2.7 Inteligencia organizacional

En el contexto actual de las organizaciones, así como en la literatura especializada se observa un incremento de prácticas o experiencias asociadas a la inteligencia organizacional. En la última década es imposible que las organizaciones puedan sobrevivir por el simple hecho de encontrarse en el entorno de empresas competidoras de su mismo ramo. Y menos por utilizar prácticas y herramientas tradicionales; la empresa que trabaje más rápido y más duro no será la que permanezca en el gusto de los clientes. De acuerdo a Cubillo(1991), uno de los elementos esenciales para el éxito empresarial lo constituye el desarrollo de una capacidad de percepción de los factores del ambiente externo, es decir, el desarrollo de mecanismos que permitan detectar y evaluar, con anticipación, oportunidades y amenazas para la empresa; esto incluye la capacidad para dar respuestas a interrogantes tales como: ¿qué están haciendo los competidores y qué son capaces de hacer?; ¿cuáles son las suposiciones o premisas bajo las cuales ellos operan?; ¿cuál es la probabilidad de nuevos desarrollos tecnológicos, nuevos productos y su impacto en el sector?; ¿cuáles son los nuevos mercados?, etcétera. Las organizaciones deben de generar una capacidad que les permita anticiparse a la probabilidad de los escenarios, la evolución de problemas y a sus soluciones asociadas.

El propósito general es reducir la incertidumbre y permitir que la empresa formule un conjunto de maniobras estratégicas ofensivas y defensivas, que le ayuden a mantener ventajas competitivas en un entorno altamente cambiante. A través de esta capacidad las organizaciones tendrán la capacidad de percibir los diferentes factores internos y externos que afecten directamente a la organización. Los factores del ambiente externo, son aquellos mecanismos que permitan detectar y evaluar, con anticipación, oportunidades y amenazas para la empresa; como cuestionarse ¿qué están haciendo los competidores? y ¿qué son capaces de hacer? Los factores internos como: el clima organizacional; la situación financiera y la capacidad de endeudamiento de la empresa los cuales determinan en gran medida, las debilidades y fortalezas de la empresa.

De ahí que las organizaciones busquen reducir la incertidumbre y formular un conjunto de estrategias ofensivas y defensivas, que les permita desarrollar y mantener ventajas competitivas en un entorno altamente cambiante. Ante esta situación se presenta a la inteligencia organizacional o empresarial, como la herramienta que sirve a las organizaciones a lograr dicho propósito. Es importante conocer el concepto que nos proponen algunos autores.
“La Inteligencia organizacional desde el punto de vista de su empleo es una herramienta gerencial cuya función es facilitarle a los administradores el cumplimiento de los objetivos y la misión de sus organizaciones, mediante el análisis de la información relativa a su negocio y su entorno obtenida de modo ético. Desde el punto de vista operacional es un conjunto de metodologías, procedimientos y herramientas para la obtención, el procesamiento, el análisis y la diseminación de información, de modo que se facilite la orientación táctica, la toma de decisiones estratégicas y el desempeño de la organización” (Orozco, 2008).

De acuerdo con Peña (1992), es el proceso formalizado por medio del cual un grupo gerencial evalúa la evolución de un sector industrial, las capacidades y el comportamiento de los competidores actuales y potenciales, a fin de mantener o desarrollar una ventaja competitiva. Arano & Asteggiante (1999), refieren que es el proceso a través del cual una sociedad u organización adquiere información en su sentido más amplio, la procesa, la evalúa, la almacena y utiliza para la acción.
Involucra un proceso estratégico, y en la actualidad es un recurso de supervivencia ante una sociedad globalizada, donde la inmediatez de las comunicaciones acorta las distancias físicas pero no salva las distancias de desarrollo. Las organizaciones son el reflejo del ser humano ya que al igual que las personas, se equivocan en la detección de los cambios aparecidos en el entorno, en como responder a las demandas de sus clientes y de sus proveedores. Existen organizaciones que muestran cualidades que se observa a simple vista en las personas inteligentes como: curiosidad receptiva y la habilidad para aprender rápidamente. Para que las organizaciones puedan aplicar la inteligencia organizacional es necesario considerar algunos recursos, entre ellos:
• Personal preparado en el análisis y gestión de información, con conocimiento de los temas de interés de su organización.
• Uso y desarrollo de tecnologías de información para el procesamiento eficiente de la misma.
• Una clara noción de la gestión de información en función de los intereses de la organización.
• Acceso a variadas fuentes de información.
• Contacto con personal especializado en el entorno informativo de la empresa, tanto local, nacional o internacional.

Los principales productos de la inteligencia organizacional pueden ser el superar las capacidades de producción de los competidores, generar planes de desarrollo de nuevos productos, crear fuentes de nuevas tecnologías, generación de patentes (I+D), planeación estratégica, identificación de debilidades propias en el tema de investigación/desarrollo y tecnología, identificación de oportunidades comerciales o tecnológicas, perfiles según sea la necesidad de la organización. La Inteligencia organizacional requiere que sus trabajadores tengan y cultiven un nuevo enfoque y una cultura con la que deben 
contar las organizaciones para el manejo y uso de la información.
De ahí la necesidad que la organización funja como una formadora del “trabajador del conocimiento”. En el proceso para el desarrollo de la inteligencia organizacional resulta importante contar con información que sea confiable y veraz que servirá como entrada para el desarrollo de los procesos. De acuerdo con Sosa y Cobo (2004), se requiere asegurar que el proceso de inteligencia empresarial con las capacidades tecnológicas necesarias y los especialistas que tengan las habilidades y el tiempo requeridos para realizar esta función.

