MANUAL PARA LA PROMOCIÓN DE LAS PYMES MEXICANAS: ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS Y JURÍDICOS A CONSIDERAR EN LA PLANEACIÓN INTEGRAL DE UTILIDADES

Rafael Espinosa Mosqueda
asesorneg@yahoo.com.mx

1.2.3. Los problemas más comunes de la pequeña y mediana empresa

Las PYMES no poseen las ventajas con que cuentan las grandes compañías, lo que impide a que tengan un desarrollo, un crecimiento y sobresalgan para una mayor competitividad.

Las causas y efectos de los problemas más comunes de las PYMES se tratarán en el presente apartado. Hay que resaltar que hablar de los problemas dentro de las PYMES es un campo muy abierto y completo de información,  no todas las empresas son iguales, pero sí comparten ciertas características. Los aspectos a tratar serán los problemas del financiamiento, el presupuesto y el de la administración.

Para Gelmetti (2006) las debilidades y problemas que son preocupantes para el crecimiento de este tipo de empresas son:

Management con visión de corto plazo: La falta de una planificación a mediano y largo plazo, que provoca una gestión de carácter reactivo.

Escasa atención al tema de calidad: las PYMES al no darle importancia a la calidad de sus productos o servicios así como a la producción, llegan a perder clientes por la razón que hacen automáticamente las operaciones de vender y producir.

Deficiente tecnología de producción: la incorporación de equipamiento de última tecnología es insuficiente, tampoco muestran mejores sustanciales en sus instalaciones.

Bajo nivel de información: en los momentos actuales la información debe ser rápida, veraz y oportuna, de otra forma las empresas se vuelven lentas y obsoletas en su gestión.

Productividad insuficiente: las PYMES presentan un bajo nivel de productividad debido al equipamiento tecnológico, otras veces por la falta de motivación y compromiso que existe entre los trabajadores.

Escasas y caras fuentes de financiamiento: las dificultades financieras de las PYMES han sido una causa constante para su desenvolvimiento, máxime por las crisis económicas que han debido soportar.

Recursos Humanos poco calificados: la visión de que un mejor y más calificado personal solo incrementa los costos atenta contra un mejor performance de la empresa.

Estructuras organizativas inadecuadas: La velocidad del cambio y las formas de gestión, suelen dejar obsoletas las formas organizativas de las PYMES.

Escasa atención a los mercados externos: Pocas son las empresas que entienden que los mercados ahora son globales o como mínimo regionales.

Las desventajas que se mencionaron anteriormente son algunos de los  problemas con los que actualmente se enfrentan las PYMES. Todas las empresas no tienen los mismos problemas, debido a que no todas tienen el mismo giro, el mismo número de trabajadores, no venden los mismos productos, pero sí la mayoría de las PYMES mueren por problemas muy similares.

Debido a esto se decidió por consultar diversos puntos de vista de distintos autores para comprender mejor estas dificultades.

Aguilar (2005, p. 100) comenta:

La fundación de una empresa familiar casi siempre conlleva dos errores: el primero es creer que el afecto entre padres y hermanos bastara para afrontar los problemas inherentes a la puesta en marcha y mantenimiento de la organización. El segundo es creer que una compañía familiar se parece a cualquier otra, lo cual es una grave equivocación. La empresa es una profesión, por tanto hay que identificar las vías, herramientas y políticas que nos permitan mantener de forma profesional los proyectos emprendidos, que tratan de desarrollar sistemas y subsistemas y a partir de ahí planificar ese cambio.
Aguilar (2005) toma la idea de Vicente Oltra Climent, que dice que el bien que busca un buen directivo es la suma del trabajo en equipo y traducir en resultados esta labor, pero además que esta dinámica se convierta en un producto de saber hacer permanentemente y de una voluntad constante consciente de que no es posible el resultado, sin el plasma de la acción.

El plasma de la acción es  esa labor callada, pero vital y necesaria del seguimiento de las cosas pequeñas para que se haga lo que se debe, pues sin ello no sirve para nada las políticas, las tácticas, los objetivos, los programas, los presupuestos o los planes.

