Bernardo Vasconcellos*
Jocias Maier Zanatta**
SETREM, Brasil
bernardo@vasconcellosproducoes.comRESUMO:
O presente estudo é resultado da disciplina de Prática Profissional II do curso de Bacharelado em Administração da Sociedade Educacional Três de Maio (SETREM), e teve como objetivo desenvolver e implantar uma ferramenta de fluxo de caixa utilizando-se de planilha eletrônica. Em relação a problemática, buscou-se elucidar a seguinte questão: de que forma uma planilha eletrônica pode auxiliar uma empresa metalúrgica no controle e gestão do fluxo de caixa? Para tanto, o estudo teve o seguinte enquadramento metodológico: abordagem dedutiva, qualitativa e quantitativa; procedimento de estudo de caso; para a coleta de dados utilizou-se a pesquisa documental e entrevista não estruturada e, para a análise de dados planilha eletrônica. No desenvolvimento do estudo, foi apresentada a organização objeto do estudo, descrito o atual controle de caixa, elaborado plano de contas e desenvolvido planilha eletrônica (fluxo de caixa). Conclui-se com o estudo, que uma planilha eletrônica auxilia no controle e planejamento financeiro e no processo de tomada de decisão.
Palavras-Chave: Fluxo de caixa, planilha eletrônica, metalúrgica.
IMPLANTACIÓN DE FLUJO DE CAJA EN EMPRESA METALURGICA UTILIZANDO PLANILLA ELECTRÓNICA
RESUMEN:
El presente estudio es el resultado de la disciplina de Práctica Profesional II del curso de Licenciatura en Administración de la Sociedade Educacional Três de Maio (SETREM), y tuvo como objetivo desarrollar e implantar una herramienta de flujo de caja utilizando planilla electrónica. En relación a la problemática, se buscó elucidar la siguiente cuestión: ¿de qué forma una planilla electrónica puede auxiliar a una empresa metalúrgica en el control y gestión del flujo de caja? Para ello, el estudio tuvo el siguiente marco metodológico: enfoque deductivo, cualitativo y cuantitativo; Procedimiento de estudio de caso; Para la recolección de datos se utilizó la investigación documental y la entrevista no estructurada y, para el análisis de datos hoja de cálculo. En el desarrollo del estudio, se presentó la organización objeto del estudio, descrito el actual control de caja, elaborado plan de cuentas y desarrollado hoja de cálculo (flujo de caja). Se concluye con el estudio, que una planilla electrónica auxilia en el control y planificación financiera y en el proceso de toma de decisión.
Palabras clave: Flujo de caja, hoja de cálculo, metalúrgica.
IMPLANTATION OF CASH FLOW IN A METALLURGICAL COMPANY USING ELECTRONIC SHEET
ABSTRACT
The present study is a result of the discipline of Professional Practice II of the Baccalaureate course in Administration of the Sociedade Educacional Três de Maio (SETREM), and aimed to develop and implement a cash flow tool using a spreadsheet. In relation to the problematic, we tried to elucidate the following question: in what way a spreadsheet can help a metallurgical company in the control and management of the cash flow? Therefore, the study had the following methodological framework: deductive, qualitative and quantitative approach; Case study procedure; For the collection of data was used the documentary research and unstructured interview and, for the data analysis spreadsheet. In the development of the study, it was presented the organization object of the study, described the current cash control, elaborated chart of accounts and developed spreadsheet (cash flow). It is concluded with the study that a spreadsheet assists in the control and financial planning and in the decision-making process.
Keywords: Cash flow, spreadsheet, metallurgical.
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Bernardo Vasconcellos y Jocias Maier Zanatta (2017): “Implantação de fluxo de caixa em empresa metalurgica utilizando planilha eletrônica”, Revista Contribuciones a las Ciencias Sociales, (octubre-diciembre 2017). En línea:
http://www.eumed.net/rev/cccss/2017/04/fluxo-caixa-metalurgica.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/cccss1704fluxo-caixa-metalurgica
1 INTRODUÇÃO
Este estudo é resultado da disciplina de Prática Profissional II do curso de Bacharelado em Administração da Sociedade Educacional Três de Maio (SETREM), que tem por objetivo proporcionar aos acadêmicos a vivência na gestão das organizações. Esta pesquisa teve o objetivo de desenvolver e implantar uma ferramenta de fluxo de caixa utilizando-se de planilha eletrônica, e teve a seguinte problemática: De que forma uma planilha eletrônica pode auxiliar uma empresa metalúrgica no controle e gestão do fluxo de caixa? Buscou-se também, auxiliar a empresa no controle e planejamento financeiro.
O estudo justifica-se pela relevância da temática, sobre tudo, em um cenário de incertezas quanto a economia e política do País. O setor metal-mecânico compreende a fabricação de produtos de metal, máquinas, equipamentos e automóveis, sendo difusor de novas tecnologias, e considerado base para outros setores da indústria (OENNING JUNIOR, 2006; SENAI,2010).
