En el capitulo 2 mencionamos los principales planteos de cambio para la gestión pública, que permitan superar las limitaciones del modelo clásico weberiano y satisfacer los nuevos requerimientos que supone la necesidad de un desarrollo sustentable para la sociedad, que supere la crisis ambiental y social en que nos debatimos. Tales son las propuestas de la “escuela del valor público”, de la “nueva gestión pública” y de la “re-administración”.
Para que esos modelos logren real vigencia y efectividad es necesario que sus operadores – funcionarios y empleados- eleven su nivel de capacitación y su dominio de habilidades gerenciales, vale decir, que sepan utilizar los métodos y técnicas adecuados para su desempeño.
A ese tema se refiere este capítulo, cuyo desarrollo está basado en una obra nuestra anterior, “TEORIA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA” editado en 2013 por la EAE y de la que ofrecemos una trascripción parcial.
Concepto e importancia del planeamiento
planificar es una función gerencial básica, que consiste en un conjunto de actividades intelectuales que apuntan a: Prever situaciones y definir metas -Formular políticas -Elaborar proyectos -Asignar recursos.
Tiene la finalidad, en última instancia, de mantener a la organización para la cual se planifica en un adecuado y creciente nivel de interacción positiva con su contexto social, según los fines de la organización y las necesidades sociales que ella procura satisfacer 1.
Es de hacer notar que una característica fundamental del actual contexto de las organizaciones, con su acelerado ritmo de cambios, es el incremento de la incertidumbre con respecto a la evolución de las tendencias de futuro, por lo que en general no se planifica en base a un solo objetivo, sino con una técnica de escenarios, donde se definen algunos escenarios de futuro posibles, objetivos realizables para cada escenario y estrategias adecuadas para cada objetivo.
Una organización es un sistema finalista y abierto en permanente proceso de adaptación a un contexto cambiante y con frecuencia muy difícil de predecir. La planificación, siempre en estrecha relación con el control, es quien permite realizar esa adaptación.
Planificar 2 es un proceso que puede representarse como una pirámide en cuyo vértice está la misión, y en niveles decrecientes se encuentran los objetivos, las estrategias, las políticas, los procedimientos, las reglas, los programas y finalmente, en la base de la pirámide, los presupuestos.
La misión es el objetivo último de la organización, que define su identidad, el sentido de su actividad y los valores que pretende servir. Los objetivos son los resultados a lograr en determinado horizonte temporal, las situaciones futuras que la organización desea realizar. Las estrategias son los caminos que la organización se propone seguir para realizar sus objetivos. Las políticas son declaraciones de principios que guían la toma de decisiones hacia los objetivos. Los procedimientos son guías para la acción, que indican los pasos a seguir en cada actividad. Las reglas definen lo que se puede y lo que no se puede hacer dentro de la organización. Los programas se refieren a un determinado curso de acción hacia un objetivo específico, y contienen un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir y recursos a emplear. El presupuesto es la expresión monetaria de un programa, que especifica los resultados esperados y los costos estimados para su obtención. El presupuesto es la principal herramienta del control.
Dentro del proceso general de la administración, es difícil exagerar la importancia de la planificación, ya que es la función que orienta a las demás funciones: ayuda a definir el tipo de organización más adecuado, el nivel de participación de los integrantes, el estilo de liderazgo y los medios de comunicación más adecuados.
Hay diferentes tipos de planes, según su alcance, plazo de tiempo y especificación. Según su alcance, encontramos:
Según el plazo de tiempo asignado para su logro, encontramos:
Esas duraciones son relativas y dependen mucho de las circunstancias del contexto: en épocas estables pueden tomarse esos valores, y en épocas inestables (inflación económica, crisis políticas) pueden tomarse períodos mucho más breves, aún para el largo plazo.
Según su especificación, encontramos:
En las tareas de planificación, de todo nivel, tienen una gran importancia los objetivos. Entre sus principales características recomendables, encontramos:
Hay una relación entre los niveles de los objetivos los niveles de la organización que son responsables finales de su establecimiento, vigencia y coherencia:
Como consejos prácticos para realizar tareas de planificación pueden tomarse los siguientes: