Revista: CCCSS Contribuciones a las Ciencias Sociales
ISSN: 1988-7833


CUENTAS POR PAGAR Y SU RELACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

Autores e infomación del artículo

Cindy Liliana Alvarado Parrales*

Mirla Narcisa Mendieta Burgos**

Universidad Laica Vicente Rocafuerte De Guayaquil-Ecuador

mendietamirla@gmail.com


Resumen

El presente estudio estuvo direccionado a analizar las cuentas por cobrar y cómo estas se relacionan en los estados financieros de una compañía de nombre MOTORLINE, misma que mostraba baja eficiencia con respecto a la gestión de sus valores pendientes de pago lo cual trajo consigo un deterioro en las relaciones con los proveedores, impidiendo obtener productos en el momento requerido para su posterior venta. Como metodología de investigación empleada para la recolección de datos y solución a los problemas identificados se consideró el enfoque cualitativo utilizando entrevistas al personal de la compañía identificando con ello limitantes tales como el no contar con políticas para el control de las cuentas por pagar, el no existir una coordinación entre los plazos de pago y la disponibilidad de efectivo e inclusive la inexistencia de una persona específica para la gestión de los pagos, provocando una sobrecarga de funciones al ser el administrador quién gestiona incluso la facturación y ventas dentro del negocio. En base a estos inconvenientes se plantearon una serie de acciones tales como la reestructuración de las funciones planteando la contratación de una persona asistente de tesorería que será encargada de dar seguimiento a los pagos y al uso de herramientas proporcionadas en el presente proyecto, adicional a esto se propusieron mejoras en los procesos ligados a las cuentas por pagar en donde se elaborarán informes constantes sobre los pagos pendientes y la disponibilidad de inventario en bodega. Cabe señalar que se espera que estos cambios tras su implementación se traduzcan en una eficiencia entre un 20% y 40% para la entidad.
Palabras clave: Cuentas por pagar, proveedores, procesos, estados financieros, gestión.

Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:

Cindy Liliana Alvarado Parrales, Mirla Narcisa Mendieta Burgos y Mayra Magdalena Arias Candelario (2018): “Cuentas por pagar y su relación en los estados financieros”, Revista Contribuciones a las Ciencias Sociales, (septiembre 2018). En línea:
https://www.eumed.net/rev/cccss/2018/09/cuentas-estados-financieros.html

//hdl.handle.net/20.500.11763/cccss1809cuentas-estados-financieros

Introducción

El proyecto tuvo como objetivo el análisis de las cuentas por pagar y su relación con los estados financieros de la empresa “MOTORLINE S.A”. Para ello fue necesario acceder a información documental y campo, siendo los documentos contables de la entidad y las experiencias del talento humano contratado. Debido al incumplimiento evidenciado respecto a lo dispuesto en la NIIF 9 para las cuentas por pagar, se ha producido una deficiencia en la correcta medición de las cuentas por pagar en la empresa, lo cual influye directamente en su situación financiera.
En base a lo descrito se consideró necesario determinar los factores  que inciden en la  problemática, analizarlos y proponer alternativas para mejora de la situación actual.
De forma más clara, existen deficiencias administrativas en el departamento de pagaduría provocadas por el seguimiento inadecuado de la gerencia, lo cual ha influido en su economía al generarle costos adicionales. Se considera necesario evaluar los controles administrativos y cómo inciden en los Estados Financieros, además de proponer cambios en los procedimientos contables para evitar futuros errores.
La implementación de controles y sistemas adecuados en las empresas, permite tomar decisiones gerenciales que lograrían incrementar la rentabilidad, alcanzando una mayor eficiencia que se vea reflejada en un aumento de su competitividad y que garantice su supervivencia.

