CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES Y CLIENTES EN LA CADENA DE SUMINISTROS MEDIANTE ANÁLISIS JERÁRQUICO (AHP)

Universidad Politécnica de Aguascalientes
rosa.ramirez@upa.edu.mx

 

Resumen
La planeación estratégica de una empresa toma en cuenta el total de ella, por lo tanto ésta debe ser realizada por la cabeza de la empresa y proyectada a largo plazo, pero en periodos específicos, 3 años, 5 años, etc., debido a los cambios constantes que se dan en el mercado. Entre las actividades a tomar en cuenta dentro de la planeación estratégica de la empresa se encuentra la clasificación de los proveedores y clientes.
La clasificación de los proveedores y clientes tiene una gran importancia en el sector productivo debido a que ayudará al tomador de decisiones a saber cuáles proveedores y clientes son los más recomendables para sus proyectos. El presente trabajo pone en práctica la aplicación de una las técnicas de decisión multicriterio discreta (Proceso de Análisis Jerárquico o AHP) en el proceso de toma de decisiones con el objetivo de clasificar a los proveedores y clientes. Se consideró esta técnica debido a que es la que nos permite clasificar y además comparar muchos criterios de decisión con relaciones fuertes entre ellos.
Esta clasificación se puede aplicar a cualquier tipo de empresa que tenga una cartera de proveedores y clientes, lo único que hay que tomar en cuenta son los criterios que apliquen para cada proyecto.

Palabras clave: Clientes – Proveedores – AHP - Clasificación

Abstract

The strategic planning of a company takes into account the total of it, therefore it must be conducted by the head of the company and prospective long term, but in specific periods, three years, five years, etc., due to constant changes that occur in the market. Among the activities to be considered in the strategic planning of the company is the classification of suppliers and customers.
The classification of suppliers and customers is of great importance in the productive sector because it will help the decision maker to know which providers and customers are the most suitable for their projects. This paper implements the application of the techniques of discrete multicriterio decision (or AHP Hierarchy Process Analysis) in the process of decision making in order to classify the suppliers and customers. This technique because it is what allows us to classify and also compare many decision criteria with strong relations between them are considered.
This classification can be applied to any type of company with a portfolio of suppliers and customers, all you need to consider are the criteria applied to each project.

Keywords: Clientes – Proveedores – AHP - Clasificación

 

1 ANTECEDENTES

La planeación estratégica es uno de los instrumentos más importantes para la organización ya que con ella puede proyectar el cumplimiento de sus objetivos aprovechando al máximo sus capacidades. Con la planeación estratégica podemos observar todas las causas y los efectos que se pueden presentar al tomar una decisión. La planeación estratégica también observa las posibles alternativas de los cursos de acción en el futuro, y al escoger unas alternativas, éstas se convierten en la base para tomar decisiones presentes.
Una de las partes fundamentales de la planeación estratégica y que logra mantener a la empresa en el mercado es el trabajo directo con los proveedores y clientes. Las organizaciones deben evaluar y clasificar a los proveedores de acuerdo a su capacidad para abastecerlos de productos adaptándose a sus necesidades. De igual forma se deberán clasificar a los clientes de una forma adecuada para obtener las ganancias necesarias para una buena salud financiera y mayores ventajas competitivas.
Para poder llevar a cabo dicha clasificación se deberán establecer criterios para la clasificación y evaluación. Precisamente, estos criterios introducen cierta complejidad al proceso, puesto que su carácter en la mayoría de los casos es eminentemente subjetivo, de ahí que se produzcan diferencias significativas en la calificación de un proveedor o cliente, lo cual depende de quién esté realizando la evaluación. Por lo tanto, debido a la importancia del proceso es necesario establecer un procedimiento que nos ayude a eliminar dicha subjetividad en el momento de la selección. Por lo cual se deberá elegir la herramienta que permita tener la confianza en el proceso de toma de decisión, tanto en lo referente al resultado, como al proceso para llegar a él.

2 JUSTIFICACIÓN

La clasificación de los proveedores y clientes es una evaluación de tipo multicriterio en la cual necesitamos de herramientas que nos permitan elegir al proveedor o al cliente con las características que se adapten mejor a las necesidades de la empresa mediante la utilización de la información ya existe en las empresas.El proceso de aplicación de AHP nos da la facilidad de retroalimentación, por lo que el proceso puede ir variando dependiendo de los resultados obtenidos, Con esto podemos adecuar cada una de las partes por la que mejor se adapte a nuestro  problema.

3 OBJETIVO(S)

3.1 Objetivo General

Evaluar y aplicar criterios para la clasificación de proveedores y clientes.

• Objetivos Específicos

• Definir criterios para realizar una mejor clasificación de proveedores de acuerdo a los objetivos estratégicos de una empresa a analizar.
• Clasificar a los proveedores de acuerdo a los criterios previamente establecidos.
• Proponer estrategias que le den a la empresa una ventaja competitiva en cuanto a la selección de proveedores.
• Definir criterios para la clasificación de los clientes.
• Clasificar a los clientes de acuerdo a los criterios de selección establecidos anteriormente.
• Proponer estrategias de servicio que le den a la empresa una ventaja competitiva en cuanto a la clasificación hecha anteriormente.

4 PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN

¿Por qué utilizar métodos multivariados?
¿Para qué clasificar a los proveedores?
¿Para qué clasificar a los clientes?
¿Por qué mediante de análisis jerárquico?

5 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

5.1 Toma de Decisiones                        

Cualquier tipo de actividad que involucre de una u otra manera la evaluación de un conjunto de alternativas en términos de una serie de criterios de decisión puede presentar algún tipo de conflicto entre ellos.  Además es claro que este proceso se puede ver influenciado por quien toma la decisión así como de patrones mentales o por la interacción con otras personas y sus posiciones jerárquicas añadiendo al proceso elementos de variabilidad.

En ocasiones los ingenieros consideran la toma de decisiones como su trabajo principal ya que tienen que verificar constantemente qué se hace, quien lo hace y cuándo, dónde e incluso como se hará. Sin embargo la toma de decisiones es sólo un paso de la planeación ya que forma la parte esencial de los procesos que se siguen para elaboración de los objetivos o metas trazadas a seguir. Rara vez se puede juzgar sólo un curso de acción, porque prácticamente cada decisión tiene que estar engranada con otros planes (Koontz y Weihrich, 1999).

El tomador de decisiones necesita una herramienta más efectiva para poder llevar a cabo una selección efectiva y alcanzar una meta de acuerdo a las circunstancias y limitaciones existentes. Se necesita también la información y la capacidad para analizar y evaluar las alternativas de acuerdo con la meta deseada. Por último, necesitan tener el deseo de llegar a la mejor solución mediante la selección de la alternativa que satisfaga de un modo más efectivo el logro de la meta (Murdicck, 1999).

Es raro que las personas logren una racionalidad completa, en particular en la administración como en la ingeniería (Hall, 2000).

• En primer lugar, como nadie puede tomar decisiones que afecten el pasado, las decisiones tienen que operar para el futuro.
• Es difícil reconocer todas las alternativas que se pudieran seguir para alcanzar una meta; esto es cierto cuando en especial la toma de decisiones incluye oportunidades de hacer algo que no se ha hecho antes. Es más, en la mayor parte de los casos no se pueden analizar todas las alternativas e incluso con las técnicas analíticas y las computadoras más modernas disponibles.

Cuando se quiere tomar una decisión no es muy recomendable solo tener en cuenta las opiniones de una sola persona debido a que se tiene el problema de que las decisiones o los criterios sean subjetivos, por lo que hay que generar discusión e intercambio entre los actores, que por su experiencia y conocimiento pueden ayudar a estructurar el problema y a evaluar las posibles soluciones. Si bien el supervisor casi siempre toma las decisiones solo,  hay  ocasiones en que debe aprovechar la ventaja de contar con su grupo de subordinados para tomar ciertas decisiones. Estas decisiones individuales o grupales tienen cada una de ellas sus ventajas y desventajas, que influyen de manera determinante en el rol de la gerencia de nuestras organizaciones (Dichter, 1999).