Para tanto, o artigo está estruturado em cinco sessões, no início é apresentada a introdução do estudo, em seguida referencial teórico, que aborda os seguintes temas: administração, administração financeira e planejamento financeiro, fluxo de caixa, e processo de tomada de decisão. Na terceira sessão é detalhada a metodologia, após a análise e discussão dos resultados e, por fim, as considerações finais.
2 METODOLOGIA
O estudo caracterizou-se em relação a abordagem como dedutiva, qualitativa e quantitativa; como procedimentos enquadrou-se como estudo de caso; para a coleta de dados utilizou-se a pesquisa documental e entrevista não estruturada e, para a análise de dados planilha eletrônica.
A abordagem dedutiva foi utilizada a partir da revisão de literatura em livros e artigos científicos, a abordagem qualitativa foi necessária para caracterizar a organização objeto do estudo e descrever a rotina de gestão financeira atual, já a abordagem quantitativa caracterizou-se pelo tratamento dos dados numéricos. O estudo enquadrou-se como estudo de caso devido ao objeto do estudo ser uma única organização.
O período de análise dos dados foi de fevereiro a junho do ano de 2016, e o levantamento dos dados se deu por entrevista não estruturada com o gestor da organização, e pesquisa documental no registro de caixa (manual) e documentos fiscais (notas fiscais, recibos e pedidos). Para a análise dos dados foi utilizado planilha eletrônica do Microsoft Excel® para elaborar um plano de contas para a empresa, em seguida organizar entradas e saídas de recursos financeiros, e por fim, sugerir gráficos para auxiliar no processo de tomada de decisão.
3 REFERENCIAL TEÓRICO
Nesta seção é apresentado, de forma direta e objetiva, o referencial teórico que embasou o estudo, com os seguintes tópicos: administração, administração financeira e planejamento financeiro, fluxo de caixa, e processo de tomada de decisão.
3.1 ADMINISTRAÇÃO, ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA E PLANEJAMENTO FINANCEIRO
A administração é uma ciência que estuda as organizações com finalidade descritiva e explicativa (CHIAVENATO, 2001), é também, uma arte que desenvolve habilidades humanas, conceituais, técnicas, comportamentais, atitudinais, organizacionais, políticas e de planejamento, fazendo com que se aprimore continuamente as práticas da administração (ANDRADE; AMBONI, 2007).
Administrar é utilizar recursos para realizar ações visando alcançar os objetivos da organização, e o desafio é utilizar de forma sustentável estes recursos finitos (MAXIMIANO, 2004). Neste sentido, Drucker (1981) afirma que uma decisão administrativa é irracional quando compromete o presente para garantir o futuro.
A administração financeira é uma ramificação da ciência da administração, que é responsável pelo planejamento, organização, liderança, execução e controle de todos os processos financeiros de uma organização. Conforme Gitman (2010, p.8) “a função da administração financeira pode ser genericamente descrita por meio de seu papel na organização, de sua relação com a teoria econômica e as ciências contábeis e das principais atividades do administrador financeiro”.
O principal foco da administração financeira é a maximização do lucro e do valor de mercado da organização, pois desta forma, aumenta a riqueza de seus acionistas (LEMES JÚNIOR; RIGO; CHEROBIM, 2010; HOJI, 2014).
O planejamento financeiro é importante para auxiliar o gestor no processo de tomada de decisão, proporcionando uma gestão mais eficaz (MACHADO, 2008). Groppelli e Nikbakht (2005, p.20), complementam que “o planejamento para obter os melhores resultados deve ser flexível, permitindo estratégias alternativas para substituir os planos existentes quando os desdobramentos econômicos e financeiros divergem os padrões esperados”.
Para Gitman (2002), o planejamento financeiro é de grande relevância para a sustentabilidade da empresa, e fornece as diretrizes para dirigir, coordenar e controlar suas ações. Para obter êxito o planejamento deve ser fundamentado na realidade da organização e alinhado ao planejamento estratégico.
3.2 FLUXO DE CAIXA
O fluxo de caixa demonstra a situação da empresa em termos de finanças, e auxiliar o gestor para a tomada de decisão nos casos de sobra ou falta de recursos financeiros. Conforme Sá (2008, p. 11), o fluxo de caixa pode ser definido como sendo “o método de captura e registro dos fatos e valores que provoquem alterações no saldo de caixa e sua apresentação em relatórios estruturados, de forma a permitir sua compreensão e análise”
A gestão e controle do fluxo de caixa deve ser realizada pelo gestor da organização para evitar problemas com liquidez, sobre tudo, referente a entradas e saídas de recursos financeiros. Para a elaboração do fluxo de caixa pode-se utilizar o método direto ou o método indireto, que serão explicados a seguir.
O método direto é o mais utilizado, por ser preparado com dados já conhecidos, oriundos das diversas áreas da empresa (SILVA, 2006), através deste método é possível realizar os lançamentos das transações financeiras diretamente em uma planilha eletrônica, através dos relatórios contábeis (HOJI, 2007). Já o método indireto, é derivado de operações realizadas de forma indireta, iniciando pelo lucro líquido da operação (ASSAF NETO, 2002), utilizando dados do balanço patrimonial e da demonstração de resultado do exercício (HOJI, 2007).
