Desarrollo

Cuba se encuentra en un proceso de implementación de los lineamientos de la política económica aprobada en el VI Congreso del Partido Comunista de Cuba, con vistas a la solución de los problemas económicos, teniendo en cuenta la incidencia del entorno externo, la crisis económica financiera, así como la política hostil de Estados Unidos contra Cuba. En el entorno interno teniendo en cuenta además los resultados de la Comprobación Nacional al Control Interno, se detectaron evidencias de la falta de control de los recursos materiales y financieros que repercuten en los resultados económicos de las organizaciones.
El control de inventario es un  proceso de vital importancia para alcanzar el éxito en la administración de cualquier negocio. Mantener inventarios implica altos costos de ahí la importancia de minimizar las existencias de forma tal que se garantice una producción eficiente sin descuidar un elevado nivel de servicio al cliente.
La necesidad de emplear nuevos métodos científicos en el sistema de inventario, ante la necesidad que se impone de aumentar la eficiencia de las empresas comercializadoras en divisa, nos lleva a realizar esta investigación para determinar el tamaño del lote óptimo lo cual posibilita que el proceso de servicio sea más independiente, un consecuente ahorro de recursos, disminución de costos de manipulación y transporte y brindar un mejor y más rápido servicio al cliente.
El mercado Nueva Isla almacena más de 50 000 productos que tienen diferentes tratamientos de conservación,  períodos de caducidad, volúmenes de pedidos, entre otros. Existen inventarios ociosos o de lento movimiento en todas sus tiendas, estos productos tienen un tratamiento dos veces al año, este consiste en rebaja de precios incluso por debajo del costo de adquisición. A lo largo del año y en diferentes períodos han tenido déficit de inventario que han afectado los ingresos. No tienen estudio de demanda. Los costos relacionados con los inventarios no están identificados y por ende contabilizados en los registros primarios de la empresa. La gran complejidad de la comercialización de estos productos ha implicado la instrumentación paulatina de mecanismos que garanticen niveles mínimos de existencia y un estricto control de los mismos, todo esto soportado en un sistema informático que garantiza la información expedita para tomar decisiones respecto  a la distribución en las distintas tiendas y puntos de venta. Sin embargo, en esta entidad no se aplica ningún método para clasificar los inventarios que facilite el estudio de los sistemas de inventario con el objetivo de establecer políticas que permitan reducir los costos relacionados con esta actividad. La carencia de instrumentos metodológicos que contribuyan a definir para cada tipo de producto las normas de inventario, esto es, cuánto pedir y cada qué tiempo pedir obstaculiza una eficiente gestión de los mismos.
El problema de investigación es: Las políticas de inventario que actualmente existen en el mercado Nueva Isla no garantizan la disminución de costos en el manejo de los inventarios y un adecuado servicio al cliente.
Por tanto el objetivo general de la presente investigación consiste en aplicar un procedimiento de mejora, que permita a la empresa minimizar los costos en el manejo de los inventarios y mejorar el servicio al cliente.

Procedimiento propuesto
A partir de los procedimientos y metodologías existentes sobre la gestión de inventario, proponemos el siguiente, con la novedad que para clasificar los productos utilizamos el metodo ABC multicriterio.
 

Fase I: Definición y selección de productos

Etapa 1: Determinación del conjunto de productos

Una vez descrito el objetivo de la investigación a realizar, se procede a recopilar los datos necesarios en la entidad objeto de estudio; para ello se solicitan los informes de ventas mensuales por cada año en estudio.
En los informes que realizan las empresas, los productos vienen clasificados por código, además de poseer el nombre y la descripción de cada uno. Se debe tener especial cuidado   cuando un mismo producto se localiza más de una vez en el reporte y con códigos diferentes, en este caso se debe encontrar cuántas veces aparece cada producto dentro del mismo y asumir para ellos un solo código, proceso  que requiere de un concienzudo análisis. No deben incluirse en la base de datos a confeccionar artículos que no presenten estabilidad en sus ventas a lo largo de los períodos en estudio, en caso contrario debe estar debidamente justificado.
Se recomienda el uso del tabulador electrónico Microsoft Excel, para organizar la información y comenzar el procesamiento de la misma. La tabla 1.1 muestra una forma de presentar la información obtenida.

