Lucy Katherine Borja Mora*

Norberto Vicente Murillo Dávila**

Luis Eduardo Pizarro Villacis***

Deidama Asunción Rendón García****

Luis Alberto Meneses Castro*****

Universidad Estatal de Milagro-Ecuador

lucy.borjam@ug.edu.ec

RESUMEN
La Universidad Estatal de Milagro requiere de carácter improrrogable de un sistema de gestión  documental, el cual deberá ser compuesto de técnicas archivísticas y herramientas para administrar eficientemente los documentos generados por las actividades de sus dependencia ya que se debe atender los trámites de cada proceso institucional y tomar decisiones finales, además de la necesidad imprescindible de consultar documentos, que los mismos se encuentren organizados y disponibles con un tiempo de respuesta mínimo. La implementación de este sistema de gestión documental  demandará trabajo permanente, por lo que sería necesario la creación legal de una unidad departamental que se encargue de su funcionamiento, así como también requiere de un equipo de trabajo  que se encargue de gestionar los documentos de manera técnica, generando ahorro de tiempo y que sirva como un referente para las demás entidades públicas en cuanto a la organización de la  documentación que respalde los hechos económicos y demás requerimientos de usuarios internos como externos, evitando demoras en su búsqueda y/o duplicidad de tareas. El contar con un sistema de gestión documental dará lugar  a actividades metodológicas desde la clasificación  de los documentos con el registro y entrada, la entrega del trámite de forma inmediata al proceso de encargado de realizarlo y su retroalimentación. Observando el ciclo vital de los documentos (activos, pasivos, intermedios e históricos), velará  por el buen manejo de la organización, descripción, transferencia, depuración, conservación y acceso a los documentos acordes a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública,  las Normas de Gestión Documental para la Entidades Públicas. En cuanto a la metodología aplicada, se consideró el método deductivo e inductivo los cuales fueron de suma importancia para la consecución de los resultados.
Palabras clave: actividades metodológicas - ahorro de tiempo - creación legal - documentos -entidades públicas -  hechos económicos – normas de gestión documental - sistema de gestión documental - técnicas archivísticas – trámites

DEFINITION OF A DOCUMENTARY MANAGEMENT SYSTEM AT MILAGRO STATE UNIVERSITY
ABSTRACT
Milagro State University requires a document management system, which must be composed of archival techniques and tools to efficiently manage the documents generated by the activities of its dependencies, since the procedures of each institutional process must be attended to. The implementation of this document management system will require ongoing work, so the legal creation of a departmental unit responsible for its operation would be necessary, and also requires a team that is responsible for managing documents technically , generating time savings and serving as a reference to other public entities in terms of the organization of documentation that supports economic events and other requirements of internal and external users, avoiding delays in their search or duplication of tasks. Having a document management system will result from methodological classification of documents with registration and entry activities, delivery process immediately the process of doing responsible and feedback form. Observing the life cycle of documents (assets, liabilities, intermediate and historical), will ensure the proper management of the organization, description, transfer, debugging, conservation and access to documents according to the Organic Law of Transparency and Access to Information Public, Documentary Management Standards for Public Entities. Regarding the applied methodology, the deductive and inductive method was considered, which were of great importance of the achievement of the results.
Keywords: methodological activities - time saving - legal creation - documents - public entities - economic facts - documentary management standards - document management system - archival techniques – procedures

Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:

Lucy Katherine Borja Mora, Norberto Vicente Murillo Dávila, Luis Eduardo Pizarro Villacis, Deidama Asunción Rendón García y Luis Alberto Meneses Castro (2018): “Definición de un sistema de gestión documental en la Universidad Estatal de Milagro”, Revista Contribuciones a las Ciencias Sociales, (septiembre 2018). En línea:
https://www.eumed.net/rev/cccss/2018/09/sistema-gestion-documental.html
//hdl.handle.net/20.500.11763/cccss1809sistema-gestion-documental