Técnicas  de negociaciones  comerciales para pequeñas y medianas empresas internacionales

Erico  Wulf  Betamcurt
Universidad La Serena. Chile

“En una Negociación  exitosa todos ganan”

La frase anterior puede parecer  un slogan, sin embargo, representa  una de las características esenciales de una negociación, sea esta comercial o de otra índole .La Negociación es Cooperación. La Negociación es relacional

Con frecuencia se ha comparado la Negociación con un juego .En todos los juegos hay reglas  o normas que determinan las acciones posibles, las ganancias y las perdidas. Sin embargo, en el complejo proceso de una negociación no siempre se dispone  de un  reglamento ,y no hay suficiente control sobre las múltiples variables y estrategias o tácticas que el interlocutor(a) puede usar. Además están las denominadas “reglas no escritas” de la negociación.
Considerar la Negociación como un juego, implica enfrentarla con un espíritu competitivo, y con esta actitud se corre el riesgo de ser perdedor absoluto . El objetivo debe ser conseguir un Acuerdo mutuamente ventajoso y no una victoria aplastante que deja a la contraparte, sin posibilidad de ser un referente de implementación de lo logrado. Las dos partes deben sentir que han logrado algo provechoso, por muchas concesiones que se hayan tenido que realizar. En definitiva ,la Negociación no es lo mismo que  un juego, y tampoco es una Guerra. La meta no es aniquilar al oponente sino que interactuar recíprocamente en forma cooperativa, de forma de lograr objetivos  compartidos no excluyentes.-
También, a la Negociación se le considera una necesidad. Las partes involucradas experimentan  la necesidad de  entenderse, en cuanto la diversidad de intereses solo puede coexistir, en un marco donde todos tengan un espacio. Y esto es válido en al ámbito hogareño, comercial, empresarial, político, social etc. Por ejemplo, un matrimonio que desea salir a cenar, a ella le gustaría un restaurant  de comida china ,a él un restaurant de comida italiana, obviamente hay divergencia  pero a ambos les interesa estar juntos ,necesitan estar juntos ,sea cenando comida china o italiana. No tendría sentido en este contexto  discutir agriamente la opción a elegir, sería insensato por decir lo menos. Compartiendo ambos el interés en estar juntos, resolver el lugar al cual ir no tendría más complicación que ordenar una secuencia. Es decir ¿a cuál restaurant ir primero?. No sería extraño que comenzaran por el restaurant de comida China, aunque a elección del marido u otra opción que compense a este por conceder su preferencia, de manera que ambos estén ganando con la opción elegida. En la oportunidad siguiente, irían al restaurant de comida italiana, a elección de ella.
De esta forma se satisfacen varias necesidades, primero, la necesidad social de compartir, la necesidad de ser tomado(a) en cuenta (Autoestima), ir al mejor restaurant de la ciudad (ego).Indudablemente, en otros ámbitos, en particular el comercial, el proceso es más complejo, pues hay más variables  que están interactuando, e incluye por ejemplo plazos precisos, ítems especiales, condiciones de  pago, distribución,  financiamiento, etc.-
Por ejemplo, en una compra de computadores, existen varias necesidades tanto para el que compra como para el que vende. Veamos.

Necesidades del que compra:

Tener computadores que no queden obsoletos tecnológicamente con mucha rapidez.
Disponer de un adecuado servicio de asistencia técnica.
Disponer de software de alto rendimiento, y de múltiples propósitos para la gestión.

Equipos modernos que no generen secuelas en condición física de los usuarios.(Diseño del teclado, Protector de pantalla etc )

Optimizar el espacio físico necesario y disponible para la  ubicación de los equipos.

Utilizar eficientemente los recursos financieros disponibles para la compra.

Tener un proveedor de equipos confiable.-

Proyectar una imagen de solvencia financiera y de vanguardia tecnológica.-

Hacer la mejor compra

Necesidades  del que vende:

Construir una interacción de negocios que perdure establemente en el tiempo, generando nuevos flujos de negocios. A futuro, se necesitan repuestos, mantención, reposición que podrían  adjudicárselo otros proveedores.-

Asegurar calidad y confiabilidad en los productos vendidos.-

Mantener una rotación de equipos en inventario que minimice los costos de almacenamiento y Bodegaje.( Deterioros, perdidas etc.)  

