SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE ÍNDOLE ACADÉMICO EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES), MEDIANTE LA PLATAFORMA DE CÓDIGO ABIERTO ALFRESCO® Y BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA ISO 21500:2012

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE ÍNDOLE ACADÉMICO EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR (IES), MEDIANTE LA PLATAFORMA DE CÓDIGO ABIERTO ALFRESCO® Y BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA ISO 21500:2012

Mary Lucía Galindo Galindo (CV)
Universidad del Mar

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CAPÍTULO IV.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Una vez estructurado el Sistema de Gestión Documental objeto de este trabajo, se pueden sustraer las siguientes conclusiones:

  • El diagnóstico de gestión de proyectos de índole académico realizado para la Facultad de Ingeniería, devela una clara debilidad en cuanto al control y flujo de información y documentación en los proyectos de investigación desarrollados y administrados por esta, situación que puede ser remediada mediante la implementación del Sistema de Gestión Documental estructurado con este trabajo.
  • La gestión de los documentos asociados a los proyectos de investigación de índole académico, facilita la estandarización y el soporte documental de los procesos propios de la norma ISO 21500:2012 que se ajustan con el quehacer investigativo de UNIMINUTO, proporcionando un respaldo que garantiza su cumplimiento y una tributación directa hacia la consecución de objetivos y retos estratégicos institucionales.
  • La estructura organizacional para el Sistema de Gestión Documental, los roles y responsabilidades de los diferentes actores y la documentación que estos generan o avalan, responde asertivamente tanto a los procesos propios de la norma ISO 21500:2012 que se ajustan con el quehacer investigativo de UNIMINUTO, así como a los lineamientos Institucionales.
  • La automatización de los procesos de gestión mediante Alfresco®, acorde con los flujos de trabajo (Workflows), la taxonomía y los metadatos del Sistema de Gestión Documental propuesto, facilita el seguimiento de las tareas asignadas a los actores involucrados así como la centralización, control y obtención de la información que a su vez mejora la comunicación y colaboración entre las diferentes Unidades y Programas Académicos.

Finalmente, se establecen las siguientes recomendaciones para llevar el Sistema de Gestión Documental propuesto a la siguiente etapa (la puesta en marcha):

  • Elaborar las listas de chequeo (Check-List) para cada uno de los tipos de documentos propios de la gestión de proyectos de índole académico, acorde a los productos que evidencian el cumplimiento de los procesos de la norma ISO 21500:2012.
  • Establecer y desarrollar el plan de capacitación en el manejo de la plataforma Alfresco® en conjunto con la Gerencia de Servicios Tecnológicos (GST-TI) de UNIMINUTO, direccionada para todos los actores involucrados en el Sistema de Gestión Documental durante el periodo intersemestral, por cuanto en este intervalo de tiempo, el flujo documental asociado a los proyectos de investigación es casi nulo.
  • El periodo de pruebas y ajuste debe ser mínimo de un periodo académico, para que el equipo de trabajo pueda generar y asociar toda la documentación de gestión de proyectos de investigación de índole académico estipulada para el Sistema de Gestión Documental.
  • Programar reuniones de trabajo entre los diferentes actores del Sistema de Gestión Documental, a fin de proponer, evaluar e implantar nuevas alternativas que permitan mejorarlo.
  • Una vez implementado el Sistema de Gestión Documental es necesario aplicar el mismo instrumento del diagnóstico (ver Anexo B) en la misma población objetivo, a fin de evaluar la respuesta al cambio (por ejemplo, mediante la prueba estadística de McNeman).

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