3. Determinación de los criterios de revelación de la información contable

Para BAttinger Barrios (2005, 177) las reglas de presentación de los estados financieros son:

3.1. Aspectos contables

• Los estados financieros deben contener en forma clara y comprensible los elementos necesarios y suficientes para que los usuarios de la información puedan tomar decisiones con base a datos que reflejen lo mas fidedignamente la realidad económica de la empresa; por tal razón deben presentarse los estados financieros y sus notas como un todo o unidad inseparable en todos los casos.

• Las notas a los estados financieros pueden ir en el cuerpo o al pie de los mismos o en hoja por separado referenciado en este caso cada nota con el renglón de los estados financieros a que corresponda.

• Los estados financieros deben estar encabezados por el nombre, razón o denominación social de la entidad y establecer la fecha o el periodo contable al que corresponde.

• Se deben revelar la existencia de hechos posteriores que afecten sustancialmente la situación financiera de las empresas por medio de notas explicativas.

• Los estados financieros se deben presentar de forma comparativa con el propósito de juzgar adecuadamente la situación financiera de la empresa.

• Se deberá informa la moneda en la cual están representados los estados financieros y si es el caso, las bases de conversión utilizadas.

En el decreto 2649 artículo 114 se encuentra que “las notas como representación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros” las cuales deben presentarse con base a las siguientes reglas:

• Deben ser numeradas o representadas con letras y debidamente tituladas para facilitar su cruce con los estados financieros respectivos.

• Se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros cuando sea adecuado y significativo.

• Las notas iníciales deben identificar la empresa, políticas, prácticas contables y asuntos de importancia relativa.

• Deben presentarse en una secuencia lógica guardando si es posible el mismo orden de los estados financieros.

En el artículo 115 del mismo decreto se estipulan las características que deben revelar de forma separada los estados financieros, así:

• Ente económico: nombre, descripción de la naturaleza, fecha de constitución, actividad económica y duración de la entidad reportante.

• Fecha de corte.

• Principales políticas y prácticas contables, tasas de cambio o índices de reajuste o conversión utilizados, indicando los cambios contables ocurridos entre un periodo y otro, su justificación, naturaleza y efectos actuales o prospectivos sobre la información contable.

• Principales clases de activos y pasivos, clasificados según su uso o realización en términos de tiempo y valores.

• Costo ajustado, gastos de capitalización, costo asignado y métodos de medición utilizados en cada caso.

• Restricciones o gravámenes sobre los activos, indicando los valores y deudas garantizadas.

• Activos y pasivos descontados sujetos a devolución o recompra junto con las respectivas garantías y contingencias posibles.

• Primas o descuentos causados pendientes de amortizar.

• Valoraciones (presentadas por separado de su costo) y provisiones por cada rubro.

• Transacciones con partes relacionadas.

• Principales clases de ingresos y gastos con indicación del método utilizado para su cálculo.

• Partidas extraordinarias, es decir, aquellas de ocurrencia esporádica y que no guardan relación con la actividad normal de la empresa.

• Errores de ejercicios anteriores mostrando su incidencia sobre los resultados del ejercicio respectivo.

• Operaciones descontinuadas junto con sus activos, pasivos y resultados.

• Eventos posteriores o cualquier hecho económico posterior a la fecha de corte que pueda afectar la situación financiera de la empresa.

• Compromisos especiales con respecto a futuras transacciones u operaciones que puedan tener un efecto significativo.

• Otras contingencias eventuales o remotas.

• Conciliación entre la contabilidad fiscal y la general.

• Índices de solvencia, rendimiento, eficiencia y liquidez, ganancia o pérdida neta por unidad de aporte en circulación.

En los artículos comprendidos entre el 116 y 122 del decreto 2649 encontramos las características para la revelación de los diferentes estados de la siguiente manera:

“Art. 116. Revelaciones sobre rubros del balance general. En adición a lo dispuesto en la norma general sobre revelaciones, a través del balance general o subsidiariamente en notas se debe revelar la naturaleza y cuantía de:

• Principales inversiones temporales y permanentes, con indicación de su valor de realización. Cuando se trate de inversiones mediante las cuales se subordine otro ente, se indicara adicionalmente el porcentaje de participación que cada una de ellas represente, el método utilizado para su contabilización y las utilidades recibidas.

• Principales clases de cuentas y documentos por cobrar, indicando el movimiento de la provisión para incobrables. Tratándose de cuentas y documentos a largo plazo, se debe indicar los valores recuperables en cada uno de los cinco años siguientes y las tasas de interés aplicables.

• Principales clases de inventarios, método y bases de valuación, provisiones por cada clase, indicando las originadas en pérdidas poco usuales o en pérdidas acumuladas sobre compromisos de compras en firme.

• Activos recibidos a título de leasing, clasificados según la naturaleza del contrato y el tipo de bienes, indicando para cada caso el plazo acordado, el número y valor de los cánones pendientes y el monto de la opción de compra respectiva.

• Activos no operativos o puestos en venta.

• Obligaciones financieras, indicando: monto del principal; intereses causados; tasas de interés; vencimientos; garantías; condiciones relativas a dividendos, capital de trabajo, etc.; instalamentos de deuda pagaderos en cada uno de los próximos cinco años y obligaciones en mora y compromisos que se espera refinanciar.

• Obligaciones laborales y pensiones de jubilación, con indicación de sus clases y cuantías. Tratándose de pensiones se debe revelar el número de personas cobijadas, el método actuarial usado, los beneficios cubiertos y el movimiento de las cuentas respectivas.