Justificación

Se busca, a través de esta investigación, evidenciar las limitantes comunes que poseen las empresas al no aplicar las normas contables y el tratamiento que se le debe dar a las cuentas de un pasivo financiero, direccionándola a MOTORLINE S.A y que atraviesa la situación en mención. Mediante un análisis preliminar se conoció que la entidad mantenía un control inadecuado de sus obligaciones ante proveedores.
De continuar esta situación podría verse afectada su imagen, incumpliendo con sus deudas, generándole pérdidas  de beneficios concedidos por proveedores, aumentando sus gastos y reduciendo el margen de ganancia.  La importancia de la siguiente investigación se basa en las ventajas que se generan al realizar un buen tratamiento contable de las cuentas de un pasivo financiero, ayudando a la toma de decisiones acertadas de acuerdo a la realidad económica de la empresa y permitiendo que sus Estados Financieros sean presentados con razonabilidad, reflejando información completa y confiable.

Objetivo de la investigación

Objetivo general

Determinar la incidencia de las cuentas por pagar en los estados financieros de la empresa MOTORLINE S.A.

Objetivos específicos de la investigación

  • Evaluar los controles administrativos de las cuentas por pagar y cómo influye en los estados financieros.
  • Determinar cómo incide la aplicación de procedimientos contables de las cuentas por pagar.
  • Analizar cómo influye el sistema de gestión de calidad en las cuentas por pagar.

Marco teórico

Contabilidad

Se hace referencia a un proceso a través del cual una empresa presenta la información de las actividades que realiza. Según Fierro (2015) las operaciones contables involucran el registro, identificación, medición, clasificación, codificación, acumulación, emisión de estados financieros, evaluación, información y seguimiento al desarrollo de las operaciones de una entidad en forma clara y completa. A través de esta definición se puede indicar que la contabilidad dentro de una empresa se vuelve esencial para conocer su estado económico, facilitando la toma de decisiones e identificando las obligaciones por cobrar o pagar.
La contabilidad es esencial para mantener un control de las operaciones en una empresa. Tamayo y Escobar (2013) indican que la misma es el conjunto de conocimientos cuya puesta en práctica permitirán generar información económica - financiera sobre el estado de la empresa. Analizando lo expuesto la contabilidad es presentada como un registro de las operaciones de forma continua en el tiempo.

Estados financieros

El registro contable se refleja en documentos que permiten un mejor análisis de la situación de una empresa, siendo estos documentos los estados financieros. Córdoba (2014) son una representación estructurada de la situación financiera de una entidad permitiendo conocer su rendimiento financiero. El objetivo de los estados financieros es proporcionar información general, resumida y útil para la toma de decisiones económicas.
De esta forma, la utilidad de los estados financieros dependerá de la contabilidad que maneje la entidad. Si el registro de las operaciones no es fiable, entonces los documentos presentados no aportarán a la toma correcta de decisiones a pesar de respetarse normas internacionales para su presentación.
Las cuentas por pagar.
Las cuentas por pagar pertenecen a los pasivos y se encuentran constituidos por fondos provenientes de contratos que le han generado obligaciones frente a proveedores. De acuerdo a Fierro, Fierro & Fierro (2016)  son cuentas que se generaron por concepto de gastos necesarios para que la entidad alcance su objeto social. Se puede decir que son todas las obligaciones que una empresa ha contraído y que permitieron su acceso a bienes o servicios para su uso, transformación y/o venta.

Control de las cuentas por pagar en una empresa

Para evitar que una entidad incumpla con sus obligaciones adquiridas antes terceros, se requiere llevar un control, no sólo en el volumen de cuentas por pagar sino también en las fechas de vencimiento y cuyo retraso ocasionaría un mayor monto de la deuda por efecto de los intereses. Moreno (2014) indica que el control a estas cuentas implica que las compras y pagos realizados deban ser autorizados y estar sustentados por escrito, es decir que todo movimiento que implique endeudamiento debe ser aprobado. Así mismo debe archivarse toda factura previa verificación y comprobar que los productos recibidos estén en adecuadas condiciones para evitar un endeudamiento que no genere valor.

