Carlos Roberto García Salazar *
Luís Eduardo Dourimond Duran **
Universidad de Guantánamo. Cuba
carlosrgs@cug.co.cuRESUMEN.
El presente trabajo tiene como finalidad evaluar mediante procedimientos, técnicas y métodos de la administración financiera, la incidencia de los cobros y pagos en la gestión económica operativa de las empresas, lo que permitirá evitar el insuficiente resultado operativo en el proceso de cobros y pagos para garantizar una mayor eficiencia en la actividad económica, con el fin de brindar a la dirección de las empresas una herramienta apropiada para la toma de decisiones.
En el mismo se hace referencia a algunos conceptos básicos del marco conceptual del crédito comercial de clientes y proveedores, se expone además la importancia del crédito comercial, así como los aspectos que deben considerar una política de crédito, las consideraciones teóricas generales acerca de las cuentas por cobrar y por pagar, como el análisis de antigüedad de los saldos, las alternativas de financiamiento a corto plazo y los créditos comerciales de los proveedores.
En la propuesta se hace un análisis del diagnóstico de las cuentas por cobrar y pagar además se analizaron: el capital de trabajo, específicamente los elementos circulantes y la liquidez del capital de trabajo, las razones de rendimiento, el comportamiento de las cuentas por cobrar con respecto a las ventas y a las utilidades, la valoración de las cuentas por cobrar por edades, el análisis del patrón de cobros, la aplicación del modelo de SARTORIS-HILL, la determinación del VAN, la rotación de las cuentas por pagar y los ciclos de pagos, la valoración de las cuentas por pagar por edades y el patrón de pagos.
Palabras claves: cobros, pagos, capital de trabajo, liquidez y rendimiento.
SUMMARY.
The purpose of this paper is to evaluate, through procedures, techniques and methods of financial administration, the incidence of collections and payments in the operational economic management of companies, which will allow to avoid insufficient operating results in the process of collections and payments for ensure greater efficiency in economic activity, in order to provide the management of companies with an appropriate tool for decision making.
It refers to some basic concepts of the commercial credit conceptual framework of customers and suppliers, it also discusses the importance of commercial credit, as well as the aspects that should be considered a credit policy, the general theoretical considerations about the accounts receivable and payable, such as the analysis of seniority of balances, short-term financing alternatives and commercial credits from suppliers.
The proposal analyzes the diagnosis of accounts receivable and payable and analyzed: working capital, specifically circulating elements and working capital liquidity, the reasons for performance, the behavior of accounts receivable with respect to sales and profits, the valuation of accounts receivable by age, the analysis of the collection pattern, the application of the SARTORIS-HILL model, the determination of the NPV, the rotation of accounts payable and the cycles of payments, the valuation of the accounts payable by ages and the payment pattern.
Keywords: collections, payments, working capital, liquidity and performance.
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Carlos Roberto García Salazar y Luís Eduardo Dourimond Duran (2018): “Análisis de la gestión de cobros y pagos como actividad económica operativa en las empresas”, Revista Caribeña de Ciencias Sociales (enero 2018). En línea:
http://www.eumed.net/rev/caribe/2018/01/actividad-economica-empresas.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/caribe1801actividad-economica-empresas
INTRODUCCION
En el mundo contemporáneo las empresas luchan por un mayor control y administración de sus recursos, a nivel mundial existen relaciones internacionales de cobros y pagos para todo tipo de operaciones mercantiles, todas las transacciones están legisladas para garantizar el buen funcionamiento y la estabilidad entre los países.
El Crédito Comercial entre las entidades económicas debe funcionar de manera sistemática y estable, a fin de que las relaciones financieras y la información que de ellas se deriven, muestren realmente el movimiento de las mercancías y los servicios prestados, contribuyendo al establecimiento y control de la política monetaria y su utilización en las empresas como importante instrumento de control financiero.
