Revista: CCCSS Contribuciones a las Ciencias Sociales
ISSN: 1988-7833


SISTEMATIZACIÓN DE PROCESOS TÉCNICOS EN LA BIBLIOTECA CENTRAL DR. ALEJANDRO MUÑOZ DÁVILA DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ

Autores e infomación del artículo

Juan Carlos Morales Intriago

Jonathan Manuel Aguirre García

Docentes de la Universidad Técnica de Manabí, Ecuador

jcmorales@utm.edu.ec

Resumen
La sistematización es un proceso permanente y acumulativo de creación de conocimientos a partir de las experiencias basadas en una realidad social, laboral o educativa, donde se registran de manera ordenada, lo que se desea compartir con los demás, con énfasis en la identificación de los aprendizajes alcanzados en dicha experiencia. Por tal razón, el objetivo de este estudio fue analizar los procesos técnicos en la Biblioteca Central Dr. Alejandro Muñoz Dávila de la Universidad Técnica de Manabí. La ponencia presenta información de los bibliotecarios centrada en la sistematización de los procesos técnicos de la información y a través de la cual se pretende elevar los conocimientos y habilidades relacionadas con esta esfera.  La investigación se desarrolla a través de la metodología cualitativa apoyada en el método explicativo e histórico lógico. Se realizó un diseño que contempla dos etapas: En la primera se revisó el material bibliográfico para argumentar las bases teóricas del presente estudio, considerando el método del análisis documental. En la segunda se utilizó la técnica análisis de contenidos para sistematizar los procesos técnicos que se llevan a efecto. Entre los resultados se destacan el desarrollo y el perfeccionamiento de los procesos técnicos, de servicios y de dirección alcanzados en la biblioteca. Las conclusiones hacen énfasis en la necesidad de mejorar la sistematización de los procesos técnicos que permitan al bibliotecario, llevar un mejor control de las actividades realizadas, mismas que orientaron a realizar un producto de información que guie operativamente la gestión de servicios bibliotecarios a los usuarios.
Palabras clave: Biblioteca, gestión de la información, sistematización, gestión del conocimiento, procesos técnicos.
Abstract

Systematization is a permanent and cumulative process of knowledge creation based on experiences based on a social, labor or educational reality, where it is recorded in an orderly way, what is desired to be shared with others, with an emphasis on the identification of Lessons learned in this experience. For this reason, the objective of this study was to analyze the technical processes in the Central Library Dr. Alejandro Muñoz Dávila of the Technical University of Manabí. The paper presents information of the librarians focused on the systematization of the technical processes of the information and through which it is tried to raise the knowledge and abilities related to this sphere. The research is developed through qualitative methodology supported by the explanatory method and logical history. A design was made that contemplates two stages: In the first one the bibliographic material was revised to argue the theoretical bases of the present study, considering the method of the documentary analysis. In the second, the technique of content analysis was used to systematize the technical processes that are carried out. Among the results are the development and improvement of technical processes, services and management achieved in the library. The conclusions emphasize the need to improve the systematization of the technical processes that allow the librarian to take a better control of the activities carried out, which guided the realization of an information product that guides the management of library services to the users.
Keywords: Library, information management, systematization, knowledge management, technical processes


Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:

Juan Carlos Morales Intriago y Jonathan Manuel Aguirre García (2017): “Sistematización de procesos técnicos en la Biblioteca Central Dr. Alejandro Muñoz Dávila de la Universidad Técnica de Manabí”, Revista Contribuciones a las Ciencias Sociales, (julio-septiembre 2017). En línea:
http://www.eumed.net/rev/cccss/2017/03/biblioteca-alejandromunozdavila.html

