Introducción

La propuesta de actualización del modelo de gestión en Cuba, acorde al avance de las relaciones económicas con el exterior y los resultados que pretende alcanzar el país para su desarrollo, exige de los sectores una mayor concentración en aspectos relacionados con la eficiencia económica, la producción de alimentos y la sustitución de importaciones. Esto da lugar a generar métodos más eficaces en la organización y especialización del trabajo, la contabilidad, el control económico y a generar propuestas de iniciativas  que contribuyan al incremento de la producción de bienes y servicios, y a su vez, a elevar los niveles de vida de la población.

Uno de los elementos vitales  que contribuyen garantizar el control gerencial es precisamente la auditoría de gestión, permitiéndole conocer a los ejecutivos qué resuelven los problemas económicos, sociales y ecológicos que a este nivel  se presentan, generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas.
Al plantearse los lineamientos de la política económica del país, se hace  necesario realizar una valoración sobre el estado de la economía y los problemas a resolver teniendo en cuenta los principales acontecimientos y circunstancias de orden externo e interno presentes en los últimos cinco años.
La actual situación, en la que se ven inmersas nuestras empresas y demás organizaciones económicas requiere de una especial atención a todas las posibles vías y métodos que les permitan lograr un incremento sostenido de su economía, eficiencia y eficacia, incluyendo la competitividad de sus productos y servicios. 

Encontrar nuevos métodos y procedimientos con vistas al perfeccionamiento futuro para el alcance de la eficiencia con el menor costo posible, tiene como objetivo lograr resultados favorables para el desarrollo de la Empresa.
En nuestro país esta actividad está regida por la Ley 107 De La  Contraloría General de la República de Cuba, creada el  1º  de agosto del 2009, como un órgano estatal, estructurado verticalmente en todo el país. Está llamada a la detección de posibles delitos económicos como parte de la corrupción administrativa, que son, en la actualidad, flagelos de nuestra sociedad que entorpecen el logro de los objetivos y metas y el uso racional de los recursos.

La Empresa de Materiales de Construcción Granma,  no está exenta de falta de control, errores e irregularidades que afectan el cumplimiento con calidad de sus proyecciones. Las auditorías financieras realizadas evidencian los hallazgos, pero no se han determinado las causas y efectos que los producen, por lo que se hacen necesarios procedimientos de auditoría de gestión.

Problema Investigativo:
No existen herramientas para evaluar la economía, eficiencia, eficacia  en la Empresa Materiales de Construcción Granma a través de la Auditoría de Gestión.

Objeto de Investigación.
El proceso de evaluación de la economía, eficiencia y eficacia en la Empresa Materiales de Construcción Granma.

El objetivo general:
Proponer un procedimiento para evaluar la economía, eficiencia y eficacia en la Empresa Materiales de  Construcción Granma.

Del objetivo general se derivan los siguientes objetivos específicos:

La investigación parte de la siguiente hipótesis:
Si se propone un procedimiento teniendo en cuenta indicadores de Gestión Integral y su relación con las variables que inciden en los mismos se contara con una herramienta para la evaluación de la Economía, Eficiencia y Eficacia en la Empresa Materiales de  Construcción Granma.

Materiales y Métodos

El desarrollo del trabajo demanda la utilización de diferentes métodos de investigación científica:

Métodos Teóricos
• Inductivo y Deductivo: Inductivo: Es la forma de razonamiento por medio de la cual se pasa del conocimiento de casos particulares a un conocimiento más general, que refleja lo que hay de común en los fenómenos individuales.
 Deductivo: Es la forma de razonamiento mediante la cual se pasa de un conocimiento general a otro de menor nivel de generalidad. En este caso el hecho de partir de un conocimiento verdadero nos garantiza conclusión verdadera, siempre y cuando estén fundamentadas las iniciales.

•  Lógico e Histórico: Lo lógico  se ocupa de investigar las leyes generales del funcionamiento y desarrollo del fenómeno, estudia su esencia. Lo histórico está relacionado con el estudio de la trayectoria  real de los fenómenos y acontecimientos en el transcurso de una etapa o período. Lo lógico y lo histórico se complementan y vinculan mutuamente. Para poder descubrir las leyes fundamentales de los fenómenos, el método lógico debe basarse en los datos que proporciona el método histórico, de manera que no constituya un simple razonamiento especulativo. De igual modo lo histórico no debe limitarse solo a la simple descripción de los hechos, sino también de descubrir la lógica objetiva del desarrollo histórico del objeto de investigación.

