III. Exploración.

Al recibir la Asignación de la Auditoría, el auditor designado como Jefe de Grupo, debe realizar una preparación previa que incluye visita a la ONAT del municipio donde radique el contribuyente, para revisar:

• Módulo de Consulta Visión Integral Tributaria (VIT) del SICAT, donde seleccionará en este orden: opción menú pagos, consultar pagos, digitar NIT del contribuyente, listándose todos los pagos, períodos, fechas de pagos e importes liquidados, con la opción de impresión, por lo que este listado constituirá un papel de trabajo del expediente.

• Consultar con el analista de control de obligaciones del área de Gestión y Servicios Tributarios posibles bonificaciones, exenciones u otro aspecto de interés para el desarrollo del trabajo y revisar en el expediente del contribuyente su modelo de Inscripción en el Registro de Contribuyentes, tomando nota de los datos que en este aparecen, los cuales se revisarán contra la situación real del contribuyente para detectar posibles incumplimientos en el deber de mantener actualizados sus datos en el referido Registro. Esto se dejará por escrito en una hoja de notas que formará parte de los papeles de trabajo del expediente.

• Comunicar al Director Municipal de la ONAT la Auditoría Fiscal que se llevará a cabo.

Al presentar la Orden de Trabajo al contribuyente y antes de realizar el Planeamiento de la Auditoría, el auditor jefe de grupo realizará una exploración en el ámbito del contribuyente utilizando la Guía de Exploración que es de obligatorio cumplimiento. Se archiva en el expediente de la auditoría y tiene como objetivo uniformar los datos mínimos que se requieren para realizar el planeamiento de la auditoría.

IV. Planeamiento.

Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la auditoría y considerando toda la información obtenida y conocimientos adquiridos sobre la entidad en la etapa de exploración, el jefe de grupo procede a planear las tareas a desarrollar y comprobaciones necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría. Para esto utilizará la proforma Planeamiento de la Auditoría, que se confeccionará en original y detallará, por cada uno de los participantes, los planes individuales. Será firmado por el jefe de grupo y los auditores actuantes, así como por el supervisor. Este Planeamiento constituye un Papel de Trabajo y se archivará en el expediente de la auditoría.

Si en el transcurso de la auditoría, fuera necesaria la modificación del Planeamiento, las causas constarán por escrito y se firmará por el jefe de grupo, el supervisor y el auditor actuante que corresponde, según el cambio propuesto. Esta modificación se emitirá en original y se archivará en el expediente de la auditoría. No es necesaria la utilización de la proforma para las modificaciones.

V. Ejecución

1. Presentación de la Orden de Trabajo

a) La auditoría comienza con la presentación de la Orden de Trabajo por el jefe de grupo de auditoría al máximo nivel de dirección de la entidad o a quien este delegue, en el domicilio del contribuyente o en la Oficina, dependiendo del lugar donde se realice.

b) En el momento de la presentación de la Orden de Trabajo, puede ocurrir que el contribuyente necesite un aplazamiento de la fecha de inicio de la auditoría, lo cual deberá solicitar, por escrito, en original y una copia, al subdirector que emitió la Orden de Trabajo, en un plazo no mayor de 24 horas posteriores a su presentación. El original se archivará en el expediente de la auditoría y la copia en el consecutivo de órdenes de trabajo. Esta solicitud, donde se fundamenten debidamente las causas del aplazamiento, será valorada por el Supervisor con el Auditor Principal, y en caso de proceder propondrá al Subdirector la firma del Aplazamiento de la Auditoría. El plazo de postergación del inicio de la auditoría se calculará en días hábiles, contados a partir de la fecha de notificación del Aplazamiento. Se emitirá un original y dos copias. El original para el contribuyente y las copias, una para el expediente y otra para el consecutivo de órdenes de trabajo. En caso que se desestime el aplazamiento, se le comunicará por escrito al contribuyente, argumentando las causas. Existe otro motivo que puede dar lugar a la emisión de este documento, la necesidad de interrumpir, excepcionalmente, la auditoría, por causas vinculadas a problemas personales de los auditores que les impidan su asistencia a la auditoría, o a estrategias de trabajo de la Oficina, ante tales circunstancias, siempre se valorará por el auditor principal y el supervisor el cambio por otros auditores, antes de proceder al aplazamiento. El cambio de auditores actuantes o los jefes de grupo, en una auditoría, se comunicará a la máxima instancia de la entidad auditada, por escrito y se dejará constancia en el expediente de auditoría.

c) Al concluir el plazo del aplazamiento, se retomará la auditoría. Si aún no existen las condiciones para efectuar la auditoría, se realizará la presunción indirecta de la deuda tributaria.

d) Si el contribuyente se negase a la actuación de los auditores, por causas injustificadas y no solicitara el Aplazamiento, se levantará un acta donde se deje constancia de ello, que debe estar firmada por dos testigos que consignarán nombres, apellidos y número de su documento de identidad.

2. Requerimiento de Documentos

Al iniciar la auditoría y posterior a la etapa de exploración, se solicitarán, por el auditor jefe de grupo, los documentos que se utilizarán para la comprobación de los tributos previstos, mediante la proforma Requerimiento de Documentos. Si en el desarrollo de la auditoría, fuera necesario el análisis de otra información, se realizará, también, mediante este Requerimiento. Este documento se confecciona en original y copia. El original se entrega al contribuyente y la copia se archiva el expediente de la auditoría.

3. Adopción de Medidas Cautelares

a) Siempre que existan evidencias ciertas de que el contribuyente evadirá o intentará evadir el pago de la deuda que se está determinando, se dictará Providencia. Este documento, permite con carácter preventivo, el embargo de los bienes y derechos del deudor por el valor que cubra la deuda tributaria. Se emitirá en original y dos copias. El original se entregará a la Oficina Bancaria donde la entidad opere su cuenta bancaria y las copias, una se entregará al contribuyente y otra se archivará en el expediente de la auditoría. En el caso en que se haya dispuesto el embargo preventivo, la deuda tributaria tendrá que ser determinada administrativamente y notificada dentro del término de 30 días hábiles posteriores a la fecha en que se decretó el embargo. Si transcurrido dicho término no se ha practicado la referida determinación y en consecuencia, no ha sido notificada, el embargo quedará sin efecto sin necesidad de una nueva notificación.

b) El equipo de auditores debe adoptar las medidas de precaución y garantía que considere adecuadas para impedir que desaparezcan, se destruyan o alteren los libros, documentos y demás antecedentes sujetos a examen, o que se niegue posteriormente su existencia y exhibición por parte de la dirección de la entidad. Tales medidas incluyen el sellaje de locales, cajas de seguridad, archivos, muebles y otros continentes. Otro aspecto a tener en cuenta es la ocupación de documentos, cuando sea necesario, la cual se realizará mediante un Acta de Ocupación de Documentos que tiene como objetivo dejar constancia escrita, mediante acta, de la documentación, que por cualquier motivo, los auditores deciden ocupar en el transcurso de la auditoría o cuando ésta se realiza en la Oficina. Se confecciona en todos los casos que se ocupen documentos primarios originales. Después de utilizados los documentos ocupados, se procede a levantar un Acta de Devolución de Documentos Ocupados que tiene como objetivo dejar constancia escrita, mediante acta, de la documentación que se devuelve a los funcionarios, que previamente fuera ocupada por los auditores. Ambas actas se emiten en original y copia por el auditor jefe de grupo. El original se entrega al contribuyente y la copia se archiva en el expediente de la auditoría.