SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE ÍNDOLE ACADÉMICO EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES), MEDIANTE LA PLATAFORMA DE CÓDIGO ABIERTO ALFRESCO® Y BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA ISO 21500:2012

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE ÍNDOLE ACADÉMICO EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES), MEDIANTE LA PLATAFORMA DE CÓDIGO ABIERTO ALFRESCO® Y BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA ISO 21500:2012

Mary Lucía Galindo Galindo (CV)
Universidad del Mar

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INTRODUCCIÓN.

Una particularidad de los proyectos desarrollados por las Instituciones de Educación Superior (IES), aquellos de índole netamente académicos, corresponde a las restricciones de costos, tiempo y recursos sobre los cuales son formulados, por cuanto los líderes de las Unidades funcionales asignan esta labor a uno o varios docentes con una carga horaria ajustada al periodo académico en curso, conllevando a que desde la concepción del proyecto hasta su cierre se dé sin una planeación asertiva y por ende, en muchas ocasiones no se tengan productos que sirvan como indicadores de los procesos de investigación desarrollados por las Instituciones.

Lo anterior es una consecuencia de la gran falencia que presentan las IES en el planteamiento y desarrollo de su gestión bajo un esquema de proyectos, su accionar en procesos de innovación la esquematizan como una actividad más, dentro de sus planes permanentes de funcionamiento. De este escenario no es ajena la Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO), por cuanto dentro de su Plan Estratégico se plantean 15 retos, donde la Gestión Administrativa hace parte del reto Sostenibilidad Económica, mientras que la Gestión Académica del reto Integración y Modernización Administrativa (UNIMINUTO, 2009), siendo esto un fiel reflejo de la poca atención que se le ha dado a la gestión de proyectos como una alternativa de integración de elementos institucionales, presupuestarios, humanos y culturales donde se tiene en cuenta diversos recursos, normas, procedimientos y valores corporativos.

La falta de articulación entre los diferentes procesos de gestión (académicos y administrativos) conllevó a que la Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO (entidad objeto de este proyecto) presentara un panorama poco alentador en su accionar hacia la consecución de los retos y objetivos estratégicos institucionales relacionados con el quehacer investigativo, resultados plasmados en la Evaluación del Plan de Desarrollo 2008:2012 (UNIMINUTO, 2012), dentro de los cuales se encuentran:

  • Los procesos se modifican sin que se dé una concertación previa.
  • Falta de claridad en algunos procesos, lo que implica en algunas ocasiones repetirlos.
  • No hay recursos humanos, ni físicos para la normalización de los procesos.
  • Numerosas instancias a las cuales se debe acudir para el aval y realizar una acción.
  • Marcado número de funcionarios (burocracia) haciendo que la comunicación se dificulte en las diferentes instancias, teniendo un desgaste administrativo.
  • No hay unidad de criterio entre la parte administrativa y la parte académica y un desconocimiento de los procesos académico-administrativos dentro de la Facultad.

Dentro de las acciones de mejora propuestas, conexas al quehacer investigativo de la Facultad de Ingeniería, como resultado de esta Evaluación del Plan de Desarrollo 2008:2012 (UNIMINUTO, 2012) se establece la necesidad de:

  • Identificar los procesos propios de la Facultad en los cuales las decisiones son propias y se pueden hacer los debidos mejoramientos en la gestión por procesos.
  • Determinar los procesos y procedimientos que son propios de la Facultad y mejorarlos en un trabajo en conjunto y concertado.
  • Tener una estructura que permita el desarrollo de los procesos investigativos en la Facultad.
  • Determinar cuáles son los procesos vitales para el desarrollo de la gestión académica.

A fin de hacerle frente a estas acciones de mejora, se plantea el Sistema de Gestión Documental para la administración de proyectos de investigación de índole académico en Instituciones de Educación Superior (IES), mediante la plataforma de código abierto Alfresco®, bajo los lineamientos de la ISO 21500 Guidance on Project Management; Caso: Facultad de Ingeniería de la Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO).

El desarrollo de este trabajo se fundamenta sobre el supuesto (hipótesis de trabajo) que la implementación (etapa que le sigue al desarrollo de este proyecto) de un Sistema de Gestión Documental en la Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO bajo el ambiente colaborativo de Alfresco®, es el mecanismo para responder asertivamente a las acciones de mejora en el quehacer investigativo de la misma.

