CALIDAD DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE ITAPÚA

CALIDAD DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE ITAPÚA

Enrique René Velázquez (CV)
Universidad Nacional de Itapúa

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4.2.1 Selección de los Indicadores

Para identificar con claridad y precisión las características de los indicadores a ser utilizados, se presenta a continuación una serie de definiciones para su mejor interpretación:

  • Estado Actual del Indicador: unidad de medida en que se encuentra en estos momentos el indicador.
  • Fórmula: combinación de datos que arrojan un resultado numérico utilizado para valorar el estado de la cuestión.
  • Indicadores: unidades de medida que permiten visualizar el estado alcanzado mediante nuestras acciones.
  • Iniciativa: acciones que permitirán el logro de los objetivos propuestos.
  • Meta: unidad de medida establecida como valores que aspiramos alcanzar.
  • Nivel de Desagregación: niveles en donde puede aplicarse la fórmula.
  • Objetivo Estratégico: son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales, departamentales e individuales.
  • Perspectiva: representa el área sobre el cual se va a construir el CMI.
  • Significado y Utilidad: explicación de la intención del indicador.
  • Valor Alerta de Peligro: unidad de medida establecida como rango con un evidente desvío del parámetro de valores que aspiramos alcanzar.
  • Valor Alerta de Precaución: unidad de medida establecida como rango con un sensible desvío del parámetro de valores que aspiramos alcanzar.
  • Variable: conforman aspectos interrelacionados e interdependientes de la institución y que desagregado permite identificar áreas criticas.

A continuación se presentan los indicadores seleccionados para la construcción del Cuadro de Mando Integral:

Perspectiva: “APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO”

Variable: “PERSONA”

Objetivo Estratégico:

“Desarrollo de capacidades para mejorar la gestión”

Indicadores: 

a.- Formación recibida por cada integrante de la institución relacionada a sus funciones actuales.
b.- Recursos destinados para la capacitación de los integrantes de la institución.
c.- Cursos de capacitación en vigencia tomados por los integrantes de la institución.

Fórmulas:

a.-       Capacitaciones realizadas por los
      funcionarios relacionado con su trabajo x 100
                     Cantidad de funcionarios

b.-              Recursos en unidad monetaria
      prevista para la capacitación de funcionarios x 100
             Presupuesto General de la institución                                     

c.- Cursos de Capacitación tomados por los funcionarios x 100
                            Cantidad de funcionarios                                    

Significado y Utilidad: Estos indicadores estarían midiendo los conocimientos y capacidades de cada integrante para el cargo que ocupa, así también se visualizará el aporte institucional previsto para la formación de sus integrantes e identificará el avance en la formación que vienen desarrollando actualmente los integrantes.

Nivel de Desagregación: Todos los funcionarios integrantes, Directivos, por Sedes, Responsables de Departamentos o Sedes y el Total de Funcionarios Operativos (o por Departamento o por Sede).

Iniciativa: Establecer un programa de capacitación dirigido a los integrantes de la organización con temas específicos a sus funciones e incorporando temas transversales.

Perspectiva: “APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO”

Variable: “PERSONA”

Objetivo Estratégico:

“Optimización de la comunicación y el acceso a información”

Indicadores: 

a.- Brecha existente entre el tiempo de emisión y de recepción de Resoluciones.

b.- Actividades no desarrolladas por falta de información entre los funcionarios.

Fórmulas:

a.-    (Fecha de emisión de Resoluciones
      – Fecha de recepción de Resoluciones)
                  Cantidad de Resoluciones

b.- Cantidad de trabajos no cumplidas por los funcionarios X 100
   Cantidad de trabajos no realizado por falta de información

Significado y Utilidad: Estos indicadores proporcionarán información sobre el tiempo que se tarda en conocer las disposiciones de los estamentos superiores, así también identificará la falencias en comunicación entre los departamentos integrantes.

Nivel de Desagregación: Todos los funcionarios integrantes, Directivos, por Sedes, Responsables de Departamentos o Sedes y el Total de Funcionarios Operativos (o por Departamento o por Sede).