http://hdl.handle.net/20.500.11763/cccss1703biblioteca-alejandromunozdavila


Introducción
En el contexto mundial se vive en condiciones históricas marcadas por la dinámica de complejos procesos de cambios, sociales, educativos, económicos, científico, políticos y tecnológicos y debe responder a la dinámica de estas transformaciones; es así, que la inquietud por sistematizar desde las bases científicas se inicia a partir del año 1980, como una preocupación de los profesionales que trabajan con grupos populares para la implementación de proyectos comunitarios. 
En este documento se pretende dar cuenta de los diferentes momentos que configuran el proceso de sistematización, así como también sus objetivos y técnicas necesarias para adquirir singularidad según los criterios metodológicos guiados por las diferentes teorías. Para Gagneten (Gagmetem, 1987) “Sistematización es reproducir conceptualmente la práctica. Esto supone aprender a pensar desde el hacer.”, desde otro enfoque se tiene que es un “Ordenamiento y clasificación de datos e informaciones, estructurando de manera precisa categorías y relaciones, posibilitando de esta manera la constitución de bases de datos organizados” (Jara Ó. , 1998). “la sistematización es un proceso permanente y acumulativo de creación de conocimientos a partir de las experiencias de intervención en una realidad social. Registrar, de manera ordenada, una experiencia que se desea compartir con los demás, combinando el quehacer con su sustento teórico y con énfasis en la identificación de los aprendizajes alcanzados en dicha experiencia”. (Anguiano, y otros, 2009)
Las propuestas de sistematización vigentes hoy en América Latina tienen un sustrato teórico-epistemológico en común: “la concepción de que las prácticas sociales son fuente de conocimiento cuando se las pone en diálogo o interrelación dialéctica con la teoría” (Morgan, 1996). Por lo tanto, lo que trata es de partir de la experiencia narrada para reconstruirla, interpretarla, comprenderla y sacar de ella enseñanzas para una nueva práctica social y educativa.
De este modo se descubre la profunda superposición dialéctica entre conocimiento y acción y entre práctica y teoría. En tanto que, la sistematización es una de las propuestas que surgen, junto con formas diferentes de investigación, que enfatiza en la participación de los propios interesados: el personal de los proyectos y la población con quien se ejecutan las acciones; en consecuencia, el bibliotecario actual, es el responsable de ser el gestor principal de la sistematización de la información y el conocimiento, su objetivo principal está orientado hacia la solución de los problemas de la práctica educativa y de los compromisos sociales adquiridos durante su formación para el desarrollo de la gestión de la información que se concreta al descubrir y diagnosticar las necesidades de ésta en la comunidad, creando servicios y productos de alta calidad, en bien de la ciencia y conforme a los avances tecnológicos y la información existente.
En referencia a la República del Ecuador, en lo que respecta a la sistematización de los procesos técnicos de la información, en muchas de las bibliotecas, se ha hecho posible que en los actuales momentos se cuente con sistema de actividades, estrategias, programas, modelos, alternativas, multimedias, sistema de acciones, entre otros, permitiendo afirmar que en la medida que estos procesos se perfecciona, la utilización del mismo aumenta, lo que demuestra el nivel de aceptación y aplicabilidad.
El presente trabajo se enmarca dentro del campo de la sistematización de los procesos técnicos, haciendo uso de la técnica de análisis de contenido. El análisis y revisión de los procesos que van desde la preparación técnica, pasando por la clasificación hasta el ingreso al sistema, a través del software de código abierto PMB.
METODOLOGÍA
La investigación se desarrolla a través de la metodología cualitativa apoyada en el método explicativo e histórico lógico. Se realizó un diseño que contempla dos etapas: En la primera se revisó el material bibliográfico para argumentar las bases teóricas del presente estudio. En la segunda se utilizó la técnica análisis de contenidos para sistematizar los procesos técnicos que se llevan en la Biblioteca Central de la biblioteca central de Manabí Dr. Alejandro Muñoz Dávila, y construir un producto de información que guíe  operativamente la gestión de servicios bibliotecarios.

 

