MARCO NORMATIVO DEL R?GIMEN CONTRIBUTIVO

3. MULTICOMPENSADOS DETECTADOS POR EL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO O EL MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL

En cumplimiento de sus funciones, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga debe efectuar validaciones de los archivos de afiliados presentados por las EPS o EOC como soporte al proceso de compensación, reportando a cada una de las EPS o EOC los afiliados presuntamente multicompensados. En aplicación del artículo 3º del Decreto-ley 1281 de 2002, el Administrador Fiduciario debe solicitar las aclaraciones y, en los casos pertinentes, el reintegro al Fosyga de los recursos correspondientes.

En relación con los afiliados presuntamente multicompensados, las EPS o EOC consignaron en la fecha de presentación de cada declaración de giro y compensació n los siguientes recursos:

a) Un doceavo (1/12) de la cotización a la subcuenta de solidaridad. Este punto es equivalente al 1% del ingreso base de cotización;

b) Los excedentes definidos en el artículo segundo del Decreto 1013 de 1998 a las Subcuentas de Compensación y Promoción y Prevención.

Apropiándose, de acuerdo con la aprobación del proceso de los valores correspondientes a:

i. Las UPC para cubrir el POS o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

ii. La UPC de Promoción y Prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

iii. La provisión para cubrir el pago de incapacidades.

Identificada la inconsistencia en la compensación por parte del Administrador Fiduciario, definiendo las DGYC en que fue compensado el respectivo afiliado, la EPS o EOC, de acuerdo con lo establecido en el Decreto-ley 1281 de 2002, procederá al reintegro de los recursos apropiados sin que existiera derecho a percibirlos.

3.1 Análisis de los casos

En la solución de los casos reportados como presuntos multicompensados por parte del Administrador Fiduciario y que han sido objeto de compensación, se debe tener en cuenta que pueden presentarse las siguientes situaciones:

a) Los afiliados reportados, efectivamente son multicompensados;

b) Los afiliados reportados como multicompensados, no lo son por tratarse de un error en la aplicación de la cotización;

c) Los afiliados reportados como multicompensados, no lo son por tratarse de un error en su identificación.

Para efectos de la solución, los casos señalados, se pueden agrupar en dos:

i. Aquellos que exigen devolución de recursos por parte de la EPS o EOC que apropió las UPC sobre las cuales se verificó la inexistencia de tal derecho, es decir, se presentaron efectivamente afiliados multicompensados.

ii. Aquellos que por tratarse de error, exigen corrección no habiendo lugar a devolución de UPC.

3.2 Procedimiento para solucionar casos de afiliados multicompensados

Realizado el proceso de verificación por parte del Administrador Fiduciario se determina que las EPS o EOC han apropiado más de una UPC en un mismo período medido en días por un mismo afiliado; es decir, se identifica que un afiliado está multiafiliado en la misma EPS o EOC y ha sido multicompensado.

3.2.1 Devolución de recursos por Afiliados Cotizantes o beneficiarios Multicompensados

3.2.1.1. Procedimiento por parte de las EPS o EOC

Una vez verificado por cada EPS o EOC, que el afiliado reportado por el Administrador Fiduciario como multiafiliado y multicompensado, se encuentra afiliado más de una vez en la misma entidad, se procederá de la siguiente manera:

a) Determinar los valores a reintegrar y liquidar los intereses de acuerdo con el inciso 3º del artículo 3º del Decreto-ley 1281 de 2002;

b) Reintegrar al Fosyga, de acuerdo con lo establecido en el Decreto-ley 1281 de 2002, a las subcuentas de compensación y promoción, los recursos apropiados sin asistirles el derecho por corresponder a afiliados multicompensados, por concepto de:

▪ UPC.

▪ Intereses sobre UPC.

▪ UPC de Promoción y Prevención.

▪ Intereses sobre UPC de Promoción y Prevención.

▪ Provisión de incapacidades.

▪ Intereses sobre provisión de incapacidades;

c) Presentar ante el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga, certificación del Representante Legal y del Revisor Fiscal, sobre los valores consignados por concepto de multicompensación, de acuerdo con el formato de certificación Anexo número 3.2.1, el cual debe venir acompañado de las respectivas copias de las consignaciones y del archivo magnético, cuya estructura y especificaciones deben corresponder a las establecidas en el Anexo número 3.2.1 A y reporte de datos de acuerdo al Anexo número 3.2.1 C;

d) Adoptar los procedimientos para devolver la totalidad de recursos apropiados por afiliados multicompensados y los necesarios para garantizar que únicamente se esté compensando por registros de afiliados únicos, como quiera que le corresponde mantener información sobre las condiciones de todos y cada uno de sus afiliados;

e) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cancelación de la afiliación múltiple.

3.2.1.2. Validación y actividades por parte del Administrador Fiduciario

a) Recibir y validar las certificaciones y los valores reintegrados por las EPS o EOC, identificándolos según el concepto del reintegro: "Reintegro por multicompensación", la subcuenta del Fosyga, el concepto del reintegro (UPC o intereses) según corresponda y demás criterios que faciliten su identificación, validación y cruces posteriores, incorporando la información reportada en los anexos presentados en este procedimiento;

b) Efectuar las validaciones de estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados, mediante Anexos números 3.2.1, 3.2.1 A, y 3.2.1 C;

c) Liquidar los valores reconocidos por afiliados multicompensados, validando la consistencia de la información del archivo enviado por la EPS o EOC con los valores efectivos a reintegrar según las UPC reconocidas, los recursos a reintegrar y el caso presentado;

d) Verificar la liquidación de los intereses de acuerdo con la tasa establecida para el efecto en la fecha de devolución, liquidados desde la fecha en que se hubiera incurrido en la apropiación de la UPC por el afiliado multicompensado, hasta la devolución efectiva de los recursos con los registros presentados en la correspondiente certificación, cuando haya lugar al pago de intereses;

e) Verificar los valores a reintegrar más los intereses, contra los valores consignados;

f) Comunicar a las EPS y EOC en el término de tres (3) días hábiles las inconsistencias detectadas en la verificación de que trata el literal inmediatamente anterior;

g) Cruzar el archivo de devolución de recursos por Multicompensados enviado por la EPS o EOC con la tabla de afiliados Multicompensados del Administrador Fiduciario, identificando los casos resueltos, tanto el correspondiente a la compensación que se reintegra como el registro de la compensación correcta;

h) Llevar un control de casos resueltos y pendientes, actualizando la tabla de casos reportados con un identificador según el tipo de solución dado por las EPS o EOC;

i) Actualizar el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y el histórico de multiafiliados con los casos resueltos;

j) Presentar un informe mensual de estos casos al Ministerio para lo de su competencia, conforme a lo establecido al respecto en el correspondiente contrato de administración fiduciaria de los recursos del Fosyga;

k) Informar al Ministerio cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo;

l) Garantizar que a partir de la vigencia de este procedimiento, por ninguna causa, reconocerá por un mismo afiliado, en el mismo período de compensación, más de una UPC o demás recursos reconocidos por el SGSSS.

3.2.2 Procedimiento para solucionar casos de afiliados no multicompensados por aplicación incorrecta de la cotización a un periodo

Este procedimiento aplica para aquellos casos de afiliados reportados como multicompensados a las EPS o EOC y que al ser verificados se demuestra que corresponden a inconsistencias en la aplicación de la cotización.

3.2.2.1. Procedimiento por parte de las EPS y EOC

Una vez la EPS o EOC ha identificado los casos en los cuales se presentó error en la aplicación de las cotizaciones, debe proceder de la siguiente manera:

a) Liquidar el valor de las UPC (POS y Promoción) y de la provisión para incapacidades que corresponden al período correcto. Efectuar la comparación de los valores liquidados con el valor total de los valores reconocidos por dichos afiliados, determinando los valores a reintegrar si es del caso; para el efecto, la EPS o EOC dará aplicación al artículo 3º del Decreto-ley 1281 de 2002;

b) Reintegrar las diferencias de UPC y provisión para pago de incapacidades a que haya lugar, en los casos en los cuales por efecto de cambio de vigencia o por ubicación en un rango de edad diferente, los valores reconocidos por el Sistema para el período que se corrige, sean superiores al valor vigente en el período correcto;

c) Presentar las certificaciones del reintegro de acuerdo con el Anexo Nº 3.2.2 "Certificación de Valores consignados por Concepto de Reintegro por errores en la Aplicación de la Cotización" y la certificación de que los afiliados reportados no corresponden a multicompensados Anexo número 3.2.2 A;

d) Generar y presentar el Anexo número 3.2.2 B, "Corrección de multicompensados por error en la aplicación de la cotización".

3.2.2.2. Validación y actividades por parte del Administrador Fiduciario

a) Registrar y validar las certificaciones y los valores reintegrados por la EPS o EOC, identificándolos según el concepto del reintegro: Reintegro por diferencia entre los valores reconocidos y los valores corregidos por corrección de período compensado, la subcuenta del Fosyga, el concepto de pago (UPC o intereses) y demás criterios que faciliten su identificación, validación y cruces posteriores, incorporando la información reportada en los anexos de este procedimiento;

b) Efectuar las validaciones de estructura y consistencia interna d e los archivos soporte entregados, reportando a las EPS o EOC las inconsistencias que se detecten, en un término de tres (3) días hábiles;

c) Cruzar el archivo enviado por la EPS o EOC con la tabla de multicompensados, identificando los casos que se han resuelto por concepto de corrección en el período de cotización y actualizar esta tabla;

d) Actualizar el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y el histórico de multicompensados con los casos resueltos;

e) Llevar un control de casos resueltos y pendientes, actualizando la tabla de casos reportados con un identificador según el tipo de solución dado por las EPS o EOC;

f) Presentar un informe mensual de estos casos al Ministerio para lo de su competencia, conforme a lo establecido al respecto en el correspondiente contrato de administración fiduciaria de los recursos del Fosyga;

g) Informar al Ministerio cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo.

3.2.3 Procedimiento para solucionar casos de afiliados no multicompensados por corresponder a error en el documento de identidad

Corresponde a afiliados reportados como multicompensados que al ser verificados por las EPS o EOC se demuestra que corresponde a inconsistencias en el tipo y/o número de identificación.

3.2.3.1. Procedimiento por parte de las EPS y EOC

a) Establecer la identificación completa y correcta del afiliado;

b) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cambio de identificación. Las posteriores compensaciones deberán ser presentadas con la identificación correcta del afiliado;

c) Presentar ante el Administrador Fiduciario certificación del Representante Legal, de acuerdo con el Anexo número 3.2.3 en la cual se registre el número de afiliados cuya identificación se está actualizando, señalando que los afiliados contenidos en el archivo no corresponden a multicompensados, de igual manera deberá presentar el archivo soporte de datos cuya estructura corresponde al Anexo número 3.2.3 A.

3.2.3.2. Validación y actividades por parte del Administrador Fiduciario

a) Registrar y validar las certificaciones presentadas por la EPS y EOC, identificando los afiliados corregidos por errores de identificación, incorporando la información reportada en los anexos de este procedimiento;

b) Efectuar las validaciones de estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados, reportando a las EPS o EOC las inconsistencias que se detecten, en un término de tres días hábiles;

c) Cruzar el archivo de corrección de datos de identificación de afiliados no multicompensados enviado por la EPS o EOC con la tabla de multicompensados, identificando los casos que se han resuelto por concepto de corrección en el tipo o número de documento de identidad del afiliado;

d) Actualizar el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y el histórico de multicompensados con los casos resueltos;

e) Informar cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo al Ministerio de la Protección Social.