En la tabla la información referida al precio de venta (PV) y precio de costo (PC) se obtiene de los registros de la empresa. El margen unitario (MU) se calcula restando al precio de venta el precio de costo; el margen unitario total (MUT) es resultado del producto entre el margen unitario y las ventas totales en unidades físicas (VT), que a su vez se obtienen sumando los valores contenidos en cada uno de los meses del año; el costo total (CT) se obtiene multiplicando el precio de costo por las ventas totales en unidades físicas.
 Es importante señalar que mientras mayor sea la cantidad de años (m), mayor será el número de datos recopilados, y por consiguiente, mejor calidad y veracidad tendrán los resultados obtenidos por la aplicación de las distintas técnicas que se proponen en el procedimiento que se describe.

Etapa 2: Clasificación de los productos

Clasificación de los productos según método ABC con enfoque multicriterio
Es importante en cualquier tipo de empresa clasificar el inventario de acuerdo a diferentes criterios con el propósito de tener un control más estricto sobre los productos de mayor importancia de acuerdo a los criterios utilizados.
Según la conocida ley de Pareto que propone diferenciar los artículos entre los importantes y  escasos (categoría A) y los numerosos y triviales (categoría C), con un grupo intermedio que no participa de ninguna de ambas denominaciones (categoría B). Los artículos escasos se pueden administrar en forma intensa y controlar así la mayoría del valor del inventario. La clase A comúnmente incluye el 20% de los artículos y el 80% del valor invertido, por lo que representa la cantidad más significativa. En el otro extremo la clase C incluye el 50% de los artículos y representa únicamente el 5% del valor invertido. Estos artículos contribuyen muy poco al valor de los inventarios. En el punto medio está la clase B, con un 30% de los artículos y 15% del valor invertido.
La clasificación ABC resulta muy útil cuando se tienen productos de distinto tipo en inventario. Permite dar prioridad a los artículos de tipo A sobre los que  debe mantenerse un control máximo, así como da una visión al empresario, llámese comercial, administrador o gerente acerca de dónde se  localiza la mayor parte del dinero invertido.
Este trabajo  propone la utilización del método ABC con enfoque multicriterio. A continuación se detallan los pasos a seguir para la aplicación del mismo.

Paso 1. Determinar  los criterios que  miden el grado de importancia de cada producto
El primer paso es determinar los criterios que se deben tener en cuenta para la utilización del método. Se proponen tres criterios de acuerdo a la importancia que estos tienen en empresas comercializadoras.

Paso 2. Evaluar el impacto de cada criterio i, en el desempeño de la organización, para cada  producto j
Se diferencia el impacto de la siguiente forma:
Alto Impacto: 3;    Impacto Medio: 2;     Bajo Impacto: 1
Seguidamente se delimita en cada uno de los criterios seleccionados la anterior evaluación, y se propone lo siguiente para cada criterio:
Criterio # 1: Valor del producto en inventario (ABC clásico)
A continuación se hace una clasificación ABC de los productos donde se determinan los productos que mayores costos  representan para la empresa.
Para aplicar la clasificación ABC (según costo total de adquisición en un determinado periodo), se propone el siguiente procedimiento:

El resultado de este algoritmo se muestra sintetizado en la tabla 2.2.
Para los artículos A se toman aquellos productos “j” con j = 1,…, i para los cuales se cumple que:

B: Se toman aquellos productos “j “con j = i+1,..., t  para los cuales se cumple que:

C: Se toman los restantes productos.
Entonces finalmente se asigna la puntuación de la siguiente forma:
3 (Alto impacto) = A
2 (Impacto medio) = B
1 (Bajo impacto) = C
Tabla 1.2 Método ABC clásico.

Donde                  
Criterio # 2: Margen de Contribución
Para aplicar el criterio del Margen de Contribución, se proponen los siguientes pasos:

       MCp = (precio de venta del producto - costo unitario compra) * Cantidad   vendida.

Si  entonces: 2 (Impacto medio)
      Si  entonces: 1 (Bajo impacto)
Criterio # 3: Mayor demanda
Para aplicar el criterio del Mayor demanda, se proponen los pasos siguientes:

      Si  entonces: 2 (Impacto medio)
      Si  entonces: 1 (Bajo impacto)
Es importante especificar que en este caso  se refiere a las ventas del último año en estudio.

Etapa 3: Selección de los productos

Determinar los rangos de valores para los diferentes grupos A- B – C
Finalmente se clasifican los productos de acuerdo a la suma de la puntuación obtenida en cada uno de los criterios antes explicados de la siguiente forma:

i=1,…,m
j=1,…,n
donde:
m: cantidad de criterios
n: cantidad de productos.