Todas estas necesidades deben satisfacerse simultáneamente al momento de cerrar el negocio, para que ambas partes queden conformes con el resultado obtenido. La Negociación permite este propósito, y por ello ambas partes aceptarán negociar esta transacción.
Pero ¿qué tipo de Negociación? .La negociación permite acceder a un grado de satisfacción integral  de las necesidades e intereses de las partes que no sería posible de otra forma. Por ejemplo, concentrarse en lograr la mejor compra  o la mejor venta, necesariamente enfatiza   la consideración de la variable precio, y deja de lado las restantes necesidades impidiendo  que esta interacción de negocios se proyecte en el tiempo. En este caso, prevalecerían las consideraciones de corto plazo, el ganar o perder .Puede ser una opción de negocio, pero no es la que mejor conviene a los intereses del que compra y el que vende. Nos estamos refiriendo a lo que se conoce como Negociación Distributiva, como alternativa a la negociación integrativa. Esta última permite un nivel de satisfacción de las necesidades   de mayor cobertura y alcance, según se puede apreciar al analizar sus diferencias.-

Cuadro Nº 1

Fuente : Elaboración propia

En un sentido parcial, se le puede entender como Una forma de vida, de relacionarse, de interactuar con los demás, según lo hemos reseñado. Se negocia en todo momento y en todos los sitios. Sin embargo, existen otros factores de mayor complejidad que influyen en una definición también más compleja. Pensemos, que mediante una Negociación es posible modificar el comportamiento o la conducta de la contraparte, lograr concesiones, etc., es decir, en una negociación hay un importante componente relacional. (Figura Nº 1).
Entonces negociación es “Un proceso de concesiones reciprocas, para obtener un acuerdo mutuamente ventajoso, que cambie o modifique una relación y que permita lograr ciertos objetivos “.En este proceso interactúan cuatro variables, a saber, información, poder, tiempo  y estrategias, temas a los que nos referiremos más adelante.-

Las concesiones reciprocas  permiten CONVERGER  a acuerdos mutuamente ventajosos.

La Preparación de la Negociación involucra varias etapas, necesarias para acometer con éxito este complejo proceso que es el de negociar. Sin esta preparación, es poco probable que se realice una negociación exitosamente, pues no habrá forma de aprovechar las oportunidades e instancias que se presente durante su realización. Para su preparación será necesario realizar reuniones, recoger opiniones, asesorarse por expertos, reunir antecedentes y hechos relacionados con la contraparte.
Los pasos que se requieren para la preparación de la negociación son los que se detallan  a continuación:

1.-       DEFINIR OBJETIVOS DE LA NEGOCIACION

2.-        REUNIR HECHOS DE LA CONTRAPARTE    

 3.-        FORMAR EQUIPOS DE NEGOCIACION     

4.-      ANALISIS DE NEGOCIACIONES PREVIAS
                     (Definir rangos de negociación )                                                        

5.-    DIFERENCIAR  POSICIONES DE INTERESES

El problema básico en una negociación, es el conflicto entre necesidades   deseos, preocupaciones  y temores. Estos deseos y preocupaciones  son los intereses en la negociación .Como se entienden los intereses? Los intereses son el impulso a decidir,  para que la evolución de las decisiones en un proceso de negociación favorezcan el logro de un acuerdo. Hay que buscar y  enfatizar los intereses  en común. .El énfasis en posiciones, distancia  a las  partes y rigidiza innecesariamente  los planteamientos.

En una negociación es importante seguir algunas recomendaciones respecto de:

Intereses:

Por ejemplo, entre un arrendatario y un arrendador,
¿Cuáles son los intereses en común?:

¿Cuáles son los principios?

Es posible apreciar que los principios demandan una actitud  menos flexible, pues se relacionan con aquello que es propio de cada persona, y que no necesariamente es compartido por los demás que participan de una negociación. Demasiado énfasis en los principios,  hace más difícil lograr resultados positivos.