Un grupo logra recopilar más información, teniendo acceso a más fuentes informativas que un solo individuo, independiente de la educación y de la experiencia de este.  Por lo tanto los grupos pueden ofrecer mayores aportes, tanto en la cantidad como en la diversidad para la Toma de decisiones, y también ayudan a incrementar la aceptación de una solución o bien la variedad de puntos de vista.  Muchas decisiones fracasan después de elegida una opinión debido a que un sector de gente no la acepta como una solución posible; cada uno de sus integrantes tiene un punto de vista propio que difiere, en cierta medida, del de los demás, como resultado, la cantidad y tipos de opciones son mayores que los del individuo que trabaja solo.  La participación en grupo facilita una amplia discusión y una aceptación más participativa; es posible que haya divergencias en los acuerdos, pero se plantea y permite su discusión para cuando ya sea aceptada, sea un compromiso de todo un conjunto (Gómez, 2005).

La  toma de decisiones en grupo puede utilizarse con mucha eficiencia si el supervisor maneja la situación como debe ser. Uno de los factores más importantes consiste en ganarse el apoyo de los miembros del grupo; señalándoles el valor de sus aportes en la solución del problema. Un segundo enfoque muy útil consiste en dar a cada integrante del grupo elementos específicos en que pensar y trabajar, para que pueda reconocer sus aportes; también crear un entorno donde las personas puedan expresarse abierta y francamente y que estimule tanto los aportes creativos como las discusiones sobre las fallas o los errores en que podría incurrirse. Esto último es de especial importancia para evitar el surgimiento del Pensamiento Grupal (Terry y Franklin, 2001).
Debido a esto es necesario contar con herramientas que nos ayuden a seleccionar los mejores criterios para la evaluación de los clientes y proveedores que están involucrados con la empresa, para así poderlos implementar y saber si son los adecuados o no.

6 METODOLOGÍA

La clasificación de los proveedores y clientes es una evaluación de tipo multicriterio en la cual necesitamos de herramientas que nos permitan elegir al proveedor o al cliente con las características que se adapten mejor a las necesidades de la empresa mediante la utilización de la información ya existe en las empresas.El proceso de aplicación de AHP nos da la facilidad de retroalimentación, por lo que el proceso puede ir variando dependiendo de los resultados obtenidos, Con esto podemos adecuar cada una de las partes por la que mejor se adapte a nuestro  problema. De igual forma los involucrados en el equipo de trabajo pueden  ser adaptados a la situación. En la figura mostrada a continuación se pueden apreciar las etapas de la aplicación del AHP:

Los criterios que se definen buscan abarcar la mayor cantidad de características posibles presentadas por los proveedores y clientes como se muestra en la figura, sin embargo el modelo propuesto permite incorporar más criterios o utilizar los de mayor relevancia dependiendo del caso.

Además de la definición de los criterios se debe plantear una escala de calificación para cada criterio que permita otorgar a la empresa puntajes cuando el desempeño del proveedor en un criterio de evaluación es bueno, regular o malo. Los criterios propuestos son: tiempo de entrega de servicios según fechas y cantidades, bienes, calidad, servicio post entrega y finanzas y en el caso de los clientes dependerá de las cantidades pedidas, tiempos de  recepción de facturas y pagos, constancia en los pedidos, vías de acceso, etc. Sobre estos criterios los miembros del comité de trabajo elegirán los que les interesen  y propondrán algunos otros. Estos criterios se establecieron en conjunto con la persona interesada en la clasificación gracias a su experiencia en el ramo, el los consideró importantes, además de que son los que más valor agregado le dan a la selección.

El paso siguiente es la definición de los criterios y las escalas de medición, las cuales son propias y dependen del tipo de negocio o sector al que pertenezca la organización. Las escalas de medición se establecerán de acuerdo a las establecidas por Saaty y se muestran a continuación:

1: Igualmente importante
3: Ligeramente más importante
5: Notablemente más importante
7: Demostrablemente más importante
9: Absolutamente más importante

Después de obtenida la calificación, se hace necesario clasificar el desempeño del proveedor ó cliente en varias categorías en base a los criterios definidos para así poder determinar cuáles son mejores que otros. La clasificación de los proveedores y clientes es importante para la empresa ya que esto ayudará tomador de decisiones a establecer el tipo de contratos, tiempos de entrega, etc.

7 RESULTADOS

El propósito del método en este problema de clasificación fue proporcionar al decisor las herramientas necesarias para obtener una lista de proveedores y clientes y que mediante ella pueda ver cuál es que el quedó con la mejor calificación.  Este listado apoyará al momento de tomar la decisión ya que en base a sus características y un porcentaje puede ver de forma rápida cuales fueron los mejores evaluados.