Metodología

La metodología del presente proyecto se estructuró considerando tipos, enfoques y técnicas de investigación. Como tipo de investigación se plantea la analítica, documental y de campo. Se establece analítica al enfocarse en el estudio de un problema identificando las variables que lo producen y estudiándolas en forma profunda, siendo en este caso las cuentas por pagar y qué ha motivado su falta de control dentro de la empresa MOTORLINE-
La investigación documental por su parte hace referencia a la obtención de información que permite argumentar el problema y ayuda a su comprensión, revisando para ello fuentes disponibles cuya autoría es de terceros. Finalmente, la investigación de campo comprende la obtención de información de personas relacionadas al problema, considerándose para ello al personal de la empresa objeto de análisis.
Respecto al enfoque, se plantea como cualitativo al recolectar opiniones, puntos de vistas, experiencias y demás información directamente de los individuos relacionados al problema dentro de la empresa. Para la recolección la técnica seleccionada es la entrevista, permitiendo profundizar en la situación y estructurándose como un diálogo con el sujeto de estudio. Este instrumento fue aplicado al gerente de Motorline, su contador y el encargado de tesorería. 

Resultados de la recolección

  • Dentro de la entidad no existe una gestión adecuada de las cuentas por pagar, siendo sus principales causas la inexistencia de políticas de pago y una sobre carga de las funciones asignadas al personal a cargo, siendo el administrador, quien a su vez debe gestionar las ventas, la facturación y otras actividades dentro de la organización.
  • La falta de control ha motivado la pérdida de proveedores, accediéndose a condiciones más estrictas para la compra de artículos, tales como la entrega del producto previo pago y que ha provocado retrasos en la atención de los pedidos realizados por clientes y perdiendo incluso ventas por no disponer de la mercancía.
  • Se ha realizado el giro de cheques sin fondos, evidenciando que la recuperación de cartera en la empresa no se ajusta a las exigencias de los proveedores, aumentando con ello un mayor riesgo.
  • La principal afectación de estas cuentas por pagar a los estados financiero y a la liquidez de la entidad se debe a la pérdida de descuentos ofrecidos por el proveedor, intereses bancarios por el giro de cheques sin fondos y la no recepción del producto hasta el pago, limitando el inventario y no cumpliendo con los pedidos que los clientes realizan.
  • Se propone en base a los hallazgos el diseño de políticas de pago ajustadas a las políticas de cobro de la empresa y que garanticen un mayor control para evitar retrasos, incluyendo la restructuración de funciones dentro de la entidad para evitar la sobrecarga del personal.

Análisis financiero

La cuenta del efectivo y sus equivalentes representa al año 2015 el 36,57% del total de activos, ubicándose en un 39,48% para el año 2016. Se experimenta a su vez una reducción del -73,33%, es decir que la disponibilidad de efectivo se ha visto afectada en la empresa.
Los valores por pagar al año 2016 ascienden a $ 151.163,49, incluso mayor al nivel de ventas de la compañía en dicho periodo, mismas que ascienden a $ 137.110,34.
Las ventas, costos de ventas y gastos se han visto incrementados al año 2016; sin embargo, la utilidad alcanzada es menor a un dólar, siendo sus causas los desembolsos registrados.
En base a los ratios financieros, la entidad ha perdido liquidez. Un ejemplo es que al año 2015 su prueba ácida ascendía a un 48%, reduciéndose a un 19% al año 2016. Es decir que existe una baja capacidad de cumplimiento de sus pasivos a corto plazo con sus activos más líquidos disponibles en menos de un año.
Las cuentas por pagar son cubiertas 0,94 veces al año 2015, es decir que existe un pago lento a los proveedores y que puede ocasionar el aumento de intereses, conflictos e incluso pérdida de credibilidad frente a estos. Al año 2016 se reduce a 0,86 esta capacidad al año 2016.