DESARROLLO
Sistematización de procesos
La sistematización es un proceso de reflexión y análisis crítico de las experiencias en manos de sus propios actores, permite descubrir, a partir de la identificación de los aciertos y errores de los proyectos y de los participantes, los elementos claves que influyeron en la obtención de determinados resultados y por tanto, compartir las lecciones que pueden ayudar a mejorar las prácticas de intervención. La sistematización permite, además, la retroalimentación del sistema de planificación, seguimiento y evaluación.
Para Martinic (1984)  “La sistematización es un proceso de reflexión que pretende ordenar u organizar lo que ha sido la marcha, los procesos, los resultados de un proyecto, buscando en tal dinámica las dimensiones que pueden explicar el curso que asumió el trabajo realizado”. Posteriormente Jara (1998) define a la sistematización como “Interpretación crítica de una o varias experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o explicita la lógica del proceso, los factores que han intervenido en él, como se han relacionado entre si y por qué lo han hecho de ese modo”.
La definición de sistematización no es nueva, su trascendencia ha estado ligada al desarrollo del método científico, en los últimos años, se los ha asociado al campo de la sistematización de información o datos; así como también, a la sistematización de experiencias. Ghiso (2001), la define como “un proceso de recuperación, tematización y apropiación de una práctica formativa determinada, que al relacionar sistémica e históricamente sus componentes teórico – prácticos, permite a los sujetos comprender y explicar los contextos, sentido, fundamentos, lógicas y aspectos problemáticos que presenta la experiencia, con el fin de transformar y cualificar la comprensión, experimentación y expresión de las propuestas educativas de carácter comunitario”. En un libro más reciente, Antillón (2002), precisa: “La sistematización no es sólo un trabajo de recuperación de experiencias y su consecuente interpretación, sino también una tarea permanente de construcción de un sistema de ideas, conceptos y símbolos”.
La sistematización es el proceso a través del cual se pretende ordenar una serie de elementos, pasos y etapas, con el propósito de conceder jerarquías a los diversos componentes. Al constituirse en un proceso participativo, la sistematización presume una aproximación hacia todos los involucrados, dando la oportunidad de analizar en conjunto, mediante el testimonio, siendo estos factores los que ayudaron positiva o negativamente al desarrollo de la intervención; es decir, la sistematización es de vital importancia para las organizaciones.
La forma más sencilla, breve y clara de definir la sistematización consiste en afirmar que se trata de “Una reflexión auto – crítica sobre la experiencia” (Van-de-Velde, 2008). De esto se parte para decir que una de las formas principales del aprendizaje, el tanteo y error, descansa básicamente en una actitud sistematizadora. Es importante destacar que el carácter transformador de la sistematización, es para mejorar, enriquecer e innovar las prácticas diarias de los procesos realizados, en el caso de este estudio en el marco de las bibliotecas.
El objetivo de un proceso de sistematización es permitir que sus actores se involucren en el desarrollo del aprendizaje y generación de nuevos conocimientos a partir de las experiencias documentadas, datos e informaciones precedentemente diseminados. Estos procesos de sistematización permiten:

  • Que los actores realicen un análisis sobre lo que hicieron, por qué lo hicieron, por qué lo hicieron de una manera y no de otra, cuáles fueron los resultados, y para qué y a quién sirvieron los mismos.
  • Provocar procesos de aprendizaje. Estas lecciones pueden estar destinadas a que las mismas personas o grupos que han hecho la sistematización, puedan mejorar su práctica en el futuro, o también pueden estar destinadas a que otras personas y equipos, en otros lugares y momentos, puedan apoyarse en la experiencia vivida para planificar y ejecutar sus propios proyectos.
  • Explicar por qué se obtuvieron esos resultados, y extraer lecciones que nos permitan mejorarlos en una experiencia futura. (Acosta, 2005)