Por tanto los lineamientos del Sistema de Gestión Documental propuesto deben responder a los siguientes interrogantes:

  • ¿Es posible ejecutar el levantamiento y racionalización de procesos de gestión del quehacer investigativo de la Facultad?
  • ¿Es factible una reingeniería de procesos de gestión propios del contexto investigativo de la Facultad?
  • ¿Se pueden desarrollar los lineamientos para el uso de herramientas para la automatización de procesos de gestión documental (como Alfresco®) de la Facultad?
  • ¿Se puede hacer uso de la plataforma Alfresco® para la automatización de los procesos de gestión de la Facultad en los proyectos de investigación de índole académico?

Es de resaltar que la gestión de proyectos de índole académico bajo la plataforma de código abierto Alfresco® y que a su vez se encuentren alineados con las áreas y procesos estipulados en la ISO 21500:2012, tributan hacia robustecer los proyectos de Gestión Administrativa y Académica de UNIMINUTO, fortaleciendo así la Sostenibilidad Económica e Integración y Modernización Administrativa.

Dentro de los beneficios de la virtualización en las IES y por ende sus procesos de gestión, Alba et al (2011) resaltan: la reducción de costos de operación en el largo plazo, un menor uso de espacios físicos, la eliminación de trámites y procesos que requieren inversiones en aspectos logísticos, responder tanto a demandas como exigencias del mercado, fomentando la competitividad frente a otras IES y un aporte al adecuado desarrollo y evaluación de operaciones y procesos estratégicos.

Lo anterior aunado a que Alfresco® ofrece un abanico de funcionalidades que se ajustan a las necesidades de las IES, permitiendo la gestión de documentos, de contenidos y la colaboración entre los usuarios, haciendo que los procesos de Gestión de Proyectos (no solo para el desarrollo sino en todas las etapas del mismo), se den de manera satisfactoria, conllevando a un uso eficiente de recursos humanos, físicos y un aumento de la productividad y mejorando la calidad. (Cueva, 2012).

Al ser la ISO 21500:2012 una norma que está enfocada hacia las organizaciones, ofreciendo las directrices hacia el gerenciamiento de cualquier tipo de proyecto independientemente de su complejidad, tamaño o duración (Associação Brasileira de Normas Técnicas, 2012), hace de esta un camino certero en la Gestión de proyectos de índole académico de las IES, que se alineen con sus necesidades estratégicas.

Ahora bien, bajo el objetivo de constituir el Sistema de Gestión Documental mediante la plataforma de código abierto Alfresco®, alineado con las áreas y procesos estipulados en la norma ISO 21500:2012, como una herramienta de seguimiento a proyectos académicos de investigación de las IES, Caso: Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO, se establecen los siguientes mecanismos (metas) para su consecución:

  • Identificar áreas y procesos para la gestión de proyectos, establecidos en la ISO 21500:2012 que son pertinentes a los proyectos de índole académico de las IES.
  • Diagnosticar el proceso de gestión de proyectos de índole académico de las IES.
  • Establecer la documentación propia de la gestión de proyectos de índole académico, que se vinculan al Sistema de Gestión Documental bajo la plataforma Alfresco®.
  • Estructurar el Plan de implementación del Sistema de Gestión Documental bajo la plataforma Alfresco®, para el proceso de prueba (actividad fuera del alcance de este trabajo) por parte de miembros del equipo de investigación de la Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO.

En los capítulos siguientes se encuentra el desglose de los antecedentes y descripción del proyecto (Capítulo I), el marco metodológico del mismo (Capítulo II) que abarca la especificación operacional, los métodos y técnicas, las actividades, recursos y costos, la estructura organizativa y de gestión, los indicadores de evaluación así como los factores externos condicionales o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto; en cuanto a los productos que evidencian el cumplimiento de las metas establecidas (Capítulo III) se describe diagnóstico del estado actual de la gestión de proyectos de investigación al interior de las IES, la documentación de gestión de proyectos de investigación de índole académico que se vinculan al Sistema de Gestión Documental y el plan de implementación del proceso de gestión documental para proyectos de investigación bajo la plataforma Alfresco®; finalmente en el último epígrafe (Capítulo IV) se desglosan las conclusiones de este trabajo y las recomendaciones para la siguiente etapa, es decir la implementación.