Inventarios
Comprobar el control interno sobre Inventarios según los siguientes aspectos, además el investigador puede emplear otros.
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SI |
NO |
NO PROCEDE |
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1. |
La persona del almacén cuenta, mide, pesa todos los productos recibidos y no tiene acceso al documento del suministrador (recepción a ciegas). |
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2. |
Las tarjetas de estiba están actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados o en un lugar próximo a los que se encuentran a la intemperie o destilan sustancias que deterioran dichas tarjetas. |
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3. |
Los almacenes tienen seguridad y se encuentran limpios y ordenados. |
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4. |
El almacén informa las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movimientos. |
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5. |
El almacén cuenta con los listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo. |
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6. |
El almacén cuenta con los listados de los nombres y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos del almacén. |
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7. |
Se efectúan conteos periódicos del 10% de los productos almacenados, sistemáticamente y aun cuando estos chequeos no arrojen diferencias frecuentes se realiza un inventario general anual. |
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8. |
El personal del almacén no tiene acceso a los registros contables, ni a los Submayores de control de los productos. |
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9. |
El personal de los almacenes tiene las actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales. |
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10. |
En caso de faltantes o pérdidas se aplica la responsabilidad material d acuerdo con lo regulado por el decreto-ley 96/86. |
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11. |
Se controlan a través de la tarjeta de estiba y de Submayores de inventarios los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista. |
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12. |
Se controlan los productos recibidos o remitidos en consignación o en depósito, a través de las tarjetas de estiba y los Submayores de inventarios correspondientes. |
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13. |
Existe un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y estos se verifican sistemáticamente. |
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14. |
Los Submayores de Inventarios o sobrantes de útiles herramientas en uso se elaboran los expedientes correspondientes, contabilizándose correctamente. |
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15
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Las existencias reportadas por el almacén en los vales de salida o entrada de productos se cotejan diariamente con la de los Submayores de Inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas y dejándose evidencia de las investigaciones. |
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16 |
Cuando el programa automatizado contable y el del control de inventarios no están integrados, se ejecuta el Cuadre Diario en Valores por el área de Contabilidad. |
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17 |
Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente. |
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18 |
Los expedientes en investigación por faltantes y sobrantes de bienes materiales se encuentran dentro del término establecido por la legislación vigente. |
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19 |
Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes cuentan con el documento justificativo de la entrega de estas y las Tarjetas de Estiba correspondientes. |
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20 |
Se incluyen en el valor de los inventarios los aranceles pagados. |
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21 |
En el caso de diferencia física entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido por cobros de clientes, se elaboran los expedientes de faltantes correspondientes. |
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22 |
Existe buen control del combustible depositado físicamente en la entidad. |
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23 |
En la Contabilidad Presupuestaria (de las Unidades Presupuestadas) se registran correctamente las compras de Inventarios. |
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Análisis de los resultados del Control Interno.
1_ Eliminar los aspectos que no se ajusten.
2_ Señalar los aspectos que se cumplen.
3_ Resumir los aspectos que se violan.
4_ Todos deben verificarse.
Partiendo de las violaciones detectadas en el Control Interno de Inventarios, el investigador proyectará el análisis para comprobar como estos propician la sustracción de bienes y luego poderlos demostrar como pruebas de Derecho. Siguiendo la sistemática de la presente metodología, debe proceder a los siguientes pasos:
1_ Determinar como el sistema contable establecido en la entidad investigada, refleja:
- Codificación de las cuentas de inventario.
- Actualización de los inventarios.
- Modo de fluir la información.
Resultado de controles anteriores:
- Auditoria Interna.
- Auditoria Externa.
- Verificaciones fiscales.
- Otras inspecciones.
Comprobación de la exactitud de los asientos en todo el sistema.
Comprobaciones cruzadas de tarjeteros de almacén, Submayores y el Mayor.
2_ Realizar muestreos aleatorios a las áreas de inventarios que no hayan reflejado violaciones en el Control Interno.
3_ Comprobar la autenticidad de:
Documentos de entrada. Su origen.
Documento de salida. Su destino.
Documentos internos. Asientos contables.
4_ Análisis del cumplimiento del objeto social de los medios inventariados a través de las disposiciones legales establecidas al efecto, para ello debe el investigador valorar:
- Cumplimiento del objeto social de los medios inventariados. Destino y uso.
- Cumplimiento de las disposiciones sobre almacenaje y custodia. Análisis de los requisitos de acuerdo con la naturaleza de los bienes.
- Legalidad en el empleo de los bienes.
- Consultar:
Circular No. 04 / 01. Comercialización de Inventarios ociosos.
Circular No. 07 / 00 Comercialización de Inventarios ociosos.
En este aspecto todo puede estar correcto desde el punto de vista de la técnica contable, pero la violación del objeto social puede tipificar delitos de malversación, desvío de recursos, apropiación indebida, etc., para los cuales la Contabilidad solo probará la cuantía de los recursos; el delito se tipifica por la violación del objeto social.
5_ Llegar a conclusiones sobre la existencia o no de errores o fraudes que propicien la sustracción de bienes.
Demostración documental de faltantes o sobrantes.
Métodos de la sustracción. (Entre otros)
- Recibir materiales o servicios de inferior calidad a los requeridos de acuerdo con e l proveedor.
- Apropiarse de productos o materiales del almacén.
- Enviar mercancías a clientes ficticios mediante órdenes falsas.
- Devoluciones de ventas cuyas mercancías no se ingresan al almacén.
c) Cuantía de la sustracción.
Si existe o no violación del objeto social constitutiva de delito.
6_ Elaborar informe con los aspectos anteriores y de constituir delito, proceder en consecuencia.
7_ Recomendaciones para la prevención.
- Dividir las funciones de las operaciones de compras, solicitud, autorización, recepción y pagos, por departamentos o personas diferentes.
- Establecer el reporte de recepción para las mercancías que se reciben en el almacén
- Que las comprar de productos o servicios sean hechas por solicitud escrita.
- Practicar conteos físicos periódicos por empleados de otros departamentos.
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