Resumen técnico

En base a las limitantes evidenciadas se presentan a continuación iniciativas que podrían aplicarse dentro de la entidad.

Reestructuración de las funciones.

Debido a la sobrecarga existente de funciones que posee el administrador se considera necesario distribuirlas. Es importante que las compras y los pagos se gestionen por una persona específica, mientras que las ventas, facturación y cobros sean gestionadas por otra persona o en su defecto, incluir dentro del área un asistente de tesorería.
En base a lo mencionado, se empezará con un asistente de tesorería quien se encargará junto al administrador de la gestión de compras y los pagos a proveedores, incluyendo la búsqueda de otros en caso de evidenciarse una relación deteriorada con estos.

Mejora de los procesos relacionados a las cuentas por pagar.

Los procesos que se realizan actualmente en la entidad respecto a las cuentas por pagar representan una desventaja, mostrándose a continuación en detalle:
La debilidad principal del proceso es la inexistencia de un responsable exclusivo de esta función, siendo el administrador el encargado, quien debe desempeñar  otras actividades y no logra cubrir todas las exigencias del puesto. Así mismo no se evidencia una gestión de los valores por pagar, planteándose a continuación mejoras para el proceso descrito:
En el proceso propuesto intervendrán el asistente y el administrador, teniendo en cuenta que se propone la contratación de una persona de apoyo a las funciones donde se identificaron falencias. Este individuo se encargará de emitir informes tanto del inventario como de la facturación, facilitando al administrador a la toma de decisiones referentes a la compra.

Establecimiento de políticas para las cuentas por pagar.

En base a lo planteado se considera importante la emisión de informes y el manejo de base de datos para el registro de los pagos a proveedores. Como soporte se adjuntan a continuación los modelos recomendados para las responsabilidades descritas:
En esta ficha se registrará el número de la factura, el nombre del proveedor a quien se le solicitó el pedido, el detalle de la compra y el monto. Así mismo se incluirá la fecha de emisión y la de vencimiento para dar el debido seguimiento al pago, mismo que de haberse realizado deberá incluirse la fecha y el número de comprobante que justifique el desembolso.
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En este informe se detallarán los valores por pagar, la mercancía que se desea adquirir y los montos para su entrega por parte del proveedor. Así mismo se incluye la fecha de emisión y vencimiento de la deuda, evitando mayores retrasos y pérdida de beneficios.
Para ayuda a la toma de decisiones adecuadas al momento de gestionar la compra de mercancía se diseñó este informe en donde se muestra el nivel de existencias, además de sus ingresos y salidas para conocer qué artículos requieren de mayor rotación o de un mayor abastecimiento. A su vez se emitirán informes semanales con respecto a las ventas realizadas en el establecimiento para conocimiento del administrador y evaluar si existe la necesidad de realizar compras extraordinarias en los casos que ameriten:
Según lo descrito, se determinan como políticas para la gestión de las cuentas por pagar las siguientes:

  • Todos los informes deberán ser firmados para confirmar su recepción y emisión.
  • Todas las compras y los pagos deben estar sustentados mediante comprobantes.
  • La toma de decisiones para las compras deben sustentarse mediante los informes emitidos por la persona encargada.
  • Semanalmente debe remitirse un informe de los valores por pagar, evitando retrasos y pérdida de beneficios ante proveedores.
  • El administrador deberá autorizar el pago a los proveedores, siendo su responsabilidad si habiendo recibido el informe, no gestionó el desembolso.

Resultados tras la aplicación.