En el contexto de las relaciones entre las empresas aún existen insatisfacciones en materia de cobros y pagos lo que se manifiesta en una tendencia al incremento de los saldos en las cuentas por cobrar y por pagar (fenómeno que ha contribuido al déficit fiscal en el presupuesto del Estado en muchos países la necesidad del saneamiento de las finanzas) lo que influye de manera negativa en la gestión económica operativa en las entidades.
La presente investigación se desarrolló en la Empresa de Suministros y Transportes Agropecuarios Guantánamo. Cuba por el insuficiente resultado operativo en el proceso de cobros y pagos lo que provoca ineficiencia en la actividad económica.
DESARROLLO
La empresa debe prepararse para luchar en el mercado, dotándose de los recursos financieros necesarios y de una gestión oportuna y dinámica. La gestión financiera por lo tanto tiene alta transcendencia en la economía ya que el funcionamiento de la empresa se basa en la disponibilidad de recursos monetarios. (Amat, 2000:109)
Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamientos de préstamos, son el total de Créditos extendidos por una empresa a sus clientes; por lo consiguiente, esta cuenta del Estado de Posición Financiera y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores más líquidos, disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser cobrados. (Castells, 2001:225
Llevar adelante la gestión operativa de la empresa, no significa otra cosa que llevar adelante la actividad empresarial en el período contable, ocupando un lugar relevante la disposición de los recursos con que cuenta la empresa para su desenvolvimiento, lo cual evidencia la necesidad de tomar algunas decisiones financieras relacionadas con los Activos y Pasivos en un corto período que le permita de una u otra forma saldar las obligaciones en ese período. De lo anterior se infiere que el manejo del Capital de Trabajo ocupa un lugar importante al considerarse un fondo que ofrece alivio financiero para los pagos de las cuentas que vencen en un futuro próximo, integrado por el conjunto de activos circulantes obtenidos en gran medida de la propia actividad de la empresa y dentro de estos se hace gran énfasis en las cuentas por cobrar, por constituir en estos momentos un problema a resolver en algunas empresas, entre ellas la empresa escogida para la presente investigación.(Gitman, 1990:161)
Dos aspectos fundamentales a los que se tiene que enfrentar el ejecutivo financiero que se encuentra a cargo de la administración de las cuentas por cobrar son el diagnóstico y el control de la misma. En el caso del primero como un instrumento muy oportuno que le permita a la empresa saber cómo se están comportando sus cuentas por cobrar pudiendo utilizar para ello razones financieras y dentro de estas las razones de actividad puesto que miden la efectividad con que se están administrando los activos.(Blanch, 1998:148)
Para la empresa es importante observar estrechamente la posición de estas cuentas, pues si disminuyen las cobranzas, la inversión en cuentas por cobrar de la empresa aumenta, lo cual será dañino para las utilidades y el potencial de cuentas malas también aumentará, por lo que es factible evaluar las pérdidas producidas por estas cuentas malas o incobrables.(Miller, 1996:213)
El proceso de cobranza puede ser muy costoso en términos de los gastos que se requiera y del crédito mercantil que se pierda. Pero se necesitan por lo menos algunas firmezas para prevenir una prolongación indebida del período de cobranza y para minimizar las pérdidas resultantes, debiendo procurarse un equilibrio entre los costos y los beneficios de diferentes políticas de cobranzas. (Miller, 1996:216)
Una de las formas de evaluación de la inversión próxima al óptimo de cuentas por cobrar lo constituye la aplicación de modelos económicos-financieros, aunque no es muy común su uso en la práctica, constituyen una valiosa herramienta que permite conocer los flujos de caja que se esperan obtener en comparación con períodos anteriores. Uno de ellos conocido como el modelo de SARTORIS-HILL, el cual se relaciona sobre la base de ganancia o pérdida teniendo en cuenta las ventas. (Blanch, 1998:181)
Teniendo en cuenta las características de la empresa así como el comportamiento de estas cuentas se utilizará el análisis de antigüedad de los saldos junto al ciclo de cobros para conocer su envejecimiento y establecer un análisis de la situación de los cobros después de la puesta en vigor de la letra de cambio como instrumento financiero para facilitar la gestión de cobro. Una vez que la empresa ha fijado sus estándares de créditos, se deben establecer procedimientos para evaluar a los solicitantes del mismo. A menudo la empresa debe determinar no solo las cualidades que tenga el cliente para el crédito, sino también determinar el monto por el cual este pueda responder.(Gitman, 1990:198
La empresa cuenta con un parque de equipos de 41 medios de transporte, de este parque total solo se mantuvieron activos durante el año 18 camiones, que representa un 44%, presentando serias dificultades con las piezas de repuesto, neumáticos, baterías y otros accesorios, a pesar de estas dificultades se completó con el aseguramiento de transportación de materiales para las principales tareas a desarrollar, así como tareas asignadas de higienización de la ciudad, distribución de la canasta básica, y otras tareas que fueron posibles cumplir con el plan de venta de producción.
