Diseño, construcción y dinámica del trabajo en equipo de alto rendimiento

(Bibliografía básica: Luis Ahumada Figueroa: Liderazgo y equipos de trabajo: una nueva forma de entender la dinámica organizacional, www.uvm.cl/csonline, set. 2004, vol.III, nº 1)

La conducción y coordinación de equipos de trabajo.

En general, un equipo de trabajo está compuesto del siguiente modo:

Jefe del equipo: Es el responsable general y dirige el proceso de resolución del tema o problema que el equipo atiende. Es importante que sea organizador y diplomático.

Secretario: Es el responsable administrativo del equipo. Es importante que sea ordenado y atento.

Miembros: Por su habilidad y experiencia contribuyen a identificar la causa del problema y a encontrar e implantar una solución.

Especialistas: Ocasionalmente asesoran a los miembros del equipo sobre cuestiones concretas.

Para un equipo, el apoyo de la Dirección siempre es de fundamental importancia, especialmente si el problema afecta a varios departamentos de la organización.

Cómo dirigir un equipo? He aquí algunas orientaciones básicas:

• Fomentar la construcción de un espíritu de equipo;
• Asegurar la vigencia de algunas reglas básicas;
• Interesarse personalmente por los miembros del equipo;
• Ayudar informalmente a resolver problemas;
• Atemperar resistencias y buscar el consenso;
• Fortalecer la cohesión y el propósito común del grupo;
• Resolver las tensiones entre los miembros;
• Asegurar la participación de todos y la correcta atención a  los aportes individuales.

Las reuniones del equipo son muy importantes, pero obtener resultados positivos requiere cierta técnica. Las reuniones mal preparadas, excesivamente largas o inciertas en su desarrollo son muy dañinas para la moral de la gente y para los objetivos del equipo.

Hay, desde luego, ciertas técnicas para dirigir las reuniones de equipo que pueden servir de guía para actuar con acierto y eficacia. En la primera reunión, por ejemplo, no hay que olvidarse de dar la bienvenida, recordar el objetivo del equipo, pedir la auto-presentación de cada uno y describir el plan propuesto

Para las reuniones en general, hay que hacer conocer con tiempo el propósito de cada reunión y lo que se debe preparar para ella; asegurar la puntualidad; mantener la reunión centrada en el temario; conservar normas de cortesía y oportunidad de expresión y atención para todos, estimular y mantener una actitud positiva en el grupo; y asegurar la comprensión y el respeto a las normas establecidas por el grupo.

Al finalizar la reunión se debe resumir los temas tratados y los progresos logrados y definir los planes de acción siguientes.

Orientaciones para un trabajo grupal efectivo.

Los equipos se constituyen para encontrar soluciones a problemas organizacionales. Para que los equipos sean eficaces hay que considerar:

• Identidad de los miembros en el equipo para que puedan desarrollar su actividad sin trabas.
• Congruencia entre los objetivos del equipo y los objetivos de los departamentos a que pertenecen los miembros del equipo.
• Identidad del equipo dentro de la organización (respaldo organizacional).

Es básico para el éxito de un equipo tener un objetivo o propósito bien definido; contar con miembros adecuados y contar con apoyo a las actividades del equipo por parte de la Dirección.

Un equipo debe contar con miembros adecuados, elegidos en base a su habilidad y experiencia para resolver el problema. La nómina de integrantes puede evolucionar al surgir nuevas cuestiones que hagan necesario invitar a otras personas.

En general es conveniente que la conformación del equipo sea interdisciplinaria e inter-jerárquica. La inter-disciplina permite considerar en la solución diversos puntos de vista o aspectos de la cuestión que son complementarios o necesitan encontrar una compatibilización (técnicos, económicos, financieros, estratégicos, etc.).

La relación inter-jerárquica permite poner al servicio de la solución de los problemas de la organización todas las reservas de inteligencia, experiencia y conocimientos que están en todos los estamentos de la organización y no solamente en sus niveles ejecutivos o técnicos.

Muy especialmente, permite unir el conocimiento técnico de fundamento teórico y el impulso innovador (que suele ser atributo de los ejecutivos y técnicos) con el conocimiento práctico de los detalles de los oficios (que suele ser atributo de los operarios) para lograr soluciones audaces y viables.