Iniciar el proceso de negociación requiere  completar las fases mencionadas  en la etapa de preparación, de manera de abordar exitosamente las exigencias de una negociación altamente  compleja como suelen ser las negociaciones comerciales. Más aun para el caso de las PYMES, pues  sus modelos de gestión son menos predecibles, y  están expuestos a influencias  de contingencia.
Dentro del proceso de Negociación hay una herramienta de mucha utilidad para encauzar  los planteamientos  negociables. Estas son las preguntas en el hecho, una negociación  se inicia preguntando.

Rol  de  las  preguntas

Las preguntas presentadas y comprendidas adecuadamente son una herramienta invaluable. Su efectividad depende  de cuando se las formula (Timing),de cómo se las formula (Método),y de que se pregunta (Contenido).El siguiente diálogo grafica un ejemplo de cómo no deben hacerse las preguntas. A la salida de un partido de futbol ,se le acerca un reportero  a Garrincha ( Un prodigioso delantero de la selección Brasileña de Futbol), y le dice ¿Podría dar un saludo  al micrófono de radio XX? ,y Garrincha dice: ¡Hola Micrófono!.
Pregunta mal hecha y la respuesta no será mejor .Las preguntas deben ser consideradas parte integrante del proceso de negociación, son medios para implementar las estrategia y tácticas. Se basan en sus propias necesidades y las de su contraparte. Además deben considerar los aspectos relacionales involucrados (por ejemplo: preguntarle la edad a una mujer?). En una negociación hay que definir que preguntas y cuando realizarlas.-
Las preguntas se pueden clasificar en las siguientes categorías;

Éxito de la negociación

El éxito en la Negociación es en función de:

Las variables críticas de la negociación son: La información, El poder y el tiempo. Además de las estrategias.-

Información

La información puede ser de cuatro tipos:

Tiempo

El tiempo es una variable sumamente importante, como para dejarlo fuera de la Negociación .Usualmente se cree que las negociaciones  tienen un periodo predeterminado, y no se aprovechan las posibilidades de trabajar un  acuerdo de negociación incluyendo el tiempo. Hay que situar el tiempo a nuestro favor conociendo el tiempo de que dispone la contraparte

Poder

El poder de negociación determina  la implementación de las estrategias. Muchos factores influyen este poder, El halo de autoridad, la experiencia, las costumbres, las leyes, la capacidad de decisión, las características del producto, las condiciones de la economía y de la  empresa, la misma actitud personal.

Estrategias

La estrategia involucra objetivos de largo plazo. Las tácticas, en cambio implementan las estrategias y se ocupan de objetivos puntuales y coyunturales. Las estrategias pueden ser: fomentar la participación, ser paciente, asociación, de cambio, crear valor etc. Las estrategias se pueden clasificar en términos de lugar (Donde), Tiempo (Cuando) y método ( Como ).

La Negociación implica una predisposición a las concesiones, las que se deben realizar en un contexto de adecuada información, con buena Fe, de manera que el resultado sea mutuamente beneficioso. Este es un proceso complejo, de naturaleza relacional que requiere  preparación, y en su  implementación  se necesitan tácticas y estrategias, tiempo y poder.
Sin estos elementos, la estructura de  la negociación es insuficiente y no se pueden esperar resultados  positivos. Además, en una negociación es importante identificar los intereses de las partes involucradas, generando  así áreas de  intersección  o de preocupación común, que acercan a las partes a acuerdos recíprocamente ventajosos .Estos además, satisfacen  necesidades específicas de las partes, entre las que se incluye la necesidad de negociar ventajosamente.

Gerard Nierenberg “El arte de Negociar” Editorial Cariola Sanz
Buenos Aires Argentina 1993

Erico Wulf  B   “Las negociaciones Laborales y la Empresa Moderna “
Editorial del Norte Universidad de La Serena.La Serena 1996.

Roger Fisher,William Ury y Bruce Patton.Gettin to  YES.Negotiating
Agreement without Giving in.Penguin Books New York 1991