Como muestran las tablas anteriores la empresa cuenta con un Capital de Trabajo en el 2015 con $6 897 497.48 y en el 2016 con una cifra de $10 070 457.98 evaluando el período 2015-2016 hubo un incremento de $3 172 960.50 motivado por el aumento de los activos circulantes y una disminución en los pasivos circulantes.
Entre las principales partidas que influyen en el aumento del capital de trabajo en el año 2015-2016 se encuentran los activos circulantes, el efectivo, las cuentas por cobrar y los Adeudos con el Presupuesto, y en la disminución de los pasivos circulantes influyen las partidas Efectos por Pagar, Cuentas por Pagar a corto plazo y las Obligaciones con el organismo.
Análisis de la Liquidez del Capital de Trabajo.
Para un analista financiero que se interese principalmente por la posición a corto plazo, o liquidez de una empresa resulta de gran importancia el uso de las razones de liquidez. Seguidamente se determinan las razones de liquidez en el período 2015-2016, las cuales permitirán medir la posibilidad de la empresa para pagar sus deudas a corto plazo.Al tomar los datos del Estado de Situación, se depuró el Activo Circulante por tener en su contenido cuentas que no tienen respaldo financiero para cubrir obligaciones a corto plazo, por lo que se eliminan para el cálculo de la prueba ácida los inventarios, no se excluyen los Pagos Anticipados ya que los saldos que presentan los mismos no son significativos para la toma de decisiones de la Empresa.
Según los resultados obtenidos la empresa en el período 2015 no tiene una situación preocupante debido a que estas razones como promedio de cada peso que se contraiga en deudas se cuentan con más de un peso para liquidar sus obligaciones a corto plazo. No así en la situación obtenida en el año 2016 en su Prueba Ácida que se comporta por debajo de un peso. Al comparar el año 2015-2016 la Razón Circulante decrece en $ 0.15
La Prueba Ácida al comparar el año 2015-2016 decrece en $0.23 y los inventarios como partidas menos líquidas en el período 2015-2016 representaban el 159%, 272% respectivamente. Por consiguiente, esto corrobora que en el comportamiento del capital de trabajo y las razones de liquidez, la incidencia fundamental sobre todo, al cierre del 2016 la tiene el crecimiento de las cuentas por pagar en $1´058,622.68 y $3´560,016.59 de Préstamos Recibidos.
En los pasivos circulantes el incremento de los préstamos recibidos está dado porque la empresa no cuenta con efectivo suficiente para pagar sus deudas a sus suministradores en las cuentas de mercancías, para la continuidad de su proceso productivo, ya que tiene niveles elevados en cuentas por cobrar pertenecientes a inversiones dentro del propio Ministerio de la Agricultura que son financiadas con el Presupuesto del Estado y los financiamientos no son situados dentro del año que se ejecuta el servicio, por tales razones, la empresa tuvo que solicitar Préstamos Bancarios para Capital de Trabajo. No obstante los resultados en las razones de liquidez, es práctico evaluar la calidad del Capital de Trabajo en los años analizados, teniendo en cuenta los altos saldos de cuentas por cobrar que se encuentran con más de 90 días y que se profundizará más adelante en su análisis. Evaluar la liquidez significa relacionar los saldos de partidas más líquidas con los de partidas menos líquidas.
