SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE ÍNDOLE ACADÉMICO EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES), MEDIANTE LA PLATAFORMA DE CÓDIGO ABIERTO ALFRESCO® Y BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA ISO 21500:2012

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE ÍNDOLE ACADÉMICO EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES), MEDIANTE LA PLATAFORMA DE CÓDIGO ABIERTO ALFRESCO® Y BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA ISO 21500:2012

Mary Lucía Galindo Galindo (CV)
Universidad del Mar
ml.galindo56@uniandes.edu.co
ISBN-13: 978-84-16874-09-5

Sinopsis

En la actualidad, las diferentes Instituciones de Educación Superior prestan poca atención o carecen de lineamientos en la gestión de proyectos de investigación de índole académico, lo cual repercute en la consecución de sus retos y objetivos estratégicos que tributan a la gestión académica y administrativa. De este escenario no es ajena la Facultad de Ingeniería de la Corporación Universitaria Minuto de Dios (UNIMINUTO), por cuanto como resultado de la Evaluación del Plan de Desarrollo 2008-2012 se identificó la necesidad de establecer mecanismos para el mejoramiento en la gestión académica, así como del establecimiento de una estructura que propenda por el desarrollo de sus procesos investigativos.

A fin de ofrecer un instrumento que permita que los proyectos puedan alinearse con las necesidades estratégicas de la organización, con este trabajo de investigación se presenta y desarrolla una propuesta para el Sistema de Gestión Documental para la administración de proyectos de investigación de índole académico para la Facultad de Ingeniería de UNIMINUTO, mediante la plataforma de código abierto Alfresco® y bajo los lineamientos de la ISO 21500:2012. Para su construcción se siguió un proceso metodológico de tipo mixto (cualitativo y cuantitativo); en lo cualitativo siguiendo en método de investigación-acción (cuyo eje central es la resolución, reducción o compresión total de problemas reales) y en lo cuantitativo estableciendo los requisitos, en términos de ámbito, funcionalidad y capacidad de los procesos de gestión de los proyectos de investigación de índole académico, articulados con los lineamientos institucionales de UNIMINUTO así como con la ISO 21500:2012.

Con este Sistema de Gestión Documental se describen los roles de los diferentes actores en el proceso de gestión de proyectos, los documentos que tributan a los procesos identificados de la norma ISO 21500:2012 y que son vinculados al Sistema, los diferentes flujos de trabajo entre roles y tipos de documentos, así como los principales lineamientos para su implementación.

Índice

INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
1.         DENOMINACIÓN DEL PROYECTO
2.         NATURALEZA DEL PROYECTO
2.1       Descripción del Proyecto
2.2       Fundamento o Justificación
2.3       Marco Institucional
2.4       Objetivos
2.4.1 Objetivo general
2.4.2 Objetivos específicos
2.5       Finalidad del Proyecto
2.6       Metas
2.7       Beneficios
2.8       Productos
2.9       Localización física y cobertura especial

CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO
3.         ESPECIFICACIÓN OPERACIONAL DE LAS ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR
4.         MÉTODOS Y TÉCNICA A UTILIZAR
5.         DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS O CALENDARIO DE ACTIVIDADES
6.         DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS (HUMANOS, MATERIALES Y FINANCIEROS)
7.         CÁLCULO DE COSTOS DE EJECUCIÓN O ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
8.         ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE GESTIÓN DEL PROYECTO
8.1       Comités de Investigación
8.1.1 Comité de investigación de la Facultad
8.1.2 Comité de investigación de Unidad Académica o Programa Académico
8.2       Roles y Responsabilidades
8.2.1 Coordinador de investigación de Facultad
8.2.2 Coordinador de investigación de Unidad Académica o Programa Académico
8.2.3 Líder de proyecto, actividad o semillero de investigación
9.         INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
10.       FACTORES EXTERNOS CONDICIONALES O PRE-REQUISITOS PARA EL LOGRO DE LOS EFECTOS E IMPACTO DEL PROYECTO
10.1     Aval de las entidades de gobierno
10.2     Manejo de la Plataforma Alfresco®
10.3     Aval documental por entidades de gobierno.
10.4     Renuencia al cambio
10.5     Objetividad del proceso

CAPÍTULO III. PRODUCTOS
11.       DIAGNÓSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN AL INTERIOR DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES)
12.       DOCUMENTACIÓN DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE ÍNDOLE ACADÉMICO QUE SE VINCULAN AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL BAJO LA PLATAFORMA ALFRESCO®
12.1     Tipos de documentos
12.1.1 Formato para Registro de Proyectos de Investigación
12.1.2 Informes de avance y final
12.1.3 Plan de trabajo de investigación de Unidad Académica o Programas Académico
12.1.4 Plan de trabajo de investigación de Facultad
12.1.5 Informes de gestión
12.1.6 Actas de Comité de Investigación de Facultad
12.2     Relación documental con los procesos de gestión de la norma ISO 21500:2012
13.       PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE ÍNDOLE ACADÉMICO BAJO ALFRESCO®
13.1     Roles dentro de la Plataforma
13.2     Flujos de trabajo (workflows)
13.3     Taxonomía y metadatos

CAPÍTULO IV
14.       CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFÍA