oficial, Edición Ordinaria No. 16, de 14/02/2007)

 INVENTARIOS

• Compruebe que se elabora el plan de chequeo periódico rotativo de los  medios almacenados.

Documentación: Plan de conteos Físicos Parciales.
Comprobación: Deben mostrar el plan de conteos físicos parciales firmado por el jefe de la entidad.
Técnicas de auditorías: Observación y revisión de documentos.
Papel de trabajo: Se debe redactar en hojas de notas  el resultado de la comprobación, especificando si existe o no el plan de conteos físicos parciales, si existe tomar los datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de Documentación.

• Compruebe  que se cumple la programación de los chequeos periódicos rotativos, de acuerdo al plan elaborado.

Documentación: Ejecución de los conteos físicos parciales. Modelo SC-2-15 Hoja de Inventario Físico.
Comprobación: Se debe revisar el modelo señalado arriba, así como las hojas de trabajo, tarjetas de doble conteo si existieran y cualquier otro documento que avalen la ejecución de los conteos físicos y que éstos se cumplan de acuerdo a la programación.
Técnicas de auditoría: Revisión de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener  según plan: Mes y área. Según conteos físicos realizados: mes y áreas.  
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de Documentación.

• Compruebe que los almacenes están divididos por áreas de responsabilidad, con un jefe de almacén o dependiente de cada una, que permita la aplicación de la responsabilidad material, individual o colectiva.

Documentación: Acta de conformidad sobre la responsabilidad material en la custodia, manipulación y conservación de los recursos.
Comprobación: En dependencia de las características y cantidad de almacenes en la entidad auditada se debe indagar en que forma se aplica el principio de responsabilidad material, la que puede ser individual o colectiva y debe estar plasmada en las actas levantadas al respecto.
Técnicas de auditoría: Observación y revisión de documentos.
Papel de trabajo: Se debe redactar en hojas de notas el resultado de la comprobación, especificando si cuentan o no con las actas de responsabilidad material de las personas encargadas del almacén, de ser positivo tomar los principales dataos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma acceso restringido a los recursos, activos  y registros.

• Compruebe que el almacén cuenta con la seguridad requerida y tiene limitado el acceso al mismo.

Documentación: Nivel de acceso.
Comprobación: El auditor debe observar si el almacén se encuentra en un lugar apropiado y cuenta con medidas de seguridad contra robos e incendios como que el mismo se encuentre enrejada en puertas y ventanas, la reja y la puerta tengan candados, investigar cuantas llaves existen de estos candados si existen copias de dichas llaves se debe comprobar en el departamento de secreto estatal o en ausencia de este en la dirección de la entidad que se encuentren en sobre lacrado, observar además que el acceso al almacén este limitado con los nombres, cargos y firmas de las personas autorizadas a entrar a la misma y que este nivel de acceso se encuentre en un lugar visible. Debe comprobar además a través de preguntas que el cajero sea el único que posee la combinación de la caja fuerte y en caso que haya sido sustituido verificar que dicha combinación se haya cambiado.
Técnicas de auditoría; Observación, entrevistas.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la                  comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con todas las medidas de seguridad antes mencionada, de ser así tomar los principales datos que avalen su existencia.  
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de acceso restringido a los recursos, activos y registros.

• Compruebe que la recepción de los productos, se elabora en cada Área de almacenaje sobre la base de las calidades y cantidades físicamente recibidas, independientemente de los datos que aparecen en el documento del vendedor.

Documentación: Modelo SC-2-04 - Informe de Recepción.
Comprobación: Se debe verificar que los dependientes, cuenten, midan, pesen, etc., los productos sin conocer las cantidades que se señalan en la documentación que acompaña los mismos. Conocer en que forma se comprueba en la entidad la cantidad de productos recibidos.
Técnicas de auditoría: Observación y entrevistas.
 Papel de trabajo: Se debe redactar en hojas de notas el resultado de la comprobación, especificando  si se realiza o no la recepción a ciegas, de ser negativo argumentar en el papel de trabajo como se realiza la recepción.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de Separación de Tareas y Responsabilidades.

• Compruebe que en los casos de diferencias entre los productos recibidos y los amparados por los documentos del vendedor, se confecciona de inmediato el informe de reclamación, como inconformidad, se envía a este y se minora el importe a pagar.

Documentación: Informe de reclamación, acta de faltante o sobrante del transportista, facturas, informes de recepción.
Comprobación: Se debe comprobar la correspondencia entre las facturas y el informe de recepción cotejando ambos documentos, en caso de diferencias solicitar el informe de reclamación.
Técnicas de auditoría: Revisión y confrontación de documentos.
Papel de trabajo: Al menos: Según facturas: Fecha, número, descripción, cantidad, importe. Según informe de recepción: Fecha, número, descripción, cantidad e importe. Informe de reclamación  si o no.  
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de Documentación.