Los inventarios que constituyen las partidas que más demoran en convertirse en efectivo representan el 159% y 272% respectivamente en el 2015 y 2016. Las cuentas por cobrar representan el 400% y el 104% en los años analizados respectivamente.
Con lo anterior expuesto, se puede afirmar que la calidad del capital de trabajo es satisfactoria si se adiciona al porciento de estas cuentas por cobrar el del efectivo y de los Adeudos del Presupuesto del Estado. Dentro de las cuentas por cobrar existen elevados saldos de cuentas que no se han podido cobrar y la empresa no cuenta con la liquidez suficiente para saldar deudas a corto plazo. Situación que incide de manera negativa en la gestión financiera operativa.
Como se observa la rotación de las cuentas por cobrar en el año 2015 con respecto al año2016 muestra una disminución de 0.80 veces aunque la gestión de cobros de la Empresa no fue la más activa, trayendo como consecuencia un incremento en el período promedio de las cuentas por cobrar en 32 días.
Por otra parte en este período la empresa introduce la modalidad de Letra de Cambio para garantizar la disminución de las cuentas por cobrar en existencia. Enelaño2016 con respecto al 2015 disminuye la Rotación de las Cuentas por Cobrar en0.64 veces y el Período Promedio de las Cuentas por Cobrar aumenta en 4 días, siendo resultados desfavorables.
En este año se vendieron alrededor de $29 521 845.94 de los saldos de estas cuentas al Banco con resultados positivos, pero aún resulta insuficiente para disminuir el alto saldo de las cuentas por cobrar. Por otro lado se realizaron compensaciones de cuentas por cobrar y por pagar dentro de empresas pertenecientes al grupo GELMA, por un total de $1 549 644.81, que tampoco mejora el elevado saldo de las cuentas.
Esta situación que presentan las cuentas por cobrar evidencia que la empresa debe realizar una mejor política de crédito ya que como se puede apreciar en el año 2016 cuenta con Efectos por Cobrar y mantiene su política de cobros en 30 días según convenios.
Teniendo en cuenta la situación desfavorable de cobros de las inversiones pertenecientes a las empresas de la agricultura, por su situación con respecto a los pagos de la empresa, supone la necesidad de que la Empresa de Suministros y Transporte Agropecuario mantenga el ciclo de cobros en un periodo de 30 días y realice ventas en efectivo, para así, aumentar sus activos líquidos y no tenga cuentas por cobrar vencidas.
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en las razones de rendimiento analizadas en la entidad pudimos arribar a la conclusión que dentro del margen de utilidad uno de los causantes de que las tendencias sean de forma negativa son los costos y los gastos que afectan considerablemente las utilidades, donde entre un período y otro se incrementa de forma considerable. Otro de estos es la casi invariabilidad de las ventas, puesto que el aumento ellas y el incremento mayor de los costos reduce significativamente este margen.
La rentabilidad sobre activos totales también crece $0.11, evidencia que de un año con relación a otro vienen aumentando sus utilidades por cada peso de activos invertidos, y que la gestión operativa no deteriora, motivado por los altos rendimientos que posee y extrae de las inversiones a través de su gestión de activos.
Al evaluar la interrelación entre las ventas, los saldos de las cuentas por cobrar y las utilidades en operaciones se observa que del 2015-2016 las ventas se mantienen prácticamente invariables, las cuentas por cobrar decrecen en un 29% y las utilidades en operaciones crecen en un 85%.
Del saldo total de las cuentas por cobrar a corto plazo MN $8 803 538.63 el 41% corresponden a saldos vencidos, de ellos 31-60 días 13%, de 61-90 días 6%, y en más de 90 días 5%.Como se observa las mayores dificultades que tiene la empresa se concentran en los saldos con más de 90 días con un total de $440 100.00, ya que muestra una alta probabilidad que la empresa incurra en pérdidas, al no poder cobrar determinadas cuentas. Se puede destacar que dentro del rango de edad de más de 90 días corresponden $440 100.00 en moneda nacional.
La tasa anual de rendimiento es de l3%. La razón de pérdidas por cuentas malas se obtiene dedividir el saldo de cuentas de más de 90 días, entre el saldo total de Cuentas por Cobrar.
La rotación de las cuentas por pagar y el ciclo de pagos del período 2015-2016 se ha comportado de manera inestable, siendo de 0.27 veces en el 2015, 0.74 veces en el 2016, para un ciclo de pago de 1333 y 486 días respectivamente, lo cual indica que la empresa está siendo morosa en los pagos a sus proveedores, esto se evidencia en la cantidad de días que se demora la empresa en pagar sus deudas a los proveedores según lo pactado en los contratos con los suministradores.
La situación que presentan las cuentas por pagar es desfavorable en cuanto a saldos por más de 90 días al cierre del 2016 con un 21% del saldo total de las cuentas lo que importan $1 756 965.04, así como un 47 % de saldos vencidos del total de las cuentas que suman $3 982 600.00.
Del total de saldos vencidos el mayor porciento se encuentra en más de 90 días lo que representan (21%), de61-90 días (15%), y de 31-60 un (10%). Dentro de estas deudas los mayores saldos pertenecen al Ministerio de la Agricultura, lo que representa un total del 87% de la deuda total y un 92% de las deudas vencidas.
Como se pude apreciar, la empresa tiene un porcentaje alto de cuentas vencidas, las cuales no pueden ser utilizadas como fuente de financiamiento a corto plazo o para conformar un plan estratégico de financiamiento que dé respuesta a sus necesidades económicas operativas.
En plena correspondencia con lo anteriormente planteado en relación con las cuentas por cobrar, acerca de los altos porcentajes de cuentas malas o cuentas incobrables, imposibilita a la empresa tener utilidades reales en niveles significativos y suficientes efectivos para pagar sus facturas, las cuentas por pagar por un lado y su carácter impagable por otro, guardan una estrecha relación.
Los principales proveedores a los cuales se les debe las mayores cantidades son:
(PESOS)
$211 839.06
$ 988 286.19
$926 101.98
$109 319.06
Análisis del Patrón de Pagos.
Como la entidad no utiliza el patrón de pagos, se procede a confeccionar el mismo para que este constituya una herramienta principal que le permita conocer la cantidad de efectivo que desembolsará mensualmente por concepto de compras a proveedores.
La confección del patrón de pagos es similar al patrón de cobros lo que se realiza sobre la base de los planes de compras por meses y los datos del estado de cuentas por pagar por edades, aplicando un por ciento aleatorio, con el objetivo de conocer al final del mes el monto total a desembolsar después de efectuada una compra. Los porcientos que se determinan después de realizar los pasos correspondientes son: Mes de la Compra 10%,1er mes posterior a la compra 30%, 2do mes 20% y 3er mes 40%.
Del análisis de las cuentas por cobrar y por pagar se determina que entre el ciclo de cobros y de pagos no existe sincronismo, ya que el ciclo de pago con (209días) casi triplica el de cobros que bordea los (85días), lo que evidencia que el efectivo recaudado por concepto de ventas de bienes y servicios al cierre de 2016 no se está utilizando para saldar deudas con los proveedores.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que el cobro del monto de las cuentas por cobrar que se cobran durante este período es solo una ínfima parte del saldo total, y que en la mayoría de los casos no cuenta con fondos suficientes para pagar parte de las deudas contraídas por conceptos de ventas de bienes y servicios.
Viéndose afectada también su carácter como cliente, muchas de las entidades suministradoras han perdido la fiabilidad para hacer determinadas operaciones. Por supuesto que esto atenta contra la imagen corporativa de la empresa.
Como se puede apreciar, todos los análisis y las evaluaciones realizadas conducen a la empresa a desarrollar un plan de financiamiento a corto plazo, que le ayuden a mejorar la situación económica operativa en la entidad.
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