Iniciativa: Elaborar un plan de seguimiento y control de las resoluciones del Decanato y Consejo Directivo, identificando las razones del no cumplimiento de las disposiciones emanadas de los directivos.

Perspectiva: “PROCESOS INTERNOS”

Variable: “ESTRUCTURA”

Objetivo Estratégico:

“Infraestructura propiciadora de los fines y metas”

Indicador: 

a.- Espacio físico destinado a cada departamento para sus fines.

Fórmula:

a.-  (Metros cuadrados ocupados por departamento o sede
       – Metros cuadrados ocupados por máquinas y muebles
                   Cantidad de integrantes por Departamento
                                
Significado y Utilidad: Este indicador suministra el espacio físico destinado para cada integrante de la institución.

Nivel de Desagregación: Todos los funcionarios integrantes, Directivos, por Sedes, Responsables de Departamentos o Sedes y el Total de Funcionarios Operativos (o por Departamento o por Sede).

Iniciativa: Desarrollar un plan para la obtención de mayor espacio físico para la facultad y optimizar el espacio físico actual con una reorganización del layout.

Perspectiva: “PROCESOS INTERNOS”

Variable: “ESTRUCTURA”

Objetivo Estratégico:

“Distribución adecuada de insumos y/o recursos”

Indicador: 

a.- Brecha existente entre el tiempo de solicitud y recepción de insumos y/o recursos.

Fórmula:

a.- (Fecha de recepción de insumos y/o recursos
     – Fecha de solicitud de insumos y/o recursos)  x 100
   Cantidad de solicitudes de insumos y/o recursos
                               
Significado y Utilidad: El indicador provee información sobre la facilidad de acceso a insumos y recursos por los integrantes de la institución.

Nivel de Desagregación: Todos los funcionarios integrantes, Directivos, por Sedes, Responsables de Departamentos o Sedes y el Total de Funcionarios Operativos (o por Departamento o por Sede).

Iniciativa: Elaborar un plan de seguimiento y control de los tiempos para su optimización.
.

Perspectiva: “PROCESOS INTERNOS”

Variable: “TAREA”

Objetivo Estratégico:

“Organización racional de los procesos”

Indicador: 

a.- Grado de efectividad de los principales procesos.

b.- Tiempo de respuesta a la petición de un certificado o constancia.

Fórmula:

a.-         Número de quejas o reclamos
      sobre petición de certificados o constancias     x 100
  Total de solicitudes de certificados o constancias

b.- (Fecha de recepción de certificados y/o constancias
      – Fecha de solicitud de certificados y/o constancias)
     Cantidad de solicitudes de certificados o constancias
                               
                                
Significado y Utilidad: Los indicadores suministran evidencias sobre la fluidez del proceso para la obtención de constancias o certificados varios en la institución.

Nivel de Desagregación: Por Departamento o por Sede.

Iniciativa: Elaborar un manual de organización y funciones que permita definir las responsabilidades de cada integrante para luego establecer los circuitos y procedimientos para las principales actividades por departamento.

Perspectiva: “PROCESOS INTERNOS”

Variable: “AMBIENTE”

Objetivo Estratégico:

“Identificación precisa de los bienes e insumos necesarios”

Indicador: 

a.- Grado de calidad de los bienes e insumos suministrados a los integrantes de la institución.

      a1.- Bienes e insumos con fallas o deterioro

      a2.- Quejas o reclamos

Fórmula:

      a1.- Cantidad de bienes e insumos con fallas o deterioro superior
                                 a su vida útil por tipo y marca                               x 100
                 Cantidad de bienes e insumos recibidos por tipo y marca

       a2.- Número de quejas o reclamos sobre bienes e insumos con fallas
                        o deterioro superior a su vida útil por tipo y marca                       x 100
                     Cantidad de bienes e insumos recibidos por tipo y marca

Significado y Utilidad: El indicador identifica los bienes e insumos con fallas o inservibles para el desarrollo de las actividades dentro de la institución.

Nivel de Desagregación: Por Departamento o por Sede.

Iniciativa: Programar un control minucioso de insumos y recursos obtenidos que permita conocer las características y peculiaridades de los mismos con la intención de identificar los bienes e insumos que no reúnen las condiciones para ser separados en nuevas licitaciones.

