Henrry Ricardo Cabrera
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Fase lI: Identificación
2.1- Identificación y selección del proceso
Tiene esta etapa como objetivo fundamental, la identificación de los procesos de la organización como punto de partida para su desarrollo y mejora. Para ello se requiere de dos actividades importantes, la primera es definir los procesos organizacionales y la otra es la selección de los procesos claves, para ello existen preguntas importantes que dan respuesta precisa de lo que se quiere saber.
1-¿Qué procesos sustentan el cumplimiento del propósito estratégico?
2-¿Cuáles de ellos significan salidas directas a los clientes?
Esta etapa será desarrollada a plenitud en el capítulo III de la presente
investigación, donde se recomienda desde el empleo de mapas generales de los
procesos empresariales hasta técnicas multicriterio (método Saaty), en el
ordenamiento de los procesos para la mejora, a partir de criterios
diferenciadores.
Es importante aclarar que en esta fase se incorpora un diagnóstico del proceso, vital para comenzar el análisis de cualquier proceso.
2.2 Formación del equipo de mejora de los procesos.
El Equipo de Mejora de Procesos (EMP) es el encargado de ejecutar las actividades de mejora, la implantación y el seguimiento de la misma en el proceso. Por su parte, el equipo Ejecutivo de Mejora (EEM), es quien nombra al responsable de cada proceso, y a su vez es el líder del EMP.
Amozarrain (1999) apunta en este aspecto que “el responsable del proceso
seleccionará aquellas personas que a su juicio puedan aportar más durante la
mejora del proceso teniendo en cuenta los siguientes criterios:”
Que tengan experiencia en las actividades incluidas.
Que tengan capacidad creativa e innovadora.
Llegado el momento de conformar el EMP propone que se deban tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Que exista una persona como mínimo por cada uno de los departamentos que
realizan actividades en el proceso.
Recomienda incluir alguna persona ajena a la gestión del proceso que actúe
como facilitador. Esta persona debe estar ampliamente formada en procesos y
dominar herramientas de trabajo en grupo.
El número de componentes no debe superar las 8 personas. Esto último depende
del tamaño de la empresa y del proceso implicado.
Habría que establecer un plan de trabajo basado en la dedicación parcial de
los componentes del equipo y consensuarlo con sus Jefes Superiores.
2.3 Revisión de la estrategia del proceso.
La revisión de las estrategias del proceso tiene un fuerte componente de similitud con la revisión de las estrategias empresariales, solo que hay que tener en cuenta el nivel empresarial al que se trabaja, y las correspondencias que presenta esta con las del nivel jerárquico. Este momento es clave para que los elementos de control que se propongan en la mejora respondan directamente a las estrategias del proceso y por ende a las empresariales, proporcionado el logro de lineamientos entre las respuestas del proceso y las estrategias trazadas. Ver revisión de estrategias empresariales, Fase IV, de este procedimiento.