      Grupo A: Etj = (2*(m-1)+3 ; 3*m)
      Grupo B: Etj = (m+2 ; 2*m)
      Grupo C: Etj = (m ; m+1)
Donde:
Etj: Puntuación total del producto j en los criterios i.
El uso de la tabla 1.3 facilita la implementación de lo antes expuesto.
Tabla 1.3 Resumen de la clasificación multicriterio.

Se recomienda para los artículos clase A:

Fase II: Aplicación del modelo de inventario

Etapa 4: Clasificación de la demanda

El análisis de la demanda implica el estudio de los siguientes aspectos:
Paso 1. Establecer el nivel de dependencia. (demanda dependiente ó demanda independiente):
Se considera demanda independiente a aquella que se ve influenciada directamente por las condiciones del mercado y por tanto es independiente a la demanda de cualquier otro artículo. Por lo general aquí se agrupan los productos terminados y los aprovisionamientos.
Por el contrario se consideran demanda dependiente a aquella que depende de la demanda de otro artículo, se relaciona con la demanda de partes o piezas de ensamble, así como de productos en proceso por lo que la misma es generada mediante un programa de producción o venta. Los artículos se gestionan mediante filosofías de requerimientos, entre las que se destacan las técnicas de simulación.
Paso 2. Determinar el grado de conocimiento de la demanda (determinista ó aleatoria)
La demanda es determinista cuando se conoce exactamente  la cantidad y el momento en que va a ser necesitado.
Por otra parte la demanda es aleatoria cuando no se conoce con certeza la cantidad y el momento en que van a ser necesitados los artículos, pero si es posible conocer la distribución de probabilidades que sigue el comportamiento de la misma.

Etapa 5: Definición del modelo para establecer la política óptima de inventarios

En este caso se debe proceder de la siguiente forma:

Para determinar el período de revisión común para todos los productos se propone calcular el período de revisión entre órdenes para cada producto por separado y tomar el menor, como período de revisión para todos los productos por proveedor. De esta forma se garantiza, que no se produzcan ruptura de inventario en ninguno de los productos antes de efectuar la próxima revisión; el resto de las variables del sistema para cada producto se determina en función de dicho tiempo. La cantidad a pedir en este caso se distribuye por proveedor. En el caso de los productos clasificados como C  si no se tiene riesgo en el suministro, se deben adquirir cuando sean necesarios. En el caso de que exista riesgo en el suministro se debe mantener stocks mínimos y el cálculo de los mismos se debe hacer según el criterio de los especialistas de la organización.

Etapa 6: Determinación de las magnitudes

Cálculo de los gastos asociados a los inventarios
Para desarrollar los modelos matemáticos previamente se determinan algunas magnitudes tales como la demanda, período de planificación, costo de almacenamiento, de agotamiento, de pedido, nivel de servicio1 entre otros. Los costos asociados a la gestión de inventario constituyen una información esencial para el establecimiento de las mejores políticas de inventario. Por su importancia en esta etapa se explicita como se debe proceder para el cálculo de los mismos.
Cálculo del gasto de almacenamiento
Para efectuar el cálculo del gasto de almacenamiento se debe tener en cuenta los gastos más significativos asociados al almacenamiento. En este caso son los siguientes:

Cálculo del gasto de salario
Para calcular el gasto por concepto de salario se propone determinar el peso ponderado de cada producto con respecto al total de productos analizados correspondientes a la clasificación de los mismos y tomando como base el inventario promedio. El costo unitario se mantiene constante para el período.
Se calcula:

   


Donde:
: Producto      
IPi: Inventario promedio del producto i. (En unidades o pesos en dependencia del cálculo)
: Total de entradas del producto
Si: Total de salidas del producto
Cui: Costo unitario del producto
: Peso ponderado del producto
IP: Inventario promedio total
: Gasto de salario por unidad de producto       
: Gasto  de salario para producto   
: Gasto de salario

Cálculo del gasto por depreciación del almacén
Para calcular el gasto por concepto de depreciación se propone aplicar a la depreciación del edificio el por ciento equivalente del área que ocupa el almacén con respecto al área total del edificio, obteniendo así el gasto por depreciación del almacén. A este valor se le aplica el peso ponderado del producto ya calculado anteriormente, obteniéndose el gasto por depreciación. Dividido este valor por el total de unidades promedio en el inventario se obtiene el gasto por depreciación por unidad de producto.
Se calcula:

   


Donde:
: Producto      
IPi: Inventario Promedio del producto i. (En unidades o pesos en dependencia del cálculo)
: Total de entradas del producto
Si: Total de salidas del producto
Cui: Costo unitario del producto
: Peso ponderado del producto
IP: Inventario promedio total
: Gasto de depreciación por unidad de producto       
: Gasto de depreciación por producto   
: Gasto de depreciación