Métodos Empíricos
•  Observación científica: constituye el método más universal del conocimiento científico. Se pude emplear para: obtener información primaria acerca de los objetivos investigados y por tanto, como punto de partida para la posterior utilización de otros métodos empíricos que permitan conocer los fenómenos con mayor profundidad (su esencia); así como  también para validar hipótesis y conclusiones.

Desarrollo.

Para un mejor entendimiento del procedimiento que proponemos debemos partir de las siguientes definiciones:

Economía: Juzgar la economía en sí misma implica formarse una opinión sobre los recursos asignados (humanos, financieros y materiales). El interrogante central es saber si dentro del contexto político y social específico- los recursos han sido adquiridos, mantenidos y utilizados de un modo económico. ¿Los medios elegidos representan el uso más económico de los fondos públicos, o al menos un uso justificado de éstos? La economía sólo puede medirse si existe un criterio razonable -o argumentos adecuados- para hacerlo. La fiscalización de la economía abarca, por ejemplo,  la auditoría de la economía de las actividades administrativas de conformidad con principios y prácticas administrativos correctos, y de las políticas de gestión;  la auditoría acerca de si las entidades del sector público han utilizado sus recursos de manera económica y han contenido los costes.

Eficiencia: La eficiencia está relacionada con la economía. También en este caso la cuestión central se refiere a los recursos utilizados. La pregunta principal es si estos recursos se han empleado de manera óptima o satisfactoria, o si se hubiesen logrado los mismos o similares objetivos, desde el punto de vista de la calidad y del plazo de tiempo, con menos recursos. ¿Estamos consiguiendo el máximo de logros –en términos de cantidad y calidad- de nuestros recursos y acciones? La pregunta se refiere a la relación existente entre la calidad y cantidad de bienes y servicios suministrados, y las actividades y el coste de los recursos utilizados para producirlos, con objeto de lograr resultados.  Son escasas las ocasiones en que la ineficiencia se pone de manifiesto de inmediato. Puede formularse un juicio sobre la eficiencia apelando a una comparación con actividades similares, con otros períodos de tiempo o con una norma que la entidad fiscalizada haya adoptado de manera explícita.

La noción de coste-eficacia está relacionada con la capacidad o el potencial de una entidad, una actividad, un programa o una operación que se fiscalicen para lograr determinados resultados a un coste razonable. Los análisis de coste-eficacia son análisis de la relación entre el coste y los resultados, expresado como coste por unidad de resultado obtenido.

La fiscalización de la eficiencia abarca aspectos como la comprobación de si se emplean de modo eficiente los recursos humanos, financieros y de otro tipo, los programas, entidades y actividades del sector público se gestionan, regulan, organizan y ejecutan con eficiencia, la Administración pública presta sus servicios con puntualidad, los objetivos de los programas del sector público se cumplen con una relación coste-eficacia adecuada.
En la práctica, sin embargo, es difícil separar entre sí los dos conceptos, eficiencia y economía. Por ejemplo, ambos pueden referirse a si la entidad fiscalizada:

Eficacia: La eficacia constituye esencialmente un concepto de logro de objetivos. Hace referencia a la relación existente entre los objetivos fijados, los productos aportados y los objetivos cumplidos. ¿Se están cumpliendo los objetivos de la política de acuerdo con los medios empleados, los productos aportados y los resultados observados? ¿Los medios empleados y los resultados logrados son coherentes con los objetivos de la política aplicada, y -quizás lo más difícil de todo- los efectos constatados son realmente consecuencia de la política en cuestión, y no de otras circunstancias?
Por ejemplo, si el objetivo de la política es reducir el desempleo, la observación de una reducción en la cantidad de desempleados ¿es consecuencia de las actividades de la entidad fiscalizada, o es consecuencia de una mejora general en el entorno económico, sobre el cual la entidad fiscalizada no ha tenido influencia? En este caso el diseño de la auditoría debe incluir las cuestiones de atribución, es decir, tiene que afrontar el problema de excluir realmente las variables intermedias externas.