O fluxo de caixa, pode ainda ser classificado como orçado e realizado, onde dentro do planejamento financeiro projeta-se estimativa de fluxo de caixa, e durante um período executa-se o orçamento, tendo como resultado o fluxo de caixa realizado.
3.3 PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO
O processo de tomada de decisão está presente em todas as organizações, e nenhuma função de administração pode ser executada sem a tomada de decisão em algum nível (ANDRADE; AMBONI, 2007). Este processo de tomada de decisão está presente em todos os níveis organizacionais (estratégico, tático e operacional) e pode ser uma decisão programada ou uma decisão não programada.
4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
Esta seção apresenta a análise e discussão dos resultados do estudo realizado em uma empresa metalúrgica, onde seguiu-se os seguintes tópicos para apresentação: organização objeto do estudo, controle de caixa atual e planilha eletrônica (fluxo de caixa).
4.1 ORGANIZAÇÃO OBJETO DO ESTUDO
A organização objeto do estudo é uma metalúrgica localizada no noroeste do Estado do Rio Grande do Sul, e iniciou suas atividades no ano de 2015, e presta os seguintes serviços: fabricação de calhas, grades, portas, portões e funilaria em geral. Atualmente trabalham na empresa dois sócios proprietários e mais três funcionários, que buscam prestar serviços com excelência.
4.2 CONTROLE DE CAIXA ATUAL
A empresa objeto do estudo não possui fluxo de caixa informatizado e realiza o controle de entradas e saídas de recursos financeiros com o auxílio de “Livro Caixa”, de forma manual. No momento da realização da pesquisa observou-se que não havia a prática de lançamento diário das entradas e saídas de recursos financeiros, havia dificuldades em classificar as receitas e despesas, e também, o esquecimento de lançamentos.
A Figura 3 evidencia o livro caixa utilizado.
4.3 PLANILHA ELETRONICA (FLUXO DE CAIXA)
Após analisar o atual modelo de controle de caixa, realizado de forma manual, foi desenvolvida planilha eletrônica para controle de fluxo de caixa e auxilio no processo de tomada de decisão. Inicialmente para suprir a dificuldade de classificação das entradas e saídas, foi desenvolvido um plano de contas para a empresa. O Plano de contas contempla as receitas, que são: venda de calhas, venda de portas e portões, venda de grades, venda de funilaria em geral e venda de serviços diversos; já as despesas, foram separadas nos seguintes grupos: empresa, alimentação, transporte, saúde, educação, lazer, vestuário e cuidados pessoais, despesa com materiais e, máquinas e equipamentos. A Figura 4 apresenta o plano de contas sugerido.
A Figura 5 apresenta o modelo do fluxo de caixa, considerando os lançamentos do mês de fevereiro do ano de 2016. Nota-se que os lançamentos estão detalhados de acordo com o plano de contas sugerido e no canto superior direito é apresentado o saldo do caixa acumulado. Também, é possível visualizar os botões com as funções da planilha, que são: inicio do aplicativo, salvar alterações, relatório mensal, gráficos, aplicação em fundos, aplicação em poupança e centro de custos.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente estudo teve como objetivo desenvolver e implantar uma ferramenta de fluxo de caixa utilizando-se de planilha eletrônica. Este objetivo foi plenamente atingido através do item 4.3 Planilha eletrônica (fluxo de caixa). Buscou-se responder a seguinte problemática: De que forma uma planilha eletrônica pode auxiliar uma empresa metalúrgica no controle e gestão do fluxo de caixa? A questão foi elucidada, onde ficou evidenciado que uma planilha eletrônica auxilia no controle e planejamento financeiro e no processo de tomada de decisão.
Na execução do estudo, foi criado um plano de contas para a empresa, realizado o levantamento das entradas e saídas financeiras, elaborado planilha eletrônica para o controle do fluxo de caixa e, sugerido gráficos gerenciais para auxiliar no processo de tomada de decisão. O estudo teve duas grandes contribuições, uma de ordem acadêmica e outra gerencial. A contribuição acadêmica se deu pelo aprendizado dos alunos na disciplina de Prática Profissional II e, para a academia, ampliação dos estudos da área de finanças. Já a contribuição de ordem gerencial foi na melhoria da gestão financeira e no processo de tomada de decisão da organização objeto do estudo.
Para estudos futuros sugere-se realizar um diagnóstico financeiro da empresa com a apuração de indicadores de desempenho (liquidez, estrutura e endividamento, participação de capital de terceiros, atividade, e lucratividade e rentabilidade).
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** Mestre em Desenvolvimento pela Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul (UNIJUI), MBA em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria e Bacharel em Administração pela Sociedade Educacional Três de Maio (SETREM) – Professor da Sociedade Educacional Três de Maio (SETREM) e Administrador do Hospital Notre Dame Júlia Billiart (HNDJB) – E-mail: josk85@hotmail.com
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