A través del estudio, la investigación, y el consiguiente esfuerzo de formación de los dirigentes de estas empresas, y de todos los miembros de sus familias, se reduce la mortalidad de esas PYMES y con esto se está ayudando al futuro de la sociedad.

Concluye Aguilar (2005, p.101) afirmando que:  

• 90% de las empresas familiares tienen una vida promedio de cinco años.
• Sólo 12.5% vive mas de 20 años.
• En  tres generaciones una familia pasa de los harapos a la riqueza y otra vez a los harapos.
• Todos los negocios maduran  en un plazo de 20 a 25 años.
• Las capacidades directivas también se desarrollan hasta un límite (los mismos 25 años).
• Después de ello la empresa tiene que renovarse.

Rodríguez (2003) aporta información sobre los problemas comunes de las PYMES, y dice que la cuestión  verdaderamente importante de los fracasos empresariales estriba en saber  qué es lo que los causa. Un avance en el logro de los objetivos del emprendedor es conocer y comprender los motivos que originaron el fracaso para poder evitarlos.

De las causas anteriores las que guardan mayor importancia son la falta de experiencia en el ramo, la falta de experiencia administrativa, la experiencia desbalanceada y la incompetencia del gerente.

Con relación a la falta de experiencia en el ramo, se puede decir que con frecuencia, el emprendedor carece de experiencia en el área en que incursiona por primera vez. Puede tenerla en otros campos, pero lógicamente suele ignorar los problemas específicos de la empresa a la que ahora ingresa. En cuanto a la falta de experiencia administrativa ; se menciona que no hay punto de relación entre poseer una habilidad especial para cierto trabajo y ser capaz de administrar un local pequeño, sin la capacitación adecuada del que maneja la empresa, nada puede garantizar el éxito de la empresa (Rodríguez, 2003).

Se han realizado algunas investigaciones para determinar las causas del fracaso de las PYMES, en 1987 se realizó una encuesta industrial de SECOFI  y Japan Internacional Corporation Agency [IJCA] identificando determinadas variables como se muestra en la tabla 30; así también en 1990 se cuenta con un estudio hecho en la ciudad de México por el periódico El Financiero, manifestando otras causas del fracaso de las pequeñas empresas.
De los datos anteriores se deduce que si una empresa tiene una adecuada administración es poco probable que tropiece con problemas financieros. La inflación sí produce serios problemas a la PYME, así como la práctica de estudios de mercado, financieros y fiscales concluye diciendo (Rodríguez, 2003).

Ledesma, Leyva, López y Fong (2002) destacan que las PYMES se caracterizan por ser de corte familiar, con un mínimo de capital invertido, un nivel de producción en pequeña escala y al menudeo y ausencia de capacidad para negociar con los proveedores. Otro punto es que carecen de cualquier tipo de apoyo institucional en materia de acceso al financiamiento, asistencia  técnica y consultoría empresarial, que empresas de mayor tamaño obtienen de los programas gubernamentales y  de los organismos empresariales o a través de sus propios medios.

Ledesma, et al. (2002, pp. 147-148) describen como principales causas de la quiebra de las PYMES la falta de estudios de prevención sobre el mercado, financieros y fiscales (29%),  la falta de habilidades administrativas (22%), la falta de experiencia en el ramo (18%) y problemas inflacionarios con un 12.4%.

Lo anterior es indicativo de su vulnerabilidad ante los embates cambiarios, devaluatorios e inflacionarios que se suceden en los mercados.

Cierran su idea Ledesma, et al (2002) proponiendo que las PYMES deben de implantar métodos de evaluación económica para la toma de decisiones de inversión.

Una ventaja para realizar la evaluación  económica estaría dada por la capacidad de generar información financiera, resultante de la operación normal del negocio, sistematizarla e incorporarla a los flujos de caja con todas las restricciones derivadas del contexto económico y social en el que interactúan.

