1.2 EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA  AUDITORÍA  FINANCIERA

 

Normas de ejecución de la auditoría. 

Estas normas tienen el objetivo de establecer los criterios o pautas necesarios para la ejecución de cualquiera de las acciones de control del ministerio y que debe tener en cuenta el Auditor Gubernamental para lograr que sus actuaciones sean objetivas, sistemáticas y equilibradas.

Las normas de ejecución constituyen el marco de referencia para ejecutar y dirigir las acciones de control.
A continuación explicaremos detalladamente dichas normas:

Planeamiento

Primera norma de ejecución.

“El trabajo debe ser adecuadamente planeado en función de la naturaleza de la acción de control, oportunidad y extensión de los procedimientos aplicables, así como el conocimiento de la actividad que desarrolla el sujeto de la acción de control a examinar y las disposiciones jurídicas que la afecta.”

Esta norma exige diseñar una estrategia general para el desarrollo de la acción de control que permita asegurar que el Auditor Gubernamental obtenga un conocimiento y comprensión completo y abarcador de las actividades, operaciones, sistema de Control Interno implementado, sistemas informativos y disposiciones jurídicas aplicables en el sujeto de la acción de control a examinar; que le permitan evaluar los niveles de exposición al riesgo, así como determinar y planificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.

Al planear la acción de control, el Auditor Gubernamental debe definir los objetivos, el alcance y metodología dirigidos a conseguir esos logros.

Supervisión y revisión

 

Segunda norma de ejecución.

“El trabajo realizado por el Auditor Gubernamental debe ser adecuadamente supervisado durante la acción de control”.

La supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar la acción de control desde su inicio hasta la aprobación del informe por el nivel competente.

La supervisión implica determinar si se están alcanzando los objetivos previstos en la acción de control y dirigir los esfuerzos de los auditores gubernamentales hacia su cumplimiento.

Leyes y demás disposiciones legales 

 

Tercera norma de ejecución.

“Las acciones de control deben proyectarse de manera que proporcionen una seguridad razonable de que se cumple con las disposiciones legales, regulaciones, políticas y otros requisitos importantes para el logro de los objetivos. El Auditor Gubernamental debe estar alerta a situaciones que puedan ser indicativas de presuntos hechos delictivos.”

Las leyes y demás disposiciones legales comprenden las normas jurídicas que emanan de los órganos y organismos de la Administración del Estado en cada nivel. También se incluyen las obligaciones contractuales que surgen de los contratos, convenios o acuerdos firmados entre el sujeto de la acción de control y los terceros vinculados con su actividad.

Evidencia.

 

Cuarta norma de ejecución.

“Debe obtenerse evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formule el Auditor Gubernamental. Debe conservarse el registro de la labor de los auditores gubernamentales en papeles de trabajo, de forma que permitan a un auditor experimentado, que no ha tenido contacto previo con la acción de control realizada, obtener evidencia de las conclusiones y juicios significativos que se hayan expresado o que deban expresarse”.

Los resultados, las conclusiones y las recomendaciones incluidas en un informe de la acción de control deben estar basados en evidencias que cumplan los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia.  

La emisión de una opinión favorable por parte del auditor supone que las cuentas anuales están en todos sus aspectos significativos libres de error (pero no al 100%). el auditor no tiene la obligación de examinar todos y cada uno de las transacciones del ejercicio, sólo le preocupará tener constancia de estas transacciones en cantidad suficiente y calidad adecuada, para formarse una base de juicio razonable en la que apoya su informe y comentarios, etc.

El auditor obtiene la evidencia mediante unas pruebas que realiza, entre ellas están:

a) Las Pruebas de cumplimiento: tienen por objeto obtener evidencia de que los procedimientos de control interno en los que el auditor basa su confianza, están siendo aplicados. Tiene que averiguar: existe control o no, trabaja con eficacia o no, trabaja con continuidad o sólo cuando lo vigilo.
b) Las Pruebas sustantivas: Tienen como cometido obtener evidencia de auditoría relacionado con la integridad, exactitud y validez de los saldos de los estados financieros auditados. Tipos de pruebas sustantivas: Pruebas de transacciones y saldos, Técnicas de examen analíticos.

Las pruebas sobre registros, transacciones y saldos: Antes de que el auditor verifique la validez y exactitud de los saldos, comprueba la fiabilidad de las transacciones registradas.
En la mayoría de los casos la verificación de estos registros y transacciones se lleva a cabo mediante pruebas de cumplimiento, es decir, pruebas encaminadas a comprobar el control interno. Si éste funcionaba cuando se realizaron las transacciones me podré fiar.

Cuando se realizan pruebas de cumplimiento del sistema se están dando validez a una parte de los saldos finales y por tanto estamos aplicando pruebas sustantivas a dichos saldos.