Cálculo del gasto de mantenimiento
Para el cálculo del gasto por concepto de mantenimiento se propone calcular el gasto de los productos que se utilizan para esta función y el gasto de salario del personal vinculado al mantenimiento para el período analizado. A este gasto se le aplica el peso ponderado del producto y se obtiene el gasto por concepto de mantenimiento para el mismo. Dividido este valor por el total de unidades promedio en el inventario se obtiene el gasto por mantenimiento por unidad de producto.
Se calcula:

   


Donde:
: Producto      
IPi: Inventario Promedio del producto i. (En unidades o pesos en dependencia del cálculo)
: Total de entradas del producto
Si: Total de salidas del producto
Cui: Gasto unitario del producto
: Peso ponderado del producto
IP: Inventario promedio total
: Gasto de mantenimiento por unidad de producto       
: Gasto de mantenimiento por producto   
: Costo de mantenimiento

Cálculo del gasto de energía
Para el cálculo del gasto por concepto de energía se propone clasificar los productos en cuanto a su requerimiento energético. Se debe tener en cuenta el consumo de cada equipo, la cantidad de horas que funcionan al día y el costo del Kw/h para el período analizado. Al gasto calculado se le aplica el peso ponderado del producto con respecto al total obteniéndose el gasto por concepto de energía por producto. Dividido este valor por el total de unidades promedio en el inventario se obtiene el gasto por mantenimiento por unidad de producto.
Se calcula:

   


Donde:
 : Producto      
IPi: Inventario Promedio del producto i. (En unidades o pesos en dependencia del cálculo)
: Total de entradas del producto
Si: Total de salidas del producto
Cui: Gasto unitario del producto
: Peso ponderado del producto
IP: Inventario promedio total
: Gasto de energía por unidad de producto       
: Costo de energía por producto   
: Costo de energía

Cálculo del costo por agotamiento ó ruptura
La determinación del costo de agotamiento depende del tipo de producto y de la utilización del mismo. El agotamiento de un producto puede afectar un servicio o la producción de un bien, por lo tanto para medir el mismo deben analizarse los efectos negativos que pudiera traer no disponer del producto o el servicio para cada caso en particular.

Etapa 7: Cálculo de las normas de inventario 

Desarrollo del modelo de inventario
Modelo período fijo de reorden
El período fijo de reorden se determina por la siguiente expresión matemática:
                           
Donde:
 T*: Período fijo de reorden.
 : Costo de reaprovisionamiento.
 : Costo de almacenamiento.
 : Demanda anual.
En este tipo de modelo el reaprovisionamiento se realiza cada cierto período óptimo de tiempo (fijo) en el cual se revisa el inventario y se pide la diferencia entre el nivel de inventario óptimo y las existencias en ese momento. El nivel de inventario óptimo se formula matemáticamente de la siguiente forma:
                  
Donde:
S*: nivel óptimo de inventario.
: Demanda diaria Promedio.
: Tiempo de Entrega Promedio.
T*: Período fijo de reorden.
: Desviación estándar para la demanda del tiempo de entrega.
: Nivel de Servicio.
Β: Inventario de seguridad.
También puede calcularse el costo óptimo del inventario, utilizando la siguiente expresión matemática.
       Costo óptimo del inventario.

Modelo cantidad fija de reorden
Rl modelo de cantidad fija de reorden se determina por la siguiente expresión matemática:
          
 Donde:
: Costo de reaprovisionamiento.
: Costo de almacenamiento.
: Demanda anual.
: Horizonte temporal.
En este tipo de modelo el reaprovisionamiento se realiza cuando el inventario baja al punto de reorden por la cantidad óptima previamente calculada. El punto de reorden se calcula a través de la siguiente expresión matemática:
          Punto de reorden
Donde:
 : Demanda diaria Promedio.
  : Tiempo de Entrega Promedio.
  : Desviación estándar para la demanda del tiempo de entrega.
  : Nivel de Servicio.
  : Inventario de Seguridad.   

Etapa 8: Análisis de los resultados

Al efectuar los cálculos necesarios  se define la mejor política de inventario. Se propone efectuar el cálculo del costo óptimo del inventario antes y después de la utilización de la política óptima con el fin de realizar un análisis comparativo entre ambos. Los resultados obtenidos pueden utilizarse como información de entrada en el software que soporte el sistema utilizado en la gestión económico-financiera por la organización de manera tal que faciliten el proceso de toma de decisiones.

Conclusiones:

Bibliografía

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