Soto y Dolan (2004, p.26) aportan más información a las problemáticas más comunes de las PYMES como son: 

• Dirección con visión a corto plazo.
• Falta de atención a la calidad.
• Tecnología de producción inadecuada.
• Información de gestión insuficiente.
• Estructuras organizativas inadecuadas.
• Escasos medios de financiamiento.
• Recursos humanos poco calificados.
• Poca atención a mercados internacionales.
• Estructura financieras inadecuadas.

Gómez (2007, p.105) plantea que entre las problemáticas de las PYMES se pueden resaltar que sus inversiones para la tecnología, infraestructura, seguridad, entre otras, son del 0.5% y 0.7% respectivamente, estancando su propio crecimiento. 

Por lo anterior se puede decir que aproximadamente el 70% de ellas no cuenten con base tecnológica instalada, teniendo temor de no poder solventar los costos de inversión y de operación, otra razón es la resistencia al cambio, el desconocimiento de los sistemas de información y la carencia de visión sobre los beneficios que la tecnología puede traer como consecuencia.

En general el problema principal que afecta a las PYMES es la falta de financiamiento ya que Gómez (2007, p.101) opina que:

El acceso al financiamiento para las PYMES es uno de los más significativos retos para su supervivencia y crecimiento, incluyendo a las más innovadoras. En cambio las grandes empresas tienen mayor facilidad para obtener financiamiento a través de medios tradicionales debido a que cuentan con mejores planes de negocios, más información financiera confiable y mayores activos.
Existen otros factores que impiden el crecimiento de las PYMES en México, pueden ser producto de la cultura, creencias o bien costumbres que la gente tiene en sus empresas. A continuación se mencionan algunos de estos factores:
Gómez (2007), señala las PYMES resultan tener características que no son del todo benéficas o que no ayudan a su crecimiento, estas son las siguientes:
Componente familiar. Casi en su totalidad son empresas familiares, la toma de decisiones depende de ellos y puede producirse desacuerdo en la aplicación de las mismas.
Falta de liquidez. Este es un problema muy común en las PYMES, por lo cual tienden a solicitar préstamos o financiamientos a organizaciones que apoyen su gestión.
Poco productiva. Son consideradas así debido a su falta de liquidez.
Relación tamaño – productividad. Mientras más pequeño sea el tamaño de la estructura de producción de una empresa, menor la concentración y representatividad en sus resultados.
Gómez (2007) describe también que existen algunas limitantes ante las grandes empresas, esto es más que nada por la falta de equidad que existe en las PYMES. Dichas limitantes son las siguientes:

• Conseguir clientes.
• Contratar trabajadores calificados.
• Financiamiento.
• Conseguir proveedores.
• Obtener equipo.
• Adaptar sus productos al cliente.
• Información de mercado.
• Calidad del producto.
• Productividad.
• Administración de la empresa.

Como se sigue viendo un obstáculo que impide el crecimiento de las PYMES es el financiamiento, ya que es el centro de su desarrollo.
Otro de los problemas de las PYMES es la falta de asesoría para ello opina Saldaña (2008) que tan sólo entre mil y mil 500 MIPYMES, de los cuatro millones que existen en México, obtienen anualmente asesoría especializada para crecer, tanto por falta de conocimiento de los propietarios como por la carencia de talentos que ofrezcan los servicios.

En entrevista con Mauricio Santillán Razo, director de la Aceleradora Visionaria, afirma que no todo es la falta de voluntad de las PYMES, sino que hay pocas consultorías dedicadas a atender a las empresas de menor tamaño, como lo hacen las aceleradoras de negocios que cuenta con el respaldo del Fondo PYME. La vulnerabilidad de las MIPYMES del país es por falta de estrategias de ventas y mercadotecnia, carencia de planeación financiera y de cuadros profesionales. Dijo también Santillán que el punto comercial es el más doloroso, luego el aspecto financiero y después el de no contar con personal comprometido;  con asesoría, las PYMES podrían crecer y terminar con los problemas de planeación estratégica y financiera, mala mercadotecnia, desconocimiento de sus competidores, mal manejo de las ventas y carencia de cuadros profesionales (Saldaña, 2008).