Teniendo en cuenta que tanto la auditoría de Rendimiento o de Gestión miden la economía, eficiencia y eficacia, se ha decidió aplicar estas indicaciones metodológicas, que contienen esencialmente nuevas técnicas o procedimientos que complementan la realización de auditorias de rendimiento, las que  incluyen aspectos relacionados con las fases de Exploración, Planificación, Ejecución y Presentación de Informes y dentro de éstos deben ser priorizados los siguientes:
ESTUDIO PREVIO.

PLANIFICACIÓN

Ficha técnica para cada uno de los indicadores
Elaboramos  una ficha técnica por cada uno de los indicadores que debe ser reconocida por todos los niveles de la organización y contiene:

Análisis de los indicadores:
El resultado obtenido debe analizarse integralmente, acorde al esquema de planeación estratégica, determinando en que medida dichos resultado apunta a cumplir los objetivos corporativos, estratégicos y operacionales. Se comparó el resultado con los rangos preestablecidos, con períodos anteriores para ver su evolución en el tiempo o con otros sectores de la misma actividad.

Plan de Auditoría:
Se elaboró  el plan de Auditoría  teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

EJECUCIÓN
Significados de los ingresos (brutos) actuales o futuros derivados de las actividades, cliente, producto
Significado de los ingresos (brutos) actuales:

 Rentabilidad:
-Ingreso recibidos:
Ingresos Financieros                    
 Ingresos de años anteriores
Otros Ingresos                            27 955
Ingresos Anuales                         27 955
Comportamiento de Pagos
 Pagos Anticipados a Suministradores al Inicio                          111 184
 Pagos Anticipados a Suministradores (saldo en fecha)             –15 717
Pagos Anticipados a Suministradores (aumento o disminución)   95 467
CÁLCULO Y DETERMINACIÓN DE LOS INDICADORES DE RENDIMIENTO DE ECONOMÍA, EFICIENCIA Y EFICACIA. FICHA TÉCNICA DE INDICADOR DE GESTIÓN

 

Análisis del resultado de Indicadores.  En la Producción Bruta se terminan valores de  16 millones 986 mil 554 pesos cumpliéndose el plan del año al 113% con un valor de 2 millones 27 mil 954 pesos por encima de lo planificado, creció con respecto al año anterior en 101 mil 500 pesos para un 0.06%

Interpretación de razones económicas:
Interpretación de las razones de rentabilidad.
Margen de Utilidad.
 Este criterio está fundamentado en la obtención de 0.02 pesos de utilidad por cada peso de venta.
Rentabilidad Financiera:
Al interpretar esta razón podemos decir que por cada peso de inversión estatal se genera una utilidad de 0.01 pesos.
Rentabilidad de la Inversión:
Este criterio está dado en que por cada peso de inversión se genera una utilidad de 0.01 pesos.
Capital de Trabajo:
En la estructura del Capital de Trabajo se muestra que el mismo es de 541 337 pesos, existe un exceso de medios de 117 161 pesos: pero la entidad ha recibido préstamos por 2 795 570 pesos donde al pagar esta deuda existiría un gran déficit  monetario. Por otra parte la norma financiera financiada es de 2 098 960 pesos mientras que las inversiones son de 3 385 267 pesos existiendo 1 286 307 pesos de inversión financiada con préstamos adquiridos.

Razones de Liquidez

Análisis: Por cada peso de pasivo Circulante, la empresa posee $ 1.12 de Activo circulante, razón menor que 1.3, lo que representa un peligro de suspensión de pagos por poca  capacidad para hacer frente a las obligaciones de pago.