La selección de proveedores debe tener como criterio principal, la capacidad del proveedor para mejorar y trabajar bajo políticas de fabricación, sin olvidar las características tradicionales como la calidad,  el servicio, el precio y los planes de pago. Esta decisión en ocasiones puede ser bastante difícil ya que existe una gran diversidad de productos y servicios que se adquieren y de las variaciones cualitativas y cuantitativas en el comportamiento de la demanda.

Un despacho de arquitectos tiene una cartera de 25 proveedores de los cuales se seleccionaron 19 que representan el 80% del consumo de materiales. Solo se tomaron en cuenta estos ya que el resto proporciona solo materiales muy específicos para determinados proyectos que se hacen de forma muy esporádica.  Se determinó además que el arquitecto y el maestro de obra fueran los que se encargarían de seleccionar  los criterios que se consideraron en la clasificación ya que son los que cuentan con la experiencia en el ramo y están acostumbrados a trabajar con ellos y saben que es lo que necesitan de la materia prima. Los criterios que se tomaron en cuenta para la clasificación de los proveedores fueron:

• Calidad
• Precios competitivos
• Tiempos de entrega
• Disponibilidad
• Cumplimiento en las entregas
• Servicio postventa
• Gestión Administrativa (Facturación, garantías, facilidades de pago)
• Confiabilidad

Para estos criterios se aplicó AHP para determina el mejor criterio a evaluar. Por otro lado en el caso de los clientesel despacho de arquitectos tiene una cartera de clientes de ocho los cuales se seleccionaron los cinco más importantes que son los que regresan por los servicios de la empresa. Aquí de igual forma que con los proveedores los que establecieron los criterios de selección fueron el arquitecto y el maestro de obras. Dichos criterios son:

• Pago en tiempo
• Capacidad para identificar sus necesidades
• Constancia
• Pago de contado
• Recomendación
• Paciencia con tiempos de entrega

Se realizó un análisis similar al anterior en donde se le otorgo una calificación a cada uno de los  cinco clientes en los cinco criterios diferentes de forma subjetiva apoyados en su experiencia en el área, se aplicó AHP y se clasificaron.

8 TRABAJOS FUTUROS
Es recomendable estar actualizando esta base de datos para seguir incluyendo a los nuevos proveedores y clientes y poder ubicarlos en alguna parte de la clasificación actual.
Siguiendo con esta línea podemos actualizar las bases de datos, criterios y realizar en base a estos criterios la selección de los clientes y proveedores.
Por otro lado es recomendable que al momento de llevar a cabo la clasificación se hagan categorías de clientes y proveedores para así establecer estrategias específicas  para cada grupo con ayuda del diseñador y el arquitecto.

REFERENCIAS

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Dichter,E.(1999) .¿Es usted un buen gerente? Editorial McGraw Hill Latinoamericana, S.A.

Hall Richard.(2000).”Organizaciones”. Editorial Prentice-Hall Hispanoamérica, S.A. México.

Kotler,P.(1199),”El Marketing Según Kotler”, Editorial Paidós SAICF.

Koontz,H., Y Weihrich,H.(1999). “Administración Una Perspectiva Global” Mcgraw- Hill Interamericana De Editores, S.A., Onceava edición.

Murdicck Robert.(1999). Sistemas de información Administrativa. Editorial Prentice-Hall Hispanoamérica, S.A. México.

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Raharjo, Xie, Min, Brombacher, Aarnout (2009).” On modeling dynamic priorities in the analytic hierarchy process using compositional data analysis”.European Journal of Operational Research; Vol. 194 Issue 3, p834-846, 13p

SAATY, T. L. (1980): Multicriterio Decision Making: The Analytic Hierarchy Process. McGraw Hill. New York.

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Saaty, T.L. (1999). Decision Making for Leaders: The Analytic Hierarchy Process for Decisions in a Complex World. Pittsburgh, Pennsylvania: RWS Publications.

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Saaty, T.L.; Forman (1992). The Hierarchon: A Dictionary Of Hierarchies. Pittsburgh, Pennsylvania: Rws Publications.

Trick, Michael A. (2001). "Analytic Hierarchy Process". Carnegie Mellon University

Walpole, Myers And Myers, (1999), “Probabilidad y Estadística para ingenieros”, Prentice Hall, México