Una investigación realizada por Soriano (2005) muestra en  cifras el fracaso de las PYMES describiendo que son abrumadoras en cualquier país que se analicen, ya que las estadísticas indican que, en promedio, el 80% de ellas fracasa antes de los cinco años y el 90% no llega a los 10 años. Para los dueños de PYMES, las causas del fracaso es necesario buscarlas fuera de las empresas, pero los analistas empresariales se dirigen más a identificar los orígenes del fracaso en las propias PYMES y, en particular, en la capacidad de gestión de sus responsables. Existen datos que corroboran este segundo punto de vista.

Señala Soriano (2005) que para Francisco Yañez, en México las PYMES al cumplir 10 años, solamente el 10% maduran, tienen éxito y crecen. De acuerdo con el Cetro-Crece, también de México, el 75% de las nuevas empresas mexicanas deben cerrar sus operaciones apenas después de dos años en el mercado. Para Degerencia.com, la experiencia demuestra que el 50% de las empresas quiebran durante el primer año de actividad, y no menos del 90% antes de cinco años.

Las causas  de los índices de mortandad de las PYMES se dividen en dos grandes grupos enfrentados. Las que dan los dueños de las empresas y las que ofrecen los analistas empresariales.

Para los primeros, los motivos del alto índice fracaso es necesario atribuirlas a fuerzas externas a las empresas, que actúan en el entorno económico-político-social; refiriéndose, entre otras, a escaso apoyo oficial, deficientes programas de ayuda, casi inexistentes fuentes de financiación, excesivos controles gubernamentales, altas tasas impositivas, alto costo de las fuentes de financiación disponibles y similares.

Los  segundos, es decir los analistas empresariales, afirman que aún tomando en consideración el entorno negativo en que operan las empresas se orienta más a encontrar las causas del fracaso en las propias PYMES y, en particular, en la capacidad de gestión de sus responsables. Así, tomando como punto de partida una primera síntesis elaborada por la Comisión Nacional de la Micro, Pequeña y Medina Empresa [CONAMYPE], que agrupa las causas del fracaso en cinco grandes áreas:

• Problemas para vender.
• Problemas para producir y operar.
• Problemas para controlar.
• Problemas en la planificación.
• Problemas en la gestión.

Documenta  Soriano (2005) con la información anterior y señala que las razones del fracaso de las PYMES son: problemas para producir y operar. Falta de capacidad técnica para manejar la producción y las operaciones, desconocimiento del sector en que se opera, negligencia y poco interés en el negocio, dificultades de suministros (materias primas y materiales), altos costes de operación, mal manejo de las compras, poca experiencia previa con los productos gestionados, falta de sistemas de información eficaces, deficiencias graves en los procesos internos, altos niveles de desperdicios y despilfarros, mala gestión del tiempo, error en el cálculo del punto de equilibrio, operar en un sector con un punto de equilibrio muy alto, desconocimiento de los ciclos de vida de cada actividad y similares.

Problemas para controlar. Manejo inadecuado de los créditos y las cobranzas, fraudes, desconocimiento del verdadero estado financiero de la empresa, gastos innecesarios, errores graves en materia de seguridad, mal manejo de los inventarios, fallas graves en los controles internos, deficiencias en el control presupuestario y de gestión, mala gestión en materia de endeudamientos y liquidez, mala gestión de los fondos y similares.

Problemas en la planificación. Deficiencias graves en el establecimiento de las estrategias, inexistencia de planes alternativos, establecer objetivos y expectativas poco realistas, inexistencia de un plan de negocios, planificación inadecuada, crecimiento no planificado, falta de previsión, falta de estudios de preinversión y similares.