Técnicas de examen analítico: Estas pruebas son una comparación de los importes que el auditor saca con las expectativas de esas mismas cantidades.  

Fuentes para obtener la evidencia

Evidencia interna

Está en poder de la empresa, es física y documental. La evidencia documental es más segura que la física. Consiste en respaldo mediante documento de información de que disponemos.

Evidencia externa: Procede de fuera de la empresa y se transmite al auditor sin pasar por la empresa.

Técnicas de Auditoría Financieras.

Las técnicas de auditorías más utilizadas son:

Inspección: examen minucioso de los recursos físicos y documentos para determinar la existencia y autenticidad de un activo o de una operación registrada en la contabilidad, o presentada en los estados financieros.
Observación: presencia física para apreciar operaciones concretas que involucran al personal, procedimientos y procesos como medio de evaluación de la propiedad o de las actividades. 
Confirmación: comunicación independiente de una parte ajena para determinar la exactitud y validez de una cifra o hecho registrado. Existen varios tipos como son:
Investigación: una de las técnicas más importantes consiste en examinar acciones, condiciones, acumulaciones de activos y procesamientos de activos y pasivos, con el objetivo de ver la realidad del tema objeto de estudio y obtener las respuestas orales o escritas a preguntas concretas relacionadas con las áreas de importancia de la auditoría.
Confrontación: seguimiento del registro y traspaso de transacciones concretas mediante el proceso de contabilidad como medio de ratificación de la validez de las transacciones y del sistema de contabilidad.
Realización de nuevos cálculos: repetición de los cálculos matemáticos necesarios, para establecer su exactitud. Se efectúa manual o computarizadamente.
Revisión de documentos y comprobantes: examen de las pruebas escritas, como una factura de compra u hoja de pedidos recibidos como justificación de una transacción, asiento o saldo de cuenta.
Recuentos: recuento físico de los recursos individuales y documentos, de forma secuencial, según sea necesario para justificar una cantidad.
Exploración: evaluación de determinadas características de la información, como método de identificación de aquellas partidas que requieren un examen adicional.
Análisis: recopilar y manipular información con el objetivo de llegar a una deducción lógica. Determina las relaciones entre las diversas partes de una operación, así como el impacto real sobre la organización de las acciones de sus partes, o el efecto de acuerdos, contratos y reglamentos.
Certificación: obtención de un documento, en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado, por lo general, mediante la firma de una autoridad.
Evaluación: proceso de arribar a una decisión basada en la información disponible. Depende de la experiencia y juicio del auditor y constituye la esencia de los resultados de la auditoría. Una evaluación imprime el sello profesional del auditor.
La autora coincide con dichas técnicas  para la obtención de evidencias ya que las mismas constituyen un elemento fundamental e indispensable para el desarrollo de cualquier auditoría o acción de control que realice el auditor y su conocimiento y dominio garantizan la calidad de la auditoría.   

Factores que delimitan el factor de evidencia a obtener

Cantidad y calidad de la evidencia

Es imposible en cualquier auditoría llegar a la certeza absoluta, sin embargo, dentro de la formación de juicio de una persona, existirá grado de seguridad en el cuál puede afirmar los hechos con plena confianza de que no está haciendo una afirmación arriesgada. El resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría debe suministrar a juicio del auditor ese grado de evidencia.

El auditor tendrá que utilizar procedimientos alternativos para obtener evidencia el factor costo puede impedir obtener una forma ideal de evidencia y sustituirlo por otra forma de obtener evidencia de menos calidad pero mejor.

Los dos factores que limitan el nivel de evidencia a obtener son:

a) La importancia relativa de las partidas que integran las cuentas anuales
b) el riesgo de error que puede incurrir el auditor al no comprobarlo todo.

Importancia relativa o materialidad

Los criterios que actúan en la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia a obtener y, en consecuencia, en la realización del trabajo de los auditores gubernamentales, son los de Importancia relativa y riesgo probable.

La importancia relativa puede considerarse como la magnitud o naturaleza de un error; que por una acción u omisión de las personas responsables de la confiabilidad y razonabilidad de los sistemas de información y administrativos implantados en el sujeto de la acción de control; propicia que la evidencia analizada por el Auditor Gubernamental, individualmente o en su conjunto, haya podido ser manipulada, tergiversada o modificada.

La identificación del nivel de importancia relativa por parte de los auditores gubernamentales es un asunto de juicio profesional.
Algunos autores dicen que aunque se empleen conceptos diferentes, no existen dos conceptos, sino uno único llamado materialidad que influye en el trabajo del contable y del auditor.

La importancia relativa se refiere a aquellos aspectos que individualmente o en su conjunto son importantes para la presentación adecuada de la información financiera.