En síntesis, el objetivo de un proceso de sistematización de los procesos, es proveer que los actores de los procesos de desarrollo se involucren en procesos y generación de nuevos aprendizajes a partir de las experiencias, datos e informaciones adquiridos, de tal manera que se desarrolle su capacidad para tomar mejores decisiones.  De allí que un punto importante es elegir se es lo que se desea sistematizar, para poder alcanzar los objetivos propuestos.
Preparación para la sistematización
Dentro de la fase inicial de la sistematización se diferencian dos pasos de importancia como son la reflexión y el diseño del proceso, cuya reflexión se da desde las necesidades e intereses que se tengan dentro de una institución o sujetos los cuales deciden qué es lo que se desea sistematizar. A criterio de (Merlo, 2000) “La gestión profesional de la biblioteca como institución informativa, se canaliza orgánicamente a través de la consolidación de equipos y proyectos de referencia, presente en cualquier tipo de biblioteca, es en el caso de las bibliotecas públicas donde adquieren formas más variadas. Atienden a usuarios de características muy distintas y de necesidades de información muy dispares”.
 Como parte del proceso se debe seleccionar el equipo coordinador, quienes serán los encardados de definir los ejes y se acuerda un concepto de sistematización, para lo cual será necesaria la toma de decisiones metodológicas, políticas administrativas y teóricas que ayudarán la orientación del proceso. Para Sánchez (1989) “Sistematizar es un esfuerzo analítico que implica mirar la práctica con distancia, reflexionarla, hacerle preguntas y hacer no obvias las actividades cotidianas. Es distinguir a nivel teórico lo que en la práctica se da sin distinciones dentro de un todo, es buscar las relaciones que hay en lo que hacemos. [...] Sistematizar es organizar una práctica para volver a intervenir con mayor eficiencia y eficacia en una situación dada”
Como señalan Francke y Morgan (1995), la sistematización debe permitir: “Obtener un producto consistente y sustentado, a partir del cual es posible transmitir la experiencia, confrontarla con otras y con el aprendizaje teórico existente, y así contribuir a una acumulación de aprendizajes generados desde y para la práctica”. Por otra parte a criterio de Peresson (1996) “El eje central de la sistematización es el presente: la mirada retrospectiva y el esfuerzo de sistematización se hacen desde nuestro hoy: a partir de los problemas, los interrogantes, los desafíos y cuestionamientos, las necesidades y contradicciones que se tienen en el momento actual y con una visión prospectiva. Ellos constituyen el punto de partida de la sistematización y son prioritariamente los aspectos que deben ser clarificados por ella”. En la definición de los ejes de sistematización, estarán en juego los intereses, las motivaciones, las necesidades y el conocimiento previo que se tenga. 
Los componentes se expresan con preguntas elaboradas con indicadores de forma dialógica que se darán por medio de y complementaciones que orientarán al proceso.
Partiendo de un análisis las bibliotecas tienen una importante labor social para brindar sus servicios, se estudia el papel de la sistematización como agente de cambio en los servicios de información de las bibliotecas. Para Zúñiga (1991), los principales aspectos de la sociedad de la información son:

  • Los sistemas se encuentran hechos, existen objetivamente en la realidad y no hay más que revelarlos, comprendiendo las experiencias particulares en términos de las doctrinas y de las teorías que son consideradas como válidas;
  • Los sistemas son una estructura mental, un modo de ordenar las cosas y por ello hay que proponerlos, buscando las explicaciones a partir de los hechos;
  • O se trata de buscar qué es lo que parece que unifica, que muestra, que da sentido a una serie de cosas, de actividades, de personas, de interacciones que, si bien son diferentes, parecen que de algún modo están relacionadas, que “funcionan juntas”, y que se influyen mutuamente. En este tercer caso, los sistemas hay que ajustarlos, confrontando experiencias y teorías, postulándolos primero como interpretaciones hipotéticas, luego revisándolos, adaptándolos y desarrollándolos, según la información disponible, de acuerdo a lo que se vaya aprendiendo sobre ese sistema.

Una vez ocurrida la práctica, la sistematización es un procedimiento que se lleva a efecto de forma participativa, este permite ordenar lo sucedido, recuperar la memoria histórica e interpretarla, aprender nuevos conocimientos, para confrontarlos con nuevas experiencias y teorías que luego serán compartidas con otros entes sociales. Para concluir este inciso sobre ¿cuándo sistematizar?, Van de Velde (2008) formula tres recomendaciones concretas:

  • Para la sistematización de procesos, hay que mantener una articulación con los períodos contemplados en las diferentes planificaciones operativas del proyecto.
  • En cambio, la sistematización de contenidos se realiza generalmente al finalizar la ejecución de un proyecto; no obstante, el trabajo de registro de los datos y la recopilación de insumos en general debe planificarse desde el inicio.
  • Además de lo anterior, siempre debe haber flexibilidad en cuanto al manejo de los tiempos; ya que, durante el proceso de sistematización nunca se sabe con certeza, de antemano, con qué nos vamos a encontrar ni en qué aspectos se necesitará profundizar.