Concluye Soriano (2005) diciendo que en el fondo, todos los factores de fracaso antes señalados conducen a una única gran conclusión: la necesidad de que los empresarios de PYMES se capaciten en los aspectos clave de la gestión de sus empresas

Uribe (2005) aporta más información a las causas de la “muerte” de las PYMES afirmando que se sabe que el 43% de ellas fracasa por errores administrativos, el 24% muere por tropiezos financieros, el 24% por problemas fiscales, 16% por obstáculos relacionados con las ventas y cobranza, el 4% por asuntos relacionados con la producción y el 3% por conflictos con los insumos.
 
Aunque se calcula que nueve de cada 10 empresas en México entran en la categoría PYMES y que éstas son responsables del 50% de la economía nacional, alrededor del 80% de ellas muere antes de cumplir su primer año de vida.

Los motivos son varios, pero la Fundación para el Desarrollo Sostenible (FUNDES) destaca que una de las causas principales del fracaso de las empresas es la falta de preparación de sus dirigentes.

Prosigue comentando Uribe (2005) presentado los 10 errores más comunes que terminan con la vida de las PYMES y que son:

• Ausencia de una cultura empresarial.
• Falta de análisis estratégico.
• Mala administración.
• Incompetencia personal.
• Creerse todólogo.
• Mala previsión financiera.
• Adquirir deuda sin previsión.
• Centralizar el poder.
• Ausencia de controles.
• Falta de planeación.

Con relación a la mala administración del negocio es una de las causas principales del fracaso de las pequeñas empresas calculándose que el 43% fracasa por errores administrativos y que sólo dos de cada 10 empresarios está capacitado formalmente para administrar su propia empresa.

Con más frecuencia de lo que se cree, los empresarios caen en la trampa de la mala planeación financiera porque no determinaron con anticipación los fondos necesarios para poner en marcha la empresa y cómo van a obtener el capital. Por ello, hay que definir previamente la estructura financiera de la empresa y hacer una previsión de su rentabilidad a mediano plazo, lo anterior es una mala prevención financiera opina (Uribe, 2005).

Del Parque (2001) confirma lo ya comentado y aclara que la falta de conocimiento en administración y finanzas, así como la desorganización, son los principales factores que llevan al fracaso a las pequeñas empresas, debido a un estudio de FUNDES, México muestra como resultados, que la falta de conocimientos en administración y finanzas, así como la desorganización del empresario mexicano, son los principales factores que inciden en el fracaso de las unidades de negocio de menor tamaño en México.

Para Palomo (2005) la problemática de las PYMES se pueden ver  desde dos enfoques uno llamado externo y otro interno; el enfoque externo se caracteriza por problemas que afectan a las PYMES, son de tipo macroeconómico y donde ellas no tienen influencia y solución; mientras que en el interno, en cambio se caracteriza por problemas de gestión administrativa de la empresa.

Palomo (2005) toma un estudio realizado por NAFIN donde reporta los motivos o causas internas por las cuales mueren las PYMES, entre las que se encuentran: problemas administrativos con un 43%, problemas fiscales con 16%, incapacidad de cumplir requisitos 15%, deficiencia en comercialización el 11%, por errores en insumos y producción 8% y debido a la falta de financiamiento 7%. Como se puede observar con excepción de los puntos “problemas fiscales” y “falta de financiamiento”, el resto son puntos que se pueden asociar a la gestión interna de la empresa.

  Nacional Financiera (2004d) menciona que existen cinco causas comunes que contribuyen al fracaso de la PYME que son:

• La incompetencia o falta de experiencia de los administradores.
• La negligencia.
• La falta de controles adecuados.
• La falta de capital suficiente.
• La falta de una identificación correcta del riesgo.

En la primera se dice que  existen empresas que surgen de una corazonada más que de un conocimiento significativo del negocio y sus características. Además, de ser común que los propietarios se sientan con los conocimientos suficientes en todas las áreas del negocio y rechacen cualquier insinuación de asesoría o apoyo.

El empresario al frente de la PYME, por lo general, ignora la necesidad de mantener controles que le permitan anticiparse a los problemas.

Es común observar que los administradores se concentran en anticipar las inversiones en activos fijos y algunos de los gastos de operación; sin embargo, no planean las necesidades de capital de trabajo, ni otro tipo de gastos o inversiones.