• Financiamiento a través de bonos, caso en el cual se debe indicar:

• Valor nominal;

• Primas y descuentos;

• Carácter de la emisión;

• Monto total tanto autorizado como emitido:

• Plazo máximo de redención;

• Tasa de interés y forma de pago;

• Garantías, y

• Estipulaciones sobre su cancelación.

• En el financiamiento mediante bonos obligatoriamente convertibles en acciones se debe revelar además de la información indicada en el numeral anterior, la siguiente:

• El número de acciones en reserva disponibles para atender la conversión;

• Bases utilizadas para fijar el precio de conversión;

• Condiciones para su conversión, y

• Aumento del capital suscrito originado en conversiones realizadas durante el ejercicio.

• Origen y naturaleza de las principales contingencias probables.

• Capital proyectado, comprometido y pagado, con indicación de sus clases y explicando los derechos preferenciales; primas en colocación; aportes readquiridos o amortizados informando su cantidad, valor nominal y costo de re adquisición o amortización.

• Utilidades o excedentes apropiados y no apropiados. Revalorización o desvalorización del patrimonio.

• Dividendos, participaciones o excedentes por pagar en especie.

• Preferencias y otras restricciones existentes sobre distribución de utilidades. En cuanto a remesas de las mismas al exterior se debe indicar el efecto impositivo.

• Desglose de rubros distintos de los anteriores que equivalgan a más del 5% del activo total.

Art. 117. Revelaciones sobre rubros del estado de resultados. En adición a lo dispuesto en la norma general sobre revelaciones, a través del estado de resultados o subsidiariamente en notas se debe revelar:

• Ingresos brutos, con indicación de los generados por la actividad principal, asociados con sus correspondientes devoluciones, rebajas y descuentos.

• Monto o porcentaje de los ingresos percibidos de los tres principales clientes, o de entidades oficiales, o de exportaciones, cuando cualquiera de estos rubros represente en su conjunto más del 50% de los ingresos brutos menos descuentos o individualmente más del 20% de los mismos.

• Costo de ventas.

• Gastos de venta, de administración, de investigación y desarrollo, indicando los conceptos principales.

• Ingresos y gastos financieros y con acción monetaria, asociados aquellos con esta.

• Otros conceptos cuyo importe sea del 5% o más de los ingresos brutos.

Art. 118. Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio.

En lo relativo a los cambios en el patrimonio se debe revelar:

1. Distribuciones de utilidades o excedentes decretados durante el período.

2. En cuanto a dividendos, participaciones o excedentes decretados durante el período, indicación del valor pagadero por aporte, fechas y formas de pago.

3. Movimiento de las utilidades no apropiadas.

4. Movimiento de cada una de las reservas u otras cuentas incluidas en las utilidades apropiadas.

5. Movimiento de la prima en la colocación de aportes y de las valorizaciones.

6. Movimiento de la revalorización del patrimonio.

7. Movimiento de otras cuentas integrantes del patrimonio.

Art. 119. Estado de cambios en la situación financiera. El estado de cambios en la situación financiera debe divulgar, por separado:

• El monto acumulado de todos los recursos provistos a lo largo del período y su utilización, sin importar si el efectivo y otros componentes del capital de trabajo están directamente afectados.

• El capital de trabajo proporcionado o usado en las operaciones del período.

• El efecto en el capital de trabajo de las partidas extraordinarias.

• Las erogaciones por compra de subordinadas consolidadas, agrupadas por categorías principales de activos adquiridos y deudas contraídas.

• Las adquisiciones de activos no corrientes.

• El producto de la venta de activos no corrientes.

• La conversión de pasivos a largo plazo en aportes.

• La contratación, redención o pago de deudas a largo plazo.

• La emisión, redención o compra de aportes.

• La declaración de dividendos, participaciones o excedentes en efectivo, y

• Los cambios en cada elemento del capital de trabajo.

Art. 120. Estado de flujos de efectivo. El estado de flujos de efectivo debe presentar un detalle del efectivo recibido o pagado a lo largo del período, clasificado por actividades de:

• Operación, o sea, aquellas que afectan el estado de resultados.

• Inversión de recursos, esto es, los cambios de los activos diferentes de los operacionales, y

• Financiación de recursos, es decir, los cambios en los pasivos y en el patrimonio diferente de las partidas operacionales.

Art. 121. Revelación de las cuentas de orden. Las cuentas de orden se deben presentar a continuación del balance general, separadas según su naturaleza. Se deben revelar en notas los principales derechos y responsabilidades contingentes, tales como bienes de propiedad de terceros, garantías otorgadas o contratadas, documentos en custodia, pedidos colocados y contratos pendientes de cumplimiento.

Art. 122. Estados financieros consolidados. El ente económico que posea más del 50% del capital de otros entes económicos, debe presentar junto con sus estados financieros básicos, los estados financieros consolidados, acompañados de sus respectivas notas.

No se consolidan aquellos subordinados que:

• Su control por parte del ente matriz sea impedido o evitado de alguna forma, o

• El control sea temporal.

Los entes no consolidados deberán ser objeto de revelación. La consolidación debe efectuarse con base en estados financieros cortados a una misma fecha. Si ello no es posible, se podrán utilizar estados con una antigüedad no mayor de tres meses.

Al prepararse una consolidación contable se tendrá en cuenta como principios fundamentales que un ente económico no puede poseerse ni deberse así mismo, ni puede realizar utilidades o excedentes o pérdidas por operaciones efectuadas consigo mismo.

Debe revelarse separadamente el interés minoritario en entes subordinados y clasificarlo inmediatamente antes de la sección de patrimonio”.