• Compruebe que  se controlan las existencias de los productos en almacén a través de tarjetas de estiba por los documentos que originan movimiento en los almacenes (entradas, salidas, ajustes, etc.).

Documentación: Modelo SC-2-04 Informe de Recepción; Modelo SC-2-08 - Vale de Entrega o Devolución; Modelo SC-2-16 - Ajustes de Inventario, Modelo SC-2-14 - Tarjeta de Estiba.
Comprobación: Verificar que en los documentos que originan los movimientos se anotan las existencias de la tarjeta de estiba después de realizados los mismos y figura la fecha y los documentos de referencia.
Técnicas de auditorías: Revisión y confrontación de documentos.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la comprobación, especificando si se controlan o no las existencias de los productos almacenados a través de las tarjetas de estibas.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma documentación

•  Compruebe que están definidos por escrito los funcionarios autorizados para firmar los documentos que amparan las entregas de productos de los almacenes y esto se cumple.

 Documentación: Relación o tarjetero donde aparece el nombre, apellido, cargo y muestra de la firma de las personas facultadas para extraer  determinados tipos de productos, así como las facultades para las entregas entre almacenes, solicitud de materiales.
Comprobación: Revisar que la firma de los documentos del periodo de la revisión coincidan con los de los funcionarios autorizados.
Técnicas de auditorías: Revisión de documentos.

• Comprobar que  los almacenes cuentan con medidas de seguridad.

Comprobación: El auditor debe observar si el almacén se encuentra en un lugar apropiado y cuenta con medidas de seguridad contra robos e incendios como que el misma se encuentre enrejada en puertas y ventanas, la reja y la puerta tengan candados, investigar cuantas llaves existen de estos candados si existen copias de dichas llaves se debe comprobar en el departamento de secreto estatal o en ausencia de este en la dirección de la entidad que se encuentren en sobre lacrado, observar además que el acceso a la caja este limitado con los nombres, cargos y firmas de las personas autorizadas a entrar a la misma y que este nivel de acceso se encuentre en un lugar visible. Debe comprobar además que cuente con los medios contra incendios como extintores, palas, arena. 
Técnicas de auditoría; Observación, entrevistas.
 Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la                  comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con todas las medidas de seguridad antes mencionada, de ser así tomar los principales datos que avalen su existencia.  
 Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de acceso restringido a los recursos, activos y registros

• Compruebe que  se realiza el cuadre diario de los medios almacenados

Documentación: Modelo SC-2-04 - Informe de Recepción;  Modelo SC-2-08 - Vale de Entrega o Devolución; Modelo SC-2-09 - Transferencia entre Almacenes; Modelo SC-2-16 Ajustes de Inventario.
Comprobación: Verificar que se entregan diariamente a contabilidad los modelos emitidos por movimientos de productos y en el caso del informe de recepción, del vale de entrega o devolución, de transferencias entre almacenes y de ajuste de inventarios, debe entregarse el original debidamente firmado a contabilidad.
Técnica de auditoría: Revisión de documentos.
Papel de trabajo: Se debe redactar en el papel de trabajo el resultado de la                  comprobación, especificando si la entidad cuenta o no con todas las medidas de seguridad antes mencionada, de ser así tomar los principales datos que avalen su existencia.  
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de acceso restringido a los recursos, activos y registros.
 

• Comprobar que en caso de faltantes o sobrantes de bienes materiales se hayan instruido los expedientes correspondientes.

Documentación: Expediente de faltante o sobrante
Comprobación: Verificar que  en los expedientes de faltante o sobrante conste: Determinación del faltante, sobrante o la pérdida en valores; causas que dieron lugar a la determinación del faltante, la pérdida o el sobrante, así como las investigaciones realizadas; la denuncia ante las autoridades competentes, cuando se presuma de un delito o exceda el importe de la escasa entidad, documento emitido por el órgano estatal competente el que conste  que la denuncia  fue aceptada, no siendo necesario esperar la sentencia para su cancelación y que se encuentran en término para su cancelación( 90 días)
Técnicas de auditoría: Revisión de documentos.
Papel de trabajo: Se debe redactar en hojas de notas el resultado de la comprobación especificando si la entidad cuenta o no con los expedientes de faltantes o sobrantes en caso que proceda, de ser positivo de deben tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 20/2009 del Ministerio de Finanzas y Precios. Procedimiento No. 2 Sobre faltante, pérdidas y sobrantes de bienes.