Perspectiva: “PROCESOS INTERNOS”

Variable: “TECNOLOGIA”

Objetivo Estratégico:

“Valoración de los recursos informáticos”

Indicador: 

a.- Grado de satisfacción del software implementado.

Fórmula:

a.- Número de módulos implementados del software utilizado x 100
                  Total de módulos del software utilizado

Significado y Utilidad: El indicador permite acceder al porcentaje del software que se encuentra implementado en relación a la implementación total del mismo.  

Nivel de Desagregación: Por Departamento o por Sede.

Iniciativa: Preparar un programa de visitas y entrevistas con los responsables del software para solicitar la implementación integral del mismo con el mínimo de errores.

Perspectiva: “PROCESOS INTERNOS”

Variable: “TECNOLOGIA”

Objetivo Estratégico:

“Valoración de la implementación de aportes de mejoramiento administrativo”

Indicador: 

a.- Porcentaje de métodos y técnicas implementadas para el mejoramiento administrativo.

Fórmula:

a.- Número de propuestas de mejoramiento
    implementada por departamento y/o sede   x 100
    Número de propuestas de mejoramiento
      presentada por departamento y/ sede

Significado y Utilidad: El indicador ayuda a visualizar el porcentaje la cantidad de propuestas de mejora presentada por departamentos o sedes y su real implementación. 

Nivel de Desagregación: Por Departamento, por Sede y por integrante.

Iniciativa: Implementar un programa de incentivos para los funcionarios por la presentación de propuestas de mejoramiento de la gestión administrativa.

Perspectiva: “FINANCIERA”

Variable: “ECONÓMICO / FINANCIERA”

Objetivo Estratégico:

“Optimización de los recursos presupuestarios”

Indicador: 

a.- Porcentajes relacionados a la ejecución presupuestaria.

      a1.- Ingresos

      a2.- Egresos

Fórmula:

      a1.-     Cantidad de ingresos obtenidos por rubro       x 100
             Cantidad de ingresos presupuestados por rubro

      a2.-     Cantidad de egresos ejecutado por rubro       x 100
             Cantidad de egresos presupuestados por rubro

Significado y Utilidad: Los indicadores permiten conocer el grado de ejecución presupuestaria efectuada en relación a lo previsto. 

Nivel de Desagregación: Por Departamento, por Sede y por rubros.

Iniciativa: Desarrollo de un plan de control de ejecución presupuestaria con comparativos de años anteriores y proyecciones de necesidades futuras.

Perspectiva: “CLIENTE”

Variable: “COMPETITIVIDAD”

Objetivo Estratégico:

“Alumnos satisfechos con la calidad de la gestión administrativa”

Indicador: 

a.- Grado de satisfacción con la calidad de la gestión.

Fórmula:

a.-  Sumatoria de alumnos satisfechos con la calidad de la gestión   x 100
         Total de consultas realizadas sobre la calidad de la gestión

Significado y Utilidad: El indicador permite valorar el grado de satisfacción del alumnado con la calidad de la gestión administrativa. 

Nivel de Desagregación: Por Departamento, por Sede y por funcionario.

Iniciativa: Programación de sondeos periódicos de encuestas de satisfacción.

Después de la construcción del CMI, se puede afirmar que:

  • El CMI Propicia una visión integral, proactiva, articulada e interconectada de la organización y su intención como tal.
  • El CMI permite tener una clara visión de las relaciones causa-efecto de la estrategia.
  • El CMI logra una conexión coherente entre la intención y la acción minimizando la brecha entre estas.
  • La versatilidad del CMI permite ser aplicado a cualquier tipo de organización
  • El CMI enriquece y fortalece los sistemas de control de gestión facilitando la identificación de hitos de referencia troncal.
  • El CMI no concluye en el análisis de los indicadores, es un proceso continuo y permanente en el que puede haber retroalimentación permitiendo efectuar correcciones para alcanzar los objetivos definidos.
  • Los indicadores del CMI requieren de ajustes en relación a los parámetros utilizados en el semáforo y deben ser revisados y/o optimizados para los periodos siguientes.