Bajo un escenario conservador se espera que la empresa mejore en un 20% la gestión de sus cuentas por pagar, reduciendo el monto al cierre del próximo año. Entre las implicaciones que trae consigo el aumentar la eficiencia en gestionar los valores por pagar está el fortalecimiento de las relaciones con los proveedores, además de disponer de los productos necesarios para la venta en el momento justo.
El retraso con los proveedores ocasionaba incluso la pérdida de clientes al no contar con el inventario suficiente. Por ello, las mejoras implementadas beneficiarán incluso en un incremento en las ventas y en mejores condiciones crediticias que reducirán la rigurosidad en los tiempos a cumplir con las cuentas por pagar, facilitando su cumplimiento.
En un mejor escenario donde exista el 100% de compromiso del talento humano y la propuesta sea adoptada en forma inmediata se podrían alcanzar niveles de eficiencia del 40%, lo cual mejoraría la posición financiera del negocio, debiéndose tener en cuenta que la inversión más significativa es de $ 6.000 al año por la contratación de una asistente, percibiendo un sueldo de $ 500 mensuales.

Conclusiones

  • Se pudieron observar una serie de debilidades en la empresa MOTORLINE relacionadas a la gestión de sus cuentas por pagar a proveedores, misma que generan un desarrollo inadecuado de sus operaciones diarias.
  • A pesar de dedicarse a la compra venta de artículos, ha mantenido una relación poco adecuada con los proveedores ocasionado esto por un seguimiento ineficiente en el pago.
  • Los proveedores de la empresa ofrecen descuentos, mismos que son perdidos al no cumplir de forma adecuada con los pagos e incluso no se logra tener disponible el producto. A esto se suma el giro de cheques sin fondos.
  • Se conoció que la persona encargada de gestionar el pago a los proveedores es el administrador, quien además se encarga del cobro y ventas dentro del establecimiento.
  • No existen políticas para la gestión de los valores por pagar.
  • Se consideró necesario el diseño de mejoras como aporte a la solución de los problemas identificados como la contratación de un asistente y cambios en el proceso de gestión a las cuentas por pagar.

Recomendaciones

  • Fortalecer las relaciones con los proveedores, cumpliendo con las condiciones pactadas en el contrato.
  • Evaluar qué proveedores agregan valor a la empresa y se ajustan a las necesidades para el cumplimiento de los objetivos.
  • Promocionar a la empresa para atraer la atención del mercado, teniendo en cuenta que a mayores ventas, el volumen de abastecimiento aumentará pudiendo negociar mejores condiciones con los proveedores.
  • Revisar si la entidad cuenta con los fondos suficientes para el pago a los proveedores, lo cual también pone en evidencia la necesidad de supervisar la recuperación de cartera.
  • De existir problemas en la gestión de los cobros es importante que se evalúen estos procesos y se mejoren de ser el caso.

Bibliografía

Córdoba, M. (2014). Análisis financiero. Bogotá: ECOE Ediciones.
Fierro, Á. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para las pymes. Bogotá: ECOE Ediciones.
Fierro, Á., Fierro, F., & Fierro, F. (2016). Contabilidad de pasivos con estándares internacionales para pymes. Bogotá: ECOE Ediciones.
Moreno, A. (2014). Contabilidad de la Estructura Financiera de la Empresa, 4a.Ed. México: Grupo Editorial Patria.
Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. (2017). Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Obtenido de Sector Societario/ Documentos de Distribuidora de Línea Automotriz MOTORLINE: http://appscvs.supercias.gob.ec/portaldedocumentos/consulta_cia_menu.zul
Tamayo, E., & Escobar, L. (2013). Contabilidad. Madrid: EDITEX.

*Egresada Carrera De Contabilidad y Auditoria Universidad Laica Vicente Rocafuerte De Guayaquil.Correo: Clap_26@hotmail.com
** Egresada Carrera De Contabilidad y Auditoria Universidad Laica Vicente Rocafuerte De Guayaquil.Correo: mendietamirla@gmail.com
*** Tutora: Catedrático de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil carrera de Ingeniería en Contabilidad Y Auditoría – CPA Correo: mariasc@ulvr.edu.ec

Recibido: 04/07/2018 Aceptado: 05/09/2018 Publicado: Septiembre de 2018

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