• Compruebe que están instruido por las autoridades facultadas los expedientes referidos a: Errores contables de años anteriores y diferencias detectadas en el proceso de actualización o depuración de la contabilidad cuya solución implique una afectación al resultado de la entidad y que se encuentran en término para su cancelación( 90 días)

Documentación: Expedientes por errores contables de años anteriores o depuración de la contabilidad.
Comprobación: Estos expedientes deben contener: La evidencia documental que sustente el error, informe de las causas y condiciones  que fundamenten los errores detectados, certificación donde conste la fecha, número de acta y el acuerdo mediante el cual el consejo de dirección aprobó el ajuste.
Papel de trabajo: Se debe redactar en hojas de notas el resultado de la comprobación especificando si la entidad cuenta o no con los expedientes de faltantes o sobrantes en caso que proceda, de ser positivo de deben tomar los principales datos que avalen su existencia.
Técnicas de Auditoría: Revisión de documentos. 
Legislación a consultar: Resolución 20/2009 del Ministerio de Finanzas y Precios. Procedimiento No. 2 Sobre faltante, pérdidas y sobrantes de bienes.

13.  Comprobar  que los documentos primarios del control interno pertenecientes al subsistema de inventario contengan los     datos de uso obligatorio.
Documentación: SC-2-01Solicitud de materiales, SC-2-02 Solicitud de servicios, SC-2-04 Informes de recepción, SC-2-05 Informe de reclamación, SC-2-06 Entrega de productos terminados al almacén, SC-2-07 Solicitud de entrega, SC-2-08 Vale de entrega o devolución, SC-2-09 Transferencia entre almacenes, SC-2-10  Orden de Despacho,SC-2-11  Conduce,SC-2-12 Factura,SC-2-13 Submayor de Inventario,SC-2-14 Tarjeta de Estiba,SC-2-15 Hoja de Inventario Físico,SC-2-16 Ajuste de inventario,SC-2-19 - Remisión de Salida del Puerto. 
Comprobación: Los documentos  referidos al subsistema de  inventarios deben contener  en su diseño los datos de uso obligatorio contenidos en la Resolución 11/2007 del Ministerio de Finanzas y Precios.
Técnicas de auditoría: Revisión de documentos.
Papel de trabajo: Al menos debe contener el nombre del modelo y una columna para cada dato de uso obligatorio que deba contener e ir marcando con una equis(x) si el modelo contiene el dato en cuestión.
Legislación a consultar: Resolución 11/07 del 18 de enero del 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios, que pone en vigor los datos de uso obligatorios que se tendrán  en cuenta al momento de diseñar los modelos del subsistema de Caja y Banco.1  (Publicada en la Gaceta Oficial, Edición Ordinaria No. 16, de 14/02/2007)

• Compruebe que existe un control eficaz de los útiles y herramientas en uso.

 Documentación: Control de Útiles y herramientas en uso, actas de responsabilidad material, plan de chequeo periódico rotativo, inventarios físicos.
Comprobación: La entidad debe de contar con un control eficaz de las útiles y herramientas en uso los cuales deben estar controlados en un registro, contar con actas de responsabilidad material firmada por los responsables de los mismos y plan de chequeo periódico rotativo, así como evidencia documental de que este se cumple.  
Técnicas de auditoría: Observación y revisión de documentos.
Papel de trabajo: Se debe redactar en hojas de notas el resultado de la comprobación especificando si la entidad cuenta o no con un control eficaz de los útiles y herramientas  en uso, de ser positivo de deben tomar los principales datos que avalen su existencia.
Legislación a consultar: Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el Componente Actividad de Control en la norma de acceso restringido a los recursos, activos y registros.

 Una ves evaluado el control interno se procede realizar un informe parcial para comunicar los resultados a los auditados. Si el mismo es evaluado de aceptable o satisfactorio entonces se pasará a la siguiente fase:

PLANTEAMIENTO ESPECÍFICO:

De esta  fase del proceso de auditoría y de su concepción dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios.
Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los métodos y prácticas más apropiadas para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe ser cuidadosa, creativa positiva e imaginativa; por lo que necesariamente debe ser ejecutada por los miembros más experimentados del equipo de trabajo. Aquí se definirán el enfoque del muestreo, la materialidad y los ciclos contables a revisar.

Por tanto una vez que el trabajo haya sido conveniente planeado se procede a realizar las pruebas sustantivas y determinar los ciclos a la revisión, en esta investigación se proponen los ciclos de tesorería e inventario porque las cuentas incluidas en los mismos no deben dejarse de auditar (Aún cuando la materialidad calculada no las incluya) ya que  las cuentas de efectivo por su liquidez son altamente codiciadas y los inventario son el mayor activo que posee una entidad y ambas cuentas son propensa a faltantes y sobrantes.

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