En muchos casos conviene acordar algunas reglas básicas para las reuniones de equipo:

• Asistir con regularidad y comunicar previamente las ausencias.
• Buscar fecha y hora convenientes y confirmarlas.
• Comenzar y terminar las reuniones con puntualidad.
• Enviar citación a reunión con fecha, hora de comienzo y terminación, lugar, temario a tratar y preparación requerida de cada uno.
• Definir claramente el objetivo de cada reunión.
• Todo miembro debe aportar todo lo posible según su capacidad y tiene derecho a expresar sus ideas y a ser tratado con respeto.
• Evaluar la eficacia de cada reunión para mejorar las próximas.
• Llevar un registro de actas de las reuniones, con sus temarios y decisiones tomadas, para consulta posterior.
• Definir planes de acción y calendarios para las misiones e informes especiales a realizar por los miembros del equipo entre reuniones.

La técnica del torbellino de ideas.

El torbellino de ideas ("brainstorming") es una técnica de comunicación, de búsqueda grupal de soluciones o resultados, que favorece la libre expresión individual de las ideas, sin restricciones ni censuras, y trata de romper la influencia de la rutina, de lo ya establecido, para buscar nuevas propuestas más creativas e imaginativas.

El torbellino de ideas, centrado en un tema o problema a tratar, con frecuencia produce ideas nuevas, planteos originales, entre los cuales puede ocasionalmente haber aportes muy valiosos.

En el torbellino de ideas, el grupo se reúne para tratar un asunto bien delimitado, que es presentado por el coordinador y luego debatido por los asistentes. Los aportes de cada uno son registrados para un tratamiento posterior.

Hay dos modalidades básicas de trabajo: libre (cada uno habla a medida que se le ocurre algo, sin ningún orden) y ordenada (sucesivamente cada uno expone una idea, formando una "rueda de opiniones").

El  torbellino de ideas es un modo de acción propicio al trabajo grupal y a la creatividad, cuya utilidad no se limita a un tipo de problemas sino que puede aplicarse en forma muy flexible a una gran variedad de situaciones.

Lo esencial del método está en que cada uno se esfuerce en liberarse lo más que pueda de su autocensura, de sus prejuicios y rutinas, y busque expresarse con la mayor libertad y espontaneidad, apoyándose en sus propias ideas y en las que escuche en la reunión.

Es también muy importante que el director del grupo actúe solamente como animador y coordinador, y no como líder formador de opinión. Tanto el coordinador como los asistentes deben esforzarse para crear un clima cordial y distendido, que facilite una ágil y confiada exposición de ideas.

Reglas de juego para los miembros del grupo:

• Mantenerse centrado en el tema.
• Expresar sus ideas en forma sintética y clara.
• Hablar cuando le toque el turno y no interrumpir.
• Expresar solo una idea por vez.
• Asegurarse de que la propia idea sea registrada con precisión por el coordinador.
• Escuchar con atención las ideas ajenas y tratar de ver cómo pueden combinarse con las propias.

Reglas de juego para el coordinador:

• Crear un clima propicio para la reunión.
• Exponer claramente el tema a tratar, con la mayor objetividad posible, sin tratar de influir con la propia posición a los demás.
• Asegurarse de que los miembros del grupo hayan comprendido bien cual es el tema o problema a tratar.
• Coordinar la participación de los demás en forma cordial, pero sin permitir ni permitirse comentarios ni críticas sobre las ideas ajenas.
• No rechazar ninguna idea, aunque en principio parezca absurda. El análisis y selección deben hacerse en una etapa posterior.
• Resumir y anotar cada idea en un pizarrón o rotafolio a la vista de los asistentes. Asegurarse de que cada expositor queda conforme con la manera en que fue registrada su idea.
• Hacer una buena síntesis al final de cada reunión.

Cómo fomentar la creatividad:

• Estructurar cada idea en base a seis interrogantes básicos: quién, qué, dónde, cómo, cuándo, porqué.
• No temer imaginar ni salirse de lo común.
• Combinar ideas existentes en formas originales.
• Dejar deliberadamente de lado las alternativas conocidas, para buscar un nuevo punto de partida.
• Es fundamental un ambiente grupal respetuoso, cálido, alegre, para neutralizar inhibiciones y animar la generación de ideas nuevas.

Consideraciones generales:

• Cada reunión termina cuando se agotan las ideas, cuando se percibe que se entra en reiteraciones y razonamientos circulares, que vuelven a lo mismo.
• Las anotaciones hechas pueden ser consultadas por los participantes entre dos sesiones, para madurar nuevas ideas.
• Nuevas ideas pueden surgir combinando dos o mas de las ya expuestas.
• Eventualmente pueden incorporarse transitoriamente a las reuniones otras personas, con fines de asesoramiento, etc.
• El rol de coordinador puede ser rotativo.