 

Análisis: Por cada peso de de deuda acorto plazo, la empresa cuenta con    $ 0.35 de Activo Líquido, razón menor que 0.50, lo que ratifica el peligro de suspensión de pagos.
                                                                    

 

Análisis: Por cada peso de deuda a corto plazo, la empresa  cuenta con       $ 0.18 en cuentas de efectivo, razón que se encuentra muy por debajo del valor medio optimo que es de 0.30 a0.50, por lo que la disponibilidad de recursos financieros es muy baja para enfrentar las deudas contraídas hasta la fecha

Razón de Solvencia

Análisis: para solventar  cada peso de deuda total, tanto a corto como a mediano plazo, la empresa cuenta con     $ 1.02  de sus Activos Reales, por lo que está en peligro de no poder solventar las deudas, la razón optima tiene que estar en el rango de 1.5 a 2.00.
Además se pudo comprobar mediante operaciones financieras que la empresa vende como promedio mensual 1 millón 354 mil 907 pesos y las obligaciones de pago promedio mensual son:

Todo lo cual representa un gasto fijo promedio mensual de: $ 1 089 275 que al compararlo con las ventas, queda un margen para enfrentar la compra del resto de los recursos materiales, recibir servicios y gastos en la preparación del personal de solo $ 265 632. Esta empresa utilizó en el año $ 1 013 300 en gastos por concepto de inversiones de la cuenta de operaciones corrientes por ejecutar el plan de inversiones sin recibir el financiamiento correspondiente, ni la aprobación del crédito solicitado al Banco, situación que agravó aun más la situación financiera.
INDICADORES PARA MEDIR ECONOMÍA

 

INDICADORES PARA MEDIR EFICIENCIA

 

INDICADORES PARA MEDIR EFICACIA

 

CONTROL INTERNO:
La condición según los resultados del examen practicado a los documentos y hallazgos confrontados, se sustenta en que la entidad muestra un trabajo sostenido en lo referido a los objetivos generales de Control Interno, criterio asociado a que el énfasis se ha puesto en garantizar las metas, en correspondencia con las políticas y funciones gubernamentales que le han sido conferidas, causa basada en la observancia y cumplimiento de aquellos programas y actividades legalmente autorizadas de acuerdo a su objeto empresarial, manifestándose como efecto un ambiente de control en correspondencia con los Componentes y Normas

Componente Ambiente de Control, se calculó en una confianza del 96 por ciento de aplicación y funcionamiento y un riesgo estimado alto, constan en los documentos de la planificación estratégica la identificación de las Normas de conducta éticas a través de los valores compartidos, deseados y de integridad relativos al comportamiento del capital humano, competencias profesionales y desempeño. El Comité de Control Interno esta constituido y funcionando, la información e interrelación está definida de acuerdo a la estructura organizativa y funcional vigente, existen procedimientos operacionales de trabajo (POT). Está elaborada la matriz DAFO, en la que de forma general se identifican los riesgos internos y externos, que inciden en el cumplimiento de los objetivos de control y las metas, no obstante:

1. Se desarrollan actividades de capacitación en las diferentes áreas, lo que provoca que  se mejore las deficiencias y aspectos que conspiran contra la calidad del trabajo y el incumplimiento de las funciones asignadas.
2. El Manual de Organización está elaborado, lo que  contribuye a una integración adecuada de los procesos, subproceso y actividades con las responsabilidades, acciones individuales y colectivas.

El Componente Evaluación de Riesgo y las manifestaciones de éstos presenta un nivel aceptado de 97 por ciento y una vulnerabilidad baja, de acuerdo a la ponderación efectuada, se constató que están identificados los procesos, subprocesos y actividades por cada área y en la entidad en general, así como los riesgos internos y externos, que afectan el cumplimiento de los objetivos y metas, el Plan de Prevención se encuentra elaborado y las medidas tienden a minimizar indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción, a pesar de ello:
1. Se actualizan sistemáticamente en la entidad, las medidas preventivas de acuerdo a las deficiencias detectadas en las acciones de control que le realizan.
2. No se determina la frecuencia con que se presentan los riesgos identificados.