Cuantificación de la importancia relativa

Norma de 1991. Algunos autores consideran importante cualquier cifra superior al millón o si supera el 20% del importe del balance. De la de resultados serían significativos cifras superior al 10% del bruto.

Otros dicen que cualquier cuenta del balance que supere el 5% del grupo en el que esté.

La  autora considerará que  para cuantificar la materialidad de las entidades de subordinación local  es suficiente del 2% y hasta el 5%  del total del activo en dependencia del tipo de entidad y los volúmenes de inventarios que las mismas tengan, por lo que cualquier cuenta que esté por encima de este valor calculado tendrá importancia relativa para el auditor.

Riesgo probable

La consideración del riesgo probable supone la posibilidad de que el Auditor Gubernamental no detecte un error significativo que pudiera existir en la evidencia analizada.
El riesgo probable está relacionado con las acciones u omisiones vinculadas con las estructuras, operaciones, funciones y actividades desarrolladas por el sujeto de la acción de control y las personas que las dirigen, planifican, controlan, organizan y ejecutan; por las cuales el Auditor Gubernamental no puede detectar errores, irregularidades o fraudes en las evidencias que examina

Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital) constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución y el informe que se elabore. Por tanto deberán contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones que se presentan en el informe.
El Auditor debe tener presente que el contenido y el orden de los papeles de trabajo refleja el grado de su competencia, experiencia y conocimientos.

Controles de la administración – Control interno

 

Quinta norma de ejecución.

“El Auditor Gubernamental debe obtener comprensión suficiente de los controles de la administración más relevantes para la acción de control. El Auditor Gubernamental debe comprender la estructura de control interno para planear la acción de control y determinar los exámenes a aplicar para obtener suficientes pruebas que respalden sus juicios acerca de ese control”.

Los controles de administración incluyen los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones de las actividades o funciones del sujeto de la acción de control y los sistemas para medir, presentar informes y supervisar el desarrollo.

Los procedimientos a aplicar, el Auditor Gubernamental debe  estudiar, analizar y verificar el proceso de diseño del Sistema de Control  Interno implementado por la dirección del sujeto de control; evaluando su confiabilidad, razonabilidad y funcionalidad, a partir del conocimiento de los componentes principales del Control Interno; a saber:

• Ambiente de control.
• Evaluación de riesgos.
• Actividades de control.
• Información y comunicación.
• Supervisión o monitoreo.

 

El estudio y evaluación del Sistema de Control Interno del sujeto de la acción de control tiene como objetivo principal determinar si cumple sus funciones para el logro de los objetivos siguientes:

• Confiabilidad de la información financiera y de otro tipo que emite.
• Eficiencia y eficacia en las operaciones y actividades que desarrolla.
• Cumplimiento de las disposiciones jurídicas que le son aplicables.
• Control de los recursos disponibles (humanos, materiales, financieros).

 

Análisis de estados financieros. 

 

Sexta norma de ejecución.

 

“En las auditorías financieras y cuando proceda en las auditorías de otro tipo, los Auditores gubernamentales deben analizar los estados financieros para determinar si se aplicaron en su preparación los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y conocer detalladamente la situación financiera del sujeto de la acción de control”.

 

El análisis de los estados financieros tiene por objetivo verificar si los diferentes elementos que lo componen guardan entre sí la relación esperada y, en su caso, detectar las relaciones anómalas y cualquier tendencia irregular.

 

El Auditor Gubernamental debe analizar minuciosamente los estados financieros para determinar si:

• Fueron preparados de acuerdo con los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
• Se presentan considerando las características o especificidades del sujeto de la acción de control.
• Se revela suficiente información respecto a varios elementos de los estados financieros.
• Presentan razonablemente la situación financiera del sujeto de la acción de control y los resultados de sus operaciones.

La razonabilidad de los saldos mostrados en los estados financieros se evalúan teniendo en cuenta los requisitos siguientes:

• Existencia u ocurrencia: Los activos, pasivos y el patrimonio presentados en los estados financieros existen y las transacciones registradas han ocurrido.
• Totalidad: Están incluidas todas las transacciones, activos, pasivos y el patrimonio que deben ser presentados en los estados financieros.

 

Derechos y obligaciones: Los activos son derechos sobre los clientes y los pasivos representan obligaciones de pago.

• Valuación o asignación: Los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos están presentados en valores determinados, de acuerdo a lo establecido en las Normas Generales de Contabilidad.
• presentación y revelación: las cuentas están descritas y clasificadas en los estados financieros, en concordancia con lo estipulado en las Normas Generales de Contabilidad.

 

Los métodos y técnicas del análisis financiero dependen, en gran medida, de la naturaleza del alcance y del objetivo de la acción de control, así como de los conocimientos y del criterio del Auditor Gubernamental.

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