PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNITARIA PARA MINIMIZAR LA VIOLENCIA INTRAFAMILIAR  CONTRA LA MUJER ENTRE 2012 Y 2013 EN LA COMUNIDAD SANTA LUCÍA DEL MUNICIPIO COLOMBIA

PLAN DE COMUNICACIÓN COMUNITARIA PARA MINIMIZAR LA VIOLENCIA INTRAFAMILIAR CONTRA LA MUJER ENTRE 2012 Y 2013 EN LA COMUNIDAD SANTA LUCÍA DEL MUNICIPIO COLOMBIA

Antonio González Nápoles (CV)
Yuramis Nápoles Álvarez (CV)
Irraide Naranjo Gandarilla (CV)

Sede Universitaria Municipal Colombia

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1.3: Fundamentos teóricos acerca del Plan de Comunicación.

La comunicación es una de las políticas inherentes a cualquier actividad que se realice por parte de una institución, ya que toda entidad constituida por humanos va a necesitar relacionarse, transmitir, interna y externamente, sus opiniones, reivindicaciones, necesidades o logros.  Esta imperiosa necesidad de comunicar, de transmitir al exterior y al interior de la institución, debe hacerse de forma metódica y sistemática, a través de una correcta planificación y tras un previo análisis de aquellas circunstancias del entorno que pudieran influir en el proceso.
En las teorías sobre gestión empresarial, se suele indicar que la planificación es, de las cuatro funciones que pueden considerarse fundamentales: planificación, organización, ejecución y control, la de mayor importancia por su repercusión en las otras tres. La planificación de la comunicación es un proceso sistemático que no puede dejarse al azar ni a la intuición o imaginación de un directivo, no experto en la materia, por muy alto que esté en el escalafón de la estructura organizativa.
Realizar una correcta planificación de la comunicación implica un proceso analítico y metódico del que se deducirá una elección racional de los objetivos a alcanzar y una selección de las posibles alternativas de actuación que podrán seguirse para lograrlos.
Debe considerarse, siempre, que la planificación se realiza para operar en un futuro, más o menos, inmediato. De ahí que el plan de comunicación deba plantear los criterios básicos tanto de la comunicación externa como de la interna, durante un período previamente acordado.
El plan de comunicación  es una herramienta fundamental para cualquier empresa u organización, ya que en él se detallan, reflejan y describen no sólo las comunicaciones, la forma de comunicar y su estrategia, sino los protocolos de comportamiento tanto internos como externos, de ahí su valor esencial en las estrategias organizacionales.
El plan de comunicación es un factor crucial para la consecución de determinados logros y para ser capaces de integrar las estrategias y tácticas de los planes de marketing, así como para controlar y medir el éxito de dichos objetivos.
El plan de comunicación integral es un documento que recoge los objetivos, destinatarios, políticas, estrategias, recursos y acciones de comunicación a desarrollar en todos los ámbitos de la empresa, según reconocen diferentes fuentes de Internet consultadas.
Con carácter general las empresas u organizaciones suelen centrar sus esfuerzos y desarrollar el plan de comunicación externa, que se refiere al ámbito de la comunicación comercial, que no es más que una parte de la comunicación dentro de la comunicación de la empresa.
De esta manera el plan de comunicación integral será el documento que recoja la estrategia general a nivel de comunicación, el mensaje y estilo a difundir con la finalidad de lograr una política de comunicación en la empresa coherente y eficaz.
Su importancia es tal que, durante ese período de tiempo, va a constituirse en el instrumento que marcará los criterios, políticas y estrategias de comunicación de la institución y que, de ser incorrecta su formulación, provocará una pérdida de imagen y, como consecuencia, una disminución de las ventas de la empresa o un deterioro de su reputación.
Las diez etapas básicas que constituyen un plan de comunicación,  según diferentes autores (como Barranco Saíz y Hernández Rodríguez), son:
1.- Análisis de la situación de partida.
El primer paso, previo a cualquier otra actividad, es la definición de la estrategia del plan; es decir, cómo se debe interrelacionar con la misión, la visión y los valores de la organización, ya que estos van a constituir el auténtico eje del plan.
Definido este marco inicial, es necesario conocer el entorno y su previsible evolución, así como todos aquellos elementos que puedan influir en la política de comunicación: competencia, socios, tendencia macroeconómica, legislación, etc.
Resulta interesante, en esta fase, la realización de un análisis tipo DAFO que permita reflejar la situación real de la empresa o institución en relación con su entorno y concretar aquellos hechos o circunstancias que tendrá que abordar el plan.
Del desarrollo de esta etapa se deben deducir los públicos - objetivo del plan, a los que será necesario describir, localizar y conocer de forma exhaustiva para poder adecuar, correctamente, la estrategia de comunicación a sus características y expectativas.
2.- Definición de los objetivos del plan.
Los objetivos del plan de comunicación deben ser definidos por la alta dirección en colaboración con el área de comunicación y su equipo, ya que tienen que estar, necesariamente, alineados con la estrategia general de la empresa.
Normalmente, se establece un objetivo general que, en definitiva, debe coincidir con aquello que básicamente se quiere comunicar, con la imagen corporativa a transmitir; y una serie de objetivos específicos, concretos y ordenados por prioridades o importancia relativa. Esto permitirá conducir el desarrollo de la estrategia de comunicación, al tiempo que facilitará la detección de aquellos puntos o etapas en las que habrá que incidir con mayores esfuerzos.
3.- Establecimiento de hipótesis.
Conocido el entorno y su posible evolución, y determinados los objetivos, conviene establecer una serie de hipótesis o supuestos que permitan definir un escenario o marco general en el que, previsiblemente, se desarrollará el plan de comunicación.
4.- Selección del eje de comunicación.
Una vez establecido este escenario suele suceder que, para alcanzar los objetivos previstos, sea factible seguir diferentes alternativas de comunicación. Esto implica, una vez más, un análisis profundo de las fortalezas y debilidades de cada una de dichas alternativas, que concluirá con la elección de una línea de acción concreta que constituirá el eje del plan de comunicación. En esta etapa se determinarán los mensajes básicos a transmitir a cada uno de los segmentos de audiencia específicos.
5.-Elaboración de la arquitectura del plan de comunicación.
Esta fase constituye una primera estimación de la amplitud del proyecto comunicativo, de las metas a alcanzar, de los posibles recursos a aplicar y de la previsión de los tiempos a emplear. Es un documento de trabajo, interno, del equipo de comunicación cuyo fin es facilitar el desarrollo posterior de todo el plan.
6.- Diseño de los programas.
El plan básico o plan eje se suele descomponer en una serie de programas o planes complementarios que pueden considerarse como elementos independientes desde el punto de vista de su ejecución.
Cada uno de estos programas de comunicación implica, por lo general, un segmento de mercado, con unos objetivos concretos, unas tácticas y unas actuaciones adecuadas para alcanzarlos.
7.- Plan de tiempos y recursos.
Diseñados los programas, ya es posible proceder a la planificación temporal del plan de comunicación. Normalmente, se establecen los tiempos de atrás hacia adelante y se efectúa una planificación completa y bastante general para el medio y largo plazo y otra, con mayor detalle, para el corto que, en el caso de la comunicación, es mensual o trimestral.  Se determinan los recursos necesarios, tanto humanos como materiales y económicos, que el plan va a absorber en su desarrollo total.
8.- Ejecución del plan.
De nada servirá una planificación meticulosa si, posteriormente, no es posible llevarla a efecto. La única razón de ser de un plan es poder alcanzar los objetivos previstos en el escenario establecido.
De ahí la importancia de una buena implementación del mismo, considerando aquellos puntos claves que se han definido en las etapas anteriores: objetivos, públicos a los que se dirige, mensajes a transmitir, medios y soportes a utilizar, recursos a aplicar y expectativas a crear con la estrategia de comunicación.
9.- Supervisión y control.
Todo plan debe llevar incorporados aquellos indicadores que permitan detectar las desviaciones que se produzcan como consecuencia de las modificaciones, no previstas, en el entorno o en las audiencias principalmente.
Además, debe tener establecidos los posibles sistemas correctores que reconduzcan a la consecución de los objetivos a alcanzar y que permitan superar las posibles situaciones de crisis que puedan surgir.
En el plan de comunicación es importante controlar, de forma permanente durante todo su desarrollo, la evolución de la imagen corporativa de la organización, así como el grado de conocimiento de la misma, tanto de forma espontánea como sugerida, y el nivel de satisfacción con la estrategia de comunicación implantada.
10.- Marketing del plan
Una vez que el plan está definido, es necesario “venderlo” a los ejecutivos implicados en su desarrollo y a los públicos, externos e internos, interesados en el mismo. De ahí la conveniencia de proceder a hacer reuniones con directivos, en donde se les explique las líneas maestras del plan y sus objetivos e implicaciones.
Otros autores no coinciden con la anterior propuesta de etapas, asumiendo que el plan de comunicación se puede aplicar  siguiendo un número menor de ellas, en las cuales se incluyen los aspectos relacionados con el resto de las etapas enunciadas de forma integrada.
A los efectos de esta investigación, los autores  teniendo en cuenta su sencillez y factibilidad de aplicación, asumieron las siguientes etapas:  