El Componente Actividad de Control según los hallazgos confrontados y las pruebas de cumplimiento se evalúa en un rango de aceptación del 97 por ciento dándonos una confianza alta y un riesgo bajo. Esta opinión se sustenta en que está definida la separación de tareas y responsabilidades y tienen mecanismos de seguridad para proteger los recursos, activos, y comprobantes.
1. Las transacciones y hechos significativos que afectan a la organización son registradas contablemente en los plazos permisibles y están sustentadas documentalmente y disponibles para su verificación, constan las actas firmadas de responsabilidad material por la custodia de los activos, recursos y medios, los que se soportan en sistemas automatizados certificados y otros complementarios que fueron confrontados y se consideran razonables.
2. El control sobre las tecnologías de la información garantizan y permiten operaciones continuas y correctas así como protección, integridad, confiabilidad y disponibilidad de datos y recursos, referidos a: Seguridad física de los equipos; Seguridad informática; Controles de acceso de las operaciones y sobre el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones, no obstante:
3. La entidad debe propender un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro de la estructura funcional, con el objetivo de evitar que actividades y tareas triviales incidan negativamente en las transacciones y hechos vitales, y que éstas queden concentradas en una misma persona o grupo de trabajo, por lo cual se han determinado diferencias que afectan la calidad de algunas operaciones, según las pruebas sustantivas realizadas y los hallazgos obtenidos.
4. Se constataron incumplimientos en la aplicación de normas y procedimientos incluida, políticas y legislaciones emanadas de su organismo superior y de la propia entidad, en cuanto a la información y logros de sus objetivos y metas, en el empleo de criterios de economía, eficiencia y eficacia.

La aplicación y funcionamiento del Componente Información y Comunicación se valoró al 100 por ciento, dando una confianza alta y un riesgo bajo, al constatarse que tienen establecidos los modelos para emitir las informaciones internas y externas. Todas sus áreas están conectadas en red y cuentan con el servicio de correo electrónico, lo que facilita el flujo de la información, no obstante se constató que:
1. La información y la recopilación de datos cumple con el diseño de los objetivos específicos de control, respecto a la recepción, procesamiento, análisis y detección de diferencias, que permitan información útil interna y externa, para la toma de decisiones dirección óptima.
2. Se encuentra debidamente documentado el sistema de información manual están establecidos los documentos específicos a entregar por áreas o departamentos, así como los que entran y salen al exterior de la entidad, plazos de entrega y responsables de los mismos.
3. Esta elaborada la estrategia de información y comunicación de la entidad.

El Componente Supervisión y Monitoreo se evalúa en un 95 por ciento, dándonos un intervalo de confianza alto y un riesgo bajo, aunque esta diseñado el plan de acción o autocontrol, se constató que:

1. Se le da un tratamiento y seguimiento adecuado a las deficiencias detectadas en diferentes acciones de control y planes de medidas, se aplica el debido cuidado profesional en la actividad de supervisión y monitoreo, para lograr una retroalimentación del proceso de control.

Estado y calidad de la Contabilidad
La condición que expresa el Estado de la Contabilidad en cuanto a su calidad, se sustenta en el índice de materialidad que se determinó en un 95 por ciento de seguridad para el margen de error probable y el riesgo de auditoría inherente y de control, según las operaciones examinadas el criterio de razonable con salvedades de los saldos mostrados al cierre de diciembre del 2010 en el Estado de Situación, se fundamenta en que no se garantizan los requisitos indispensables para la exposición fiel y exacta de algunas partidas, conforme a lo dispuesto en la Resolución No. 235/ 05 del MFP.

Asimismo la inadecuada supervisión y monitoreo de los objetivos de actividades de control constituyen la causa en la detección de diferencias que afectan en determinado grado la confiabilidad de la información, eficiencia y eficacia de las operaciones para el control de los recursos, conforme a lo establecido en la Resolución No. 235/05 del Ministerio de Finanzas y Precios.

Conclusiones:

Recomendaciones:
1. La Empresa debe definir con su nivel superior de dirección los indicadores productivos para poder lograr llegar al perfeccionamiento empresarial.
2. La entidad y su nivel superior de dirección deben realizar un análisis de las brigadas que están operando con pérdidas y afectando el rendimiento de la inversión y el capital de trabajo, en el interés de adoptar las medidas organizativa y económicas que propendan revertir la situación de las mismas y que éstas operen con el rango de utilidad permisible, de acuerdo a la sostenibilidad costo – beneficio.
3. Se deben actualizar sistemáticamente los sistemas de control interno implementados.

Bibliografía.

 

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