Para organizar el proceso de obtención y procesamiento de información se utiliza como herramienta básica destinada a apoyar las decisiones de los niveles estratégicos y tácticos de una organización, las etapas que se contemplan para que se lleve a cabo el proceso de inteligencia son las siguientes:
• Diagnóstico, en esta etapa se determina cuáles son las necesidades de información.
• Planeamiento, en esta etapa se planifica los procesos que se deben efectuar.
• Recolección, se lleva a cabo el almacenamiento de la información en bases de datos.
• Análisis, se lleva a cabo la evaluación y análisis de la información.
• Diseminación, se lleva a cabo la distribución organizada y coherente de los resultados.
• Actualización, se lleva a cabo la evaluación de resultados y readecuación del sistema.
De acuerdo con Peña (1992), la generación de inteligencia puede ser vista como un proceso que se inicia con la determinación de necesidades de información de la empresa, el establecimiento del objetivo general del programa, la recolección de información, análisis e interpretación de la misma y la diseminación a los públicos adecuados.

2.7.1 El papel de las tecnologías de la información en la inteligencia organizacional

Cuando se habla de que la inteligencia organizacional, es la capacidad para reunir, analizar y diseminar información no solo interna sino también sobre el mercado que rodea a la organización(externa), esto no sería posible sin el uso de las tecnologías de la información y comunicación, ya que se requiere de redes locales, metropolitanas y de internet que garanticen el flujo de información de la institución así como las bases de datos, técnicas y herramientas para el manejo y el análisis de los datos disponibles. De igual forma contar con acceso libre a internet, que permita el acceso a esa enorme fuente de información que posibilite la realización de búsquedas a bajo costo y de la comunicación interpersonal y grupal.
Ante esta situación, han existido grandes avances en tres tecnologías de información que son la base para la explotación de la información y pieza fundamental en la inteligencia organizacional, las cuales se mencionan sus conceptos a continuación:
• Minería de datos (Data Mining).
• Minería Web (Web Mining).
• Minería textual (Text Mining ).

De acuerdo con Estivill-Castro (1997), la minería de datos es el análisis de archivos y bitácoras de transacciones con el fin de descubrir patrones, relaciones, reglas, asociaciones o incluso excepciones que sean útiles para la toma de decisiones. De acuerdo con Vicente (2002), la minería web se refiere al proceso de descubrir la información o conocimiento potencialmente útil y previamente desconocido a partir de datos web en la red, en cuanto a información, no hay estándares, no es estructurada y es heterogénea. Crece y cambia muy rápidamente, y esto hace necesario disponer de un mejor descubrimiento de recursos y de la extracción de conocimiento.
Conforme a Marín et. Al (2003), la minería textual es una herramienta para analizar elementos de texto con el fin de identificar, deducir y ampliar conocimiento a partir de cualquier organización de documentos (documentos electrónicos, bases de datos, etc.), puede entender semánticamente el contenido de uno o más documentos y crea un catálogo de los temas tratados. En la práctica, se podría considerar una extensión del tipo de web mining de contenidos. Su objetivo es generar la categorización de texto, el procesamiento en lenguaje natural, la extracción y recuperación de información o el aprendizaje automático.
A partir de estas consideraciones mencionadas con anterioridad, se entiende que lo que se busca con la aplicación de ellos es el lograr una organización de procesos de alto rendimiento, es decir: el conjunto de actuaciones, actividades y tareas que se deben de realizar en una organización, para que se pueda garantizar que los recursos y actividades que transformaran a los elementos de entrada y salida estén orientados a generar valor agregado para satisfacer las necesidades y requerimientos de los usuarios, mediante la utilización efectiva de la información y los recursos generadores de conocimiento.
Resulta sin dudas una tarea difícil de materializar, pero es a través de las sucesivas iteraciones, que se cumplirá con este objetivo. Choo (2001), resalta la necesidad de que en la actividad organizacional se modelen aspectos como el lenguaje, las herramientas y los roles, porque “la inteligencia está ligada con la acción individual y colectiva, acción que activa recursos mentales, materiales y sociales”.
Por su parte Basnuevo (2007), señala que “lo más importante es la manera en que cada acción del proceso (gestión) debe generar conocimientos e inteligencia individual, grupal u organizacional (cualidades) en una organización”. En este sentido, es importante dejar claro que existe la necesidad de dirigir el proceso de aplicación de la inteligencia organizacional como función interna, el cual tiene dos vertientes importantes, una de ellas es lograr la aplicación de la inteligencia empresarial y la otra, gestionar la inteligencia organizacional. Ello está determinado por el rol que se asigne en la planeación y gestión organizacional a su desarrollo, mediante acciones puntuales dirigidas al cambio en la cultura organizacional. Por ultimo, es necesario que cada organización genere indicadores para evaluar el desarrollo y aplicación de la inteligencia organizacional, en sentido general son imprescindibles para garantizar el proceso de retroalimentación en su aplicación sistemática. Sobre ello debe destacarse que estos se definen más a partir de aspectos cualitativos inherentes a las características de la información y los pasos para la obtención de la misma. Algunos autores, proponen indicadores para evaluar el resultado de las acciones o el hecho mismo de su aplicación, al respecto plantean que es sumamente conveniente realizar una auditoría de información antes de acometer la tarea en las organizaciones.