Hablando regionalmente en Celaya, Guanajuato el 65% de las PYMES no alcanza un período de vida mayor a los dos años, mientras que el 25% sobrevive en ese lapso, pero con una esperanza de vida muy baja. Lo anterior lo revela una investigación de la Facultad de Ciencias Administrativas (FCA) de la Universidad de Guanajuato. La cual destaca que la mayoría de las microempresas desaparecen por diez problemas principales:

• Recursos financiero limitados.
• Alto índice de endeudamiento.
• Cartera vencida.
• Cambios en los costos de la materia prima.
• Bajas ventas.
• Falta de capital para invertir.
• Dificultad para adquirir préstamos.
• Falta de capital de trabajo.
• Ausencia de control financiero.
• Ausencia de personal especializado.

La mayoría de las empresas donde se aplicó el estudio es del sector manufacturero y representaron  las  micro el 63%, las  pequeñas el 27%, la mediana el 7.5% y las grandes el 2.5% (Vázquez, 2008).

Sobre la idea anterior Zárate (2008) describe que el cierre de las pequeñas empresas sucede por el desconocimiento de estrategias, programas, mercado e incluso del mismo proyecto de negocios y de una planeación asistida sobre el negocio antes de invertir, además de la capacitación continua sobre estrategias de negocios, es el antídoto más recomendable para evitar la “muerte” de las MIPYMES en sus primeros dos o tres años.

Salas (2007) ubica las problemáticas de las MIPYMES en el estado de Guanajuato en dos grandes rubros el aspecto administrativo y el financiero.  
El aspecto administrativo los porcentajes más altos se encuentran en una inexistente e ineficiente administración.

Uno de los problemas externos que se da en las PYMES, sin lugar a duda es el financiamiento. Para esto es preciso definir la  función de las finanzas en una empresa.

Sánchis y Ribeiro (1999, p.219) comentan:

 Las finanzas se han considerado tradicionalmente como la política mediante la cual una organización persigue la obtención de fondos, para lo cual ha de conocer y estudiar las diferentes instituciones y medios que los proporcionen. Pero en la actualidad las finanzas incluyen el análisis de cómo deben de ser asignados dichos recursos sobre el costo de capital en la empresa y sobre la estructura financiera mas adecuada para la misma.

Este tema es uno de los que han causado la desaparición de las PYMES,  a continuación se enuncian diferentes puntos de vista del por qué se da esta situación.

Mercado (1999, p. 209) menciona que el problema de financiamiento  para las pequeñas empresas se puede decir sintetizando que: 

“Es la escasez a que se enfrentan los propietarios y administradores para allegarse los recursos necesarios para el financiamiento y la utilización creciente de sus equipos e instalaciones, recursos técnicos y naturales”.
Según Jalife, Caballero, Vázquez & Asociados (2007) describen que en México se vive desde hace tiempo una ausencia de  créditos que se destinan a PYMES.  Esta situación se mantiene a pesar de los programas establecidos por el gobierno. Ellos realizan una propuesta de las causas, el origen y las posibles soluciones para el otorgamiento de créditos como se muestra en la tabla 33.  
Concluyen Jalife et al (2007) afirmando que es muy cierto que el gobierno debe mejorar sus procesos de concesión de créditos, pero también es recomendable que el empresario se profesionalice más en su negocio y no sólo lo vea como una inversión para “exprimir” todo lo que se pueda. Cuando un emprendedor inicia una empresa con su propio capital, casi nunca piensa que algún día tendrá que requerir un préstamo para crecer y aprovechar otras oportunidades de negocio, es por esto que nunca se plantea tener una administración de calidad.  Por tanto, al presentarse el momento le cuesta  mucho “formalizar” su administración, pero llega a la conclusión de que es necesario. Una empresa desde que inicia puede basar su crecimiento en la planeación, contando con información confiable, control en sus recursos humanos, materiales y económicos y sin dudar será sujeto a préstamos y lograr perdurar. 

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