La sistematización, como actividad de producción de aprendizajes desde la práctica, sirve para enriquecer, confrontar, cuestionar y modificar el aprendizaje teórico actualmente existente.
Las bibliotecas se caracterizan como institución por su relación con la comunidad, es así que, para la comprensión de su funcionamiento se debe estudiar de forma simultánea los procesos internos y los limitantes externos. "La biblioteca universitaria es una combinación orgánica de personas, recursos, colecciones (locales y virtuales) e infraestructura, cuyo fin es asistir a los usuarios en el proceso de transformar la información en conocimiento” (Cabid, 2001.) Desde otro punto de vista, “Biblioteca (o sistemas de estas) establecida, mantenida y administrada por una universidad para cubrir las necesidades de información de sus estudiantes y apoyar sus programas educativos, de investigación y demás servicios” (Ala, 2001).
Las bibliotecas deberán enfrentar el dinamismo de los procesos de cambio como son la constante innovación tecnológica, en definitiva, el cambio en las formas del trabajo que conlleva la sociedad de la información y comunicación, convirtiéndose “un factor trascendental en los procesos educativos modernos y en ese sentido necesita estar respaldado por un modelo de evaluación funcional que registre las condiciones operativas y permita crear alternativas que potencialicen su funcionamiento en el entorno institucional” (Tarangom & Hernández, 2009). Siendo necesaria “una combinación orgánica de personal, colecciones e instalaciones cuyo propósito es ayudar a sus usuarios en el proceso de transformar la información en conocimiento". (Córnez, 2011, pág. 1).
Es decir que para el desempeño de una adecuada función, la biblioteca debe estar dotada de una serie de recursos (personal, tecnológicos, espaciales, equipamiento), con la aplicación de determinadas técnicas que ayuden al ofrecimiento de un adecuado servicio. En definitiva, Gómez Hernández (2000) “Toda la organización técnica de biblioteca, los trabajos sobre la colección, etc., tienen como fin hacer posibles los servicios a los usuarios. A partir de las postulaciones de De Jongh (2000) “La biblioteca adopta hoy un modelo de actuación orientada al usuario, que afecta a todos los servicios técnicos y a la misma organización física de los espacios”. En tanto que, La función principal del sistema bibliotecario es “conservar la memoria académico-científica. La relación de la biblioteca en los ámbitos educativos, es que ésta debe ser un laboratorio de ideas, un marco repertorio informativo de calidad, un centro de enlace a las redes mundiales de datos, un espacio privilegiado para el estudio individual y un punto de partida para cualquier proyecto de instrucción a distancia o educación de tipo constructivista. (Lara, 2004).
En la actualidad la biblioteca, como las demás organizaciones, debe tener una responsabilidad social colectiva que incluya la satisfacción de las necesidades del público, la comunidad y sus empleados; por lo tanto, estratégicamente, las bibliotecas poseen objetivos sociales, además de objetivos técnicos
Sistematización de procesos técnicos en la Biblioteca Central de la Universidad Técnica de Manabí Dr. Alejandro Muñoz Dávila.
De acuerdo al diagnóstico realizado en la Biblioteca Central de la Universidad Técnica de Manabí, en ésta se realizan los siguientes procesos técnicos de acuerdo a los siguientes procesos o etapa:

CONCLUSIONES
La Biblioteca es una institución legitimada en el contexto de la sociedad de la información, los servicios que ofrece responden a una necesidad social de investigación y son susceptibles de adaptarse los nuevos cambios y situaciones generadas en el día a día mediante su transformación tecnológica o evolución de funciones; para ello, se cuenta con la Sistematización de los Procesos Técnicos, mismo que debe englobar todos los procesos en los que está implicada la tecnología, si se quiere aportar con un valor añadido a cada uno de los servicios que se brindan, todos centrados en la satisfacción de las necesidades de información del usuario.
La Sistematización de Proceso Técnico en la Biblioteca Central Dr. Alejandro Muñoz Dávila de la Universidad Técnica de Manabí, contempla las prestaciones que ayudan a generar y gestionar un portal de recursos de información y servicio al usuario en red, constituyéndose la visión interna (bibliotecario) y el portal de visión externa (usuarios), como parte del sistema de información de la biblioteca. Se hace uso de la plataforma DSpace, donde se almacenan  los proyectos de titulación de los estudiantes de la Universidad Técnica de Manabí, es uno de los programas de código abierto que utilizan las instituciones académicas y que soporta repositorios de ficheros textuales, audios, video, entre otros.
La sociedad de la información es ya un fenómeno cultural, tecnológico y económico, en tanto que, el cambio social de la información afecta a las maneras de acceder a su búsqueda en todos los niveles. Ante esta situación la biblioteca se ha visto en la necesidad de sistematizar sus procesos técnicos con el fin de evaluarlos para aumentar la eficiencia y transparencia de la información generada, determinar su flujo y llevar de mejor manera la gestión de los documentos; reconociendo que su comunidad de usuarios es abierta, heterogénea y deslocalizada.


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Recibido: 26/07/2017 Aceptado: 02/08/2017 Publicado: Julio de 2017

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