  1. Análisis de la situación de partida,  para disponer de la información necesaria.
  2. Crear el plan de comunicación para un período de tiempo determinado.
  3. Programar las acciones necesarias para llevar a cabo el plan.
  4. Ejecutar las acciones en el orden programado.
  5. Controlar el plan y evaluar el resultado.

El eje de la comunicación de cualquier organización está construido a partir de los públicos a los que se dirige. Se trata de elaborar un plan que comunique con los diferentes públicos de la empresa o con los que se consideren prioritarios en el próximo período de tiempo. El punto de partida de este plan es, pues, la identificación de los públicos internos y externos (empleados, accionistas e inversores, clientes, proveedores y distribuidores, entidades públicas, formadores de opinión...) y la recogida de información sobre ellos.
A partir de esta información se crea el plan de comunicación, normalmente anual, que debe apoyarse en la política de comunicación e imagen de la organización. Este plan establece los objetivos de comunicación, los públicos con los que se va comunicar y la estrategia a seguir con cada uno de ellos. Consecuentemente se programan acciones concretas para hacer llegar los mensajes, sean interpersonales (encuentros de los directivos con líderes de opinión, representantes del mismo o distintos sectores...), masivas (publicidad o creación de noticias) o no masivas (participación en ferias, congresos, envío selectivo de memorias, dossiers informativos, etc.).
Un plan de comunicación integra diferentes programas de acción que van poniéndose en marcha de forma coordinada para aumentar el efecto buscado. Todo ello se lleva a cabo tratando de cumplir el calendario del plan, en ocasiones complejo ya que es frecuente estar elaborando y lanzando acciones simultáneas con diferentes públicos. El control de los procesos y la medición de resultados permiten el ajuste y la corrección de posteriores planes.
Los planes de comunicación se conciben para definir los criterios básicos de comunicación (interna, externa y marketing) durante un periodo largo de tiempo (por ejemplo, cuatro años) y los criterios básicos con carácter anual. Es decir, que por una parte se fijará el objetivo general de comunicación y por otro el correspondiente al año en curso, como patrón básico de trabajo.